Un equipo de TI bien gestionado debe realizar un seguimiento de todos sus activos, incluido el hardware, el software y las licencias. La tarea específica dedicada a gestionar los activos de hardware se conoce como gestión de activos de hardware. Esto implica controlar el hardware desde el momento en que se solicita y se adquiere hasta el momento en que deja de utilizarse y se descarta.
Como imaginarás, esta tarea puede ser desalentadora si se realiza manualmente. Sin procedimientos ni herramientas especializadas, el proceso puede ser irregular y estar plagado de errores.
El registro manual de las HAM eleva los costes de la gestión de activos y aumenta el riesgo de robos y pérdidas. En muchos casos, es casi imposible cumplir las normas y reglamentos aplicables utilizando registros manuales. Es necesario un plan de gestión de activos de hardware específico, que forme parte de una estrategia ITAM más amplia, con el fin de agilizar todo el proceso.
En este artículo exploraremos los aspectos más críticos de la gestión de activos de hardware y los conceptos asociados.
De qué va a tratar este artículo:
- ¿Qué es la gestión de activos de hardware (HAM)?
- ¿Por qué es importante la gestión de activos de hardware?
- Retos y limitaciones de la gestión de activos de hardware
- Diferencias entre HAM y SAM
- Relación entre HAM e ITAM (gestión de activos de TI)
¿Qué es la gestión de activos de hardware?
La gestión de activos de hardware es el proceso de inventariado y seguimiento de componentes físicos de TI, como estaciones de trabajo, ordenadores portátiles, unidades de disco, enrutadores y servidores a lo largo de todo su ciclo de vida.
El proceso de gestión de activos de hardware proporciona al equipo de TI detalles importantes sobre su inventario de activos de hardware, en qué punto de su ciclo de vida se encuentran y cómo se están empleando. En esencia, el objetivo de la gestión de activos de hardware es controlar los costes, orientar las decisiones de compra, realizar un seguimiento del inventario de TI y preparar auditorías.
Como ya se ha mencionado, la gestión de activos de hardware es un componente del concepto más amplio de gestión de activos de TI (ITAM). Por lo tanto, los procedimientos de HAM deben colaborar con el conjunto de la gestión de activos del departamento de TI e integrarse con otros procesos ITAM/ITIL.
Con los procesos de gestión de hardware adecuados, se puede reducir significativamente el tiempo que el MSP o el proveedor de TI dedica a solicitar, implementar, mantener y desechar activos de hardware.
¿Por qué es importante el HAM para una organización?
La gestión del ciclo de vida de los activos de hardware implica algo más que la simple creación de un inventario de dispositivos. El objetivo principal es recopilar y actualizar los datos de los activos para maximizar el ROI tecnológico, minimizar los riesgos y registrar adecuadamente el valor y la utilidad de los activos de TI. Algunas de sus ventajas son:
Ahorro de costes
Cuando los activos de hardware son gestionados a lo largo de su ciclo de vida, una organización puede ahorrar dinero. Esto se debe, principalmente, a la fase de «servicio y mantenimiento» del ciclo de vida de los activos. Cuando el hardware se mantiene en buen estado, las probabilidades de fallo disminuyen considerablemente.
Los procesos HAM también establecen claramente cuándo es el momento de deshacerse de un activo, lo que ahorra muchos costes de mantenimiento que podrían haberse prolongado más allá de su vida útil.
Mejorar la utilización de los activos
La gestión de activos de hardware ayuda a los profesionales de TI a sacar el máximo partido de su inventario de activos al aprovechar el hardware subutilizado. A veces es posible utilizar el hardware existente en lugar de hacer una nueva y costosa compra, pero puede ser difícil saber cuándo esta es una opción si el hardware no está inventariado correctamente.
Mantener la seguridad y reducir los riesgos de gestión
Un proceso HAM adecuado ofrece una visión general de los activos de hardware, ayudando al equipo de TI a identificar lo que necesita mantenimiento y lo que debe retirarse. Esta información les ayuda a reciclar o reparar hardware que podría convertirse en una amenaza para la seguridad al estar obsoleto o fuera de soporte. La gestión de activos suele ser un requisito cuando llega el momento de una auditoría de cumplimiento.
Control del inventario de TI
La gestión de activos de hardware ofrece una visión clara de tus activos de hardware, lo que se traduce en un mejor control de tu inventario de TI. Además, el proceso HAM te permite supervisar la información actualizada del inventario de hardware para su verificación y mantenimiento continuos.
Prevención de pérdidas
HAM incorpora el etiquetado de activos, la asignación de propiedad, el mantenimiento rutinario y el seguimiento de la ubicación para la seguridad y la prevención de robos. La gestión de activos de hardware proporciona un seguimiento de documentos de garantía, contratos, acuerdos de licencia y registros de mantenimiento para ayudar a reducir pérdidas o robos.
El ciclo de vida de los activos de hardware
Los activos de hardware tienen una vida útil que debe gestionarse de forma organizada y documentada. Todo activo, independientemente de su tamaño o precio, pasa por un ciclo de vida con varias etapas:
1) Solicitud/Adquisición
Este es el primer paso en el ciclo de vida de los activos y consiste en la compra propiamente dicha de un activo que la organización ha solicitado. Estas compras suelen realizarse después de comprender los requisitos, hacer estimaciones, comparar alternativas y validar la compra.
2) Despliegue
A continuación, el activo se pone en funcionamiento. Durante esta fase, se comprueba si el activo presenta defectos físicos, problemas de diseño o de compatibilidad, y si se ha configurado correctamente. Al final de esta etapa, el activo está totalmente desplegado y funcionando para los fines previstos.
3) Mantenimiento/Supervisión
La gestión de servicios es un paso extremadamente importante. El uso constante provoca averías y ralentizaciones, y muchos problemas pueden evitarse con un mantenimiento y cuidado adecuados. Esta fase también implica supervisar el rendimiento del activo para garantizar la máxima productividad y detectar problemas que puedan surgir durante su uso.
En esta etapa se incluye la aplicación periódica de parches y actualizaciones, auditorías de cumplimiento, análisis de costes y beneficios e informes de utilización.
4) Soporte
El soporte ayuda a prolongar la vida útil de un activo de hardware. Además del mantenimiento, se aplican modificaciones y actualizaciones para que el activo siga siendo útil, conforme y compatible con otros activos a medida que evoluciona el entorno de TI.
5) Retiro/Descarte
Los activos deben descartarse al final de su vida útil. Sin embargo, antes de retirar un activo y dejarlo fuera de servicio, debe revisarse y abordarse su importancia en la organización para que su retirada no tenga efectos adversos. Una gestión de activos de hardware adecuada facilita la toma de decisiones estratégicas sobre la sustitución de la tecnología antigua cuando llega a su fase final.
HAM vs. SAM
Tanto HAM como SAM son subconjuntos de la gestión de activos de TI (ITAM). Mientras que HAM se ocupa del hardware, SAM se ocupa específicamente de las aplicaciones. La gestión de activos de software (SAM) se ocupa de todo el software de una organización, tanto virtual como no virtual, a lo largo de su ciclo de vida.
Gestión de activos de TI (ITAM) y HAM
La gestión de activos de TI (también conocida como ITAM) es el proceso que consiste en contabilizar, desplegar, mantener, actualizar y eliminar los activos de TI de una organización a lo largo de todo su ciclo de vida. Al igual que el HAM, más específico, consiste en hacer un seguimiento y mantenimiento del inventario para maximizar su valor para la organización.
ITAM cubre todos los activos de TI, incluidos el hardware, los sistemas de software, los activos en la nube y la información o los datos. Abarca tanto HAM como SAM.
Retos de la gestión de activos de hardware
Falta de organización
El mayor reto que afronta la gestión de activos de hardware es la falta de un inventario organizado de activos. Sin un inventario, las organizaciones no saben qué hay en su entorno de TI, quién es responsable de los activos ni cómo se mantienen. Algunas organizaciones intentan resolver este problema con simples hojas de cálculo o herramientas propias, pero a la mayoría le resulta muy difícil mantener registros adecuados de gestión de activos sin soluciones específicas.
Cambio y obsolescencia
Todos los activos de TI tienen una vida útil limitada y una fecha de caducidad. El hardware se sobreutiliza y se desgasta con el tiempo. El software debe actualizarse a versiones más recientes.
Los dispositivos deben recibir asistencia, actualizarse y sustituirse. En medio de este caos, puede resultar difícil gestionar los activos incluso con las herramientas adecuadas. Por eso se recomienda que las grandes organizaciones utilicen herramientas especiales de ITAM o HAM que permitan la detección automatizada y los flujos de trabajo digitales para simplificar el proceso.
Mala planificación presupuestaria
Si los equipos de TI no saben de qué disponen, les resultará difícil saber qué pueden utilizar y qué necesitan comprar. Incluso un buen proceso de gestión de activos de hardware no servirá de nada si los profesionales de TI no llevan un registro adecuado de su utilización. Las herramientas adecuadas te ayudarán a tomar decisiones fundamentadas sobre la adquisición de nuevos activos y el uso de los existentes. También puede ayudar a eliminar residuos.
Inventario manual
Los MSP y los equipos de TI perderán una cantidad considerable de tiempo valioso en detectar y hacer inventario de los activos de forma manual. De hecho, el inventario manual y el seguimiento continuo son casi imposibles para los proveedores de servicios gestionados que son responsables de una larga lista de clientes remotos. Esta es otra razón para utilizar herramientas específicas de gestión de activos de hardware, ya que reducen el riesgo al permitir la detección automática del hardware incluso en redes remotas.
Servicio y asistencia
Prestar servicio y asistencia al entorno de TI puede resultar desalentador cuando tu equipo de TI o MSP no sabe de qué activos se trata. Los protocolos ITAM y HAM mantendrán actualizada la información sobre el historial del activo, su configuración y los problemas anteriores. Con estos datos, el servicio de soporte no tendrá que dedicar tiempo a investigar (o adivinar) cada vez que se produzca una llamada. Esto acelera los tiempos de resolución y hace que el equipo de TI sea más eficiente y productivo en general.
Gestión y mantenimiento desde la adquisición hasta el retiro
La gestión de activos de hardware es esencial en cualquier entorno de TI empresarial en esta era de transformación digital. HAM ayudará a los equipos de TI a establecer la visibilidad y control necesarios sobre el hardware de TI. Esto les permite gestionar y mantener fácilmente todos los activos de hardware de sus clientes, desde la adquisición hasta el retiro o descarte.
La gestión de activos de hardware también permite a las organizaciones tomar decisiones de compra más acertadas, ya que asocia la información financiera y la utilización con los activos y ofrece una transparencia total sobre la gestión de la inversión en TI.
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