Die Vorteile von Hybrid- und Remote-Arbeitsmodellen sind schon seit einiger Zeit bekannt, und für viele Unternehmen war die Corona-Pandemie der entscheidende Impuls, den Übergang zu beginnen.
Als diese Unternehmen zum ersten Mal Remote-Arbeit anboten, hatten sie die Gelegenheit, aus erster Hand zu erfahren, wie wertvoll dies für ihr Unternehmen sein kann. Wer würde nicht gerne für weniger Büroräume bezahlen und von erheblich geringeren Betriebskosten profitieren? Darüber hinaus schienen das Engagement und die Zufriedenheit der Angestellten stetig zu steigen, sobald sie aus ihren „Arbeitszellen“ befreit waren.
Ein dezentralisiertes Team bringt aber auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Während einige Unternehmen das Modell der dezentralen Belegschaft auf Anhieb erfolgreich umgesetzt haben, hatten viele andere mit Produktivitätseinbußen, Mitarbeiterfluktuation und Kommunikationslücken zu kämpfen.
In diesem Artikel erörtern wir die Hürden, die mit Remote-Arbeitsplätzen einhergehen, wie die IT dieses Modell unterstützen kann und was IT-Fachleute tun können, um Unternehmen beim Management ihrer Remote-Angestellten zu helfen.
In diesem Artikel werden folgende Themen angesprochen:
- Probleme bei der Umstellung auf Remote-Arbeitsplätze
- IT-Herausforderungen beim Management von Remote-Teams
- Tipps zum Aufbau und Management von Remote-Nutzer:innen
9 Herausforderungen bei Remote-Arbeitsplätzen
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Kommunikation
Die meisten sind sich einig, dass die größte Herausforderung bei der Remote-Arbeit die Kommunikation ist. Allerdings muss sich erst noch herausstellen, ob es sich dabei um ein echtes Problem handelt oder einfach nur um eine Veränderung der Art und Weise, wie Kommunikation stattfindet.
Klar ist, dass es keinen Mangel an Kommunikationsmöglichkeiten gibt, und jeder, der einen Terminplan voller Zoom-Calls hat, weiß, dass es auch aus der Ferne möglich ist, Meetings abzuhalten. Was sich tatsächlich geändert hat, ist, dass spontane Kommunikation – wie das Zusammentreffen mit einer Kollegin am Kaffeeautomat oder der Umweg über das Büro eines Kollegen auf dem Weg zum Kopierer – nicht mehr stattfindet.
Manche glauben, dass dies bedeutet, dass die gesamte Kommunikation geplant und terminiert werden muss, aber das stimmt nicht ganz. Unternehmen, die ein Tool wie Slack nutzen, wissen, dass es immer noch Möglichkeiten gibt, zwanglos und spontan zu kommunizieren, sogar in großem Umfang.
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Zusammenhalt im Team
Einige Unternehmen haben gelernt, dass es schwierig sein kann, den Zusammenhalt zwischen Büro- und Remote-Angestellten aufrechtzuerhalten. Die Möglichkeit, dass Büroangestellte zusätzliche Aufmerksamkeit oder Annehmlichkeiten erhalten, ist recht groß, wenn sie sich ein Büro mit der Geschäftsleitung teilen. Das kann dazu führen, dass sich Remote-Mitarbeiter:innen vom Rest des Teams ausgeschlossen fühlen.
Man sollte sicherstellen, dass sich die Remote-Angestellten einbezogen fühlen, sei es, dass sie zu Besprechungen hinzugezogen werden oder vielleicht eine Essenslieferung von Ubereats erhalten, wenn es ein Mittagessen im Büro gibt.
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Mikromanagement
Es ist nicht ungewöhnlich, dass eine Vorgesetzte die Entfernung „kompensiert“, indem sie die Remote-Angestellten zu stark kontrolliert. Zu viele Kontrollbesuche, zahlreiche Anfragen nach Neuigkeiten und unaufgefordertes Feedback können die Produktivität beeinträchtigen und schaden letztendlich mehr als sie nützen.
Am besten (und in gewisser Weise auch notwendig) ist es, ein ergebnisorientiertes Führungsmodell einzuführen, bei dem sich die Erwartungen an der Erreichung von Zielen orientieren und nicht an minutiöser Nachverfolgung der Arbeitsaktivitäten. Kontrollbesuche sind in Maßen in Ordnung, aber der Erfolg eines Remote-Arbeitsmodells beruht auf gegenseitigem Vertrauen – und nicht auf Mikromanagement.
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Vertrauensaufbau
Das führt uns zur nächsten Herausforderung. Der Aufbau von Vertrauen ist ein Prozess, der in beide Richtungen erfolgen muss. Der Arbeitgeber muss seinen Angestellten vertrauen, aber auch die Angestellten müssen an das Unternehmen und die Arbeit, die sie tun, glauben.
In den meisten Fällen ist das Management das Gesicht des Unternehmens in dieser Interaktion. Es ist seine Aufgabe, die Remote-Angestellten zu motivieren und zu unterstützen. Einfühlungsvermögen ist hier der entscheidende Faktor.
Auch das Teambuilding ist von entscheidender Bedeutung – vielleicht sogar noch mehr als in einer physischen Büroumgebung. IT-Fachleute können bei der Planung virtueller Teambuilding- oder gesellschaftlicher Veranstaltungen wie Happy Hours oder Spiele-Events helfen.
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Produktivität
Dies ist das größte Problem und wahrscheinlich auch die größte Sorge von Geschäftsinhabern, wenn sie zu einem Remote-Arbeitsmodell wechseln.
„Wird die Arbeit auch wirklich erledigt?“
Wenn dann Panik einsetzt, kehren Chefs oft zum Mikromanagement zurück, das wir gerade angesprochen haben. Damit es nicht so weit kommt, setzen Sie am besten eine Art Projektmanagement-Software ein.
IT-Fachleute sind mit diesen Tools vertraut, aber nicht jedes Unternehmen musste sie in der Vergangenheit einsetzen. Sie können Erfolge erzielen, indem Sie die Geschäftsleitung in eine passende Projektmanagementlösung einführen, mit der sie Fortschritte und Etappenziele nachverfolgen kann, ohne die Angestellten ständig nach Neuigkeiten zu fragen.
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Arbeitsbelastung
Ein Problem, das mit dem Verlust des persönlichen Kontakts einhergeht, ist die Schwierigkeit, die Arbeitsbelastung der Angestellten einzuschätzen. Das perfekte Gleichgewicht ist erreicht, wenn jede Arbeitskraft ausgelastet ist und keine Angestellte über- oder unterbeschäftigt ist.
Das ist schon in einem „normalen“ Büro schwer zu erreichen, aber noch schwieriger ist es bei der Remote-Arbeit. Manager:innen müssen bewusst Maßnahmen ergreifen, um die Arbeitsbelastung zu messen und mögliche Burnouts zu vermeiden.
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Engagement
Einigen Angestellten fällt es nicht schwer, sich zu engagieren, egal ob sie an einem Schreibtisch in der Geschäftsstelle sitzen oder von der Couch aus arbeiten.
Während das Engagement bei der Umstellung auf einen Remote-Arbeitsplatz selten als großes Problem genannt wird, kann es über längere Zeiträume dennoch problematisch werden. Der Mangel an persönlicher Interaktion zermürbt einige Persönlichkeitstypen und führt schließlich dazu, dass sie sich von anderen – und vom Ziel des Unternehmens – abgekoppelt fühlen.
Es ist wichtig, gute Arbeit anzuerkennen, konsequentes Feedback zu geben und Maßnahmen zu ergreifen, die sicherstellen, dass sich Remote-Angestellte mit dem „großen Ganzen“ identifizieren können.
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Grenzen setzen
Wenn ein Angestellter beginnt, von zu Hause aus zu arbeiten, kann man nicht davon ausgehen, dass er immer arbeitet oder für die Arbeit verfügbar ist.
Ein Vorteil des physischen Büros, der bei der Remote-Arbeit verloren geht, ist die Einfachheit, sich am Ende des Tages abzumelden und die Arbeit ruhen zu lassen. Wenn das eigene Zuhause gleichzeitig der Arbeitsplatz ist, verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben oft.
Es liegt letztendlich in der Verantwortung der Angestellten, dies in ihrem eigenen Zuhause zu regeln, aber der Arbeitgeber sollte zumindest versuchen, dabei zu helfen. Ein Anfang ist es, feste Zeiten festzulegen, zu denen Remote-Angestellte für Anrufe und Besprechungen zur Verfügung stehen sollten. Führungskräfte sollten es auch vermeiden, Remote-Angestellte außerhalb der normalen Geschäftszeiten zu kontaktieren.
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Ablenkung
Büros sind kontrollierte Umgebungen, aber die Wohnungen der Angestellten sind oft voll von Ablenkungen. Fernseher, Computerspiele, Haustiere, Kinder – all das sind Faktoren, die Remote-Angestellte einplanen beziehungsweise ignorieren müssen, um ihre Arbeit erledigen zu können.
Arbeitgeber können ein ablenkungsfreies Arbeiten erleichtern, indem sie von ihren Angestellten verlangen, dass sie zu Hause einen Raum haben, der ausschließlich für die Arbeit genutzt wird. Viele Unternehmen haben außerdem festgestellt, dass der beste Weg, die Produktivität insgesamt zu gewährleisten, darin besteht, Anreize für gute Arbeit und Anwesenheit zu schaffen.
Die größten IT-Herausforderungen beim Management von Remote-Arbeitsplätzen
Neben den Herausforderungen, mit denen die Geschäftsleitung konfrontiert ist, sehen sich auch IT-Fachleute mit den Problemen konfrontiert, die die Revolution der Remote-Arbeit mit sich bringt. Zu den häufigsten Herausforderungen, die wir beobachten konnten, gehören:
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Migration in die Cloud
Da Remote-Arbeitskräfte Zugang zu IT-Ressourcen und -Anwendungen benötigen, ist die Migration von lokalen, internen Zugangsservern in die Cloud angesagt. Dies führt zu Herausforderungen bei der Geschäftskontinuität und zu Komplikationen bei der Dateistruktur und -zuordnung.
IT-Teams und MSPs haben die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Nutzung von Dateiservern durch Remote-Angestellte während und nach dem Migrationsprozess nicht unterbrochen wird. Zu einer kontinuierlich funktionierenden Arbeitsumgebung gehört eine gemappte Laufwerksstruktur, mit der die Angestellten vertraut sind, und auch die Active Directory- und NTFS-Berechtigungen der Angestellten muss vollständig integriert werden.
Die gute Nachricht ist, dass die Anbieter von verwalteten IT-Dienstleistungen schon vor dem massiven Anstieg der Remote-Arbeit eine Menge Erfahrung mit diesen Problemen hatten. Erfolgreiche Cloud-Migrationen waren einer der Hauptgründe dafür, dass MSPs auch in und nach der Pandemie profitabel arbeiten konnten.
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Aktualisierung von Firewalls und VPN-Systemen
IT-Fachleute neigen dazu, ständig über Cybersicherheit nachzudenken. Das gilt umso mehr, wenn man über Remote-Arbeit spricht. Schließlich bedeutet die Arbeit von zu Hause aus, dass die Angestellten nicht unbedingt verschlüsselte Kanäle für den Datenaustausch und die Kommunikation verwenden.
MSPs haben Unternehmen dabei geholfen, den Zugang ihrer Beschäftigten und die gemeinsame Nutzung von Daten durch den Einsatz von Virtual Private Networks (VPNs) zu schützen. Ein VPN bietet einen verschlüsselten Tunnel zwischen dem Angestellten und dem Internet, um Man-in-the-Middle-Angriffe zu verhindern.
Aufgrund der Dezentralisierung mussten auch die Georichtlinien der Firewalls überarbeitet und aktualisiert werden, um den Remote-Angestellten entgegenzukommen.
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Sicherheit von Office 365
Da sich viele Unternehmen mit der Umstellung auf Remote-Arbeitsmodelle beeilten, kam es zu einer massenhaften Einführung von Collaboration-Tools – insbesondere Office 365. Leider waren die Unternehmen dabei so schnell, dass viele die Sicherheitsrisiken vernachlässigten, die damit einhergingen.
Das Problem wurde so groß, dass das US-amerikanische Department of Homeland Security eine Warnung herausgab, in der verschiedene Sicherheitsmaßnahmen zum Hardening einer Office 365-Umgebung beschrieben wurden. Dazu gehören:
- Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für Administrator:innen
- Konfiguration der rollenbasierten Zugriffskontrolle (Role Based Access Control, RBAC) nach dem Prinzip der geringsten Berechtigung
- Implementierung von Regeln und Richtlinien für den bedingten Zugriff
- Sammeln von Audit-Protokollen
- Sicherstellen, dass alle Benutzer:innen MFA verwenden
- Einrichten von Warnungen bei verdächtigem Verhalten (ATP)
Auch hier konnten MSPs gut unterstützen. Da sie bereits über die erforderliche Sicherheitserfahrung verfügten, konnten MSPs schnell dafür sorgen, dass die Office 365-Umgebungen ihrer Kunden sicher waren.
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Standardisierung von MFA/2FA
„Dank“ der Flut von Spam-E-Mails und Phishing-Versuchen, die auf die Pandemie folgte, wurde die Welt mit dem Konzept der Multi-Faktor-Authentifizierung sehr vertraut. Wir wissen heute, dass MFA eine wirksame Sicherheitsmaßnahme ist, und jede Anwendung, die 2FA oder MFA unterstützt, sollte aktiviert werden, um Phishing zu verhindern.
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Migration von lokalen Servern zu SharePoint
Da SharePoint eine sehr nützliche Plattform für die Arbeit an entfernten Standorten ist, hat seine Beliebtheit im vergangenen Jahr stark zugenommen. Viele Unternehmen waren von der Idee eines funktionsreichen, zentralen Portals begeistert, über das Arbeiterinnen und Arbeiter kommunizieren und zusammenarbeiten können – und die allgemeine Vertrautheit mit Microsoft hat auch nicht geschadet.
Wie Sie wissen, kann die Migration lokaler Dateiserver zu SharePoint zeitaufwändig sein und viele menschliche Fehler bergen. Dies war eine weitere Aufgabe, die MSPs und ihr Fachwissen ins Rampenlicht rückte.
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Absicherung von privaten Netzwerken
Unternehmensnetzwerke sind in der Regel weitaus sicherer eingerichtet als private Netzwerke daheim. Cyberkriminelle haben es insbesondere auf Heim-Router abgesehen, da diese oftmals einfache Ziele für Daten- und Identitätsdiebstahl sind.
Ein Heimnetzwerk kann durch mehrere Sicherheitsebenen gesichert werden, die Endpunkte, den Cloud-Zugang und das gesamte Netzwerk schützen, aber eine normale Angestellte, die von zu Hause aus arbeitet, hat es möglicherweise schwer, all diese Puzzleteile richtig zusammenzusetzen.
Ein MSP kann das nötige Fachwissen bereitstellen, um sicherzustellen, dass Remote-Angestellte mit den gleichen Sicherheitsstandards wie das Büronetzwerk geschützt sind.
Tipps zum Aufbau und zur Steuerung von Remote-Teams
Eine Geschäftsinhaberin oder ein IT-Fachmann, die Remote-Arbeit ermöglichen wollen, sollten zunächst ihre Vorgehensweise planen. Dies ist der beste Weg, um Ausfälle, Produktivitätsverluste oder neue Schwachstellen in der Cybersicherheit zu vermeiden.
Sie können starten, indem Sie festlegen, wie Ihr Remote-Arbeitsmodell konfiguriert und dokumentiert werden soll:
- Identifizieren Sie die Remote-Benutzer:innen. Handelt es sich um Einzelpersonen, Remote-Netzwerke oder beides?
- Bestimmen Sie in einer hybriden Umgebung, wie Sie mobile Benutzer:innen, Remote-Angestellte und Büroangestellte miteinander verbinden wollen.
- Legen Sie fest, wie sich die Benutzer:innen mit dem Netzwerk verbinden. (Thin-Client? Webbasierte Anwendung? Client/Server?)
- Legen Sie fest, wie Sie die Benutzer:innen unterstützen wollen und welche Remote-Zugangssoftware (RMM-Tool) Sie verwenden.
- Legen Sie Richtlinien für die Datensicherung von Remote-Angestellten fest und testen Sie Backup-Lösungen regelmäßig
- Richten Sie Sicherheit und Authentifizierung für Remote-Angestellte in Form von Firewalls und VPNs ein. Aktivieren Sie IPSec und/oder SSL-Verschlüsselung.
IT aus der Ferne verwalten: RMM
Der Trend zur Remote- und Telearbeit bringt viele Herausforderungen mit sich, von denen viele spezifisch für die Tools und Technologien sind, mit denen dies möglich ist. Während sich das Management an die veränderte Arbeitsweise der Angestellten anpassen muss, muss sich die IT-Abteilung darauf einstellen, wie sich die Daten innerhalb des Unternehmens bewegen.
Außerdem müssen Sicherheitskonzepte und Geschäftskontinuität so dezentralisiert werden, dass sie alle Mitarbeiter:innen unabhängig von ihren Standorten einbeziehen – eine Herausforderung, der sich Managed Service Provider immer wieder gestellt haben und weiterhin stellen müssen.
Das Herzstück ihrer Arbeit ist ein Tool für Remote Monitoring und Management (RMM), das es dem IT-Team ermöglicht, auf jedes Gerät im Netzwerk zuzugreifen, es zu schützen und Fehler zu beheben, unabhängig vom Standort.
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