Introducción
Cualquier propietario de un MSP o director de TI conoce el dolor que supone perder valiosos conocimientos institucionales. Aunque a menudo se pasa por alto, la solidez de la documentación de TI puede ser la diferencia entre horas, potencialmente días, de inactividad y un funcionamiento sin problemas. Para evitar estos costosos errores, los profesionales de TI recurren cada vez más al software de documentación de TI para ayudar a documentar, estandarizar y utilizar la información contextual sobre sus entornos informáticos.
En este artículo, profundizaremos en las formas en que la documentación de TI puede ayudar a agilizar las operaciones y resolver los problemas de los usuarios finales con mayor rapidez. Pero primero, diferenciemos la documentación de TI y el software de documentación de TI.
La documentación de TI es una contabilidad centralizada de todos los dispositivos, software, estructuras de directorio, perfiles de usuario, datos y marcos utilizados para gestionar y organizar un entorno informático. Esta documentación puede adoptar muchas formas, pero debe indicar qué es algo, cómo se hace, por qué se hace así y cuándo debe ocurrir.
El software de documentación de TI se refiere a las herramientas reales utilizadas para realizar la documentación o automatizar algunos pasos. Las herramientas varían en complejidad, desde soluciones relativamente sencillas y gratuitas como Google Docs o OneNote hasta soluciones más especializadas como NinjaOne Documentation o IT Glue. Las soluciones de código abierto como Bookstack también son opciones.
El software de documentación de TI es la solución perfecta
En todos los sectores, vemos un rápido aumento de nuevos dispositivos que se conectan, nuevo software que se utiliza y nuevos problemas de seguridad que hay que gestionar. Con entornos tan complejos, una documentación deficiente puede traducirse en una TI deficiente. Pero los problemas modernos requieren herramientas modernas, y muchas de las herramientas de documentación de TI disponibles hoy en día son fáciles de usar, accesibles para las partes interesadas y mucho más procesables.
Algunas de las principales ventajas del software de documentación informática son:
- Ahorro de costes: Ya sea por el ahorro de tiempo en la incorporación de nuevos empleados o por la eficiencia debida a un procedimiento operativo estándar, la documentación de TI tiene un impacto directo en los resultados de una organización.
- Mejora de las operaciones de soporte: Cuando un técnico puede acceder a un registro de las acciones realizadas en el pasado en un dispositivo o ver cómo debería ser un estado normal, su trabajo es más fácil y la experiencia del usuario final mejora. Muchos proveedores de software de documentación informática ofrecen una API para extraer datos que luego pueden utilizar los equipos de asistencia y otras plataformas. Otros han integrado de forma nativa la documentación de TI en las operaciones de soporte, como NinjaOne Ticketing.
- Seguridad integrada: Una documentación informática adecuada puede ser una herramienta valiosa para mejorar la higiene de la seguridad de una organización, documentando los calendarios y las instrucciones de aplicación de parches, almacenando las contraseñas y las credenciales de administrador, y estableciendo controles de seguridad a lo largo de un proceso, entre otras cosas.
Desafíos comunes de la documentación de TI
Los beneficios de la documentación informática no pueden ser subestimados. El ahorro de tiempo y eficiencia que supone una buena documentación puede amortizarse fácilmente, pero para conseguirlo hay que superar algunos retos comunes.
El primero de ellos es simplemente tener una documentación completa para una tarea, la configuración de un dispositivo, la configuración de un servidor o cualquier otra responsabilidad de TI. No hay nada más frustrante que consultar un proceso y luego descubrir que sólo se han documentado la mitad de los pasos. Peor aún, no tener ninguna documentación en primer lugar. En cualquiera de los dos casos, los técnicos acaban dedicando su tiempo a crear nueva documentación y a recrear la rueda para encontrar una solución viable.
En una línea similar, otro desafío de documentación con el que los profesionales informáticos se encontrarán es la documentación obsoleta. Esto ocurre cuando los equipos no revisan y editan periódicamente la documentación para reflejar las nuevas normas, como los calendarios de aplicación de parches, el software homologado o las configuraciones para establecer un nuevo usuario.
Ambos retos pueden contribuir a un bucle de retroalimentación negativa de baja confianza en la documentación y, por tanto, a una gestión y creación menos activas de la misma.
Software de documentación de TI
Hoy en día existen múltiples proveedores de software de documentación informática en el mercado, cada uno con sus propios puntos fuertes que atraerán a diferentes organizaciones. Sin embargo, algunas de las cualidades que se destacan entre los principales proveedores son la facilidad de uso, la personalización y la accesibilidad. A continuación, algunos proveedores de software de documentación de TI más conocidos a tener en cuenta:
NinjaOne Documentation
Integrada en la plataforma central de NinjaOne, NinjaOne Documentation es una solución de documentación de TI completa que proporciona una experiencia de documentación sin fisuras. NinjaOne permite a los usuarios documentar todo dentro de su entorno informático en una forma estandarizada y estructurada para recoger y utilizar fácilmente los datos. Para facilitar que los usuarios comiencen a documentar la información crítica, NinjaOne proporciona plantillas de documentación listas para usar para el directorio activo, la seguridad y la gestión de proveedores. Los datos de la documentación son accesibles a través de scripts y de la API de NinjaOne.
IT Glue
IT Glue es una solución de software de documentación de TI que se integra en muchas plataformas populares de RMM y PSA*. IT Glue ayuda a los usuarios a encontrar, seguir y gestionar todo los conocimientos dentro de un entorno de TI. La empresa es propiedad de Kaseya.
IT Boost
IT Boost es otra herramienta de documentación de TI comúnmente utilizada por los profesionales de TI y los MSP, es propiedad de ConnectWise y se integra en la plataforma líder de RMM y PSA*. IT Boost también ofrece múltiples vías para documentar y hacer un seguimiento del entorno de TI, y ofrece funciones adicionales como la detección de activos y las integraciones de VoIP para ayudar a documentar las operaciones de soporte.
*NinjaOne tiene integraciones con IT Glue y IT Boost.
Alternativas al software de documentación de código abierto gratuito
Para los que acaban de comenzar su camino en la documentación informática o buscan una alternativa más económica, hay muchas opciones. Aunque el software de documentación libre y de código abierto no tenga las plantillas y características especializadas del software de documentación de TI, puede ofrecer un valor inmenso para crear un depósito de conocimientos de la empresa. Aquí hay dos alternativas populares:
DocuWiki
DokuWiki es un software wiki de código abierto sencillo y muy versátil que no requiere una base de datos. La facilidad de mantenimiento, las copias de seguridad y la integración lo convierten en el favorito de los administradores. Los controles de acceso y los conectores de autenticación incorporados hacen que DokuWiki sea especialmente útil en el contexto empresarial, y el gran número de plugins aportados por su vibrante comunidad permiten una amplia gama de casos de uso más allá de un wiki tradicional.
BookStack
BookStack es una plataforma sencilla, autogestionada y fácil de usar para organizar y almacenar información. La plataforma divide la documentación en tres categorías: Libros, capítulos y páginas. Toda la documentación es completamente accesible y está fácilmente interconectada.
Conclusión
La documentación de TI no se puede ignorar si tu objetivo es aumentar la eficiencia y la productividad informática. Sin la documentación, los programas de parcheo y las configuraciones importantes de los servidores podrían perderse y las nuevas contrataciones podrían tardar más tiempo en ponerse en marcha.
En el actual entorno informático, una buena documentación es la columna vertebral de cualquier organización y un requisito clave para el crecimiento. Para seguir satisfaciendo las necesidades de las empresas de hoy en día, ha surgido un software de documentación informática especializado que agiliza y automatiza partes importantes del proceso de documentación, al tiempo que hace que los datos sean más utilizables.
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