Das Erstellen, Organisieren und Verwalten von Dokumentationen ist mühsam, aber es ist eine wichtige Aufgabe in jeder Abteilung eines Unternehmens. Die Statista-Studie zur digitalen Dokumentation zeigt, in welchem Umfang die einzelnen Unternehmensabteilungen digitale Dokumentationstools verwenden: 62% im Vertrieb, 57% im Marketing, 53% im Rechnungswesen, 41% in der IT, 39% in der Rechtsabteilung, 35% im operativen Geschäft und 28% in der Personalabteilung. All dieser Verwaltungsaufwand summiert sich, aber zum Glück können sich Unternehmen nun auf eine automatisierte Dokumentation und deren Vorteile verlassen, um Prozesse zu vereinfachen.
Was ist automatisierte Dokumentation?
Einer der Gründe, warum Unternehmen die Dokumentation vernachlässigen, besteht darin, dass sie sie als Verschwendung von Zeit und Ressourcen ansehen. Das kann auch stimmen – vor allem, wenn Unternehmen ihren Dokumentationsbedarf manuell bewältigen. Eine genaue Dokumentation ist jedoch für fast jedes Unternehmen oder jede Organisation unerlässlich, um erfolgreich und gut strukturiert zu arbeiten.
Um die Dokumentation so schnell, einfach und präzise wie möglich zu gestalten, setzen Unternehmen auf die Automatisierung von Dokumentation. „Anstatt unsere normale Routineaufgabe mit der manuellen Erstellung von Dateien auszuführen, werden bei der Dokumentenautomatisierung intelligente Felder zur Erstellung elektronischer Dokumente eingesetzt. Wenn wir zum Beispiel eine Software zur Automatisierung von Dokumentation einsetzen, um Rechnungen zu erstellen, fügt sie einfach Informationen zu bereits vorhandenen Vorlagen hinzu und sendet sie an die entsprechenden Adressen,“ so Inkit.
Der Bedarf an automatisierter Dokumentation
„Die Zeit, die Sie mit der Suche nach den richtigen Informationen verbringen, ist eine der Hauptursachen für Ineffizienz. Ein durchschnittlicher Knowledge-Worker verbringt etwa 2,5 Stunden pro Tag oder 30% der Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen,“ heißt es im Dokumentationsleitfaden von ITGlue. Um diesen Prozess zu optimieren sowie Zeit und Aufwand zu sparen, investieren Unternehmen in automatisierte Dokumentation. Mit automatisierter Dokumentation können Teammitglieder notwendige Informationen schnell erfassen und finden, ohne Zeit zu verschwenden.
5 Branchen, die von automatisierter Dokumentation profitieren
Obwohl viele Unternehmen von einer automatisierten Dokumentation profitieren, stechen fünf Branchen hervor, die von der Umstellung auf automatisierte Dokumentationsprozesse am meisten profitieren können.
IT
IT-Teams und MSPs sind täglich auf Dokumentation angewiesen, um Informationen über Netzwerke und IT-Assets zu finden. Ohne Dokumentation und Informationen über IT-Bestände und Netzwerke sind die Teammitglieder oft ratlos und nicht in der Lage, effektiv zu arbeiten oder sich abzustimmen.
Glücklicherweise gibt es zahlreiche Tools zur Dokumentation von Netzwerkbeständen sowie andere Systeme und IT-Dokumentationsvorlagen, mit denen Unternehmen mühsame Dokumentationsprozesse automatisieren können. Zu den Dokumenten, die IT-Teams häufig automatisieren, gehören Active Directory (AD)-Dokumente, Rechnungsdokumente, Kontaktformulare und vieles mehr.
Finanzwesen
Unternehmen in der Finanzbranche haben täglich mit wertvollen und geheimen Informationen zu tun. Daher ist es unerlässlich, dass ihre Dokumentation korrekt und lückenlos ist. Eine automatisierte Dokumentation hilft nicht nur den Angestellten bei der Verwaltung der Dokumentation, sondern stellt auch sicher, dass Qualität und Genauigkeit der Dokumente den Standards entspricht.
Rechtswesen
Juristische Dokumente sind komplex, aber mit automatisierter Dokumentation und Vorlagen können sie viele Stunden an Zeit und Arbeit einsparen. Einige Beispiele für lange, komplizierte Dokumente, die Unternehmen in der Rechtsbranche häufig automatisieren, sind NDAs (Geheimhaltungsvereinbarungen), andere Verträge, Einkaufsvereinbarungen und mehr.
Gesundheitswesen
Mitarbeitende im Gesundheitswesen erfassen große Mengen an Patientendaten und müssen diese Daten auf Basis von Gesetzen wie dem US-amerikanischen HIPPA oder der deutschen DSGVO vertraulich behandeln. Automatisierte Dokumentationssysteme helfen nicht nur dabei, Patientendaten sicher zu verwahren, sondern erstellen auch Vorlagen für Dokumente, die häufig verwendet werden, wie Patientenakten, Testergebnisse, Einverständniserklärungen und mehr.
Regierung und Verwaltung
Fast alle Behörden haben irgendwann einmal mit vertraulichen Informationen zu tun. Regierungsbehörden haben bei der Dokumentation bestimmte Standards und Vertraulichkeitsregeln. Um sicherzustellen, dass die Angestellten in der Lage sind, die Dokumentation schnell zu bearbeiten und zu verwalten und dabei die notwendigen Standards einzuhalten, automatisieren viele Behörden ihre Dokumentationsprozesse.
6 wichtige Vorteile von automatisierter Dokumentation
1) Zeit und Ressourcen sparen
Teamogy stellt fest: „Im Durchschnitt verbringt ein:e Mitarbeiter:in 5 Stunden pro Woche mit der Suche nach Dokumenten. Aus Sicht des Unternehmens sind das 20 Stunden pro Monat, in denen der/die Mitarbeiter:in Zeit und Energie verschwendet, die er/sie besser für effizientere und bessere Arbeit nutzen könnte.“ Mit der automatisierten Dokumentation müssen die Angestellten weniger manuell dokumentieren und können so Zeit und Arbeit sparen.
2) Qualität verbessern
„Ein gut konzipiertes und dokumentiertes System hat viele Vorteile: Es stellt sicher, dass die Qualitätsstandards routinemäßig eingehalten werden, minimiert das Fehlerpotenzial, reduziert die Ausfallzeiten bei Störungen, da schnell auf relevante Daten zugegriffen werden kann, und ermöglicht eine einfache Überwachung der Prozesse, so dass die Prozessergebnisse analysiert und entsprechende Anpassungen vorgenommen werden können,“ erklärt Real Regulatory aus Sicht eines Qualitätsmanagementsystems (QMS). Die automatisierte Dokumentation reduziert menschliche Fehler und stellt sicher, dass die Informationen korrekt und vollständig sind.
3) Zusammenarbeit erleichtern
Die Vorteile der Zusammenarbeit von Teams am Arbeitsplatz sind zahlreich. Durch die Kollaboration verbessern sich die Teams in vielen wichtigen Bereichen, wie Problemlösung, Anpassungsfähigkeit, Partizipation, gemeinsame Nutzung von Kompetenzen, Zielorientierung und Engagement. Eine automatisierte Dokumentation vereinfacht den Prozess der Kollaboration und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und bei Bedarf Zugang zu den erforderlichen Informationen haben.
4) Compliance-Standards einhalten
Viele Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten und Dokumentation verwalten – beispielsweise MSPs, Anwaltskanzleien, Banken, Behörden und ähnliche – müssen Compliance-Standards einhalten. Eine automatisierte Dokumentation hilft Unternehmen bei der Einhaltung von Compliance-Standards und sammelt außerdem wichtige Informationen für zukünftige Überprüfungen. „Das Führen ordnungsgemäßer Aufzeichnungen ist ein entscheidender Aspekt eines jeden Compliance-Ansatzes. Die Dokumentation spielt eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung der Compliance und bei der Bereitstellung von Nachweisen für die zuständigen Behörden,“ so ITGlue.
5) Motivation der Angestellten steigern
Dokumentation ist mühsam, zeitaufwändig und oft frustrierend. Es gibt viele Herausforderungen bei der Dokumentenerstellung, mit denen Angestellte konfrontiert sein können. Mit einer automatisierten Dokumentation reduzieren Unternehmen den Bedarf an manuellen Eingriffen, was die Arbeitsmoral der Angestellten stärkt und ihnen einen Teil der Arbeit abnimmt.
6) Entscheidungsfindungsprozesse vereinfachen
Um fundierte Entscheidungen treffen zu können, benötigen Teammitglieder genaue Informationen. Tatsächlich ist die Auswertung von Informationen und Daten einer der wichtigsten Faktoren, um gute Geschäftsentscheidungen zu treffen. Mit automatisierter Dokumentation ist es einfach, diejenigen Informationen zu finden, abzurufen und zu organisieren, die Sie benötigen, um die richtigen Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.
Wichtiges Hinweise, bevor Sie zur automatisierten Dokumentation wechseln
Es gibt eine Vielzahl von Tools für die automatisierte Dokumentation, und die Wahl des besten für Ihr Unternehmen ist keine leichte Aufgabe. Bevor Sie von der manuellen zur automatisierten Dokumentation wechseln, sollten Sie vier wesentliche Faktoren berücksichtigen:
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Problempunkte
Problempunkte sind Fragen, Schwierigkeiten und Engpässe, die Sie bei Ihren derzeitigen Dokumentationsprozessen haben und die Ihre automatisierte Dokumentationslösung lösen muss.
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Sicherheitsanforderungen
Wenn Sie mit vertraulichen oder geheimen Dokumenten arbeiten, benötigen Sie ein automatisiertes Dokumentationstool, das Ihre Sicherheitsanforderungen erfüllt.
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Integration
Das von Ihnen gewählte automatisierte Dokumentationstool muss sich in andere Systeme und Softwarelösungen integrieren lassen, die Sie bereits im Unternehmen einsetzen.
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Benutzerfreundlichkeit
Automatisierte Dokumentationstools sollten intuitiv und für Teammitglieder einfach zu bedienen und zu handhaben sein.
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