Es wäre nicht übertrieben zu sagen, dass die IT-Dokumentation entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens ist. Sie ist eine der wichtigsten Best Practices im IT-Betrieb und ermöglicht es Ihnen, Informationen über eine IT-Umgebung aufzuzeichnen, zu organisieren und zu speichern, von Geräteinformationen bis hin zu Passwörtern und Kontaktinformationen. Ohne eine gute Dokumentation kann Ihre IT-Abteilung nicht optimal arbeiten.
In Anbetracht seiner Bedeutung fragen Sie sich vielleicht, wie Sie die richtige Lösung für Ihre Bedürfnisse finden – und wie viel dieses Instrument kosten würde. In diesem Leitfaden für die Preisgestaltung von IT-Dokumentation werden die verschiedenen Faktoren erläutert, die die Kosten beeinflussen können, damit Sie eine möglichst fundierte Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen können.
Preismodelle für IT-Dokumentationssoftware
Der Hauptfaktor für die Kosten von IT-Dokumentationssoftware ist wohl das von Ihnen gewählte Preismodell. Es gibt heute viele Optionen, und obwohl der Markt mit einer Vielzahl von Anbietern aufwartet, die alle ihre Lösungen anpreisen, ist es am besten, eine auszuwählen, die den Anforderungen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht.
Erinnern Sie sich: Die Daten sollten immer im Mittelpunkt jeder Preisentscheidung stehen, die Sie treffen. Gehen Sie nicht von einer Einheitsstrategie aus oder, schlimmer noch, vergleichen und imitieren Sie, was Ihr Konkurrent tut. Es ist eine gute Idee, Ihre Sorgfaltspflicht zu erfüllen und herauszufinden, welche Art von IT-Dokumentationssoftware für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Abonnementbasierte Modelle
Abonnementbasierte Lösungen sind auf dem Vormarsch, und das aus gutem Grund. Dieses Modell der wiederkehrenden Abrechnung gibt Ihnen die Flexibilität, Ihre Software nach Bedarf aufzurüsten und anzupassen. Anstelle von Einmalzahlungsmodellen, die möglicherweise nicht die von Ihnen benötigten Funktionen enthalten, können Sie bei abonnementbasierten Preismodellen selbst bestimmen, welche Funktionen Sie für jeden Abrechnungszeitraum benötigen.
Anbieter wie NinjaOne arbeiten eng mit Ihnen zusammen, um Ihr abonnementbasiertes Modell so kosteneffizient wie möglich zu gestalten, indem sie sicherstellen, dass Sie nur für die Werkzeuge zahlen, die Ihr Unternehmen benötigt. Da jede Lösung anders ist, können die Preise je nach Komplexität Ihrer Software variieren. Dennoch ist es immer gut, sich bei Ihrem Anbieter zu erkundigen, ob er zusätzliche Schulungs- oder Einführungsgebühren verlangt!
Unbefristete Lizenzierungsmodelle
Bei diesem Modell wird eine Pauschalgebühr für ein einzelnes Produkt mit einem festen Funktionsumfang erhoben. Dies erscheint zwar einfacher zu verstehen und kann für etablierte Unternehmen mit einer klaren Vorstellung von den benötigten Dienstleistungen nützlich sein, bietet aber keine Flexibilität. Wenn Sie neue Produkte oder Funktionen hinzufügen möchten, müssen Sie dafür extra bezahlen.
Kostenlose vs. kostenpflichtige IT-Dokumentationssoftware
Ja, es gibt kostenlose Software, die Sie für Ihre IT-Dokumentation verwenden können. Diese Art von Software wird in der Regel von IT-Enthusiasten entwickelt, die anderen bei der Erfüllung ihrer geschäftlichen Anforderungen zu geringen oder gar keinen Kosten helfen wollen. Freie Software kann auch quelloffen sein, was für Unternehmen, die Wert auf Innovation und individuelle Anpassung legen, eine attraktive Option sein kann.
Natürlich ist freie Software kostenlos, was bedeutet, dass jeder sie nutzen kann. Dies erhöht Ihre Sicherheitsrisiken erheblich und sollte nicht in Betracht gezogen werden, wenn Ihr Unternehmen mit sensiblen Daten arbeitet, wie z. B. in der Regierung oder im Finanzsektor. Es ist auch zu beachten, dass kostenlose Software in der Regel nur begrenzte Funktionen und Merkmale aufweist.
5 Faktoren, die die Preise für IT-Dokumentationssoftware beeinflussen
Vielleicht haben Sie sich schon einmal gefragt: “Wie viel kostet IT-Verwaltungssoftware?” und sich gewünscht, es gäbe eine einzige Antwort auf Ihre Frage. Die Wahrheit ist, dass die meisten Anbieter maßgeschneiderte Lösungen für jeden Kunden anbieten, die auf dessen Zielen und verschiedenen anderen Faktoren basieren.
1. Wie IT-Dokumentationsdaten gespeichert und abgerufen werden
Jeder Hersteller bietet eine andere IT-Dokumentationssoftware an. Einige erstellen Dokumente, die als Webseiten angezeigt werden, während andere es Ihnen ermöglichen, Dateien als lesbare Inhalte herunterzuladen. Jede Lösung hat ihre Vor- und Nachteile, aber im Allgemeinen sollten Sie nach einem Anbieter suchen, der eine strukturierte und standardisierte Software anbietet, mit der Sie Ihre Dokumentation in verschiedenen Modulen organisieren können.
2. Anpassungen und Zusatzkosten
Eine effektive IT-Dokumentationssoftware sollte vollständig an Ihr Unternehmen angepasst werden können. Auf diese Weise können Sie jedes Asset, jeden Workflow und jedes Konto viel einfacher und bequemer dokumentieren. Ein maßgeschneidertes Dashboard ist auch für Ihre Techniker von Vorteil, da sie einen besseren Überblick über alle erfassten Informationen erhalten. Abgesehen davon tragen individuelle Anpassungen und andere Zusatzoptionen zu den Gesamtkosten bei.
3. Gebrauchsfertige Vorlagen
Idealerweise sollten Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der bereits einfach zu organisierende IT-Dokumentationsvorlagen anbietet, anstatt bei Null anzufangen. Dadurch wird der Zeitaufwand für die Dokumentation erheblich reduziert und Ihre IT-Abteilung kann die Software effektiv nutzen.
4. Umfang der Dokumentationsdaten
Verarbeitet Ihr Unternehmen eine große Menge an Daten? Komplexere Informationen erfordern Ressourcen auf höherer Ebene. Bei der Bewertung Ihres IT-Dokumentationsbudgets ist es ratsam, von Anfang an einen klaren Umfang der zu verwaltenden Informationen festzulegen, damit Sie Ihre Kosten effizienter verwalten können.
5. Integrationsmöglichkeiten mit anderen IT-Systemen
Einige IT-Dokumentationssoftware kann als Teil einer anderen Software angeboten werden, z. B. eines Fernüberwachungs- und -verwaltungssystems (RMM). NinjaOne zum Beispiel kombiniert Endpunktmanagement und IT-Dokumentation in einem einzigen Fenster, um unnötige Kontextwechsel zu vermeiden.
Wenn Sie sich jedoch für die Verwendung von IT-Dokumentationssoftware in einem einzigen Produktangebot entscheiden, sollten Sie sich bei Ihrem Anbieter nach den Integrationsmöglichkeiten erkundigen und fragen, ob zusätzliche Gebühren anfallen.
6. Umfang des Kundensupports und der angebotenen Schulungen
Ein kostspieliger Fehler, den Sie machen können, ist die Annahme, dass Sie keine Wartung oder Unterstützung benötigen werden. Selbst die besten MSPs und IT-Fachleute benötigen ein hervorragendes Kundensupportsystem, um auf die unweigerlich auftretenden Probleme eingehen zu können. Idealerweise sollten Sie mit einem Anbieter zusammenarbeiten, der in Bezug auf Kundenbetreuung und Serviceeinen guten Ruf genießt.
IT-Dokumentationssoftware ROI
Es ist leicht, sich zu fragen, ob eine bestimmte Software ihren Preis wert ist, und vielleicht fühlen Sie sich von einer Art Analyse-Lähmung überwältigt. Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, finden Sie hier einige bewährte Verfahren, die Sie berücksichtigen sollten:
- Ermitteln Sie die Ziele und Aufgaben Ihrer Organisation. Was soll Ihre IT-Dokumentationssoftware leisten?
- Führen Sie die direkten Kosten auf, einschließlich der Anschaffungskosten und der Kosten für Wartung, Upgrades und Support, und vergleichen Sie diese mit den immateriellen Kosten, wie z. B. verringerte Produktivität oder geringere Kundenzufriedenheit. Ein Expertentipp wäre, den immateriellen Kosten einen Dollarbetrag zuzuordnen, um den Vergleich zu erleichtern.
- Überprüfen Sie Ihr Budget für IT-Dokumentationssoftware regelmäßig mit Ihren wichtigsten Interessengruppen.
Minimieren Sie Wissensverluste mit dem richtigen IT-Dokumentationstool
Indem Sie Ihre IT-Informationen und -Prozesse dokumentieren, gewährleisten Sie Effizienz und Genauigkeit für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Eine effektive IT-Dokumentationssoftware standardisiert Prozesse und erleichtert den Abruf notwendiger IT- und Geschäftsdaten, so dass Ihr Team und alle anderen in Ihrem Unternehmen auf die gleiche Weise auf das gleiche Ziel hinarbeiten.
Die IT-Dokumentationssoftware von NinjaOne dokumentiert wichtige Informationen einfach und sicher in einer einheitlichen Lösung. Machen Sie noch heute den nächsten Schritt zur Verbesserung Ihrer Prozesse, indem Sie eine kostenlose Testversion vereinbaren oder sich eine Demo ansehen.
