Was ist betriebliche Effizienz?

Die betriebliche Effizienz misst die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse und Ressourcen, um die Betriebskosten zu senken und die Produktivität zu erhalten oder zu steigern. Sie ist eine entscheidende Metrik für alle Branchen. Je höher die betriebliche Effizienz ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihr Unternehmen Rentabilität aufweist.

Sie können Ihre Prozesse in vielerlei Hinsicht optimieren, von der Rationalisierung grundlegender Operatoren bis zur Beseitigung redundanter Prozesse. Unabhängig davon besteht das Hauptziel jeder Optimierungsstrategie darin, die Verschwendung in Ihrem Unternehmen in diesen Bereichen zu beseitigen:

• Ressourcen. In diesem zunehmend digitalen Zeitalter müssen Sie lernen, Ihre Ressourcen zu planen, zu terminieren und zuzuteilen, damit Sie nie weniger oder mehr haben, als Sie brauchen.
• Produktion. Dies bezieht sich auf Ihre aktuelle Produktionsumgebung. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Teammitglieder (und die von ihnen verwendete Ausrüstung) so gut arbeiten, wie sie können oder sollten.
• Vertrieb. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Endbenutzer:innen Ihre Services pünktlich zur Verfügung stellen können.

Wie Sie sehen, erfordert die betriebliche Effizienz einen ganzheitlicheren Management-Ansatz und die Entwicklung einer Reihe von Strategien, damit Ihr Unternehmen reibungslos läuft.

Die Bedeutung der betrieblichen Effizienz

Die betriebliche Effizienz von heute wird nicht nur an der Qualität und dem Grad des Fachwissens Ihrer Dienstleistungen gemessen, sondern auch an Ihrer Fähigkeit, in kürzester Zeit außergewöhnliche Ergebnisse zu erzielen. Heutzutage will der moderne Verbraucher die Dinge so schnell wie möglich erledigt haben und ist weniger nachsichtig mit Unternehmen, die länger als üblich brauchen, um irgendeine Leistung zu erbringen.

Doch genau hier entsteht eine Grauzone. Viele Führungskräfte verwechseln die betriebliche Effizienz mit Kostensenkung. Schließlich kann man die Kosten senken, indem man weniger ausgibt.

Dies hängt jedoch davon ab, wo die Kostensenkungen durchgeführt werden. Wenn Sie versehentlich Ausgaben in einem Bereich kürzen, der in Zukunft effizienter sein könnte, können Sie auf lange Sicht mehr Geld einbüßen. Denken Sie daran, dass es sich bei der betrieblichen Effizienz nicht um eine einzige spezifische Metrik handelt, sondern um eine Kombination von Kennzahlen, die bestimmen, wie gut Ihr Unternehmen funktioniert.

Aus diesem Grund ist die betriebliche Effizienz so wichtig. Ein effizientes Unternehmen ist optimierter, flexibler und in der Lage, bessere Gewinne zu erzielen.

Effizienz vs. Produktivität

Effizienz und Produktivität werden oft miteinander verwechselt, aber es handelt sich um zwei unterschiedliche Konzepte. Effizienz bezieht sich darauf, wie gut Ihr Team Ressourcen nutzt und möglichst wenig Abfall produziert, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Bei der Produktivität hingegen geht es um die Arbeitsleistung, also darum, wie viel Ihre Teammitglieder produzieren können.

Einfach ausgedrückt: Produktivität bedeutet, wie viel Arbeit erledigt wird, aber Effizienz bedeutet, wie gut sie erledigt wird. Idealerweise sollte Ihr Team über beides verfügen, damit Sie bessere Geschäftsergebnisse erwirtschaften können.

IT-Trends mit Auswirkungen auf die betriebliche Effizienz

Digitale Technologien haben die Art und Weise, wie Unternehmen die betriebliche Effizienz angehen und messen, stark beeinflusst. Dies ist insbesondere für Unternehmen der IT-Branche von großer Bedeutung, da diese Technologien auch in anderen Bereichen ihrer Geschäftsabläufe eine Rolle spielen. Lassen Sie uns einen Blick auf einige von ihnen werfen.

Künstliche Intelligenz

Immer mehr Unternehmen setzen generative KI ein, um ihre Prozesse zu optimieren, Redundanzen zu verringern und die Produktivität zu steigern. Tatsächlich geben 65 % der Führungskräfte an, dass ihre Unternehmen regelmäßig generative KI für mindestens eine Geschäftsfunktion nutzen (McKinsey, 2024), und immer mehr Unternehmen weltweit erwägen Automatisierung, um effizienter zu werden.

Automatisierung

Die Automatisierung kann menschliches Versagen reduzieren, indem sie zeitraubende, sich wiederholende Aufgaben eliminiert und es Ihren Techniker:innen ermöglicht, sich auf strategischere Projekte zu konzentrieren. Die Automatisierung kann auch dazu beitragen, dass Ihr IT-Unternehmen effizienter und produktiver wird, insbesondere wenn Sie mit einem vertrauenswürdigen Softwareanbieter zusammenarbeiten. So berichten beispielsweise 95 % der Kunden von NinjaOne RMM von einer gesteigerten IT-Effizienz durch Automatisierung.

Geschäfts-Analytics

Es ist wichtig, dass Ihre IT-Techniker:innen mit Daten vertraut sind und wissen, wie man Daten interpretiert und analysiert. In Kombination mit generativer KI und Automatisierung sagen Experten voraus, dass Geschäfts-Analytics ein strategischer Wachstumstreiber für viele Unternehmen sein wird (Gartner, 2024). Die Daten-Analytics kann Ihnen einzigartige Einblicke in Ihr Unternehmen verschaffen, die es Ihnen ermöglichen, bessere und angemessenere Entscheidungen zu treffen. Ein Tool, das Sie in Betracht ziehen sollten, ist Power BI.

Cloud-Computing

Mit Cloud-Computing können Sie Daten und Programme auf entfernten Servern speichern und darauf zugreifen. Anbieter, die Software-as-a-Service (SaaS), Infrastructure-as-a-Service (IaaS) und Platform-as-a-Service (PaaS) anbieten, profitieren am meisten von Cloud-Computing, da diese Technologie die Kosten erheblich senken und gleichzeitig die Kapazität eines Unternehmens für verschiedene Daten erhöhen kann. Dies könnte dazu beigetragen haben, dass Analysten vorhersagen, dass der globale Cloud-Computing-Markt bis 2027 1,4 Billionen Dollar erreichen wird (Yahoo! Finance, 2024).

Internet der Dinge (IoT)-Sicherheit

Experten schätzen, dass es bis 2030 29 Milliarden IoT-Geräte geben wird (Statista), was eine Cyber-Sicherheitsstrategie zum Schutz von IoT-Geräten erforderlich macht. Die IoT-Sicherheit spielt eine entscheidende Rolle für die betriebliche Effizienz, da sie die Fähigkeit Ihres Teams bestimmt, technische Schwachstellen, die von Bedrohungsakteuren ausgenutzt werden können, zu verhindern und zu beheben.

Vorteile der betrieblichen Effizienz

Führungskräfte haben die betriebliche Effizienz als eine der drei wichtigsten Prioritäten ihres Unternehmens genannt (McKinsey, The State of Organisations 2023). Der Grund dafür ist, dass die betriebliche Effizienz zu Folgendem führen kann:

• Reduzierte Kosten. Die Optimierung von Prozessen führt zu Kostensenkungen in allen Abteilungen Ihres Unternehmens.
• Rationalisierte Aufgaben. Sie können die Automatisierung nutzen, um manuelle Aufgaben zu reduzieren. Dies führt zu schnelleren und zuverlässigeren Prozessen und verringert das Risiko menschlichen Versagens.
• Zufriedenere Mitarbeiter:innen. Die betriebliche Effizienz kann die Work-Life-Balance verbessern, indem Ihre Teammitglieder sich auf Aufgaben konzentrieren können, die sie gerne erledigen.
• Zufriedenere Kund:innen. Die betriebliche Effizienz verbessert die Service- und Produktqualität und führt zu zufriedeneren Kundinnen und Kunden. Ein weiterer Aspekt, den Sie bei der Entwicklung Ihrer Optimierungsstrategie berücksichtigen sollten, ist der proaktive IT-Support.
• Erhöhte Agilität und Widerstandsfähigkeit. Mit der richtigen Optimierungsstrategie ist Ihr Team in der Lage, Daten zu analysieren und schnell Entscheidungen für ein nachhaltiges Wachstum zu treffen.
• Wettbewerbsvorteil. Eine effiziente Arbeitsweise kann Ihren Marktwert steigern und Ihr Unternehmen von anderen abheben. In Ihrem MSP-Marketing können Sie beispielsweise aufzeigen, dass Ihr Unternehmen kosteneffiziente Produkte mit nachgewiesener Refinanzierung der Investition anbietet.

Wie man die betriebliche Effizienz verbessert

Optimieren Sie Ihre Ressourcen.

Die Ressourcennutzung ist ein wichtiger Aspekt der betrieblichen Effizienz. Sie besteht in der Zuweisung und Verwaltung der verfügbaren Ressourcen, um die Produktivität zu maximieren und die Kosten zu senken. In der IT-Branche ist dies am deutlichsten bei Software für das Remote Monitoring und Management zu beobachten.

Eine RMM-Lösung ist eine All-in-One-Software, die Ihnen hilft, effizienter zu werden, indem sie eine breite Palette von Funktionen zur Optimierung verschiedener Geschäftsprozesse zur Verfügung stellt.

Verbesserung der teamübergreifenden Zusammenarbeit

Unsaubere Daten können die betriebliche Effizienz beeinträchtigen, daher ist es wichtig, zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, um die Zusammenarbeit zwischen den Teams zu verbessern und sicherzustellen, dass relevante Informationen transparent sind und mit allen Stakeholdern geteilt werden.

Nicht vergessen: Die Effizienz Ihres Unternehmens hängt davon ab, wie gut Ihre Teams zusammenarbeiten, einschließlich des rechtzeitigen Informationsaustauschs.

Überprüfen Sie die Prozesse

Bewerten Sie Ihre aktuellen Prozesse und ermitteln Sie verbesserungswürdige Bereiche, wie z. B. sich wiederholende Aufgaben, Ressourcenzuweisung und Produktionsengpässe. Eine der besten Möglichkeiten, dies zu tun, ist das Prozess-Mapping, mit dem Sie alle Ihre Arbeitsabläufe visualisieren können. Es wäre auch empfohlen, alle Ihre Teams und Endbenutzer:innen um Feedback bitten.

Investieren Sie in die Schulung der Mitarbeiter:innen

Wie bereits erwähnt, ist betriebliche Effizienz nicht gleichbedeutend mit Kostensenkung. Stattdessen geht es um die Verbesserung von Geschäftsprozessen, einschließlich Investitionen in die Mitarbeiterschulung. Ziehen Sie regelmäßige Workshops für Ihre Mitarbeiter:innen in Betracht, damit sie sich fortbilden können. Dies steigert nicht nur die Produktivität, sondern kann auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und die Häufigkeit des Personalwechsels verringern.

NinjaOne unterstützt die betriebliche Effizienz

NinjaOne hilft Ihnen bei der Verbesserung Ihrer betrieblichen Effizienz mit der eigenen leistungsstarken RMM-Lösung, das auf G2 regelmäßig als Nummer 1 bewertet wird. Insbesondere ist NinjaOne stark darauf fokussiert, mehr als 17.000 MSPs dabei zu unterstützen, ihre Geschäftsziele mit der All-in-One-Softwarelösung viel schneller zu erreichen.

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