Tanto si las operaciones se desarrollan sin problemas como si te encuentras con algún contratiempo ocasional, la pregunta al equipo de TI es siempre la misma: «¿Para qué os pagamos?» En lugar de ver las TI como una pieza clave del puzle, las organizaciones suelen considerarlas como un centro de costes, lo que conduce a una percepción distorsionada de la importancia de las TI.
Los equipos de TI se enfrentan a menudo a obstáculos similares cuando intentan demostrar el valor de las TI:
- Comunicar las actualizaciones técnicas a un público no técnico
- Alinear las prioridades técnicas con los objetivos empresariales para contar una historia convincente
- Condensar la información importante en algo rápidamente comprensible
Todas estas dificultades pueden tener consecuencias considerables, sobre todo en el presupuesto, la implicación de la dirección, el personal del futuro, etc. Si no cuentas con un proceso exhaustivo de elaboración de informes, podrías acabar sacrificando los recursos que necesitas.
3 razones por las que los informes de TI son importantes
- Las mediciones: permiten contar fácilmente una historia. Cuando hablamos con otras divisiones dentro de una organización más amplia, es importante poder contar una historia. Es posible que estos públicos no tengan conocimientos técnicos avanzados o dispongan de poco tiempo para profundizar en una larga descripción. Con buenas estadísticas, puedes contar fácilmente tu propia historia en un formato sencillo. También puedes utilizar estas historias para demostrar cómo las TI influyen en los objetivos de toda la organización, demostrando así su valor.
- Te ayuda a realizar análisis de rentabilidad: como responsable de TI, a menudo tendrás que tomar decisiones sobre presupuestos, adquisiciones y personal para el futuro. O, a lo largo de tu día a día, es posible que te encuentres con una laguna en el flujo de trabajo que necesite recursos específicos. En cualquier caso, tener un informe listo puede facilitarte mucho la vida. Si muestras datos reales (y mejor aún, si los relacionas con un coste monetario), podrás justificar más fácilmente cualquier cambio que desees realizar.
- Lleva un registro de las acciones que hayan tenido un impacto: los informes no solo sirven para compartir información con el resto de la organización, sino que también pueden ser muy útiles para tu propio equipo. Los informes pueden dar visibilidad a posibles ineficiencias y mostrarte dónde deberías invertir más. De esta forma, podrás tomar las mejores decisiones empresariales posibles en el momento oportuno.
Cómo elaborar un informe impresionante
Si aún no has creado un informe o estás buscando formas de mejorar uno existente, existen algunas buenas prácticas que pueden transformar un informe bueno en uno excelente.
- Selecciona los indicadores clave de rendimiento (KPI) adecuados: los indicadores clave de rendimiento (KPI) son el eje central de tu informe. Estos datos comunicarán tu historia, por lo que deben estar en consonancia con los objetivos empresariales o informáticos existentes. Puedes elegir entre un gran número de KPI, algunos de los cuales figuran en nuestro documento sobre las medidas del éxito dentro de las TI. Van desde el coste por ticket hasta el número de amenazas de seguridad bloqueadas. Pero cuidado, demasiados KPI pueden sobrecargar las cosas y hacerlas difíciles de descifrar, así que ¡elige bien!
- Identifica cómo vas a obtener los datos: tendrás que trabajar en cada una de tus plataformas para ver si los datos que necesitas son fáciles de obtener. Es posible que encuentres todos los puntos de datos dentro del propio equipo de TI, pero existe la posibilidad de que tengas que trabajar con otros departamentos para obtener los datos que necesitas. Es mejor saberlo cuanto antes, antes de meterte de lleno con datos difíciles de obtener.
- Simplifica el proceso con plantillas de informes prediseñadas: por suerte, no tienes que hacer todo el trabajo por tu cuenta. Existen muchos recursos que pueden ayudarte a diseñar un informe a partir de plantillas existentes. Recursos de terceros como Canva o Piktochart pueden ayudarte a diseñar informes impresionantes en un abrir y cerrar de ojos. Como alternativa, siempre puedes utilizar Microsoft Office o Google Workspace, ya que probablemente ya estén implementados en tu entorno.
- Muestra los datos en contexto: en lugar de mostrar datos aislados, asegúrate de mostrar los datos en contexto para que ayuden a contar tu historia. Por ejemplo, si estás mostrando el coste por ticket y estás tratando de convencer a la dirección de la necesidad de invertir en una nueva herramienta de automatización, podrías mostrar el aumento del coste por ticket a lo largo del tiempo. Todos los datos deben demostrar fácilmente la historia que estás contando.
- Organiza los datos en la página por tipos de flujo de trabajo: aunque puedas tener informes más detallados para informes trimestrales o anuales, a menudo combinarás diferentes flujos de trabajo en un único informe. Esto significa que debes separar los datos según los diferentes flujos de trabajo de TI: servicio de asistencia, seguridad, etc. ¡Esto ayuda a organizar tus pensamientos y hace que sean mucho más fáciles de digerir!
- Haz informes de manera regular: los informes pueden ser una herramienta fantástica para comunicar a otros equipos o para utilizar dentro de tu equipo, pero debes ser coherente y adaptar los informes a la frecuencia de las reuniones. Los informes trimestrales tendrán un aspecto radicalmente distinto a los informes anuales, y los informes mensuales serán incluso menos complicados que un informe de planificación anual. Esto también puede cambiar los KPI que supervisas, así que tenlo en cuenta a la hora de elaborar tus informes.
Si necesitas consejos para tu próximo informe pero no sabes por dónde empezar, hemos elaborado una nueva guía: «Métricas para medir el éxito en TI», que incluye fórmulas y una lista de KPI que puedes utilizar para elaborar tu próximo informe.
