Unternehmen sind in der Regel bestrebt, zentralisierte Systeme für die Verwaltung von IT-Assets zu schaffen, in denen nicht nur Hardware, Software, Netzwerke und Infrastruktur erfasst werden, sondern auch wichtige andere Daten gehören. Eine vollständige Kontrolle über eine derart komplexe IT-Umgebung ist oft schwierig – wenn nicht gar unmöglich – zu erreichen, aber geeignete Asset-Management-Protokolle können Unternehmen helfen, diesem Ziel näher zu kommen. Asset Management erleichtert die Verwaltung von Budgets, den Einsatz von Analysen, die Sicherheit der erfassten Daten und die Optimierung der IT-Umgebung.
In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Aspekte des IT-Asset-Managements und die damit verbundenen Konzepte untersuchen.
In diesem Beitrag werden folgende Fragen beantwortet:
- Was ist ein Asset-Lifecycle?
- Was ist IT Asset Management (ITAM)?
- Welche Phasen gehören zum Asset-Lifecycle?
- Warum ist Asset Lifecycle Management relevant?
- Welche Best Practices für ITAM und IT-Asset-Lifecycle-Management sollte man kennen?
Was ist ein Asset-Lifecycle?
Der Lebenszyklus von IT-Assets ist die aufeinanderfolgende Definition von Phasen, die mit der Verwaltung des Assets in Verbindung stehen. Der Lebenszyklus beginnt mit der Planungsphase, in der die Entscheidungsträger den Bedarf für ein Asset feststellen und endet wenn es keinen Nutzen mehr hat und aus dem Inventar entfernt wurde. Die Bedeutung eines jeden Asset-Lebenszyklus wird durch Faktoren wie Kosten, Relevanz und Zuverlässigkeit bestimmt.
Wert, Verwendung und Status des IT-Assets sind wichtige Daten zur Budgetplanung und Sicherstellung eines einwandfreien IT-Betriebs. Daher verfolgt fast jedes Unternehmen seine Assets auf irgendeine Art und Weise, auch wenn dafür vielleicht ein informelles oder Ad-hoc-Verfahren zum Einsatz kommt. Abgesehen von logistischen Argumenten leistet das Asset-Management auch einen Beitrag zur laufenden Wartung und Instandhaltung einer IT-Umgebung. Wenn diese Funktion vernachlässigt wird, müssen Unternehmen oft mit Ausfallzeiten, Stillstand und provisorischem Notfallersatz zurechtkommen.
Während Lebenszyklen je nach Asset-Typ besondere Eigenschaften aufweisen können, bleiben die einzelnen Phasen immer gleich. Der Lebenszyklus eines Tablets unterscheidet sich stark von dem eines Servers, aber beide Assets durchleben dieselben Phasen. Unabhängig davon, wofür Assets eingesetzt werden, Lifecycle-Management bildet diese Phasen ab und sorgt für eine Standardisierung aller Vorgänge.
Welche Phasen gehören zum Asset-Lifecycle?
Jedes Asset durchläuft vier Phasen in seinem Lebenszyklus:
1. Erstellung/Anschaffung
Der Zyklus beginnt in der ersten Phase. Hier werden Entscheidungen über die Entwicklung oder Anschaffung eines Assets getroffen und der Bedarf festgestellt. Zu diesem Zeitpunkt wird das Asset ausgewählt, bereitgestellt, konfiguriert und gründlich inventarisiert. Dies ist ein entscheidender erster Schritt, denn Fehler können im Nachhinein zu großen Kopfschmerzen führen. Wenn das falsche Asset ausgewählt oder falsch eingerichtet wird, können sich die negativen Auswirkungen in den übrigen Phasen bemerkbar machen – und es kann Jahre dauern, bis das Asset ausgetauscht werden kann.
2. Verwendung
Die Verwendungsphase ist hoffentlich das Stadium, in dem das Asset am längsten verbleibt. In dieser Phase befindet sich ein Asset, wenn es eingesetzt wird und seinen Zweck erfüllt. Es ist erwähnenswert, dass einige Unternehmen die Verwendung und den nächsten Schritt, die Instandhaltung, in einer einzigen Phase zusammenfassen. Aus zeitlicher Perspektive ist dies sinnvoll, da das Asset wahrscheinlich gewartet wird, während es sich im Einsatz befindet. Es kann jedoch die intendierte Funktion dieser beiden Phasen durcheinander bringen, wenn sie kombiniert werden.
3. Instandhaltung
Im Zusammenhang mit einem Lebenszyklus bezieht sich die Instandhaltung auf alle Arbeiten, die an einem Asset während seiner Verwendung durchgeführt werden. Dies umfasst in der Regel vorbeugende, proaktive, Notfall- und andere Formen der Wartung. Wenn der Lebenszyklus gut verwaltet wird und das Asset so funktioniert, wie es soll, kann der Großteil der Instandhaltungsphase im Voraus geplant werden.
4. Erneuerung/Stilllegung
Die letzte Phase im Lebenszyklus eines Assets bezieht sich auf das Ende seiner Verwendung. Hier zeigt sich oft der Wert des Lebenszyklus-Managementprozesses, da die während der gesamten Lebensdauer des Assets gesammelten Daten der Unternehmensleitung bessere Entscheidungen über das weitere Vorgehen ermöglichen.
Was ist IT-Asset-Management (ITAM)?
IT-Asset-Management, auch ITAM genannt, umfasst Strategien und Best Practices, mit denen ein Unternehmen seine IT-Systeme, Hardware, Prozesse und Daten verwaltet und optimiert.
Erklärung: Unter IT-Assets versteht man Informationen, Systeme, Software oder Hardware, die sich im Besitz des Unternehmens befinden und im Rahmen des regulären Geschäftsbetriebs eingesetzt werden.
Ein großer Teil von ITAM ist die Implementierung, Nachverfolgung und Wartung von IT-Assets. Dazu gehört auch die Bewertung der Einsatzfähigkeit dieser Assets und die Feststellung, ob sie optimiert, ersetzt oder auf eine neuere oder geeignetere Technologie umgestellt werden müssen. Im Grunde geht es beim Asset-Management um die Inventarisierung und Nachverfolgung dieser Assets, damit die Unternehmensleitung fundierte strategische Entscheidungen über IT-Ausgaben und -Anschaffungen treffen kann.
Warum ist IT-Asset-Lifecycle-Management relevant?
Bei der Verwaltung des Lebenszyklus von IT-Assets geht es um mehr als die Erstellung eines Asset-Inventars. Die wirklichen Vorteile ergeben sich aus der kontinuierlichen Erfassung von Asset-Daten, um die Rendite zu maximieren, das Risiko zu verringern und den betrieblichen Nutzwert zu steigern. Indem sie die vorhandenen Ressourcen optimal nutzen, können IT-Manager unnötige Anschaffungen vermeiden, die Kosten für Softwarelizenzen und Support senken, Verschwendung vermeiden und die Gesamteffizienz verbessern.
Darüber hinaus können korrekte ITAM-Verfahren (sowie Asset-Management-Software) Unternehmen dabei helfen, einige der häufigsten Fehler beim Asset-Management zu vermeiden. Wenn keine Prozesse vorhanden sind, neigen Unternehmen dazu, wichtige Aspekte des Lebenszyklus zu vernachlässigen, wie zum Beispiel die proaktive Wartung, die Erstkonfiguration und die Planung für das Ende des Lebenszyklus.
Das Lebenszyklus-Management lohnt sich schon allein wegen der Kosten, die durch die vermiedenen Fehler nicht entstehen.
Die “International Association of Information Technology Asset Managers“ (IAITAM) weist darauf hin, dass der langfristige Wert von Best Practices für das ITAM gut dokumentiert ist. Er zeigt sich in Kostensenkungen, besserem Endbenutzersupport, besserer Kontrolle der IT-Ressourcen, optimierter Kommunikation, geringeren Risiken bei der Unternehmensführung, besserer Softwarekonformität und -sicherheit, besserer Unterstützung für Sicherheit und Disaster-Recovery-Prävention sowie besserer strategischer Entscheidungsfindung und Budgetierung.
Welche Best Practices für ITAM und IT-Asset-Lifecycle-Management sollte man kennen?
Die IAITAM definiert auch die 12 wichtigsten Prozessbereiche (KPAs) für ITAM. Im Folgenden werden diese Best Practices kurz dargestellt:
- Program process: Die Verwaltung der IT-Assets sollte zentralisiert und über alle Phasen des Lebenszyklus hinweg dokumentiert werden. Damit Unternehmen Strategien entwickeln und ihre IT-Aktivitäten kontinuierlich abbilden können, ist eine Dokumentation erforderlich.
- Program management: Prozeduren zur Asset-Verwaltung sollten gut organisiert sein und alle Best Practices einhalten. Die Befolgung einer etablierten Struktur für diesen Prozess leitet Unternehmen bei der Einführung eigener Prozesse zur Implementierung einer wirkungsvollen ITAM-Strategie.
- Policy management: Alle Richtlinien müssen im Rahmen der ITAM-Initiativen sowie für die IT-Assets selbst dokumentiert und durchgesetzt werden. Um die Einhaltung der Regularien zu fördern, müssen Richtlinien klar und für die Mitarbeitenden und alle wichtigen Akteure leicht verständlich sein.
- Communication and education management: Eine Unternehmenskultur, die fortlaufende Weiterbildung, Sensibilisierung und Schulung in Bezug auf ITAM-Richtlinien unterstützt, ist unerlässlich. Dieser Schritt hilft bei der Umsetzung von Änderungen, während sich die Prozesse weiterentwickeln.
- Project management: Das IT-Asset-Management erfordert eine starke Führung, um sicherzustellen, dass die Initiativen organisiert und effizient sind. Ein effektives Projektmanagement kann Unternehmen dabei helfen, die notwendigen Ressourcen für die Bereitstellung und Instandhaltung von IT-Ressourcen zusammenzustellen.
- Documentation management: Die Dokumentation von IT-Assets – Kaufbelege, Softwarelizenzen, Echtheitszertifikate usw. – muss für den gesamten Lebenszyklus des IT-Assets organisiert und gepflegt werden.
- Financial management: Das finanzielle IT-Asset-Management ist das Fundament für Kostensenkungen und zur Minimierung von unnötigen Ausgaben. Es ist wichtig, sich auf die Organisation der Budgetierung, die Abstimmung der eingesetzten Assets, Rückerstattungen, die Vorbereitung der Finanzprüfung, den Rechnungsabgleich, Prognosen und die Rechnungsstellung zu konzentrieren.
- Compliance and legislation: ITAM-Strategien sollten sich auf die Risikominimierung und die Vorbereitung von Unternehmensprüfungen konzentrieren.
- Vendor management: Drittanbieter sind ein wesentlicher Bestandteil von ITAM. Sie sollten ein Kommunikationsprotokoll erstellen und die gesamte Kommunikation mit diesen Anbietern dokumentieren.
- Acquisition management: Erfassen Sie die Anforderungen für IT-Ressourcen bereits in der ersten Phase ihres Lebenszyklus, bevor sie erworben oder eingesetzt werden. Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle relevanten Richtlinien, Standards und Lebenszyklusprozesse für ein in der Anschaffung befindliches IT-Asset.
- Asset identification: IT-Bestände müssen so detailliert identifiziert und inventarisiert werden, dass sie schnell abrufbar sind und individuelle Assets direkt aufgerufen werden können.
- Disposal management: Die meisten IT-Assets benötigen irgendwann eine „Exit-Strategie“. Planen Sie, wie diese Assets am Ende ihrer Lebensdauer entsorgt werden sollen, einschließlich der Frage, ob und wie sie ersetzt werden müssen.
Fazit
Die Lebenszyklen von Assets betreffen alle Bereiche des Unternehmens, nicht nur die IT-Abteilung. Kritische Güter müssen im Betrieb von der Sekunde an erfasst werden, in der ihre Anschaffung geplant wird, bis hin zu ihrer Stilllegung.
Wenn sie richtig ausgewählt, konfiguriert und gewartet werden, können IT-Ressourcen ein noch lohnenderes Investment darstellen und gleichzeitig lassen sich unvorhergesehene Probleme minimieren. Wenn den einzelnen Phasen des Lebenszyklus nicht die nötige Aufmerksamkeit gewidmet wird, können sich diese Assets negativ auf die Unternehmensressourcen und die Leistung Ihrer Mitarbeiter:innen auswirken.
Wenn ein Unternehmen wirklich an der Implementierung einer IT-Asset-Management-Lösung interessiert ist – und das sollte es sein -, dann ist das Verständnis der Lebenszyklen von Assets ein wesentlicher Bestandteil einer Strategie zur vorbeugenden Wartung sowie der zukünftigen Planung und Budgetierung.
Die Verwaltung des Lebenszyklus von Assets kann ein wunderbares Instrument zur Steigerung des Gewinnpotenzials, der Asset-Lebensdauer, der Gesamtproduktivität, der Mitarbeiterzufriedenheit und vielem mehr sein – vorausgesetzt, bewährte Best Practices werden eingehalten.
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