In der schnelllebigen digitalen Arbeitswelt streben Unternehmen kontinuierlich danach, ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu reduzieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. Innovative Unternehmen stellen fest, dass sie durch Modernisierung der Arbeitsabläufe die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, revolutionieren können. Dazu gehört die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die Optimierung von Prozessen und die Behebung von Problemen ohne menschliches Eingreifen. Dieser Blog wird sich mit den Vorteilen der Automatisierung auseinandersetzen und Einblicke darüber geben, wie eine Kultur der Automatisierung in Ihrem Unternehmen gefördert werden kann, unterstützt durch relevante Quellen und Beispiele.
Warum es entscheidend ist, auf Automatisierung zu setzen:
Der Wert der Automatisierung liegt in ihrem Potenzial, Zeit und Ressourcen zu sparen. Laut einem Bericht von McKinsey können Unternehmen durch Automatisierung bis zu 20% ihrer Zeit bei wiederkehrenden Aufgaben einsparen. Stellen Sie sich eine Grafik vor, die die Lösung von Problemen von Tier-1-Support bis Tier-3-Support darstellt. Mit jedem Aufstieg in den Tiers steigen die Kosten und die benötigte Zeit schrittweise an. Indem Sie Aufgaben von Tier 3 auf Selbstbedienung oder vollständige Automatisierung umstellen, können Sie erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Automatisierung minimiert die Notwendigkeit menschlichen Eingreifens und bietet erheblichen Mehrwert für das Unternehmen.
Denken Sie an das Szenario, eine Aufgabe von einer/einem Support-Techniker:in der Stufe 3 auf Automatisierung oder Selbstbedienung umzustellen. Obwohl möglicherweise anfängliche Kosten für den Aufbau und die Wartung des Automatisierungs-Workflows anfallen, entfällt die Notwendigkeit für kontinuierliche menschliche Beteiligung. Im Laufe der Zeit und bei großem Umfang können dadurch die Betriebskosten erheblich reduziert werden. Selbst wenn Ihnen die Tools zur präzisen Messung dieser Vorteile fehlen, ist die Logik einfach: Der Wechsel von höheren Service-Leveln zur Selbstbedienung oder Automatisierung führt zu erheblichen Kosteneinsparungen.
Automatisieren Sie einfache Aufgaben:
Um Ihre Reise zur Automatisierung zu starten, ist es ratsam, mit den leicht erreichbaren Zielen zu beginnen. Identifizieren Sie Aufgaben, die sofort automatisiert werden können. Beginnen Sie damit, Ihre Ticketdaten zu analysieren und Aufgaben nach Typ und Volumen zu kategorisieren. Konzentrieren Sie sich auf Aufgaben, die die höchsten Ticketvolumina generieren, da ihre Automatisierung dort erhebliche Zeitersparnis bringt.
Suchen Sie außerdem nach Aufgaben, die häufig durchgeführt werden, aber relativ einfach sind. Auch wenn Sie nur geringfügige Zeitersparnisse bei jeder dieser Aufgaben erzielen, können sich die Gesamtersparnisse erheblich auswirken. Automatisierung muss sich nicht auf komplexe Prozesse beschränken; selbst kleine, repetitive Aufgaben (wie Softwarebereitstellung, Patching, Backup-Initiierung und mehr) können wertvolle Zeitersparnisse bieten.
Ein weiterer Ansatz besteht darin, Prozesse zu identifizieren, die auf eine einzige Maßnahme reduziert werden können. Durch die Reduzierung der Anzahl von Klicks, die für die Ausführung einer Aufgabe erforderlich sind, sparen Sie Zeit und steigern die Effizienz. Darüber hinaus sollten Sie Aufgaben im Zusammenhang mit der Informationsbeschaffung automatisieren, da diese in der Regel mit geringem Risiko verbunden sind und erheblich Zeit einsparen können.
Automatisieren Sie komplexere Aufgaben.
Während die Automatisierung von einfachen Aufgaben zweifellos von Nutzen ist, sollten Sie nicht an diesem Punkt aufhören. Es kann enorm von Vorteil sein, in die Automatisierung von komplexen Prozessen zu investieren, insbesondere in Fällen wie der Installation von Software-Suiten, bei der Aktionen aufgrund von Abhängigkeiten aufeinander aufbauen. Betrachten Sie Aufgaben, die normalerweise auf Fernzugriffe angewiesen sind, und prüfen Sie, ob die Automatisierung diese Prozesse ersetzen kann. Beispielsweise kann die Automatisierung von Wartungs- oder Konfigurationsaufgaben im Hintergrund signifikante Zeit- und Produktivitätsvorteile bieten, wenn dabei keine Fernverbindung zu einem Gerät hergestellt werden muss, die möglicherweise die Produktivität der Benutzer:innen stört.
Einer der entscheidenden Vorteile von Automatisierung liegt in ihrer Fähigkeit, menschliche Fehler zu reduzieren. Laut dem IBM Institute for Business Value kann Automatisierung Fehlerquoten um bis zu 95% reduzieren. Indem Sie mehrstufige Prozesse automatisieren, gewährleisten Sie die Einhaltung von Standards und die Konsistenz in Ihren Abläufen. Dies minimiert das Risiko von Fehlern aufgrund menschlicher Aufsicht.
Das Ziel besteht darin, eine vollständig geschlossene Schleifenautomatisierung zu erreichen, bei der Probleme erkannt und behoben werden, ohne dass menschliches Eingreifen erforderlich ist. Auch bei komplexen Herausforderungen lassen sich Automatisierungen so konzipieren, dass sie Probleme erkennen und automatisch Maßnahmen zur Lösung einleiten können. Das hat nicht nur zur Folge, dass Zeit gespart wird, sondern garantiert auch eine prompte Reaktion auf kritische Vorfälle.
Führen Sie die Automatisierung kompletter Arbeitsabläufe durch.
Erwägen Sie die Automatisierung kompletter Arbeitsabläufe, insbesondere solcher, die mehrere Schritte oder komplexe Prozesse umfassen. Ein herausragendes Beispiel ist die Automatisierung der Einrichtung neuer Geräte. In der Regel beinhaltet dieser Vorgang das Bereitstellen von Anwendungen, das Durchführen von Konfigurationsänderungen und das Hinzufügen von Benutzern. Die Automatisierung dieser Schritte führt nicht nur zu Zeitersparnissen, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern während des Onboardings.
Schauen Sie über grundlegende Aufgaben hinaus und berücksichtigen Sie Prozesse, die verschiedene Phasen durchlaufen. Die Automatisierung komplexer Arbeitsabläufe kann sich erheblich auf Effizienz und Genauigkeit auswirken. Ein Beispiel hierfür ist die Automatisierung von Aufgaben wie der Einrichtung und Konfiguration von VPNs, ihrer Überwachung auf mögliche Probleme und der automatischen Behebung von Problemen. Dies kann das Netzwerkmanagement erheblich effizienter gestalten.
Nutzen Sie Automatisierungstools, die es Ihnen ermöglichen, komplexe Arbeitsabläufe mithilfe von benutzerdefinierten Feldern und Bedingungen für Skriptergebnisse zu erstellen. Dadurch können Sie komplexe, mehrstufige Automatisierungen entwickeln, die Ihren speziellen Geschäftsanforderungen gerecht werden. Erkunden Sie die Möglichkeiten zur Automatisierung bei der Inbetriebnahme neuer Geräte und erfahren Sie, wie Cloud4X erfolgreich seinen Geräteeinrichtungsprozess optimieren konnte.
„Durch die von uns in NinjaOne entwickelten Automatisierungen beträgt die benötigte Arbeitszeit für die Einrichtung eines neuen Geräts lediglich 10 Minuten, und ein Techniker ohne viel Erfahrung kann diese Aufgabe erledigen. Dies entspricht einer Reduzierung der Arbeitsstunden um 95%.“
Leo Raikhman, Director & Co-Founder, Cloud4x Enterprise Systems
Weitere Potenziale zur Automatisierung
Weitere Automatisierungsmöglichkeiten beschränken sich nicht nur auf den direkten IT-Betrieb. Berücksichtigen Sie die Automatisierung von Tätigkeiten, die mit der Dokumentation und den administrativen Aspekten des Ticketmanagements verbunden sind. Automatisierung kann dazu beitragen, aktuelle Dokumentationen aufrechtzuerhalten und administrative Abläufe zu optimieren, wodurch Ihr Team Zeit und Ressourcen spart.
Zusätzlich sollten Sie sich auf die Automatisierung von Aufgaben im Bereich Überwachung und Benachrichtigung konzentrieren. Durch die Einrichtung automatisierter Benachrichtigungen für bestimmte Bedingungen können Sie potenzielle Probleme proaktiv angehen, bevor jemand Unterstützung anfordern muss, und so einen reibungslosen Betrieb sicherstellen.
Grundsteinlegung für eine Kultur der Automatisierung
Um die volle Kraft von Automatisierungsprozessen wirklich zu nutzen, müssen Sie eine Automatisierungskultur in Ihrem Unternehmen etablieren. Hier sind einige wesentliche Schritte, um dieses Ziel zu erreichen:
- Formulieren Sie eine klare Strategie und klare Ziele: Starten Sie, indem Sie Ihre Automatisierungsstrategie ausarbeiten und klare Zielsetzungen definieren. Identifizieren Sie, welche Prozesse automatisiert werden sollen, und gewährleisten Sie, dass Ihre Betriebsreife ausreicht, um Automatisierungsbemühungen in der Praxis zu verwirklichen.
- Sichern Sie sich die Unterstützung der Unternehmensleitung: Erläutern Sie unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten die Zeit- und Kostenersparnisse, die sich ergeben, wenn Techniker:innen Zeit haben, um Automatisierungs-Workflows zu testen, zu implementieren und deren Auswirkungen zu bewerten.
- Holen Sie sich die Zustimmung des Teams: Ermutigen Sie jedes Teammitglied dazu, Automatisierungspotenziale zu benennen. Gemäß einer Umfrage von TechRepublic sind 67% der IT-Fachleute der Meinung, dass Automatisierung die Arbeitszufriedenheit steigert. Berücksichtigen Sie die Möglichkeit, den Prozess durch die Integration von spielerischen Elementen oder Anreizen zu unterstützen, um die Akzeptanz von Automatisierungsprozessen zu steigern. Eventuell könnten Sie in Erwägung ziehen, Teammitglieder weiterzubilden oder Expert:innen im Bereich Skripting ins Team zu holen, um die Möglichkeiten der Automatisierung vollständig auszuschöpfen.
- Setzen Sie regelmäßige Meetings mit Schwerpunkt auf Automatisierung an: Halten Sie regelmäßige Team-Meetings ab, um über Automatisierungsideen zu sprechen, bestehende Automatisierungen zu überprüfen und ihre Auswirkungen zu beurteilen. Diese Gespräche werden sicherstellen, dass die Automatisierungsbemühungen in die richtige Richtung gehen.
- Auswerten und Nachverfolgen der Ergebnisse: Überprüfen Sie kontinuierlich die Ergebnisse Ihrer Automatisierungsprojekte Stellen Sie die Zeit- und Ressourceneinsparungen heraus, die durch Automatisierung erreicht wurden, um ihren Wert zu unterstreichen.
- Stellen Sie Entwicklungs- und Testumgebungen zur Verfügung: Schaffen Sie Umgebungen zur Prüfung und Validierung neuer Automatisierungen, um die Risiken bei der Implementierung ungetesteter Prozesse zu minimieren.
Automatisierung ist eine bahnbrechende Kraft, durch deren Einsatz Sie die Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen grundlegend verändern können. Indem Sie sowohl einfache als auch anspruchsvolle Aufgaben automatisieren, können Sie die Effizienz steigern, Kosten reduzieren, Fehler minimieren und die Benutzererfahrung verbessern. Tatsächlich liegt der Schlüssel zum Erfolg darin, eine Kultur der Automatisierung zu fördern, in der jedes Teammitglied aktiv dazu beiträgt, Automatisierungschancen zu identifizieren und umzusetzen. Betrachten Sie die Automatisierung als ein mächtiges Werkzeug, um Innovation und Wettbewerbsfähigkeit im digitalen Zeitalter voranzutreiben.
Abschließend lässt sich festhalten, dass die Schaffung einer Automatisierungskultur nicht allein auf Technologie zurückzuführen ist, sondern auch eine Frage der Denkweise und der Zusammenarbeit darstellt. Starten Sie Ihre Reise noch heute und Sie werden die Vorteile einer gesteigerten Effizienz und innovativer Lösungen bald ernten können.
