El aumento de las plantillas remotas y distribuidas desde la pandemia ha incrementado el número de archivos y documentos en los que colaboran los empleados y que están a su disposición a través de la tecnología. En el Informe Global de Riesgo de Datos 2021 de Varonis, informan que en los servicios financieros, «cada empleado tiene acceso a casi 11 millones de archivos».
Las copias de seguridad de archivos y documentos son esenciales para garantizar que no se pierdan los conocimientos y datos de una organización. Las copias de seguridad de archivos son sólo una parte de un plan integral de copia de seguridad y recuperación de datos. Las copias de seguridad de archivos y carpetas son copias de los archivos que los usuarios finales individuales generan, manipulan y manejan directa o indirectamente. Este tipo de copia de seguridad se centra en proteger los datos críticos de la empresa ubicados en archivos, en lugar de los datos del sistema u otros datos generales. Descubre qué opciones tiene tu organización para hacer copias de seguridad de archivos y documentos.
Cuándo utilizar la copia de seguridad de archivos y carpetas vs. copia de seguridad de imágenes para documentos y archivos
Las copias de seguridad de archivos y carpetas se utilizan para hacer copias de seguridad de archivos individuales, mientras que las copias de seguridad de imágenes se utilizan para hacer copias de seguridad de partes o de sistemas enteros. Esto hace que cada uno sea ideal para determinados tipos de dispositivos o datos. ¿Cómo saber qué dispositivos de endpoint requieren copia de seguridad de archivos y cuáles copia de seguridad de imágenes?
Un servidor suele requerir una copia de seguridad de imagen debido a la gran cantidad de datos y, lo que es más importante, al mayor coste del tiempo de inactividad en comparación con los dispositivos de usuario final. La copia de seguridad de imágenes también es necesaria para capturar las configuraciones específicas y complejas del sistema.
Por otra parte, los dispositivos de usuario final de tu entorno de TI no contienen ni de lejos la cantidad de datos que contienen los servidores. Tampoco contienen ajustes o configuraciones que puedan afectar a todo un entorno informático, por lo que no es necesario realizar copias de seguridad de las imágenes. Los archivos y documentos individuales de los dispositivos finales de los usuarios son probablemente el tipo de información más importante que contienen, lo que hace que la copia de seguridad de archivos y carpetas sea ideal.
Dónde hacer copias de seguridad de archivos y documentos
Hay muchas opciones para hacer copias de seguridad de los archivos y documentos de tu empresa. Puedes hacer copias de seguridad en la nube, en el almacenamiento local o adoptar un enfoque híbrido y utilizar ambos tipos de almacenamiento.
En última instancia, el mejor enfoque de «dónde» hacer copias de seguridad de los datos dependerá del entorno en el que opere tu organización.
- Almacenamiento local: si todo el mundo está in situ y trabaja en la oficina, el almacenamiento local es probablemente lo más cómodo y lógico.
- Almacenamiento en la nube: para las empresas con una plantilla remota y distribuida que tienen personas fuera de la red y no quieren depender de un VPN, el almacenamiento en la nube tiene sentido.
- Almacenamiento híbrido: las empresas que tienen miembros que entran y salen de la oficina, que trabajan desde casa a tiempo parcial y desde la oficina a tiempo parcial, son las que más se beneficiarían de una copia de seguridad híbrida.
Cómo determinar la mejor forma de hacer copias de seguridad de archivos y documentos
Determinar el método ideal para hacer copias de seguridad de los datos de tu empresa requiere tener en cuenta diversos factores. Las mejores formas de hacer copias de seguridad de archivos y documentos se basan en las personas que utilizan los datos, su tipo y su criticidad:
Copia de seguridad de archivos y documentos en función de las personas que los utilizan
Las distintas personas de una organización necesitan distintos niveles de copia de seguridad. Para el CEO una empresa, es muy probable que todos sus datos deban tener una copia de seguridad cada hora, pase lo que pase. Es la persona que dirige la empresa, por lo que los datos que recopila o produce son una gran prioridad. Se recomienda dar prioridad a los datos de los que se hace copia de seguridad según la función y el rol del usuario final.
Copia de seguridad de archivos y documentos en función de la criticidad de los datos
Sectores como la contabilidad, la ingeniería o cualquiera que se ocupe de la propiedad intelectual crítica también se verían en apuros si se perdieran los datos, por lo que también debe darse prioridad a la copia de seguridad de sus datos. Con otros empleados, puede que tengan que rehacer su trabajo si pierden un archivo, pero lo más probable es que no trabajen con datos críticos, así que seguramente no sea tan grave.
Copia de seguridad de archivos y documentos en función del tipo de datos
Los documentos de productividad (como docx, ppt, etc.) y los pdf son los tipos de datos que suelen duplicarse con las copias de seguridad de archivos. Para la mayoría de los trabajadores del conocimiento, si sólo haces copias de seguridad de los archivos de productividad, ésos son todos los datos con los que trabajan y lo que realmente necesitas conservar.
Estrategias para hacer copias de seguridad de archivos y documentos importantes
Una vez que hayas determinado la prioridad de los distintos archivos y documentos, debes emplear estrategias para proteger los datos en función de su importancia y riesgo. Para archivos y documentos muy importantes, considera la posibilidad de utilizar una de estas estrategias o una combinación de ellas:
- Utiliza copias de seguridad locales y en la nube (estrategia híbrida)
- Haz copias de seguridad con más frecuencia
- Haz copias de seguridad de todo (todos los archivos y documentos en los que trabaja una persona o un grupo)
Sigue estos consejos y prácticas recomendadas sobre copias de seguridad para establecer una estrategia de copias de seguridad satisfactoria para tu organización.
3 ventajas de hacer copias de seguridad de archivos y documentos
1. Preservas el conocimiento de la organización
Los archivos y documentos contienen la experiencia de los usuarios finales en formato digital. Es importante hacer copias de seguridad para construir continuamente una base de conocimientos para la empresa.
2. Evitas perder tiempo y dinero
Si algún archivo o documento se daña o se destruye, tomar medidas preventivas haciendo una copia de seguridad proactiva te evitará perder tiempo rehaciendo el trabajo, o pagar dinero extra (posiblemente a un actor de ransomware) para restaurarlos.
3. Restauras archivos rápidamente
En primer lugar, el objetivo de las copias de seguridad es proporcionar una copia adicional de los datos que se utilizará en caso de que se pierda la información original. Las copias de seguridad de archivos permiten restaurar rápidamente los datos para que las operaciones de la empresa puedan seguir adelante.
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