Ein gut geführtes IT-Team behält stets den Überblick über sämtliche der in seinem Bereich relevanten Aktivwerte, also Hardware, Software und Lizenzen. Dabei spricht man, sofern es speziell um die Hardware geht, auch von Hardware Asset Management. Dieses umfasst die gesamte Spanne von der Anforderung der Hardware über ihren Erwerb bis hin zu ihrer Ausmusterung und Entsorgung.
Wie man sich vorstellen kann, ist das eine große Herausforderung, sofern man diese Aufgabe manuell zu erledigen hat. Ohne spezielle Verfahren und Tools drohen Chaos und zahlreiche Fehler.
Manuelles HAM ist somit kostenintensiv und erhöht das Risiko, dass Hardware gestohlen wird oder verloren geht. Zudem macht es die Einhaltung geltender Normen und Vorschriften häufig zu einem schier aussichtslosen Unterfangen. Insofern bedarf es zur Optimierung des gesamten Prozesses eines – sich in eine umfassendere IT-AM-Strategie einfügenden – dezidierten Plans für das Hardware Asset Management.
In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Aspekte des Hardware Asset Managements und die damit verbundenen Konzepte untersuchen.
In diesem Artikel werden folgende Themen erörtert:
- Was ist Hardware Asset Management (HAM)?
- Warum ist Hardware Asset Management wichtig?
- Möglichkeiten und Grenzen des Hardware Asset Managements
- Der Unterschied zwischen HAM und SAM
- HAM als Teil des ITAM (IT Asset Management) insgesamt
Was ist Hardware Asset Management?
Hardware Asset Management bezeichnet den Prozess der Inventarisierung und Nachverfolgung physischer IT-Geräte wie Workstations, Laptops, Festplatten, Router und Server über ihren gesamten Produktlebenszyklus hinweg. Mittels des Hardware Asset Managements überblickt das IT-Team jederzeit, welche IT-Hardware-Aktivposten vorhanden sind, in welchem Stadium ihres Produktlebenszyklus sie sich aktuell jeweils befinden und wie sie aktuell jeweils eingesetzt werden. Im Kern dient das HAM der Kostenkontrolle, als Grundlage effizienter Beschaffungsentscheidungen, der Nachverfolgung des IT-Hardware-Bestands und der Vorbereitung von Audits.
Wie bereits erwähnt, ist das Hardware Asset Management Teil des umfassenderen IT Asset Managements (ITAM). Die HAM-Verfahren sollten sich deshalb nahtlos einfügen in das von der IT-Abteilung entwickelte Gesamtkonzept für das Asset Management und die anderen ITAM/ITIL-Verfahren.
Mit einem richtig aufgestellten Hardwaremanagement können MSPs und IT-Provider bei Anschaffung, Bereitstellung, Wartung und Entsorgung von Hardware-Assets deutliche Effizienzgewinne erzielen.
Warum ist HAM für das Unternehmen wichtig?
Da es den gesamten Lebenszyklus von IT-Hardware abdeckt, umfasst Hardware Asset Management mehr als bloß die Inventarisierung von Geräten. Das übergeordnete Ziel ist die Erfassung und Aktualisierung von Aktivposten-Daten sind zur Verbesserung der Rentabilität, der Minimierung von Risiken und der ordnungsgemäßen Protokollierung des Werts und Nutzens von IT-Hardware-Assets. Schauen wir uns einige Vorteile etwas genauer an:
Kostenersparnisse
Ein den gesamten Produktlebenszyklus umfassendes Hardware Asset Management senkt die Kosten des Unternehmens. Entscheidend ist dabei allerdings in erster Linie die Phase „Service und Wartung“. Wird Hardware gepflegt, sinkt das Risiko von Ausfällen signifikant. Zudem lässt ein gut aufgestelltes HAM erkennen, wann ein Asset angesichts ansonsten anfallender, enormer Wartungskosten entsorgt werden sollte.
Verbesserte Hardware-Nutzung
Dank Hardware Asset Management können IT-Verantwortliche ungenutzte Ressourcen erkennen, die in ihrem IT-Gerätepark schlummern. Manchmal ist die Nutzung bereits existierender Hardware eine echte Alternative zu kostspieligen Neuanschaffungen – doch ohne ordentliche Inventarisierung der vorhandenen Geräte lässt sich dies im Einzelfall nicht verlässlich bewerten.
Sicherheit und Einhaltung von Normen und Vorschriften
Wie erläutert, haben Sie mit einem guten HAM stets im Blick, welche Geräte weiter gewartet, und welche besser entsorgt werden sollten. Dies hat auch Sicherheits- und Compliance-Implikationen, denn zum einen stellt veraltete, nicht mehr unterstützte Hardware eben ein Sicherheitsrisiko dar. Zum anderen entspricht sie möglicherweise nicht mehr den Vorschriften, weshalb Asset Management spätestens dann zum Thema wird, wenn das nächste Compliance-Audit ansteht.
IT-Geräte-Bestandskontrolle
Mit einem guten Hardware Asset Management erlangen Sie eine bessere Kontrolle über Ihren IT-Geräte-Bestand. Zudem liefert es Ihnen aktuellste Daten zu Ihrem Hardware-Bestand, was Ihnen dessen Überprüfung und Wartung weiter erleichtert.
Verhütung von Verlusten
HAM beinhaltet die Kennzeichnung von Geräten, Eigentumsübertragung, routinemäßige Wartung und Ortung, um Sicherheitsproblemen und Diebstahl vorzubeugen. Mit derselben Zielsetzung umfasst es weiter die Verwaltung von Garantiedokumenten, Verträgen, Lizenzvereinbarungen und Wartungsprotokollen.
Der Hardware-Asset-Lebenszyklus
Jede Hardware hat eine bestimmte Lebensspanne, die systematisch organisiert und dokumentiert werden sollte. Ungeachtet ihrer Größe und ihres Preises sollte dabei das folgende Modell eines aus verschiedenen Stadien bestehenden Lebenszyklus zugrunde gelegt werden:
1) Beschaffung/Anforderung
Im ersten Stadium des Lebenszyklus erfolgt die Beschaffung des vom Unternehmen angeforderten Geräts. Dem sind in der Regel Analysen der Anforderungen, der voraussehbaren, weiteren Entwicklungen und der zur Verfügung stehenden Alternativen sowie die Genehmigung des Kaufs vorausgegangen.
2) Bereitstellung
Im zweiten Schritt wird die beschaffte Hardware in aktiven Gebrauch genommen. Dabei wird zunächst geprüft, ob sie Beschädigungen aufweist, ob es Probleme mit Design oder Kompatibilität gibt und ob sie korrekt konfiguriert wurde. Erst danach erfolgt die volle Indienstnahme.
3) Laufende Betreuung und regelmäßige Wartung
Im dritten Stadium ist dann die laufende Betreuung von entscheidender Bedeutung. Ständiger Betrieb führt zu Ausfällen und Verlangsamungen, und viele Probleme können durch ordnungsgemäße Instandhaltung und Pflege verhindert werden. In diesem Zusammenhang ist auch die Leistung des Assets im Auge zu behalten und gegebenenfalls durch geeignete Maßnahmen wiederherzustellen. Dieses Stadium beinhaltet regelmäßige Patchings und Updates, Compliance-Audits, Kosten-Nutzen-Analysen und Nutzungsberichte.
4) Support
Support trägt dazu bei, die Gesamtnutzungsdauer einer Hardware zu verlängern. Als Ergänzung zur Wartung sorgen Anpassungen und Upgrades dafür, dass das Asset nützlich und mit der übrigen IT-Umgebung kompatibel bleibt und es weiterhin den Vorschriften entspricht.
5) Entsorgung/Entsorgung
An ihrem Lebensende angekommen, müssen Assets entsorgt werden. Doch bevor dies geschieht, sollte sichergestellt werden, dass dies an seinem Einsatzort im Unternehmen keine unerwünschten Auswirkungen hat. HAM hilft dabei, indem es die strategische Entscheidungsfindung in Bezug auf den Ersatz alternder Technologie unterstützt.
HAM vs. SAM
Sowohl HAM wie SAM bilden Teilaspekte des übergeordneten IT Asset Managements (ITAM). Doch während es beim HAM um die Hardware geht, dreht sich das SAM um Anwendungen. So erfasst das Software Asset Management (SAM) beispielsweise sämtliche Software eines Unternehmens, ob virtuell oder nicht-virtuell, entlang des Software-Lebenszyklus.
IT Asset Management (ITAM) und HAM
IT Asset Management (oft als ITAM abgekürzt) ist der umfassende Prozess der Erfassung, Bereitstellung, Wartung, Aufrüstung und Entsorgung der IT-Aktivposten eines Unternehmens während deren gesamten Lebenszyklus. Genau wie beim spezifischeren HAM geht es vornehmlich um das Nachhalten und Instandhalten der IT-Ressourcen, um deren Nutzen für das Unternehmen zu maximieren.
ITAM umfasst alle IT-Aktivposten, neben der Hardware also auch Softwaresysteme, Cloud-Aktivposten sowie Informationen oder Daten. Es schließt sowohl HAM wie SAM ein.
Herausforderungen, die durch Hardware Asset Management gelöst werden
Mangelnde Systematik
Das größte Defizit, das durch HAM gelöst wird, ist das Fehlen einer systematischen Hardware-Inventarisierung. Ohne eine solche Inventarisierung haben Unternehmen keinen Überblick darüber, was genau ihre IT-Umgebung bildet, wer für die einzelnen Assets verantwortlich ist und inwiefern sie gewartet werden. Einige Unternehmen arbeiten mit einfachen Spreadsheets oder anderen, selbstgestrickten Tools, die jedoch meist nicht ausreichen.
Unzureichendes Prozessmanagement
Alle IT-Assets haben eine begrenzte Lebensdauer und eine Art Verfallsdatum. Hardware wird überbeansprucht und nutzt sich mit der Zeit ab. Software muss regelmäßig aktualisiert werden.
Geräte benötigen Support und Upgrades und müssen ersetzt werden. Vor all diesem Hintergrund kann das Asset Management selbst mit den richtigen Tools sehr herausfordernd sein. Zumindest größeren Unternehmen wird deshalb dringend die Verwendung spezieller ITAM- oder HAM-Tools empfohlen, die den Prozess mittels Automatisierung von Erkennung und digitalen Workflows vereinfachen können.
Unzureichende Planung
IT-Teams, die nicht wissen, welche IT-Ressourcen ihnen zur Verfügung stehen, sind auch nicht in der Lage, Neuanschaffungen vernünftig zu planen. Selbst ein gutes HAM hilft nicht, wenn die IT-Verantwortlichen die Nutzung nicht richtig nachhalten. Dennoch helfen geeignete Tools, informierte Entscheidungen über Neuanschaffung oder Weiternutzung zu treffen. Zudem können Sie Müll verhindern.
Manuelle Inventarisierung
Führen MSPs und IT-Teams die Inventarisierung ihrer Assets manuell durch, müssen sie dafür viel wertvolle Zeit opfern. Im Fall von Betreibermodellanbietern, die eine lange Liste von Kunden zu betreuen haben, bedeutet dies, dass diese Option praktisch gar nicht zur Verfügung steht. Auch aus diesem Grund empfiehlt sich also die Verwendung spezieller HAM-Tools zur Verminderung der Risiken mittels automatisierter Hardware-Erkennung selbst im Rahmen der Fernverwaltung von Netzwerken.
Service und Support
Eine IT-Umgebung durch Service und Support am Laufen zu halten, kann ohne Kenntnis deren einzelner Assets sehr herausfordernd sein. Mit ITAM- und HAM-Protokollen behalten Sie stets den Überblick über die Entwicklung der einzelnen Assets, ihrer Konfigurationen und Probleme. So muss der Servicedesk bei Anfragen nicht erst zeitintensiv nach diesen Informationen suchen (oder Mutmaßungen darüber anstellen). Das IT Team wird dadurch schneller, effizienter und produktiver.
Management und Wartung von der Anschaffung bis zur Entsorgung
Im Zeitalter der Digitalisierung kommt praktische keine IT-Umgebung ohne Hardware Asset Management aus. HAM unterstützt IT-Teams dabei, die Hardware in ihrem Bereich sichtbar und kontrollierbar zu machen. So sind sie in der Lage, die Hardware-Aktivposten ihrer Kunden von der Anschaffung bis zur Entsorgung zu verwalten und instand zu halten.
Zudem sorgt Hardware Asset Management dafür, dass Unternehmen eine bessere Datengrundlage für ihre Entscheidungen über Neuanschaffung oder Weiternutzung erhalten, nämlich durch Verknüpfung von Finanz- und Nutzungsdaten zu den einzelnen Assets und Herstellung vollständiger Transparenz hinsichtlich der Verwaltung der IT-Investition.
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