Una de las partes más importantes de la planificación estratégica organizativa para los departamentos de TI es la elaboración de un presupuesto de TI. Aunque puede suponer un reto, crear y seguir este presupuesto puede orientar a los equipos, impulsar la innovación, mejorar la eficiencia y contribuir a cumplir los objetivos de la organización en los plazos previstos.
Para hacer buen presupuesto de TI hay que tener en cuenta varios aspectos: el hardware, el software, los servicios y los costes de personal. Si se tienen en cuenta cada uno de estos aspectos, se planifican los grandes proyectos y se trabaja para que los costes sean más predecibles, se podrán financiar los objetivos de TI a corto y largo plazo, al tiempo que se respaldan los objetivos de la organización.
¿Qué es un presupuesto de TI?
En pocas palabras, un presupuesto de TI es la forma de asignar los fondos para proyectos de TI, mantenimiento, soporte y otros gastos. Como con cualquier otro gasto organizativo, es importante que elabores un presupuesto de TI que te ayude a predecir el flujo de caja y a hacer frente a necesidades imprevistas a lo largo del ejercicio fiscal. Un presupuesto preciso y bien planificado te ayudará a priorizar tu gasto en TI, planificar actualizaciones de infraestructura y contabilizar gastos recurrentes como licencias o cuotas de almacenamiento en la nube.
Hay varios componentes clave de un presupuesto de TI, entre los que se encuentran los siguientes:
- Los costes de hardware: aunque realices la mayor parte de tus operaciones empresariales en la nube, como hacen algunas organizaciones, sigues necesitando máquinas para acceder a esa nube. Además, esas máquinas tendrán que actualizarse o sustituirse periódicamente. Si tu almacenamiento es in situ o local, tendrás que tener en cuenta la vida útil de los servidores. La mayoría de las organizaciones también necesitan comprar y mantener algunos componentes esenciales de la infraestructura, incluidos equipos de red como routers y switches, ordenadores y accesorios y fuentes de alimentación de reserva.
- Los costes de software: a medida que aumenta el número de aplicaciones que dependen de servicios en la nube, como el software como servicio (SaaS), muchas organizaciones se encuentran con que el software se ha convertido en un gasto recurrente. Muchos paquetes de software requieren una suscripción mensual o anual que tendrás que añadir a tu presupuesto de TI, teniendo en cuenta todo el personal de tu empresa que utiliza ese software y necesitarás una licencia.
- Los servicios de terceros: cualquier cosa, desde las nóminas hasta el soporte informático, se puede externalizar, así que, cuando elabores tu presupuesto, evalúa qué puede hacerse internamente y qué debe confiarse a un tercero. Por ejemplo, el almacenamiento en la nube puede estar alojado en proveedores de servicios en la nube de terceros, lo que reduce los costes de hardware pero aumentará los costes de servicio. También debes considerar posibles rediseños o actualizaciones de tu sitio web, medidas de seguridad como antivirus o EDR y otros servicios para tu equipo informático.
- Los gastos de personal: a menudo, los equipos de TI no dan abasto y, en el mercado laboral actual, atraer y retener el talento puede ser todo un reto para las organizaciones. Tu presupuesto de TI debe incluir los salarios del personal, margen para aumentos competitivos y una línea para nuevo personal si es necesario y aplicable. Alternativamente, puedes optar por externalizar tus necesidades de soporte informático, en cuyo caso debes conocer las tarifas mensuales aproximadas y prepararte para compensar a tu proveedor de servicios gestionados (MSP) por proyectos adicionales o llamadas de emergencia.
¿Por qué es importante tener un presupuesto de TI?
El presupuesto de TI es esencial para la planificación estratégica y la toma de decisiones. Para que una organización sea sostenible, la planificación debe tener en cuenta los recursos disponibles para alcanzar determinados objetivos estratégicos tanto en un futuro inmediato como más lejano. Para que los departamentos de TI tomen decisiones acertadas que se ajusten a los objetivos empresariales, necesitan un plan estratégico que describa los objetivos últimos de la organización, así como el personal y los fondos necesarios para alcanzarlos.
Un presupuesto bien hecho asigna recursos, proporcionando a los equipos una idea general de cuánto dinero pueden gastar, pero también controla los costes, exigiendo a los equipos que prioricen sus proyectos e iniciativas. Por ejemplo, si tu equipo de TI sabe que tiene un servidor que está a punto de ser sustituido, pero también necesita revisar el sitio web y parchear vulnerabilidades, disponer de una cantidad fija de recursos gastables reduce el momento en que esos proyectos serán viables. Esto, a su vez, fomenta la innovación y la rentabilidad, ya que los miembros del equipo intentan alcanzar los objetivos reservando recursos.
El presupuesto de TI también desempeña un papel en la gestión de riesgos y la planificación de contingencias. Todas las organizaciones corren el riesgo de sufrir un ciberataque o una catástrofe natural. Saber cuál es el presupuesto y de qué recursos dispone la organización puede ayudar a los equipos de TI a crear planes de recuperación en caso de catástrofe que tengan en cuenta el tiempo máximo de inactividad permitido, crear copias de seguridad seguras y determinar el mejor enfoque para aspectos como los parches, la visibilidad de los datos y la supervisión del acceso.
Buenas prácticas para gestionar un presupuesto de TI
Cuando elabores un presupuesto de TI, dos de los elementos más importantes son apuntar tus gastos típicos (añadir un poco de relleno tampoco es mala idea) e incorporar después los costes de proyectos de mayor envergadura que no son necesariamente esenciales pero pueden contribuir positivamente a los objetivos de la organización. Por supuesto, hay más cosas que puedes hacer para gestionar mejor tu presupuesto de TI y reducir los gastos de infraestructura de TI.
- Reduce el coste de los recursos: utilizar soluciones que mejoren la eficiencia puede ayudar. Si tu equipo de TI es capaz de automatizar algunas de sus tareas, los miembros del equipo pueden abordar proyectos más complejos con un menor coste de recursos.
- Haz que los gastos sean previsibles:a veces es mejor la coherencia que el ahorro inmediato. Tu equipo de TI debe tener un programa de actualizaciones programadas y renovaciones de licencias para garantizar el pago puntual y evitar recargos por demora. Una posible opción para mantener los costes a raya es externalizar tus necesidades de TI a un MSP, que puede establecer una cuota mensual fija relativamente fácil de incorporar a tu presupuesto de TI. Aunque pueden surgir gastos imprevistos, los costes básicos serán menos variables.
- Favorece la toma de decisiones rápida e independiente: darle tu equipo objetivos financieros a corto plazo y objetivos organizativos a largo plazo puede ayudarle a actuar con mayor independencia. Tu equipo no tendrá que esperar a que apruebes cada pequeña decisión, lo que mejorará su eficacia y reducirá el tiempo de inactividad en toda la organización.
- Equilibra costes, valor y riesgo: a veces, un proyecto de gran envergadura que lleve un poco al límite los recursos de los que dispones añadirá valor a tu organización y contribuirá a tus objetivos estratégicos a largo plazo. Aunque puede resultar tentador centrarse en recortar gastos, una buena práctica presupuestaria consiste en dejar espacio para algunas de las cosas más caras. En el proceso puedes reducir el riesgo de catástrofe, añadir valor a tu organización y limitar potencialmente los costes en el futuro.
- Haz revisiones periódicas Lo ideal sería revisar el presupuesto de TI y realizar ajustes varias veces al año, si no más a menudo. Esto te ayuda a estar al tanto de cualquier cambio o gasto inesperado, lo que significa que puedes ajustar tus planes financieros para mantener el rumbo antes de que su año se desvíe por completo.
Tendencias presupuestarias en TI para 2023
Tu presupuesto de TI, al igual que el de tu organización, se verá probablemente influido por las tendencias pospandémicas. Cada vez son más los empleados que trabajan a distancia, por lo que tu presupuesto debe asignar recursos a la mejora de la seguridad en torno a los puntos de acceso a datos o aplicaciones y a la gestión de activos remotos. Los trabajadores remotos dependen del almacenamiento de datos en la nube, por lo que es esencial contabilizar los costes de los servicios en la nube.
En 2023, los rumores de recesión pueden sugerir que es posible que tengamos que apretarnos el cinturón. Para estar preparado, sé conservador con tu presupuesto de TI y céntrate en proyectos de gran valor con costes relativamente bajos que te harán más eficiente y flexible con el tiempo. Por ejemplo, si te preocupa no poder contratar a otro técnico de TI este año, podrías plantearte implantar una solución desolución de gestión y supervisión remota,que puede mejorar la eficacia de tu equipo al tiempo que disminuye los recursos utilizados y el tiempo empleado en general.
Prepara a tu equipo para el éxito elaborando un presupuesto de TI
La elaboración de presupuestos es esencial para alcanzar los objetivos informáticos y organizativos. Las organizaciones que quieren tener éxito a largo plazo necesitan planificar su crecimiento estratégicamente, incorporando objetivos alcanzables y realistas que también sean financieramente viables. Mantener a los equipos dentro de un presupuesto de TI puede ser difícil cuando se produce un desastre, pero un presupuesto planificado y ejecutado estratégicamente puede ayudar a mantener los gastos en la senda correcta incluso durante periodos difíciles.
Para lograr una recuperación sin contratiempos, sin hundir tus finanzas ni renunciar a tus objetivos, debes revisar periódicamente tu presupuesto para asegurarte de que todo marcha según lo previsto. Implementa herramientas, servicios o soluciones de software que puedan ayudarte a mejorar tu eficacia y reducir costes sin sacrificar la calidad de los servicios que prestas.
Por último, equilibra el coste, el valor y las tendencias presupuestarias actuales para planificar de la forma más eficaz el próximo año fiscal. Tu equipo de TI estará mejor preparado para tomar decisiones estratégicas, y tu organización estará mejor equipada para recuperarse de los problemas y resolverlos, al tiempo que alcanzáis los objetivos fijados durante la planificación estratégica.
