Die Zahl der IT-Assets (einschließlich Software), über die Unternehmen heute verfügen, steigt weiterhin schnell. Trotzdem den Überblick zu behalten und dieses Wachstum zu verwalten muss nicht kompliziert sein. Was es für ein effizientes IT-Asset-Management braucht, ist ein Verfahren zur raschen und systematischen Erfassung und Nachverfolgung aller einzelnen Assets. Das erlaubt Ihnen, die Geschwindigkeit und Qualität Ihrer IT-Dienstleistungen zu steigern.
Was ist IT-Asset-Management?
IT-Asset-Management (ITAM) bezeichnet das Management und die Überwachung aller zur IT-Umgebung eines Unternehmens gehörenden Assets. Oberstes Ziel ist dabei die Maximierung des wirtschaftlichen Nutzens der IT-Assets.
Der Begriff „IT-Assets“ umfasst Hardware, Software und verwandte Technologien innerhalb der IT-Umgebung. Über ihre gesamte Nutzungsdauer im Unternehmen hinweg werden diese IT-Assets im Rahmen des sogenannten IT-Asset-Lifecycle-Managements überwacht.
Der IT Asset Management Lifecycle
Alle IT-Assets durchlaufen verschiedene Phasen, von ihrer Ersterwerb bis zur Ausmusterung. Das IT-Asset-Lebenszyklusmodell umfasst fünf Phasen: Anforderung, Beschaffung, Einführung, Wartung und Aussonderung. Das IT-Asset-Lifecycle-Management begleitet die einzelnen IT-Assets durch sämtliche dieser fünf Phasen, wobei oberstes Ziel die Verringerung der Kosten und die Maximierung des Nutzens der IT-Assets sind.
Was genau regelt das IT-Asset-Management?
Das ITAM regelt, wie IT-Assets systematisch zu erfassen und die Effizienz ihrer Verwendung sicherzustellen sind, nämlich durch ständige Dokumentation sowohl der Personen und Orte, bei bzw. an denen sich jedes einzelne Asset jeweils befindet, wie auch der verschiedenen Arten und Weisen, in denen es über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg innerhalb des Unternehmens eingesetzt wird.
Warum ist ein effektives IT-Asset-Management so wichtig?
Ein effektives ITAM verschafft Ihnen einen strukturierten Überblick über alle IT-Assets. Ohne einen solchen können Arbeitsprozesse gestört und einzelne Assets zu Sicherheitsrisiken werden, oder es kommt zu Fehlern bei der Anschaffung oder der Entsorgung. All dies wiederum kann außerplanmäßige Betriebsunterbrechungen und Ausgaben zur Folge haben und letztlich den gesamten Betriebsablauf beeinträchtigen.
Die Einführung eines strukturierten ITAM sorgt für eine bessere Kontrolle, effizientere IT-Prozesse, ein verbessertes Risikomanagement, weniger Müll, Kostenersparnisse und bessere Sichtbarkeit innerhalb des Unternehmens:
Die Kontrolle zurückgewinnen
Das übergeordnete Ziel von ITAM ist es, die Kontrolle über alle Assets Ihres Unternehmens zurückzugewinnen. ITAM-Software hilft Ihnen dabei, IT-Assets aufzuspüren und über deren gesamte Lebensdauer hinweg kontinuierlich zu überwachen. Um die Vorteile von ITAM-Software voll nutzen zu können, sollten Sie jedoch die folgenden ITAM Best Practices beachten.
IT-Betrieb optimieren
Zur Ausführung all der verschiedenen IT-Operationen werden zahlreiche Maßnahmen und Dienste eingesetzt. Durch die Verwaltung mittels Ihres ITAM-Prozesses können diese Vorgänge optimiert werden und Sie stellen sicher, dass weitergehende IT-Prozesse effizient ausgeführt werden können.
Risikomanagement
Die Nachverfolgung all der IT-Assets erleichtert das Risikomanagement und den Kampf gegen Sicherheitslücken. So sind beispielsweise Assets, die das Ende ihres Lebenszyklus erreicht haben oder für die keine Patches mehr geliefert werden, ein beliebtes Einfallstor für kriminelle Akteure, weshalb sie aktiv überwacht und möglichst beseitigt werden sollten.
Die Kosten senken
ITAM ist auch eine Investition zur Vermeidung hoher Kosten, welce für die Aufrechterhaltung einer funktionierenden IT-Umgebung anfallen. Auch wenn die Einführung eines ITAM zunächst mit Ausgaben verbunden ist, führt diese im weiteren Verlauf zu einer erheblichen Verringerung jener Ausgaben, die ansonsten für die Behebung von Sicherheitslücken und den Ersatz von IT-Assets anfallen würden.
Die Sichtbarkeit verbessern
Mit ITAM erlangen Sie nicht nur die Kontrolle zurück, sondern sie erhalten auch einen kompletten, zentralisierten Überblick über sämtliche IT-Assets Ihres Unternehmens. Dies erübrigt das manuelle Aufspüren neuer IT-Assets oder ein manuelles Update Ihres Inventars, um nicht länger verwendete Assets festzuhalten.
Was versteht man unter ITIL?
Die Information Technology Infrastructure Library (ITIL) stellt einen Rahmen dar, der Best Practices für das ITAM und das IT-Service-Management (ITSM) bereitstellt. Die ITIL zielt auf die Ausrichtung von IT-Dienstleistungen an den tatsächlichen IT-Bedürfnissen von Unternehmen.
Fachleute, die innerhalb eines Unternehmens für die digitalen Systeme und Dienstleistungen zuständig sind, können sich nach ITIL zertifizieren lassen. Die neueste ITIL-Version, ITIL 4, sieht sieben Module vor. Diese Module qualifizieren für die fünf verschiedene Niveaus der ITIL-4-Zertifizierung.
Eine ITIL-Zertifizierung ist weithin anerkannt und wegen der damit verbundenen Vorteile für viele Unternehmen ein entscheidendes Auswahlkriterium. So sind Fachleute, denen die führenden IT-Standards und -Verfahren kein Buch mit sieben Siegeln sind, vergleichsweise besser geeignet, in einem Unternehmen ein effizientes ITSM oder ITAM aufzubauen.
5 wichtige Tools für das ITAM
ITAM erfolgt mittels IT-Asset-Management-Software zur systematischen Nachverfolgung und Verwaltung der IT-Assets Ihres Unternehmens. ITAM-Software beinhaltet, neben anderen, die folgenden fünf, äußerst nützlichen und entscheidenden Werkzeuge:
1) Beschaffung
Beschaffung meint in Bezug auf IT-Assets den Prozess der Besorgung von IT-Assets innerhalb eines Unternehmens. Dieses ITAM-Tool unterstützt Sie beim IT-Beschaffungsprozess.
2) Asset-Erkennung
Angesichts ständig neuer IT-Assets, aber auch der ständigen Ausmusterung nicht mehr benötigter Ressourcen, ist es äußerst herausfordernd, nicht den Überblick über die im Unternehmen verwendeten IT-Assets zu verlieren. Das Werkzeug zur Asset-Erkennung sucht Ihre gesamte IT-Umgebung kontinuierlich nach unbekannten IT-Assets ab. Das manuelle Aufspüren neuer Assets gehört damit der Vergangenheit an und Ihr Inventar ist immer aktuell.
3) Asset-Lebenszyklus
Jedes einzelne IT-Asset durchläuft einen Lebenszyklus, von der Beschaffung bis zur Ausmusterung. ITAM-Software verfolgt die Assets Ihres Unternehmens in jeder einzelnen Phase ihres Lebenszyklus, so dass Sie stets informierte Entscheidungen über ihre weitere Verwendung treffen können. So holen Sie aus jedem Asset das Maximum für Ihr Unternehmen heraus.
4) Echtzeit-Daten
ITAM-Software liefert Ihnen ständig aktuelle Informationen zu Ihren IT-Assets. Jede Veränderung wird bemerkt und kann eingesehen werden. Überschreitet ein Parameter den von Ihnen vorab festgelegten Schwellenwert, werden Sie sofort benachrichtigt. Aufgrund dieses Tools können Sie alle auftauchenden Probleme schnell beheben.
5) IT-Asset-Auditierung und Berichterstellung
Asset-Auditierung mittels ITAM-Software unterstützt Sie beim Aufspüren von Problemen in Ihrer IT-Umgebung. Sie können Berichte zu den Ergebnissen der Auditierung anfertigen lassen und daraus leicht ersehen, wie es um die generelle Integrität Ihrer IT-Assets bestellt ist.
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