Die Menge von persönlichen und geschäftlichen Daten, die online oder auf verschiedenen Geräten gespeichert werden, nimmt weiterhin rasant zu. Ihr Verlust kann katastrophale Konsequenzen haben, insofern ist die Gewährleistung der Datensicherheit eine unverzichtbare Aufgabe. Datenschutzkonzepte sind die Grundlage dafür.
Was ist ein Datenschutzkonzept?
Ein Datenschutzkonzept legt die Verfahren zur Gewährleistung der Sicherheit wichtiger Unternehmensdaten fest. Dies betrifft sowohl deren Schutz vor Cyberattacken oder anderen Bedrohungen wie auch ihre Wiederherstellung, falls Daten verloren gegangen sind.
Unternehmenseigene Datensicherheitsrichtlinien formulieren Leitlinien und Regeln für die Gewährleistung der Sicherheit sensitiver Daten eines Unternehmens. Datenschutzkonzept und Datenschutzrichtlinien sollten stets aufeinander abgestimmt sein.
Was ist Gegenstand eines Datenschutzkonzeptes?
Ein Datenschutzkonzept behandelt die Sicherheit einer breiten Palette als „sensibel“ eingestufter Daten. Sensible Daten sind vertraulich und müssen sowohl davor bewahrt werden, verloren zu gehen, wie auch davor, in unbefugte Hände zu geraten.
Personenbezogene sensible Daten sind etwa Telefonnummern, die Wohnadresse, E-Mail-Adressen, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummern oder ähnliches – und überhaupt alle Daten, anhand derer jemand identifizierbar ist. Sensible Unternehmensdaten können wichtige Daten mit eingeschränktem Zugriff sein oder solche, die für die Datenspeicherung dieser Organisation oder die Aufrechterhaltung ihres Betriebs nötig sind.
Warum ist ein Datenschutzkonzept so wichtig?
Mit einem Datenschutzkonzept sorgen Sie für die systematische Sicherstellung des Schutzes und der funktionalen Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten. Fällt irgendein Teil Ihres IT-Systems aus, sagt Ihnen Ihr Datenschutzkonzept, was zu tun ist. Folglich brauchen Sie und Ihr gesamtes Team sich weniger Sorgen zu machen.
Doch ein Datenschutzkonzept berücksichtigt auch all die Gesetze und Vorschriften, die beim Umgang mit personenbezogenen Daten der Verbraucherinnen und Kunden einzuhalten sind. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der EU soll die informationelle Selbstbestimmung der Bürgerinnen und Bürger garantieren. Personenbezogene Daten verarbeitende Organisationen unterliegen strengen Regeln in Bezug auf das, was sie mit personenbezogenen Daten tun dürfen und was nicht, auch drohen Bußgelder bei Nichteinhaltung.
Datensicherheitskonzept: Drei zentrale Elemente
Ein Datensicherheitskonzept beinhaltet eine Reihe von Elementen, um die Datensicherheit in einem umfassenden Sinn zu gewährleisten. Dazu gehören in der Regel:
1) Sämtliche Phasen
Ein geeignetes Datensicherheitskonzept deckt in der Regel sämtliche Phasen von der Erhebung bis zur Löschung der Daten ab. Dadurch wird Datensicherheit systematisch garantiert, statt bloß ad hoc durch hektische Einzelfallmaßnahmen.
Die erste Phase wird also durch die Datenerhebung konstituiert. Dann werden die Daten bewertet und es wird ihnen ein Speicherort zugewiesen. Im Anschluss an die Speicherung werden die Daten im dritten Schritt jenen Stellen zugeleitet, die sie benötigen. Schließlich geht es in der letzten Phase um Datensicherheit und Zugangsbeschränkungen sowie die erneute Verwendung der Daten im Bedarfsfall.
2) Verwaltung von Zugriffsrechten
Die geeignete, bewusste Zuweisung bzw. Verwehrung von Zugriffsrechten ist eine wesentliche Voraussetzung der Datensicherheit. Sie erfolgt etwa durch die Vergabe von Passwörtern und die Verwendung von Verschlüsselungstechniken. Die Datensicherheit wird hier also insofern gewährleistet, als nur Beschäftigte, die über die richtigen Passwörter oder Entschlüsselungswerkzeuge verfügen, auf die Daten zugreifen können.
Das ist tatsächlich eine der wichtigsten Methoden, denn dadurch lassen sich unerwünschte Dinge wie die Offenlegung oder betrügerische Verwendung sensibler Daten oder deren Zerstörung verhindern.
3) Datensicherung (Backup)
Datensicherung ist die unabdingbare Voraussetzung dafür, bei Beschädigung oder Verlust von Daten auf Sicherungskopien zurückgreifen und die fraglichen Daten rasch wiederherstellen zu können. Datensicherung setzt ihrerseits eine entsprechende Strategie voraus, eine Backup-Strategie, die je nach Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens festlegt, wo, nach welchen Kriterien und wie oft die Daten gesichert werden sollen.
Dabei kann die 3-2-1-Backup-Strategie als gute Eselsbrücke dienen. Sie sieht drei Sicherungskopien, aber an jeweils unterschiedlichen Speicherorten vor. Darunter wiederum sollte ein externer Speicherort sein, der also außerhalb der Unternehmensniederlassung liegt, während die anderen beiden Kopien lokal auf je unterschiedlichen Medien erstellt werden sollten.
Die Erstellung eines Datensicherheitskonzepts
In Bezug auf den Prozess der Formulierung eines Datensicherheitskonzepts empfehlen wir die Orientierung an den folgenden Schritten:
Zu schützende Daten festlegen
Hierbei sind nicht nur die Anforderungen des allgemeinen Geschäftsbetriebs zu berücksichtigen, sondern auch die des Datenschutzrechts und einzelner Unternehmensbereiche. Nun wissen Sie also, welche Daten Sie mit Ihrem Datensicherheitskonzept schützen möchten.
Datenschutzrecht beachten
Datenschutzgesetze wie die DSGVO in der EU müssen Sie kennen und bei der Erstellung Ihres Datensicherheitskonzepts berücksichtigen.
Art und Turnus der Datensicherung auswählen
Es gibt verschiedene Typen von Backups mit je eigenen Stärken und Schwächen, deshalb wählen Sie eine Methode aus, die für Ihr Unternehmen und die von Ihnen angestrebten Datenschutz-Ziele am besten geeignet ist. Zudem sollten Sie feste Zeitpunkte für die regelmäßige Datensicherung bestimmen und darüber nachdenken, diese Backups zu automatisieren, sodass sie nicht mehr vergessen werden können.
Die Daten organisieren
Organisieren Sie Ihre Daten so, dass Sie diese bei Bedarf nicht lange suchen müssen und leicht darauf zugreifen können. Das hilft Ihnen im Arbeitsalltag genauso wie im Notfall, wenn Daten schnell wiederhergestellt werden müssen.
Zugriffsrechte für Daten steuern
Beschränken Sie den Datenzugriff auf jene Personen, die diesen zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Jeglicher Datenzugriff sollte gewährt werden, wenn er wirklich notwendig ist.
Einen Plan für Wiederherstellungsszenarien erarbeiten
Für den Fall, dass Daten beschädigt oder vernichtet werden, muss Ihr Datensicherheitskonzept unbedingt auch einen Ablaufplan für die Datenwiederherstellung enthalten.
Das Datensicherheitskonzept dokumentieren
Ein gutes Datensicherheitskonzept sollte in jedem Fall dokumentiert und allen Beschäftigten zur Verfügung gestellt werden, damit sie es im Notfall befolgen können. Die IT-Dokumentation ist ein dafür bestens geeignetes Tool.
Kontinuierliches Monitoring Ihrer Daten
Dokumentieren Sie Daten-Backups und sorgen Sie dafür, dass diese tatsächlich regelmäßig ausgeführt werden. Dann sind Sie im Fall der Fälle gut vorbereitet und können Probleme proaktiv bei ihrer Entstehung beheben.
Vier Tipps für Ihr Datensicherheitskonzept
Ein geeignetes Datensicherheitskonzept zu entwickeln, mag angesichts der großen Bedeutung des Datenschutzes zunächst schwierig erscheinen. Doch wenn Sie die folgenden Tipps beachten, werden Sie sehen, dass es zu schaffen ist.
1) Sichern Sie Ihre Daten möglichst häufig
Kommt es zu einem Datenverlust, können Sie nur jene Daten wiederherstellen, die Sie zuvor gesichert haben. Sichern Sie Ihre relevanten Daten Ihrer Organisation deshalb möglichst häufig, um die Menge der seit der letzten Sicherung verlorenen Daten zu minimieren.
2) Richten Sie automatisierte Systeme ein
Menschen vergessen schon mal etwas, deshalb nutzen Sie zur Umsetzung Ihres Datensicherheitskonzepts moderne Automatisierungsmöglichkeiten. Mit Lösungen, die nach der Ersteinrichtung keine weitere Administration benötigen, halten Sie sich den Kopf frei und schonen Sie Ihre Nerven.
3) Arbeiten Sie bei der Datensicherung mit Redundanzen
Es mag zunächst ineffizient erscheinen, mehr als eine Sicherungskopie anzulegen, doch sind solche Redundanzen tatsächlich die zentrale Voraussetzung dafür, den Betrieb im Notfall zu gewährleisten. Ohne großen Aufwand sorgen sie dafür, dass Ihre sensiblen Daten auch in den schwierigsten Situationen schnell wieder zur Verfügung stehen.
4) Testen Sie die Datenwiederherstellung
Datensicherheitskonzepte dienen nicht zuletzt dazu, beschädigte oder verloren gegangene Daten schnell wieder beschaffen und verwenden zu können. Überprüfen Sie, ob Ihr Konzept diesen Zweck erfüllt, indem Sie es ganz einfach auf einzelnen Geräten testen.
Schützen Sie die entscheidenden Unternehmensdaten
Mit einem Datensicherheitskonzept sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen die Kontrolle über ihre sensiblen Daten behält. Erfahren Sie mehr über proaktives IT-Management und welche weiteren Punkte Sie in Sachen Datenschutz beachten sollten.
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