Bei einem Systemausfall verlieren kleine wie große Unternehmen im Schnitt 4.500 Euro pro Minute. Häufig wird ein solcher Ausfall durch den Verlust von Daten verursacht. Zu Datenverlust kann es aus zahlreichen Gründen kommen, darunter Diebstahl, Katastrophen, Softwarefehler und menschliches Versagen. Zudem können durch Datenverluste entstehenden Schäden mit einer geeignete Backup-Strategie entgegenwirken.
Was ist eine Backup-Strategie?
Eine Backup-Strategie ist ein Verfahrensplan, der sicherstellen soll, dass wichtige Unternehmensdaten gesichert und im Ernstfall wiederhergestellt werden können. Jede Minute zusätzlicher Betriebsunterbrechung durch Datenverlust bedeutet Kosten und Verluste, deshalb sollten diese Unterbrechungen so weit wie möglich minimiert werden. Backup und Disaster Recovery (BDR) ist wesentliche Voraussetzung für die Gewährleistung eines kontinuiertlichen Geschäftsbetriebs.
Ausarbeitung einer Backup-Strategie
Eine geeigneten Backupstrategie zu entwickeln, mag zunächst schwierig erscheinen. Doch man muss nur systematisch an die Sache herangehen. Ein guter Anfang ist der Einsatz speziell entwickelter Backup-Software, denn diese enthält verschiedene Tools, welche die Datensicherung erleichtern. Zudem zeigen diese Werkzeuge auch auf, was bei der Erstellung einer Backup-Strategie wichtig ist.
Ein oft verwendeter Backup-Plan ist beispielsweise die sogenannte 3-2-1-Strategie. Sie sieht vor, alle Daten immer mindestens dreifach zu speichern. Zwei Mal lokal (auf unterschiedlichen Medien) vor Ort auf zwei verschiedenen Medien und zusätzlich einmal extern. Der Gedanke dahinter ist, damit auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein.
Tatsächlich ist dies eine gute allgemeine Grundeinstellung. Diese Strategie konzentriert sich jedoch lediglich darauf, den Speicherort Ihrer Backups zu definieren. Über die Frage des Speicherorts hinaus, gibt es weitere wichtige Aspekte. Hier Sind vier Schritte zur Erarbeitung einer effektiven Backup-Strategie.
1) Wichtigkeit und Verfügbarkeit der Daten
In jeder Branche erstellen und erheben Unternehmen zahlreiche Arten von Daten. Manche davon sind mit Blick auf die Minimierung von Ausfallzeiten wichtiger als andere, deshalb sollte eine Backupstrategie ihnen Priorität einräumen.
Dies betrifft auch die Zeit, die für eine Wiederherstellung nötig wäre. Legen Sie deshalb als Erstes fest, wie schnell verloren gegangene Daten wieder zur Verfügung stehen sollen, und setzen Sie dies mit den Kosten und dem Aufwand ins Verhältnis, die durch die Durchführung und Unterhaltung der Datensicherungen mit variierendem Umfang anfallen werden. Hierbei geht es dann häufig um die Frage: internes, externes oder Cloud-basiertes Backup?
2) Häufigkeit und Art der Datensicherung
Die Frage, wie Häufig Backups angelegt werden sollen, ist nicht ganz unwesentlich. Es gibt verschiedene Arten von Backups und diese unterscheiden sich nicht zuletzt durch die Häufigkeit der Datensicherung, die sie vorsehen. Gleichzeitig entscheidet dies natürlich mit darüber, welche Daten Sie nach einem Verlust wiederherstellen können. Schließlich können Sie nur das wiederherstellen, was Sie vorher auch gesichert haben. Was seit der letzten Sicherung hinzugekommen ist, ist hingegen nicht wiederherstellbar.
Hier kommen nun die verschieden Arten des Backups ins Spiel. Überlegen Sie zunächst, um welche Datenmengen es im Fall Ihres Unternehmens geht, sowohl aktuell als auch in absehbarer Zukunft. Wie oft sollten diese Daten gesichert werden? Die Regulierung der Backups ermöglichen Ihnen zu kontrollieren, ob Häufigkeit und Qualität Ihrer Backups Ihren Anforderungen entsprechen.
3) Installation
Als Drittes ist nun zu klären, wie die Durchführung der bis zu diesem Punkt geplanten Sicherungen erfolgen soll. Soll diese zum Beispiel manuell oder automatisiert durch ein Gerät oder System erfolgen?
Empfehlenswert ist in jedem Fall auch die Festlegung fester Zeitpläne, basierend auf den Überlegungen zu Häufigkeit und Datenverfügbarkeit, die wir bereits behandelt haben. Achten Sie dabei darauf, dass die Häufigkeit der Sicherungen den Zielen entspricht, die Ihre Backup-Strategie verfolgt.
4) Testen Sie Ihren Wiederherstellungsprozess
Jede Backup-Strategie muss schließlich einen weiteren Aspekt enthalten: Den Stresstest, also die Überprüfung der Zuverlässigkeit des gesamten Verfahrens. Es reicht nicht, bloß anzunehmen, dass alles so funktioniert, wie Ihre Backup-Strategie das vorsieht. Eine Backup-Strategie ist ungeeignet, wenn es ihr nicht gelingt, Ihre Daten zu sichern und im Notfall problemlos wieder zur Verfügung zu stellen.
Mit Simulationen kann man den gesamten Prozess auf seine Zuverlässigkeit testen. Diese Simulationen zeigen, was bei einem tatsächlichen Datenverlust geschehen würde. Sie erhalten so zum Beispiel wertvolle Erkenntnisse darüber, wie schnell Ihr Unternehmen wieder online sein könnte. Nicht zuletzt zeigen sich auch Schwachpunkte, des von Ihnen ersonnenen Sicherungs- und Wiederherstellungsprozesses auf.
Wann brauche ich eine Backup-Strategie?
Jedes Unternehmen, das Daten welcher Art auch immer auf einem Gerät im allgemeinsten Sinne speichert, braucht eine Backup-Strategie. Eine Backup-Strategie verkürzt Ausfallzeiten erheblich und unterstützt generell die Betriebsabläufe. Auch wenn einige Strategien vergleichsweise weniger Planung, Arbeit oder Sorgfalt erfordern mögen, ist letztlich jede Backup-Strategie für den fortgesetzten Geschäftserfolg von entscheidender Bedeutung. Kommt es zu einem Datenverlust, sind Sie mit einer Backup-Strategie deutlich besser aufgestellt und Sie müssen nicht die Nerven verlieren.
Best Practices für Ihre Backup-Strategie
Diversifizierung von Speicherorten und -medien
Die Speicherung und Aufbewahrung digitaler Informationen kann niemals vollkommen sicher sein. Unfälle und Katastrophen kommen unerwartet, deshalb lässt sich auch nicht sicher sagen, was in jedem Fall die beste Vorgehensweise bei der Datensicherung ist. Es ist daher klug, sich auf diese mit Sicherheit eintretenden Probleme mit verlorenen Daten vorzubereiten, indem man die Daten mehrfach sichert und die verschiedenen Backups dann an unterschiedlichen Orten und/oder auf verschiedenen Medien aufbewahrt.
Dokumentation der Backup-Strategie
Sobald Sie Klarheit über Ihre Backup-Strategie haben, dokumentieren Sie diese als Teil Ihrer Unternehmensprozesse. Durch eine klare Dokumentation wird sich auch die Ausführung des Prozesses verbessern und zu verlässlicheren Ergebnissen führen. Tipps zur Dokumentation Ihrer Backup-Prozesse finden Sie in unserem Artikel: Best Practices für die IT-Dokumentation.
Erstellung eines Zeitplans
Wenn Sie nach reiflicher Überlegung zu dem Ergebnis gekommen sind, dass Sie Ihre Backup-Ziele mit genau einer Datensicherung pro Tag am besten erreichen, sollten Sie anschließend eine entsprechende, täglich zu erledigende Aufgabe definieren. Legen Sie feste Termine und Verantwortlichkeiten innerhalb Ihres Unternehmens fest, damit Backups von einer bestimmten Person oder einem System verlässlich durchgeführt werden. Eine regelmäßige Datensicherung gewährleistet den Schutz Ihrer Daten.
Automatisierung
Auch feste Termine kann man hin und wieder vergessen, insofern wird die ein oder andere Sicherung selbst bei klarer Terminierung ab und zu ausbleiben. Die meisten Unternehmen können sich selbst diese seltenen Fälle ausbleibender Backups nicht leisten, weshalb sie auf Nummer sicher gehen und die regelmäßige Sicherung Ihrer Daten automatisieren. Mit spezieller Backup-Software, die Backups automatisiert ausführt, lässt sich menschliches Versagen als Ursache ausbleibender Backups vollständig ausschalten.
Testen der Datenwiederherstellung
Unternehmen sichern ihre Daten, damit sie diese in der Zukunft notfalls wiederherstellen können. Letztlich ist jede Backup-Strategie nur gut, wenn man damit alle benötigten Daten wiederherstellen kann. Testen Sie deshalb die Wiederherstellungsfähigkeit Ihres Backup-Sytems, mittels Simulationen, um die Konsequenzen einer Katastrophe mit anschließendem Datenverlust durchspielen.
Kontinuierliche Überwachung
Vergessen Sie nicht hin und wieder einen Blick auf Ihre Backup-Strategie zu werfen. Es ist gut, eine zu haben und sich deshalb nur selten um irgendetwas kümmern zu müssen. Doch das heißt nicht, dass Sie nicht mehr über Datensicherung nachdenken sollten. Schauen Sie sich regelmäßig die Backup-Berichte an, damit Sie den Überblick darüber behalten, welche Daten wie gesichert wurden und im Notfall wie wiederhergestellt werden können.
Eine erfolgreiche Backup-Strategie mit NinjaOne
Die Entwicklung und Etablierung effektiver Backup-Prozesse und die damit einhergehenden Best-Practices stellen keine leichte Aufgabe dar, aber die Ausarbeitung einer individuellen Backup-Strategie wird Ihr Unternehmen zu zukünftigem Erfolg führen. Ein Beispiel dafür ist der Backup-Kundenbericht von Red Road Networks, nach Ihrem Wechsel zu Ninja Data Protection von NinjaOne.
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