Einleitung
Jeder MSP-Eigentümer oder IT-Verantwortliche in leitender Position kennt die Folgen, die ein Verlust von wertvollem, institutionellem Wissen mit sich bringt. Eine leistungsstarke IT-Dokumentation kann den Unterschied zwischen einem reibungslosen Betrieb oder Ausfällen, von Stunden oder sogar mehreren Tagen, bedeuten. Um diese kostspieligen Fehltritte zu vermeiden, wenden sich IT-Experten immer häufiger IT-Dokumentationssoftware zu, die dabei hilft, Kontextinformationen über ihre IT-Umgebung zu dokumentieren, zu standardisieren und zu verwenden.
In diesem Blogartikel gehen wir mehr ins Detail, um aufzuzeigen, wie IT-Dokumentation bei der Rationalisierung von Vorgängen helfen kann, sodass eine schnellere Lösung für Probleme von Endbenutzern möglich wird. Aber lassen Sie uns zuerst zwischen IT-Dokumentation und IT-Dokumentationssoftware unterscheiden.
IT-Dokumentation ist die zentralisierte Aufzeichnung aller Geräte, Software, Verzeichnisstrukturen, Benutzerprofile, Daten und Rahmenwerke, die für die Verwaltung und Organisation der gesamten IT-Umgebung verwendet werden. Diese Dokumentation kann viele Formen annehmen, sollte Ihnen jedoch sagen, worum es sich bei einem Asset handelt, wie etwas erledigt werden sollte, warum es so gemacht wird und wann etwas passiert.
IT-Dokumentationssoftware bezeichnet die tatsächlichen Werkzeuge, die zur Führung der Dokumentation oder Automatisierung einiger Schritte verwendet werden. Die Werkzeuge reichen in ihrer Komplexität von relativ einfachen und kostenlosen Lösungen, wie Google Docs oder OneNote zu stärker spezialisierten Lösungen, wie Ninja Dokumentation oder IT Glue. Open Source Lösungen wie Bookstack sind ebenfalls eine Option.
Die Vorteile von IT-Dokumentationssoftware verstehen sich von selbst
Wir sehen in jeder Branche einen rasanten Anstieg an neuen Geräten, die online gehen, neue Software, die verwendet wird – und neue Sicherheitsprobleme, die verwaltet werden müssen. Bei derart komplexen zu verwaltenden Umgebungen kann eine schlechte Dokumentation zu negativen IT-Ergebnissen führen. Aber moderne Probleme erfordern moderne Lösungen, und viele der heute verfügbaren IT-Dokumentationswerkzeuge sind sehr benutzerfreundlich und lassen sich leicht implementieren.
Einige der wichtigsten Vorteile von IT-Dokumentationssoftware umfassen:
- Kostenersparnis: Ob es sich um Zeiteinsparungen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder um Effizienzsteigerungen durch standardisierte Arbeitsanweisungen handelt, die IT-Dokumentation wirkt sich direkt auf das Geschäftsergebnis eines Unternehmens aus.
- Verbesserte Support-Vorgänge: Wenn ein Techniker auf Aufzeichnungen vergangener Aktionen auf einem Gerät zugreifen kann oder in der Lage ist, den Sollzustand einzusehen, wird seine Arbeit leichter und die Erfahrung des Endbenutzers verbessert sich ebenfalls. Viele Anbieter von IT-Dokumentationssoftware bieten eine API-Schnittstelle an, um Daten zu extrahieren, die dann von Support-Teams und auf anderen Plattformen genutzt werden können. Andere Lösungen haben die IT-Dokumentation in Support-Vorgänge nativ integriert, wie etwa Ninja Ticketing.
- Integrierte Sicherheit: Die richtige IT-Dokumentation kann ein wertvolles Instrument zur Verbesserung der Sicherheitsprozesse eines Unternehmens darstellen. Das können zum Beispiel die Dokumentation der Anforderungen beim Patching, das Hinterlegen von Passwörtern und Admin-Anmeldeinformationen oder die Einrichtung von Sicherheits-Checks im Laufe eines Prozesses sein.
Bekannte Herausforderungen im Zusammenhang mit IT-Dokumentation
Die Vorteile von IT-Dokumentation sind nicht zu unterschätzen. Die Zeit- und Effizienzersparnis einer guten Dokumentation machen sich schnell bezahlt, aber es richtig zu machen, erfordert die Überwindung einiger Hindernisse.
An erster Stelle steht dabei die vollständige Dokumentation einer Aufgabe. Einrichtung von Servern, Gerätekonfiguration, oder andere IT-Aufgaben müssen lückenlos abgebildet werden. Es gibt nichts Frustrierendes, als auf eine unvollständige Dokumentation zu verweisen und dann herauszufinden, dass nur die Hälfte der Schritte dokumentiert wurde. Oder noch schlimmer: überhaupt keine Dokumentation vorzufinden. In jedem dieser Fälle verbringen Techniker ihre Zeit damit, neue Dokumentation zu erstellen und das Rad neu zu erfinden, um eine brauchbare Lösung zu erzielen.
Ein weiteres Problem, mit dem IT-Experten konfrontiert werden, ist eine veraltete Dokumentation. Das geschieht, wenn Teams es versäumen, die Dokumentation periodisch zu prüfen und zu bearbeiten, um neue Standards wie Patching-Zeitpläne, zugelassene Software oder Konfigurationen für die Einrichtung eines neuen Benutzers zu berücksichtigen.
Diese beiden Herausforderungen können zu einer negativen Feedback-Schleife von geringem Vertrauen in die Dokumentation und somit weniger aktivem Engagement bei der Erstellung und Pflege von Dokumentation führen.
Beliebte IT-Dokumentationssoftware
Es gibt heutzutage zahlreiche Anbieter von IT-Dokumentationssoftware auf dem Markt, jede von ihnen mit eigenen Stärken, die verschiedene Unternehmen ansprechen. Einige der Qualitäten, die unter den Anbietern hervorstechen, sind Benutzerfreundlichkeit, Anpassbarkeit und Zugänglichkeit. Hier sind einige beliebte Anbieter von IT-Dokumentationssoftware, die man berücksichtigen sollte:
Ninja Dokumentation
In der Kern-Plattform von NinjaOne ist eine vollwertige IT-Dokumentationslösung nativ integriert, die Dokumentation zu einem übergangslosen Teil Ihrer IT-Verwaltung werden lässt. Ninja ermöglicht es Benutzern, alles innerhalb ihrer IT-Umgebung in einer standardisierten, strukturierten Form zu dokumentieren, um Daten einfach zu erheben und zu verwenden. Um Benutzern den Einstieg in die Dokumentation wichtiger Informationen zu erleichtern, bietet Ninja vorgefertigte Vorlagen zur Dokumentation von Informationen für Active Directories, Sicherheitsverwaltung und Lieferantenmanagement an. Dokumentierte Daten sind über Skripte und die NinjaOne API-Schnittstelle zugänglich.
IT Glue
IT Glue ist eine spezialisierte IT-Dokumentationssoftware, die sich mit vielen beliebten RMM und PSA Plattformen* integrieren lässt. IT Glue hilft Benutzern dabei, das gesamte Wissen innerhalb der IT-Umgebung zu finden, zu archivieren und zu verwalten. Das Unternehmen ist im Besitz von Kaseya.
IT Boost
Ein weiteres, von IT-Experten und MSP’s oft eingesetztes IT-Dokumentationswerkzeug heißt IT Boost. Es gehört ConnectWise und lässt sich mit führenden RMM- und PSA-Plattformen* integrieren. IT Boost bietet verschiedene Herangehensweisen für Dokumentation und Wissensmanagement in IT-Umgebungen. So bietet es zusätzliche Funktionen, wie Asset-Discovery und VoIP-Integrationen, um bei der Dokumentation von Support-Vorgängen zu helfen.
*NinjaOne bietet Integrationen sowohl mit IT Glue als auch IT Boost.
Open Source Dokumentationssoftware und kostenlose Alternativen
Für diejenigen, die gerade erst mit der IT-Dokumentation beginnen oder nach einer kostengünstigeren Alternative suchen, gibt es viele Möglichkeiten. Frei zugägnliche Open-Source-Lösungen verfügen zwar nicht über die speziellen Vorlagen und Funktionen von IT-Dokumentationssoftware, können aber dennoch einen immensen Beitrag für die Erstellung eines Archivs für das Unternehmenswissen leisten. Hier sind zwei beliebte Alternativen:
DocuWiki
DokuWiki ist eine benutzerfreundliche und höchst vielseitige Open Source Wiki-Software, die keine Datenbank erfordert. Die Einfachheit von Wartung, Backups und Integration macht sie zu einem Favoriten für Administratoren. Eingebaute Zugriffskontrollen und Connectoren zur Authentifizierung machen DokuWiki besonders interessant für Unternehmen und die große Zahl an von der Community erstellten Plugins erweitert die Einsatzmöglichkeiten weit über die gewöhnlicher Wikis hinaus.
Bookstack
BookStack ist eine einfache, selbst-gehostete, benutzerfreundliche Plattform für die Organisation und Archivierung von Informationen. Die Plattform teilt Dokumentation in drei Kategorien: Bücher, Kapitel, und Seiten. Die gesamte Dokumentation ist vollständig durchsuchbar und gut miteinander verbunden.
Fazit
IT-Dokumentation darf nicht ignoriert werden, wenn es Ihr Ziel ist, IT-Effizienz und -Produktivität zu steigern. Ohne Dokumentation könnten Patching-Pläne fehlen, wichtige Server-Konfigurationen verloren gehen und neue Mitarbeitern brauchen mehr Zeit, um sich einzuarbeiten.
In der heutigen, modernen IT-Umgebung ist eine gute Dokumentation das Rückgrat jeder Organisation und stellt ein entscheidendes Instrument zur Erreichung Ihrer Wachstumsziele dar. Um die Bedürfnisse der heutigen Unternehmen weiterhin zu erfüllen, hat sich spezialisierte IT-Dokumentationssoftware herausgebildet, um wichtige Teile des Dokumentationsprozesses zu rationalisieren und zu automatisieren, während die Daten besser genutzt werden können.
Sind Sie bereit, mit der Dokumentation Ihrer IT-Umgebung zu beginnen? Registrieren Sie sich für eine kostenlose Testversion von NinjaOne und sammeln Sie noch heute die ersten Erfahrungen mit der Nutzung von Ninja Dokumentation.
