Die strategische IT-Planung verstehen: Überblick mit Beispielen

Ebenso wie Proaktivität eine notwendige Tugend für ein hervorragendes IT-Team ist, ist auch die Fähigkeit zur strategischen IT-Planung unerlässlich. Ein guter Strategieplan ist eine IT-Roadmap, die die IT-Ziele und -Strategien Ihres Unternehmens für die nächsten Jahre klar vorgibt. Bei der strategischen Planung sollten Sie Ihre Serviceziele auch mit den allgemeinen Zielen des Unternehmens abstimmen, um die Kontinuität des Geschäftsbetriebs und eine wirksame Katastrophenvorsorge und -wiederherstellung zu gewährleisten.

Vorherzusagen, wie sich die Dinge verändern werden, kann schwierig sein, da der Arbeitsplatz zunehmend auf Remote-Konnektivität und Cloud-basierte Anwendungen angewiesen ist. Früher konnten sich Unternehmen darauf verlassen, dass die meisten Mitarbeiter innerhalb der Grenzen des Unternehmensnetzes mit Geräten arbeiten, die ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden. Mit der Zunahme von Hybrid- und Fernarbeit ist dies jedoch nicht mehr der Fall. IT-Dienstleister stehen vor größeren Herausforderungen als je zuvor. Sie müssen eine strategische Planung vornehmen, um diese angemessen zu bewältigen.

Was ist strategische IT-Planung?

Ihre strategische IT-Planung sollte zu Leitlinien oder Gesamtzielen für Ihr Unternehmen führen, insbesondere für Ihre technologische Infrastruktur. Diese Pläne entsprechen in groben Zügen den Gesamtzielen Ihres Unternehmens, die sich von den alltäglichen IT-Strategien unterscheiden, die Sie zur Lösung von Problemen, zur Behebung von Schwachstellen und zur Verwaltung von Vermögenswerten einsetzen. Die strategische Planung ist langfristig angelegt und gibt Ihnen Ziele vor, auf die Sie bei der Umsetzung Ihrer IT-Strategien hinarbeiten können.

Es besteht ein Zusammenhang zwischen der strategischen IT-Planung und der strategischen Unternehmensplanung. Bei der strategischen IT-Planung legen Sie Ziele fest, die in der Regel bis zu fünf Jahre in die Zukunft reichen, und diese Ziele betreffen Ihr Infrastrukturmanagement, entsprechen aber den allgemeinen strategischen Plänen des Unternehmens. Ihre IT-Ziele sollten die Ziele Ihres Unternehmens ergänzen und unterstützen. Was in der IT-Abteilung geschieht, wirkt sich in der Regel auch auf den Rest des Unternehmens aus, sei es die erfolgreiche Implementierung von Remote-Konnektivität oder das Versagen bei der Eindämmung von Malware.

Die Wichtigkeit einer strategischen IT-Planung

Verbessern Sie Ihre Entscheidungsfindung

Mit einem gut durchdachten Framework, das Ihre Ziele umreißt, können Sie Ihre Entscheidungsprozesse vereinfachen und verbessern und die Ressourcenzuweisung optimieren. Anstatt einmalige Entscheidungen zu treffen, die nur auf den aktuellen Informationen basieren, können Sie die Ziele Ihres Unternehmens berücksichtigen und fundiertere Entscheidungen treffen. Klar umrissene Ziele ermöglichen es Ihnen, Optionen schneller zu bewerten und gleichzeitig ein klares Ziel vor Augen zu haben.

Sie können auch Aufgaben an Ihr Team delegieren und wissen, dass es seine Aktionspläne mit den vorgegebenen Richtlinien vergleichen kann. Ein klarer Plan hilft Ihrem Team auch, Risiken zu mindern und Herausforderungen zu bewältigen, ohne das große Ganze aus den Augen zu verlieren.

Verbesserung der IT-Anschaffungen

Wenn Sie die Anschaffung von Software oder Hardware in Erwägung ziehen, bietet Ihnen die strategische IT-Planung eine Orientierungshilfe, mit der Sie feststellen können, ob eine Anschaffung letztendlich Ihren langfristigen Zielen zugute kommt. Wenn Sie versuchen, Prioritäten für Ihre Projekte zu setzen, ist es hilfreich, wenn Sie wissen, wo Sie in drei Jahren stehen wollen, damit Sie zuerst die Projekte abschließen können, die am meisten zu diesen Zielen beitragen.

Unternehmensanforderungen vorhersehen

Ein weiterer Vorteil der strategischen Planung und IT-Prognose ist die frühzeitige Einschätzung des Bedarfs Ihres Unternehmens im Laufe der Zeit. Indem Sie vorhersehen, wie sich Ihre Infrastruktur verändern und erweitern muss, um die in Ihrem Plan festgelegten Ziele zu erreichen, fördern Sie Innovation und technologischen Fortschritt innerhalb des Unternehmens.

IT-Agilität und Anpassungsfähigkeit

Zu guter Letzt ermöglicht die strategische Planung Agilität und Anpassungsfähigkeit in einer dynamischen IT-Landschaft. Es hilft Ihnen, sich effizient auf Veränderungen in Ihrem Umfeld einzustellen und auf unerwartete Probleme angemessen zu reagieren. Anstatt sich in einer Entscheidungslähmung zu verlieren, können Sie und Ihr Team sich auf Lösungen konzentrieren, die mit dem strategischen Plan übereinstimmen, und Sie können Lösungen umsetzen, die proaktiv entwickelt worden sind.

5 Schlüsselkomponenten eines IT-Strategieplans

Ein effektiver IT-Strategieplan umfasst mehrere Schlüsselkomponenten, die sicherstellen, dass der Plan relevant, nützlich und umfassend ist. Achten Sie bei der Erstellung Ihres Plans auf Folgendes:

• Abstimmung von IT-Projekten auf Unternehmensziele: Wenn Sie Ihren IT-Strategieplan erstellen, sollte er von der strategischen Gesamtplanung Ihres Unternehmens beeinflusst werden. Unabhängig davon, ob Sie bestimmte finanzielle Ziele oder Wachstumsvorgaben im Auge haben, sollte Ihr Plan diese Bemühungen widerspiegeln und unterstützen. Wenn Sie Projekte planen, sollten Sie den Projekten, die die Unternehmensziele am meisten unterstützen, Vorrang einräumen.

• Erstellung einer IT-Roadmap für zukünftige Einführung und Aufrüstung von Technologien: Wie bei allen Projekten sollten auch bei Modernisierungen oder Anschaffungen die langfristigen Ziele an erster Stelle stehen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise seinen Umsatz innerhalb von fünf Jahren verdoppeln möchte, wird die benutzerfreundlichere Gestaltung der in die Jahre gekommenen Website Vorrang vor der Aufrüstung der unternehmensweiten Arbeitsstationen haben.

• Erstellung von IT-Richtlinien und -Verfahren für Cybersicherheit und Datenschutz: Teil der strategischen Planung ist es, proaktiv Katastrophen vorzubeugen. Ein Malware-Angriff kann die Ziele Ihres Unternehmens durch Geld- und Betriebszeitverluste zurückwerfen, und ein Daten-Leak kann den Ruf Ihres Unternehmens schnell schädigen. Die Auswirkungen von Katastrophen wie diesen können durch eine wirksame und proaktive Vorbereitung gemildert (oder möglicherweise vermieden) werden. Wenn es um Ihre Sicherheit geht, wollen Sie nicht unvorbereitet getroffen werden. Erstellen Sie Richtlinien und Zugangskontrollen, die den Zugang zu Daten und Infrastrukturen beschränken.

• Standardisierung der IT-Dienste: Durch die Festlegung eines Standardverfahrens für die Erbringung von Dienstleistungen können sich die Techniker:innen auf ihre Aufgaben konzentrieren und die Zeit, die sie für die Bearbeitung eines Problems benötigen, verringern. Dies macht es auch für Techniker:innen einfacher, in Projekte oder Support-Aufgaben ein- und wieder auszusteigen und die Person, die die Aufgabe übernimmt, kann die Arbeit besser erledigen, wenn sie nicht erst über den genauen Prozess für eine bestimmte Aufgabe informiert werden muss. Sie sollten auch neue erforderliche Dienste und bewährte Verfahren einführen, damit die Dinge in Zukunft reibungslos ablaufen.

• Festlegung von Zielen, Leistungsmetriken und wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs): Grundlegende Leitlinien sind gut, aber es ist schwierig, die eigene Leistung ohne Messungen zu beurteilen. Wenn Sie Ihre Ziele festlegen, sollten diese sowohl konzeptionell als auch quantitativ sein. Um auf das frühere Beispiel zurückzukommen: Wenn Ihr Unternehmen seinen Umsatz innerhalb von fünf Jahren verdoppeln möchte, sollte es jährliche Benchmarks haben, und Ihr Plan sollte Leistungsziele vorsehen, die zu diesen Benchmarks beitragen Es ist auch wichtig zu beurteilen, ob Ihre Technologie diese Ziele noch effektiv unterstützt oder ob Upgrades erforderlich sind, um die Leistung zu verbessern.

Strategischer IT-Planungsprozess

Da Sie nun wissen, was Ihre strategische IT-Planung beinhalten sollte, besteht der nächste Schritt darin, die Schlüsselkomponenten für die Erstellung dieses strategischen Plans zu verstehen.

Bewertung

Um eine Ausgangsbasis zu schaffen, müssen Daten über die aktuelle IT-Infrastruktur und deren Fähigkeiten gesammelt und analysiert werden. Um zu wissen, was Sie realistisch erreichen können, ist es auch wichtig, eine Bestandsaufnahme Ihrer Ressourcen vorzunehmen. Führen Sie eine IT-Kapazitätsplanung durch, um sicherzustellen, dass Ihre aktuelle Hardware, Datenspeicherlösungen und Ressourcen ausreichen, um mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt zu halten.

Sie sollten auch das IT-Asset-Lifecycle-Management für eine effiziente Nutzung und Stilllegung von Anlagen berücksichtigen. Viele Unternehmen stellen fest, dass mehrere Abteilungen die Vermögenswerte verfolgen (manchmal redundant und manchmal gar nicht), was die Geräteinventur ineffizient und oft ungenau macht. Um einen genauen Überblick über Ihre verfügbaren Ressourcen zu erhalten, sollten Sie Ihr IT-Asset-Management zentralisieren. Wenn Sie wissen, wo Sie sind, können Sie feststellen, wohin Sie wollen.

Langfristige Ziele

Schauen Sie sich aufkommende Technologien und Branchentrends an und überlegen Sie, wie diese Ihnen helfen können, die Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen. So wird beispielsweise die Arbeit an entfernten Standorten immer häufiger, und es könnte ein wünschenswerter Schwerpunkt Ihrer Planung sein, bei der Sicherung von Remote-Geräten und der Verbesserung von Konnektivität und Kommunikation die Nase vorn zu haben.

Erstellen Sie eine IT-Mission, die mit der Gesamtmission Ihres Unternehmens übereinstimmt, damit Ihre Bemühungen dem gesamten Unternehmen über mehrere Jahre hinweg zugute kommen. Ihr Plan sollte zukunftsorientiert sein und es Ihnen ermöglichen, über unmittelbare Krisen hinauszublicken, und er muss so flexibel sein, dass er im Laufe der Zeit überarbeitet werden kann.

Denken Sie auch an den finanziellen Aspekt. Die IT kann nur einen kleinen Teil des Budgets beanspruchen, da sie nur ein Teil einer größeren Organisation ist. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Finanzprognosen Ihres Unternehmens und die potenziellen Ausgaben für die IT-Infrastruktur in den nächsten drei bis fünf Jahren berücksichtigen, und stellen Sie sicher, dass die beiden Prognosen miteinander vereinbar sind. Wenn dies nicht der Fall ist, sollten Sie überlegen, wie Sie die Kosten senken, die Ressourcen besser zuordnen und die Effizienz steigern können, um das Budget Ihres Unternehmens zu erfüllen.

Kurzfristige Maßnahmen

Die Entwicklung spezifischer Strategien und Aktionspläne für den kurzfristigen Bereich ist jedoch ebenfalls notwendig. Erstellen Sie bei der Erstellung Ihres Plans eine IT-Roadmap mit Aufgaben oder Maßnahmen, die Sie in naher Zukunft umsetzen können.

Nehmen wir zum Beispiel an, das Ziel Ihres Unternehmens ist es, die Effizienz zu steigern. In diesem Fall könnte eine Ihrer Maßnahmen darin bestehen, eine Fernwartungs- und Überwachungslösung zu implementieren, um die Zeit zu verringern, die IT-Techniker mit Reisen und der Erledigung grundlegender Aufgaben verbringen. Sie könnten auch Betracht ziehen IT-Asset-Management-Software (ITAM) zu verwenden, um IT-Ressourcen zu verfolgen und zu optimieren.

Auswertungen

Zu guter Letzt sollten Sie den IT-Strategieplan umsetzen, überwachen und bewerten. Es kann einige Wochen oder Monate dauern, bis alle Fehler in Ihrem Plan behoben sind. Vergewissern Sie sich daher regelmäßig, dass Ihre IT-Roadmap eine wirksame Richtschnur für Ihre Aufgaben ist und dass die laufenden Projekte vollständig auf Ihre Ziele abgestimmt sind.

Denken Sie daran, dass ein Strategieplan nicht unbedingt alle fünf Jahre fertig gestellt wird. Sie sollten Ihre Ziele und Prioritäten in regelmäßigen Abständen überprüfen, um Änderungen bei der Verfügbarkeit von Ressourcen, Finanzprognosen oder organisatorischen Umstrukturierungen Rechnung zu tragen.

Planung für IT- und Unternehmenserfolg

Die Herausforderungen, denen sich IT-Fachleute gegenübersehen, sind beispiellos, aber durch eine strategische Planung Ihres IT-Ansatzes können Sie sich anpassen, ohne die Ziele Ihres Unternehmens aus den Augen zu verlieren. Durch die Implementierung eines Plans, der den Auftrag und den Geschäftserfolg des Unternehmens berücksichtigt, kann Ihr Team die Priorisierung von Projekten, die unabhängige Entscheidungsfindung und die finanzielle Bedeutung verbessern.

Zu einer effektiven IT-Strategie gehören langfristige und kurzfristige Ziele, genaue Bewertungen der aktuellen und zukünftigen Ressourcen und regelmäßige Neubewertungen. Dieser Prozess erfordert Zeit und Ressourcen, aber sobald der Plan steht, wird Ihr Team effektiver und effizienter arbeiten, was zu einem größeren Erfolg des IT-Teams und des gesamten Unternehmens führt.