NinjaOne Branchenwissen: Strategien für ein erfolgreiches IT-Team

Veraltete Abläufe und Technologien sind oft nicht in der Lage, wachsende Unternehmen zu unterstützen, was zu verschiedenen Leistungseinbußen führt, während das Geschäft sich weiterentwickelt. Ein IT-Team, das 50 Geräte verwaltet, muss grundlegend anders arbeiten, als ein IT-Team, das mit der Verwaltung von 500 Geräten betraut ist. Als Reaktion auf diese sich weiterentwickelnden Geschäftsanforderungen haben Unternehmen begonnen, sich mit Prozessautomatisierung zu befassen. Das spart Zeit und Geld für sich wiederholende, lästige Aufgaben. Laut dem Zapier-Bericht „State of Business Automation“ von 2021 geben 94% der Angestellten an, bei ihrer Arbeit sich wiederholende, zeitraubende Aufgaben auszuführen. Durch Automatisierung könnte diese Zeit besser für praktische Aufgaben genutzt werden. Leider ist die Bereitstellung von Ressourcen für Automatisierungen oft ein harter Kampf. Aufgrund komplexer Prozesse und hoher Anfangsinvestitionen müssen IT-Teams oft eine überzeugende Geschäftsplanung vorlegen, um die Zustimmung des Unternehmens zu erhalten.

Warum Unternehmen sich schwer tun, in Automatisierung zu investieren

Wo soll man anfangen

Automatisierung ist oft mit Komplexität verbunden, und IT-Teams, die bei Null anfangen, wissen oft nicht, wo sie anfangen sollen. In der von Camunda durchgeführten Studie 2023 State of Process Orchestration geben 79% der Befragten an, dass die Zeit, die für die Entwicklung und Abstimmung von Änderungen des Automatisierungsprozesses benötigt wird, einen Ressourcenengpass in ihrem Unternehmen darstellt. Da es so viele mögliche Richtungen gibt, haben Teams Schwierigkeiten zu entscheiden, welche Aufgaben zuerst automatisiert werden sollten. Und angesichts der Vielzahl potenzieller Automatisierungs-Workflows haben die Teams das Gefühl, komplexe Automatisierungen implementieren zu müssen, die oft zu kompliziert und schwer zu handhaben sein können. Wenn Sie mit der Automatisierung beginnen, ist es eine gute Faustregel, mit den leicht erreichbaren Zielen zu beginnen und sich von dort aus hochzuarbeiten. Ihr Team wird wahrscheinlich eine Liste sich wiederholender Aufgaben haben, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen und sich hervorragend für die Automatisierungen eignen. Holen Sie nicht nur Feedback von den Technikern ein, sondern sehen Sie sich direkt die Tickets an und achten Sie auf Aufgaben, die ein hohes Aufkommen haben.

Ausreichendes Personal für die Automatisierung

Die Implementierung neuer Automatisierungspraktiken und -Tools kann ein gewisses Maß an Erfahrung in diesem Bereich erfordern, die einigen Unternehmen fehlen mag, wenn sie noch nie in die Automatisierung investiert haben. Um diese neuen Prozesse adäquat zu unterstützen und zu implementieren, investieren Unternehmen Geld und Zeit in die Schulung bestehender IT-Mitarbeiter:innen, stellen neue Automatisierungsexperten ein, oder tun gleich beides. Die Kosten für die Einstellung und Ausbildung können eine Hürde darstellen, die von IT-Teams überwunden werden muss. IT-Teams sollten auch vorsichtig sein und sicherstellen, dass Burnout nicht zu einem Problem wird, wenn der Schulungsbedarf steigt. Teams können den Schulungsaufwand minimieren, indem sie die Out-Of-The-Box-Integrationen des Anbieters nutzen, um den Einstieg in den Automatisierungsprozess zu erleichtern.

Verfügbare Systeme sind nicht mit den Automatisierungsanforderungen kompatibel

In der Camunda Studie zum Stand der Prozess-Orchestrierung gaben 86% der IT-Führungskräfte an, dass sie bessere Werkzeuge benötigen, um die Überschneidungen in ihren Prozessen zu verwalten. Viele Unternehmen benötigen nicht nur die Genehmigung für weitere Schulungen und Software, sondern müssen auch innerhalb der Grenzen ihrer derzeitigen Plattformen arbeiten, um die Einführung neuer Prozesse zu ermöglichen. In vielen Unternehmen kann dies unmöglich sein, da Legacy-Systeme diese neuen Aktivitäten nicht unterstützen können. Das bedeutet, dass die Zusammenarbeit mit den Führungskräften und dem Rest des Unternehmens ein wichtiger Teil des Puzzles ist, um zusätzliche Investitionen zu gewährleisten.

Große Vorlaufkosten

Obwohl die Ergebnisse der Investition die Vorlaufkosten überwiegen, kann es schwierig sein, die Zustimmung der Führungskräfte zu erhalten, da sich die Vorteile der Automatisierung oftmals erst im Laufe der Zeit zeigen und nicht sofort. Damit sich die Führungskräfte mit ihren Ausgaben wohl fühlen, sollten die Teams in der Lage sein, ihnen Berichte und Metriken zur Verfügung zu stellen, um die verschiedenen Automatisierungsanforderungen der IT zu belegen. Automatisierung kann schwierig zu messen sein, daher sollten Sie sich für einige der größten Probleme entscheiden, da diese leicht zu verfolgen sind und den größten „Return on Investment“ bringen werden. Wenn Ihr Unternehmen durch Legacy-Systeme belastet ist, ist die Zustimmung zu Ihrer Investition ein unglaublich wichtiger Faktor auf Ihrem Weg zur Automatisierung.

Wie können sich Unternehmen für Investitionen in die Automatisierung erfolgreich vorbereiten?

1. Sammeln Sie Feedback vom IT-Team und bewerten Sie die aktuellen Prozesse auf Schwachstellen.  IT-Teams sollten wissen, an welchen Stellen Investitionen am effektivsten wären. IT-Führungskräfte sind sich möglicherweise nicht bewusst, wie viel Zeit für eine bestimmte Aufgabe verschwendet wird, daher sollten Manager:innen so viele Informationen wie möglich von ihrem Team einholen.
2. Beginnen Sie mit kleinen, reaktiven Aufgaben und erweitern Sie von dort aus.  Die wichtigsten Aufgaben, die Unternehmen automatisieren können, sind grundlegende Aufgaben, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Unternehmen sollten nicht mit komplexen Arbeitsabläufen beginnen, sondern mit einfachen Aufgaben, die eine große Wirkung haben können.
3. Informieren Sie Ihr Team (und sich selbst, falls erforderlich) über die Grundlagen der Automatisierung.  Wie bereits erwähnt, wissen Sie vielleicht nicht viel über die Welt der Automatisierung, wenn Ihr Team bei Null anfängt. Investieren Sie in Schulungen für sich und Ihr Team, um Ihre Automatisierungsprozesse so effizient wie möglich zu gestalten.
4. Fördern Sie das Wachstum innerhalb Ihres Teams.  Da Automatisierung eine aufblühende Branche ist, gibt es viele Möglichkeiten, das Wachstum innerhalb Ihres Teams zu fördern. Konzentrieren Sie sich auf den Ausbau ihrer Fähigkeiten und die Beförderung in automatisierungsorientierte Positionen aus den eigenen Reihen.
5. Ermutigen Sie das gesamte Unternehmen, die Automatisierung zu begrüssen.  Die Automatisierung sollte letztendlich über die regulären IT-Arbeitsabläufe hinausgehen und in den Rest des Unternehmens einfließen. Dazu ist es wichtig, eine Automatisierungsmentalität zu entwickeln, die den Rest des Unternehmens ermutigt.
6. Entwickeln Sie eine Strategie zur Messung des Automatisierungserfolgs.  Der Erfolg einer Automatisierungsplattform lässt sich oft nur schwer in Zahlen ausdrücken, daher sollten Sie diese Messungen vor der Implementierung durchführen, um eine gute Vorher-Nachher-Bilanz zu erhalten.

Erfahren Sie, wie Sie Ihre IT-Workflows automatisieren können

Die Automatisierung ist ein lohnender Weg, aber aller Anfang kann schwer sein. Und es ist wichtig zu wissen, dass es keine Einheitsgröße für die Automatisierung gibt und dass das, was für ein Unternehmen richtig ist, nicht unbedingt auch für ein anderes gilt. Mit einem kohärenten Plan, einer zuverlässigen Plattform und Erfolgsmessungen kann es jedoch einfacher als erwartet sein, Automatisierung zu implementieren. Wenn Sie einige Ihrer sich wiederholenden IT-Prozesse automatisieren möchten und einen Anbieter benötigen, der Ihnen dabei hilft, bietet die NinjaOne-Plattform leistungsstarke Automatisierungsfunktionen für Ihre zeitaufwändigsten Aufgaben. Unser Richtlinien-Management bietet die Möglichkeit, Änderungen flexibel auf Unternehmensebene, für bestimmte Standorte, in benutzerdefinierten Gruppen oder nur an einzelnen Endgeräten vorzunehmen.