Die Verwaltung und Pflege von IT-Assets ist für ein erfolgreiches Unternehmen unerlässlich. Capterra berichtet allerdings, dass Unternehmen in 80% aller Fälle auf auftretende Wartungsprobleme reagieren, anstatt sie bereits im Vorfeld zu verhindern. Ein proaktives IT-Asset-Management wird durch eine aktuelle und genaue Inventarisierung aller vorhandenen IT-Assets ermöglicht.
Was ist ein IT-Asset-Inventory?
Eine IT-Inventarisierung und das daraus resultierende Bestandsverzeichnis ist eine vollständige Liste aller IT-Assets in der IT-Umgebung eines Unternehmens. Ein gut verwaltetes IT-Asset-Inventory schafft einen zentralen Ort, an dem Sie Ihr Software- und Hardware-Bestände nachverfolgen können. So stellen Sie den effektiven Einsatz Ihrer Bestände zur Erreichung Ihrer Geschäftsziele sicher.
Verschiedene Typen von IT-Assets
Es gibt zwei Haupttypen von IT-Assets: Hardware-Assets und Software-Assets.
Hardware bezieht sich auf alle materiellen Gegenstände in der IT-Umgebung. Das sind also alle physischen Komponenten innerhalb einer IT-Umgebung. Zu den verschiedenen Arten von Hardware gehören unter anderem:
- Laptops und Computer
- Mobile Geräte
- Server
- SNMP-Geräte (Firewalls, Switches, Router, Hubs usw.).
Software bezieht sich auf alle immateriellen Bestände in der IT-Umgebung. Damit die Software funktionieren kann, benötigt sie die physischen Hardwarekomponenten, die von der Software vorgegebene Aufgaben ausführt. Software umfasst:
- Programme
- Anweisungen für Prozesse auf Computern
Durchführung einer IT-Asset-Inventarisierung
Eine IT-Inventarisierung kann auf verschiedene Weise durchgeführt werden. Jede Methode erfordert einen anderen Zeitaufwand und hat einen anderen Genauigkeitsgrad.
Von Hand
Dies ist die einfachste Methode zur Erstellung eines Inventars Ihrer IT-Assets. Jedes Mal, wenn Sie ein Gerät kaufen, werden die jeweiligen Informationen in eine Tabelle eingegeben und diese an die Person geschickt, die für die Überwachung Ihrer Assets zuständig ist. Mit dieser Methode kann die Inventarisierung von IT-Assets allerdings zeitaufwändig und wenig produktiv sein.
Verwendung eines IT-Asset-Management-Tools
IT-Asset-Management-Tools sind etwas fortschrittlicher. Bei dieser Art von Tool geben Sie Asset-Informationen in eine Datenbank ein. Die Seriennummer des Assets kann Informationen über die Herstellung oder andere Spezifikationen des Geräts liefern. Alle anderen Informationen über das Gerät müssen jedoch weiterhin manuell eingegeben werden.
Einsatz einer Endpunkt-Management-Lösung
Eine Endpunkt-Verwaltungstool ist die beste Lösung, wenn es um die Erstellung und Pflege Ihres IT-Inventories geht. Jedes Mal, wenn ein neues Gerät erworben und zur IT-Umgebung Ihres Unternehmens hinzugefügt wird, sollten Sie ihm einem Agenten zuordnen, damit Sie es überwachen und verwalten können. Auf diese Weise erhalten Sie eine automatische Bestandsaufnahme, die das Inventar kontinuierlich für Sie aktualisiert, sodass Sie immer über eine aktuelle IT-Inventarisierung verfügen.
Warum ist eine IT-Inventory-Management relevant?
Die Bedeutung von IT-Asset-Inventories ist kaum zu unterschätzen. Nur wenn Sie den Überblick über die Geräte in Ihrem Unternehmen behalten, können Sie diese Geräte effektiv verwalten. Inventarisierung hilft Ihnen auch, veraltete Geräte oder Softare zu vermeiden.
Ein IT-Asset-Inventory hilft Ihnen dabei, unnötige Extrakosten im Zusammenhang mit der Verwaltung einer IT-Umgebung zu vermeiden. Zu den wichtigsten Ausgaben gehören:
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Direkte Kosten
Die direkten Kosten beziehen sich auf alle Ausgaben, die mit den Geräten oder Produkten selbst zusammenhängen. Ohne ein IT-Asset-Inventory wissen Sie möglicherweise nicht, wann Produkte das Ende ihres Lebenszyklus erreicht haben und ersetzt werden müssen. Der Austausch von Geräten gehört zu direkten Kosten, die sich schnell auf große Beträge summieren können.
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Lizenzkosten
Anwendungen und Programme erfordern eine Softwarelizenz, um Endbenutzern das Recht zur Nutzung der Software zu erteilen. Wenn Mitarbeitende Apps auf ihren Geräten haben, für die eine Lizenz erforderlich ist, diese jedoch gar nicht nutzen, sind das unnötige Ausgaben. Ein IT-Asset-Inventory liefert Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um diese Apps zu identifizieren und gegebenenfalls zu entfernen.
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Sicherheitskosten
Ohne ein IT-Asset-Inventory zur Überwachung und Verwaltung Ihrer Geräte wissen Sie nicht, welche Anwendungen sich auf den Computern Ihrer Mitarbeitenden befinden. Sie wissen auch nicht, ob sie adäquat gepatcht sind oder ob es sich möglicherweise um Malware handelt. Diese unbekannten Risiken stellen für Ihr Unternehmen potenzielle Sicherheitskosten dar.
Wann sollte ein IT-Asset-Inventory angelegt und gepflegt werden
Der Zeitpunkt und die Häufigkeit hängen weitgehend davon ab, wie Sie die IT-Inventarisierung in Ihrem Unternehmen durchführen möchten. Wenn Sie sich für eine manuelle Eingabe von Geräteinformationen entscheiden, ist es ratsam, Ihr Inventar jedes Mal zu aktualisieren, wenn Sie ein neues Gerät in Betrieb nehmen, und dann Ihre Bestände regelmäßig zu überprüfen. Dieser Zeitpunkt kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Sie sollten jedoch sicherstellen, dass Sie dies oft genug tun, um immer eine aktuelle Liste der Geräte zu erhalten.
Bei Endpunkt-Management-Lösungen ist die Durchführung einer Inventarisierung der IT-Assets recht einfach. Aktivieren Sie einfach einen Software-Agenten für jedes neue Gerät im Unternehmen, und dieser sendet dann automatisch Informationen über diesen Inventarartikel an die Softwarelösung. Das bedeutet, dass Sie jedes Gerät nur einmal ins Inventar aufnehmen müssen und die entsprechenden Daten zukünftig automatisiert aktualisiert werden.
Tools zur IT-Asset-Inventarisierungs und IT-Asset-Management Tool
Die Verwaltung Ihres IT-Asset-Inventory ist eine wichtige Aufgabe, die viel Zeit und Detailgenauigkeit erfordern kann. Zum Glück gibt es verschiedene Tools, die Sie bei dieser Aufgabe unterstützen und Ihnen das Leben erleichtern. IT-Asset-Management-Software sind hochspezialisierte und effektive Tools, die Ihren Verwaltungsprozess enorm vereinfachen können.
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