In unserer immer größer und komplexer werdenden IT-Welt werden immer mehr Informationen benötigt, um die Sicherheit und den IT-Betrieb garantieren zu können. Heutzutage ist es für MSP’s und IT-Verantwortlichen nahezu unmöglich, alles Nötige im Gedächtnis zu behalten, ohne es irgendwo aufzuschreiben. Doch dieses „irgendwo“ muss zugleich sicher und leicht auffindbar sein. Gut also, dass es IT-Dokumentations-Software gibt, die genau zur Lösung dieses Problems geschaffen wurde.
Was ist IT-Dokumentation?
Unter IT-Dokumentation versteht man das Dokumentieren detaillierter Beschreibungen von Aufgaben, Methoden, Verfahren und sämtlichen weiteren für den Betrieb einer IT-Umgebung wesentlichen Wissens. Zudem kann auch die Dokumentation von Zugangsdaten und Konfigurationen dazu gehören, welche für die ordnungsgemäße Verwaltung der Geräte benötigt werden. IT-Dokumentations-Software speichert diese wichtigen Daten sicher an einem einzigen, zentralen Ort.
Fünf Best Practices für die IT-Dokumentation
IT-Dokumentation ist keine triviale Aufgabe. Sie erfordert Zeit und die strikte Befolgung einiger Kernprinzipien. Wird sie gut gemacht, stellt sie für Unternehmen und IT-Teams eine wertvolle Ressource dar. Hier sind fünf Best Practices, die Sie anwenden können, um sich diese individuell unterschiedlich ausgestaltete Ressource zu Nutzen zu machen:
Einen Plan ausarbeiten
Angesichts der Bedeutung der Dokumentaton Ihres unternehmerischen IT-Know-hows liegt es nahe, ein Schema auszuarbeiten, nach dem diese Dokumentation angelegt werden soll. Zunächst sollten Sie festlegen, welche Informationen Sie wie dokumentieren wollen und wie die Einzelheiten im Detail organisiert werden sollen. Mit einer solchen Prozessplanung wird das eigentliche Dokumentieren einfacher und effizienter.
Formulieren Sie verständlich
Schreiben Sie so, dass die festgehaltenen Informationen problemlos verstanden werden können, da häufig auf sie verwiesen und zurückgegriffen werden wird. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Keine epische Breite. Notieren Sie beispielsweise einfach die Zugangsdaten oder grundlegende Schritte des Prozesses. Achten Sie bei Ihren Formulierungen zudem auf Genauigkeit und Eindeutigkeit. Dies wird auch neuen Mitarbeitenden helfen, sich rasch zurechtzufinden.
Organisieren Sie die Daten übersichtlich
Von Beginn an übersichtlich dokumentierte Informationen sind später leichter wieder auffindbar. Mit Farben, Tabellen und Diagrammen stellen Sie die zentralen Punkte klar heraus, was Ihre Dokumentation visuell ansprechender und somit leichter verständlich macht. Eine übersichtliche und alle wesentlichen Aspekte abdeckende IT-Dokumentation spart Technikern und Support-Teams Zeit, die sie fortan der eigentlichen Problembehebung widmen können.
Strukturieren Sie Ihre Dokumentation
Erarbeiten Sie ein einheitliches Verfahren, nach dem sich alle Beteiligten bei der Dokumentation von Informationen richten sollten. Manche Programme zur IT-Dokumentation enthalten bereits entsprechende Vorlagen, die Sie nutzen können und die Ihnen helfen können, die richtige Struktur zu entwickeln. Eine solche Strukturierung erleichtert sowohl das Dokumentieren selbst wie auch das Arbeiten mit der erstellten Dokumentation.
Dokumentieren Sie durchgehend
Eine gute IT-Dokumentation wird laufend aktualisiert, deshalb sollte ihre Pflege zum festen Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit werden. Schließlich dient die Dokumentation der Aufrechterhaltung sowohl der Sicherheit wie des Betriebs Ihres Unternehmens. Zudem kann eine noch so gute IT-Dokumentation ihren Zweck nur erfüllen, wenn sie das gemeinsame Anliegen und Produkt aller Abteilungen eines Unternehmens ist, denn ansonsten wird sie außerhalb Ihrer eigenen Abteilung nicht genutzt und auch nicht gepflegt werden.
Warum IT-Dokumentation für Ihr Unternehmen wichtig ist
Best Practices gut und schön, aber brauche ich das in meinem Unternehmensalltag wirklich? Letztlich geht es um Wissensmanagement. Darunter versteht man die Bewahrung des Wissens und der Informationen einer Unternehmens, damit diese Ressourcen sowohl von den aktuellen wie künftigen Beschäftigten verwendet werden.
IT-Dokumentations-Software dient IT-Verantwortlichen als Instrument zum Wissensmanagement. Ihr Unternehmen wird davon gleich mehrfach profitieren:
Schnelleres Onboarding
Jedes Unternehmen kennt die Herausforderung: Neue Mitarbeitende müssen eingearbeitet und es muss geklärt werden, was genau ihre Aufgaben sind. Mit einer ordentlichen IT-Dokumentation geht das einfacher und schneller, da alle relevanten Informationen leicht zugänglich und gut strukturiert auffindbar sind. Insbesondere wenn neue Techniker:innen mit Informationen über die IT-Umgebungen einzelner Kunden oder Auftraggeber zu tun haben, ist dies von großem Wert.
Höhere Effizienz
IT-Dokumentation eignet sich sehr gut dazu, das Wissen eines Unternehmens sowohl zentral wie standardisiert zu organisieren. So wissen Techniker:innen immer, wo sie etwa Zugangsdaten, Prozesse oder Konfigurationen einsehen können, denn es gibt dafür einen zentralen Ort. Folglich muss nicht mehr mühsam an anderen Stellen nach der gesuchten Information über IT-Umgebungen gesucht werden, was viel Zeit einspart. Zudem ist eine zentrale Wissensdatenbank sehr viel leichter auf dem neuesten Stand zu halten.
Risikominimierung
Wenn ein/e Techniker:in das Unternehmen verlässt, nimmt er oder sie Unternehmenswissen mit, was dazu führen kann, dass der ganze Betrieb ins Stocken gerät. Die bestehende Gefahr einer Unterbrechung des Betriebes kann durch eine konsistente IT-Dokumentation von vorn herein gebannt werden. IT-Dokumentation archiviert das relevante Unternehmenswissen für den gegenwärtigen wie den künftigen Gebrauch. So kann sie etwa auch festhalten, wie Techniker:innen wiederkehrende IT-Aufgaben lösen sollen, zum Beispiel, wenn ein Backup scheitert oder der Verdacht besteht, dass Malware in die IT-Systeme eingedrungen sein könnte. Das Vorhandensein einer organisierten Dokumentation wird Unternehmen im Ernstfall dabei behilflich sein, die Probleme schneller zu überwinden und die Folgen abzumildern.
Verbesserte Sicherheit
Dass Zugangsdaten und andere Genehmigungen in unerlaubte Hände geraten könnten, ist eine der größten Sorgen von IT-Technikern und MSP’s. IT-Dokumentation kann dabei helfen, Zugangsdaten sicher zu verwalten, sodass nur die richtigen Personen darauf zugreifen können. Das gibt Ihnen die nötige Sicherheit, damit Sie sich ganz auf Ihre Kunden konzentrieren können.
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Fazit
Effektive IT-Dokumentation bietet Chancen und ist zugleich eine Notwendigkeit. Es ist absolut sinnvoll, die notwendige Zeit für eine solide Dokumentation zu investieren. Außerdem ist sie für die erfolgreiche IT-Operations-Management von essentieller Bedeutung. Eine ordentlich geführte Dokumentation sorgt für geschmeidige Abläufe und mehr Zufriedenheit, denn mit ihr können Sie sicher sein, dass alle für Ihre IT-Umgebung relevanten Daten gut verwaltet werden.
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