Las operaciones y la tecnología heredadas a menudo son incapaces de dar apoyo a organizaciones en crecimiento, lo que genera varias deficiencias a medida que el negocio va evolucionando. La forma en que un equipo de TI gestiona 50 dispositivos debe ser fundamentalmente diferente de la forma en que gestiona 500 dispositivos. En respuesta a estas necesidades empresariales en constante evolución, las organizaciones han empezado a interesarse por la automatización de procesos para reducir el tiempo y el dinero desperdiciados en tareas repetitivas y tediosas. Según el informe de Zapier «State of Business Automation 2021», el 94 % de los trabajadores afirman realizar tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. Con la automatización, ese tiempo podría emplearse mejor en responsabilidades más prácticas.
Por desgracia, dedicar recursos a la automatización puede resultar siendo una batalla difícil. Debido a la complejidad de los procesos y a las elevadas inversiones iniciales, los equipos de TI a menudo tienen que presentar un argumento comercial sólido para conseguir la aprobación de la organización.
Por qué a las organizaciones les cuesta invertir en automatización
No saben por dónde empezar
Automatizar es un proceso complejo y los equipos de TI que parten de cero suelen tener dificultades para saber por dónde empezar. En el estudio «State of Process Orchestration 2023» llevado a cabo por Camunda, el 79% de los encuestados afirman que el tiempo que tardan en diseñar y ponerse de acuerdo sobre los cambios en los procesos de automatización es un obstáculo para su organización. Como hay tantas direcciones en las que avanzar, a los equipos les cuesta decidir qué tareas deben automatizarse primero.
Y con la gran cantidad de flujos de trabajo de automatización posibles, los equipos sienten que necesitan implementar automatizaciones complejas, que a menudo pueden ser demasiado enrevesadas y difíciles de gestionar. Cuando se empieza con la automatización, una buena regla general es empezar con lo más fácil e ir progresando a partir de ahí. Es probable que tu equipo tenga una lista de tareas repetitivas que requieren mucho tiempo y son buenas candidatas para la automatización. Además de pedir opinión a tus técnicos, revisa directamente los tickets y toma nota de qué tareas generan mayor volumen.
No cuentan con el personal necesario para la automatización
La implantación de nuevas prácticas y herramientas de automatización puede requerir cierto nivel de experiencia en la materia, del que algunas organizaciones pueden carecer si nunca han invertido en automatización. Para proporcionar un soporte y una implementación adecuados a estos nuevos procesos, las organizaciones tienen que invertir dinero y tiempo en formar a los empleados de TI existentes, contratar a nuevos expertos en automatización o ambas cosas. Los gastos de contratación y formación pueden ser un obstáculo que los equipos van a tener que superar. Además, es importante que lleven cuidado y hagan lo posible por no llegar a situaciones de burnout cuando aumenten las necesidades de formación. Una forma de minimizar la carga que puede suponer la formación es recurrir a las integraciones listas para usar del proveedor para empezar más fácilmente con los procesos de automatización.
Sus sistemas actuales son incompatibles con los requisitos de automatización
En el estudio «State of Process Orchestration» realizado por Camunda, el 86% de los responsables de TI respondieron que creen que necesitan disponer de mejores herramientas para gestionar la interacción de todos los procesos. Además de necesitar la aprobación de más formación y software, muchas organizaciones tienen que trabajar dentro de los límites de sus plataformas actuales para dar cabida a los nuevos procesos. En muchas organizaciones, esto puede resultar imposible, ya que los sistemas heredados no pueden soportar las nuevas actividades. Esto significa que trabajar con los ejecutivos y el resto de la organización para explicar la inversión adicional va a ser clave.
Supone una gran inversión inicial
Aunque los resultados de la inversión terminan compensando los costes iniciales, conseguir la aprobación de la dirección puede ser complicado, ya que las ventajas de la automatización no suelen ser inmediatas, sino que se aprecian con el tiempo. Para que la dirección se sienta cómoda con el gasto, los equipos deben ser capaces de proporcionar informes y métricas que respalden las distintas necesidades de automatización de TI. La automatización puede ser difícil de cuantificar, así que lo mejor que puedes hacer es centrarte en algunos de tus puntos débiles, ya que son fáciles de controlar y te reportarán el mayor retorno de la inversión. Además, si tu organización debe cargar con sistemas heredados, conseguir la aprobación para hacer una inversión será increíblemente importante en el proceso de automatización.
¿De qué forma puede prepararse un organización para tener éxito cuando invierte en automatización?
- Pide opinión al equipo de TI y evalúa los procesos actuales en busca de puntos débiles Los equipos de TI sabrán decirte en qué ámbitos tendrá más impacto hacer una inversión. Es posible que los responsables de TI no sean conscientes de cuánto tiempo se pierde en una tarea concreta. Por eso, la dirección debe asegurarse de recabar toda la información posible de su equipo.
- Comienza con tareas pequeñas y reactivas y amplía a partir de ahí Las tareas con mayor impacto que las organizaciones pueden automatizar son las tareas básicas que requieren más tiempo. Las organizaciones no deben empezar con flujos de trabajo complejos, sino con tareas sencillas que puedan tener un gran impacto.
- Educa a tu equipo (y a ti mismo si hace falta) sobre los conceptos básicos de la automatización Como ya hemos mencionado, si tu equipo está empezando desde cero, es posible que no sepa mucho sobre el mundo de la automatización. Invierte en formación para ti y tu equipo y haz que tus procesos de automatización sean lo más eficaces posible.
- Fomenta el crecimiento dentro del equipo Dado que la automatización es un sector en auge, existen muchas oportunidades para promover el crecimiento dentro de un equipo. Céntrate en desarrollar sus capacidades y en promover internamente a puestos centrados en la automatización.
- Anima a toda la organizacióna adoptar la automatización La automatización debería ir más allá de los flujos de trabajo de TI estándar e introducirse en el resto de la empresa. Para ello, es importante desarrollar una mentalidad de automatización que anime al resto de la organización.
- Desarrolla una estrategia para medir el éxito de la automatización El éxito de una plataforma de automatización puede ser difícil de cuantificar, así que asegúrate de establecer esas mediciones antes de la implementación para obtener una buena imagen del antes y el después.
Aprende a automatizar tus flujos de trabajo de TI
Embarcarse en la automatización merece la pena, pero lanzarse puede ser lo más difícil. Es importante saber que la automatización no es una solución única y que lo que funciona a una organización puede no funcionarle a otra. Ahora bien, si contamos con una estrategia coherente, una plataforma fiable y métricas para medir el éxito, implementar automatizaciones puede ser más fácil de lo pensábamos.
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