Seit der Pandemie ist die Zahl der remote und hybrid arbeitenden Mitarbeiter:innen gestiegen und damit auch die Zahl der Dateien und Dokumente, die online zur Verfügung stehen und gemeinsam bearbeitet werden. Im Global Data Risk Report 2021 von Varonis heißt es, dass im Finanzdienstleistungssektor „jeder Mitarbeiter Zugriff auf fast 11 Millionen Dateien hat“. Backups Ihrer Dateien und Dokumente sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass Unternehmenswissen und -Daten nicht verloren gehen.
Datei-Backups sind nur ein Teil eines umfassenden Datensicherungs- und Wiederherstellungsplans. Datei- und Ordner-Backups sind Kopien der Dateien, die einzelne Endbenutzer:innen erstellen, bearbeiten und direkt oder indirekt handhaben. Diese Art von Backups konzentriert sich auf den Schutz von kritischen Geschäftsdaten, die sich in Dateien befinden, und nicht auf Systemdaten oder andere allgemeine Daten. Erfahren Sie, welche Möglichkeiten Ihr Unternehmen zur Sicherung von Dateien und Dokumenten hat.
Wann sollte man Datei- und Ordner-Backups verwenden, und wann sind Image-Backups die bessere Wahl?
Der Anwendungsfall für Datei- und Ordner-Backups ist die Sicherung einzelner Dateien, während Image-Backups dazu dienen, Systeme teilweise oder komplett zu sichern. Dadurch ist jede Art ideal für bestimmte Geräte oder Daten. Woher wissen Sie, welche Endpunkte ein Datei- oder Image-Backup benötigen?
Ihr Server benötigt in der Regel ein Image-Backup, da die Datenmenge sehr groß ist und vor allem die Kosten für Ausfallzeiten im Vergleich zu Endgeräten höher sind. Ein Image-Backup ist auch notwendig, um die spezifischen, komplexen Konfigurationen des Systems zu erfassen.
Die Endgeräte in Ihrer IT-Umgebung enthalten jedoch nicht annähernd die Datenmenge, die auf Servern gespeichert ist. Sie enthalten auch keine Einstellungen oder Konfigurationen, die sich auf eine gesamte IT-Umgebung auswirken würden, so dass eine Image-Sicherung nicht erforderlich ist. Die wichtigsten Informationen auf den Endgeräten der Benutzer:innen sind wahrscheinlich einzelne Dateien und Dokumente, weshalb Datei- und Ordner-Backups hier besser geeignet sind.
Wo können Sie Dateien und Dokumente sichern?
Für die Sicherung der Dateien und Dokumente Ihres Unternehmens gibt es eine Vielzahl von Backup-Optionen. Sie können sie in der Cloud oder lokal sichern, oder Sie wählen einen hybriden Ansatz und nutzen so beide Speicherorte.
Letztendlich hängt der beste Backup-Ansatz für Ihre Daten von der Umgebung ab, in der Ihr Unternehmen tätig ist.
- Lokale Speicherung: Wenn alle Mitarbeiter vor Ort sind und im Büro arbeiten, sind lokale Backups wahrscheinlich die bequemste und logischste Lösung.
- Cloud Speicherung: Für Unternehmen mit dezentralisierter Belegschaft, bei denen die Mitarbeiter:innen nicht mit dem Firmenetzwerk verbunden sind und die sich nicht auf VPN verlassen wollen, sind Cloud-Backups sinnvoll.
- Hybride Speicherung: Unternehmen mit Mitarbeitern, die im Büro ein- und ausgehen, die teilweise von zu Hause und teilweise im Büro arbeiten, würden am meisten von hybriden Backups profitieren
Wie Sie die beste Backup-Methode für Dateien und Dokumente bestimmen
Um die ideale Methode zur Sicherung Ihrer Geschäftsdaten zu bestimmen, müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Die besten Methoden für Backups von Dateien und Dokumenten richten sich nach den Personen, die die Daten verwenden, nach der Wichtigkeit der Daten und nach der Art der Daten:
Sichern Sie Dateien und Dokumente auf der Grundlage der Personen, die die Daten verwenden
Unterschiedliche Personen in einem Unternehmen haben unterschiedliche Anforderungen an Backups. Die Daten des Vorstandsvorsitzenden sollten wohl in jedem Fall stündlich gesichert werden. Er oder sie ist die Person, die das Unternehmen führt, daher haben die von ihm oder ihr gesammelten oder erstellten Daten eine hohe Priorität. Es wird empfohlen, die zu sichernden Daten nach Funktion und Rolle der Endbenutzer:innen zu priorisieren.
Sichern Sie Dateien und Dokumente je nach Wichtigkeit der Daten
Sektoren wie Buchhaltung, Technik oder alle, die mit kritischem geistigem Eigentum zu tun haben, wären bei einem Datenverlust ebenfalls in einer schwierigen Lage, so dass der Sicherung ihrer Daten ebenfalls Priorität haben sollte. Andere Mitarbeiter:innen müssten im Falle eines Datenverlustes vielleicht ihre Arbeit wiederholen, aber sie arbeiten höchstwahrscheinlich nicht mit kritischen Daten, so dass es wahrscheinlich kein so großes Problem wäre.
Sichern Sie Dateien und Dokumente je nach Art der Daten
Produktivitätsdokumente (beispielsweise docx, ppt usw.) und PDF-Dateien sind Arten von Daten, die in der Regel mit Dateisicherungen dupliziert werden. Wenn Sie nur die Produktivitätsdateien sichern, sind das für die meisten Wissensarbeiter:innen alle Daten, an denen sie arbeiten und die Sie wirklich aufbewahren müssen.
Strategien zum Sichern wichtiger Dateien und Dokumente
Nachdem Sie die Priorität der verschiedenen Dateien und Dokumente festgelegt haben, sollten Sie Strategien zur Datensicherung entsprechend ihrer Bedeutung und ihrem Risiko anwenden. Für sehr wichtige Dateien und Dokumente sollten Sie eine dieser Strategien oder eine Kombination davon in Betracht ziehen:
- Lokale und Cloud Backups verwenden (Hybridstrategie)
- Machen Sie öfter Backups
- Sichern Sie alles (alle Dateien und Dokumente, an denen eine Person oder Gruppe arbeitet)
Befolgen Sie diese anderen Tipps und Best Practices, um eine erfolgreiche Backup-Strategie für Ihr Unternehmen zu entwickeln.
3 Vorteile des Backups von Dateien und Dokumenten
1. Bewahren Sie Unternehmenswissen
Dateien und Dokumente enthalten das Fachwissen Ihrer Endbenutzer:innen in einem digitalen Format. Die Sicherung dieser Informationen ist wichtig, um kontinuierlich eine Wissensbasis für das Unternehmen aufzubauen.
2. Vermeiden Sie Geld- und Zeitverschwendung
Wenn Dateien oder Dokumente beschädigt oder zerstört werden, ersparen Sie sich durch proaktive Backups eine zeitaufwändige Wiederholung der Arbeit oder zusätzliche Zahlungen (möglicherweise an einen Ransomware-Akteur), um sie wiederherzustellen.
3. Stellen Sie Dateien schnell wieder her
Der eigentliche Zweck von Backups besteht darin, eine zusätzliche Kopie der Daten für den Fall bereitzustellen, dass die ursprünglichen Informationen verloren gehen. Mit Datei-Backups können Sie Daten schnell wiederherstellen, damit der Geschäftsbetrieb weiterlaufen kann.
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