Las ventajas del modelo de trabajo a distancia e híbrido están documentadas desde hace tiempo, y para muchas organizaciones la pandemia fue el último empujón necesario para empezar a hacer la transición.
Una vez que estas empresas ofrecieron por primera vez el trabajo a distancia, tuvieron la oportunidad de comprobar de primera mano lo valioso que podía ser para sus organizaciones. ¿Quién no querría pagar menos por menos espacio de oficina y disfrutar de unos gastos operativos considerablemente menores? Por si fuera poco, el compromiso y la felicidad de los empleados parecen aumentar de forma constante una vez que los trabajadores salen de sus cubículos.
Por supuesto, tener un equipo descentralizado conlleva sus propios retos. Mientras que algunas organizaciones han dado en el clavo con el modelo de trabajo remoto desde el principio, muchas otras han tenido que luchar con caídas de la productividad, rotación de empleados y lagunas en la comunicación.
En este artículo hablaremos de los obstáculos que plantean los puestos de trabajo remotos, de cómo las TI apoyan este modelo y de qué pueden hacer los profesionales de TI para ayudar a las empresas a gestionar a sus empleados remotos. ¿De qué hablaremos en este artículo?
- Los problemas de la transición hacia el trabajo a distancia
- Los retos de la gestión de equipos remotos
- Consejos para configurar y gestionar usuarios remotos
9 retos del trabajo a distancia
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La comunicación
La mayoría coincide en que el mayor reto del trabajo a distancia es la comunicación, pero aún está por ver si se trata de un problema real o simplemente de un cambio en la forma de comunicarse.
La verdad es que no faltan opciones de comunicación a distancia, y cualquiera que tenga la agenda llena de llamadas de Zoom sabe que aún es muy posible celebrar reuniones. Lo que ha cambiado es que la comunicación espontánea -como cruzarse con un compañero de trabajo en el refrigerador de agua o desviarse por el despacho de alguien de camino a la fotocopiadora- no es una opción.
Algunos creen que esto significa que toda la comunicación debe planificarse y programarse, pero no es del todo cierto. Los lugares de trabajo que han integrado una herramienta como Slack saben que sigue habiendo formas de comunicación informal.
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La cohesión del equipo
Algunas empresas se han dado cuenta de que puede ser difícil mantener la equidad cuando se gestiona al personal de la oficina junto con trabajadores a distancia. La posibilidad de que los trabajadores de oficina reciban atención o ventajas adicionales es bastante alta cuando comparten oficina con la dirección, pero esto puede hacer que los trabajadores remotos se sientan desatendidos del resto del equipo.
Se pueden hacer esfuerzos para garantizar que los trabajadores remotos se sientan incluidos, ya sea participando en reuniones o recibiendo una entrega de Ubereats cuando hay un almuerzo en la oficina.
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El micromanaging
Es muy común que un directivo compense en exceso la distancia tomando medidas drásticas contra los empleados remotos. Demasiados check-ins, solicitudes de actualizaciones de estado y comentarios no solicitados pueden acabar con la productividad y, en última instancia, harán más mal que bien.
Es mejor (y en cierto modo necesario) adoptar un modelo de liderazgo basado en los resultados, en el que las expectativas se fijen en torno al cumplimiento de objetivos y no a la actividad minuto a minuto. Los check-ins están bien con moderación, pero el éxito en un modelo de trabajo a distancia se basa en la confianza mutua y no en el micromanaging.
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La confianza
Lo que nos lleva a este reto. Generar confianza es un proceso que debe darse en ambas direcciones. Los empresarios deben confiar en sus empleados, pero los empleados también deben creer en la empresa y en el trabajo que hacen.
En la mayoría de los casos, la dirección es la cara de la empresa en esa interacción. Les corresponde a ellos animar y apoyar a los trabajadores a distancia. La empatía es un factor importante.
El trabajo en equipo también es crucial, quizá incluso más que en una oficina física. Los profesionales de TI pueden ayudar a planificar actividades virtuales de creación de equipos o eventos sociales como happy hours o juegos de mesa.
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La productividad
Esta es la mayor preocupación de los empresarios a la hora de cambiar a un modelo de trabajo a distancia.
«¿Se hará realmente el trabajo?»
Y cuando cunde el pánico, suelen volver a ese micromanagement del que acabamos de hablar. En lugar de permitir que las cosas lleguen tan lejos, lo mejor es emplear algún tipo de software de gestión de proyectos.
Los profesionales de TI están familiarizados con estas herramientas, pero no todas las empresas han necesitado utilizarlas en el pasado. Puedes salvar el día presentando a la dirección una solución de gestión de proyectos adecuada que les permita hacer un seguimiento del progreso sin tener que pedir constantemente actualizaciones a los empleados.
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La gestión de la carga de trabajo
Uno de los problemas que conlleva la pérdida de interacción cara a cara es la dificultad para juzgar la carga de trabajo de los empleados. El equilibrio perfecto se alcanza cuando todos los empleados trabajan y ninguno tiene exceso o falta de trabajo.
Eso es difícil de conseguir incluso en una oficina física, pero aún más a distancia. Los directivos deben tomar medidas deliberadas para calibrar la carga de trabajo y estar al tanto de cualquier posible agotamiento.
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El compromiso
Algunos empleados no tienen problemas para seguir comprometidos tanto si están sentados en un escritorio de la sucursal como si trabajan desde su sofá.
Aunque el compromiso rara vez se cita como un problema importante durante la transición a un puesto de trabajo remoto, puede llegar a ser problemático durante periodos de tiempo más largos. La falta de interacción cara a cara desgasta a algunos tipos de personalidad, haciendo que acaben sintiéndose desconectados de los demás y del propósito de la empresa.
Es importante reconocer el trabajo bien hecho, dar feedback coherente y tomar medidas para garantizar que los trabajadores remotos se sientan conectados con la «visión de conjunto».
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Los límites
Cuando un empleado empieza a trabajar desde casa, no se puede dar por sentado que siempre está trabajando o disponible para trabajar.
Una ventaja de la oficina física que se pierde en el trabajo a distancia es la sencillez de poder fichar al final del día y dejar atrás el trabajo. Cuando el hogar de una persona es también su lugar de trabajo, los límites entre la vida laboral y la personal suelen empezar a difuminarse.
En última instancia, es responsabilidad del empleado gestionar esto dentro de su propio hogar, pero el empresario debe intentar ayudarle. Establecer unas horas fijas en las que se espera que los empleados remotos estén disponibles para llamadas y reuniones es un buen comienzo. También deben evitar ponerse en contacto con trabajadores remotos fuera del horario laboral.
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Las distracciones
Las oficinas son entornos controlados, pero los hogares de los empleados suelen estar llenos de distracciones. Televisores, juegos, mascotas, niños… todos ellos se convierten en obstáculos que los trabajadores a distancia deben superar para poder realizar su trabajo.
Los empresarios pueden facilitar el trabajo sin distracciones pidiendo a los trabajadores a distancia que dispongan de un espacio en casa destinado exclusivamente al trabajo. Muchas organizaciones también han descubierto que la mejor manera de garantizar la productividad en general es incentivar el trabajo de calidad y la asistencia.
Los principales retos informáticos en la gestión de puestos de trabajo remotos
Aparte de los retos laborales a los que se enfrentan los directivos, los profesionales de TI están viendo sus propios retos relacionados con la revolución del trabajo a distancia. Entre los retos más comunes que hemos visto debatir están:
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Migración a la nube
Dado que los trabajadores remotos necesitan acceder a recursos y aplicaciones de TI, la tendencia ha sido migrar a la nube los servidores locales de acceso interno. Esto plantea problemas de continuidad de la actividad y complicaciones en la estructura y asignación de archivos.
Los equipos de TI y los MSP se encargaron de garantizar que los empleados remotos no tuvieran interrupciones en el uso de los servidores de archivos durante y después del proceso de migración. Un entorno continuo incluye la estructura de unidades mapeadas con la que los empleados estaban familiarizados, y los permisos de Active Directory y NTFS de los empleados también tenían que estar totalmente integrados.
La buena noticia es que los proveedores de servicios informáticos gestionados ya tenían mucha experiencia en este tipo de problemas antes de que se produjera el impulso masivo hacia el trabajo a distancia. Las migraciones a la nube se convirtieron en una de las principales razones por las que los MSP pudieron mantener la rentabilidad incluso tras la pandemia.
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Actualización de firewalls y sistemas VPN
Los profesionales de TI tienden a pensar en la ciberseguridad todo el tiempo y no menos cuando la conversación gira en torno al trabajo a distancia. Después de todo, trabajar desde casa significa que los empleados no utilizan necesariamente canales cifrados para compartir datos y comunicarse.
Los MSP han ayudado a las organizaciones a proteger el acceso de los empleados y el intercambio de datos mediante el uso de redes privadas virtuales (VPN). Una VPN proporciona un túnel cifrado entre el empleado e Internet para evitar ataques de intermediario.
Debido a la descentralización, también hubo que abordar y actualizar las políticas geográficas de cortafuegos para dar cabida a los trabajadores remotos.
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Seguridad de Office 365
Dado que muchas empresas se apresuraron a adoptar modelos de teletrabajo, se produjo una adopción masiva de herramientas de colaboración, especialmente Office 365. Por desgracia, las empresas avanzaban tan rápido que muchas descuidaban los riesgos de seguridad que se estaban introduciendo.
El problema llegó a ser tan frecuente que el Departamento de Seguridad Nacional emitió una alerta en la que se describían varias medidas de seguridad para reforzar un entorno de Office 365. Medidas incluidas:
- Autenticación multifactor (MFA) para administradores
- Configuración del control de acceso basado en funciones (RBAC) según el mínimo privilegio
- Aplicación de normas y políticas de acceso condicional
- Recopilación de registros de auditoría
- Garantizar que todos los usuarios utilicen la MFA
- Configuración de alertas de comportamiento sospechoso (ATP)
Una vez más, los MSP acudieron al rescate. Dado que ya contaban con la experiencia en seguridad necesaria, los MSP se apresuraron a asegurarse de que los entornos de Office 365 de sus clientes fueran seguros.
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Normalización de MFA/2FA
Gracias a la avalancha de mensajes de spam e intentos de phishing que siguió a la pandemia, el mundo se familiarizó con el concepto de autenticación multifactor. Ahora sabemos que la MFA es una potente medida de seguridad, y cualquier aplicación que admita 2FA o MFA debería estar habilitada para garantizar que se mitiga el phishing.
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Migración de servidores locales a SharePoint
Dado que SharePoint es una plataforma muy útil para el trabajo a distancia, su popularidad se disparó en el último año aproximadamente. A muchas empresas les encantó la idea de un portal centralizado con multitud de funciones en el que los trabajadores pudieran comunicarse y colaborar, y la familiaridad universal con Microsoft no les vino nada mal. Como sabes, la migración de servidores de archivos locales a SharePoint puede llevar mucho tiempo y estar plagada de oportunidades para el error humano. Esta fue otra tarea que puso a los MSP y su experiencia en el punto de mira.
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Seguridad de las redes domésticas
Las redes empresariales suelen estar configuradas con mucha más seguridad que las domésticas. Los ciberdelincuentes buscan los routers domésticos porque a menudo son la fruta más fácil para el robo de datos e identidades. Una red doméstica puede hacerse segura utilizando múltiples capas de seguridad que protejan los endpoints, el acceso a la nube y la red más amplia, pero al trabajador remoto medio le costaría mucho juntar todas estas piezas correctamente. Un MSP puede proporcionar toda la experiencia necesaria para garantizar que los miembros del equipo remoto estén protegidos por los mismos niveles de seguridad que la red de la oficina.
Consejos para crear y gestionar equipos remotos
Un empresario o profesional de TI que desee facilitar el teletrabajo debe planificar primero su enfoque. Es la mejor manera de evitar contratiempos de inactividad, pérdidas de productividad o la introducción de nuevas vulnerabilidades de ciberseguridad. Puedes empezar por esbozar cómo se configurará y documentará tu modelo remoto:
- Identifica a los usuarios remotos. ¿Son individuos, redes remotas o ambas cosas?
- En un entorno híbrido, determina cómo conectarás a los usuarios móviles, los teletrabajadores y los usuarios de oficina.
- Define cómo se conectarán los usuarios a la red. (¿Cliente ligero? ¿Aplicación basada en la web? Cliente/servidor)
- Determina cómo darás soporte a los usuarios y qué software de acceso remoto (herramienta RMM) utilizarás.
- Establece políticas de copia de seguridad de datos para usuarios remotos y prueba las soluciones de copia de seguridad con regularidad
- Configura la seguridad y la autenticación para usuarios remotos con firewalls y VPN. Activa el cifrado IPSec y/o SSL.
Gestión de TI a distancia: RMM
La tendencia hacia el trabajo a distancia y el teletrabajo presenta numerosos retos, muchos de los cuales son específicos de las herramientas y tecnologías utilizadas para hacerlo posible. Mientras que la dirección debe adaptarse a los cambios en la forma en que las personas se comprometen con su trabajo, el departamento de TI debe adaptarse a la forma en que los datos se mueven por toda la organización.
También deben descentralizar la idea misma de seguridad y continuidad empresarial para que abarque a todos los empleados independientemente de su ubicación, un reto que los proveedores de servicios gestionados han afrontado una y otra vez.
En el centro de tu trabajo está la herramienta de supervisión y gestión remotas (RMM), que permite al equipo de TI acceder a todos los dispositivos de la red, protegerlos y solucionar sus problemas con independencia de la ubicación.
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