A medida que el mundo de las TI sigue creciendo en tamaño y complejidad, se necesita una cantidad cada vez mayor de información tanto para el funcionamiento como para la seguridad de los dispositivos de TI. Es casi imposible que los MSP y los profesionales de TI recuerden todo sin escribirlo en algún lugar, pero ese «lugar» debe ser seguro y estar fácilmente disponible para su consulta. Afortunadamente, el software de documentación de TI y las mejores prácticas de documentación de TI se crearon para cumplir ambas cosas.
¿Qué es la documentación de TI?
La documentación de TI consiste en registrar descripciones detalladas de tareas, métodos, procedimientos y cualquier conocimiento esencial para el funcionamiento de un entorno informático. También puede incluir la documentación de cualquier credencial o configuración que sea necesaria para gestionar adecuadamente los dispositivos. El software de documentación de TI ofrece un lugar único para almacenar de forma fiable esta importante información.
5 mejores prácticas de documentación de TI
La documentación informática no es una tarea fácil. Requiere un gran compromiso de tiempo junto con la adhesión a algunos principios clave. Cuando se hace bien, sirve como recurso vital para las empresas y los equipos de TI. He aquí 5 buenas prácticas de documentación de TI que debes seguir para asegurarte de que estás aprovechando este recurso inestimable:
Crea un plan
Dado que documentar los conocimientos técnicos de tu empresa es esencial, es conveniente elaborar un plan de acción para ejecutar la documentación. Antes de comenzar el proceso, decide qué información vas a registrar, cómo la vas a registrar y cómo piensas organizar los detalles. Si empiezas con un plan, será más fácil documentarlo de forma eficiente.
Escribe con claridad
Dado que se trata de un recurso al que se hará referencia a menudo, escríbelo de forma que la información se pueda comprender fácilmente. Sé directo y sucinto. No hace falta que haya más palabrería; basta con anotar las credenciales o exponer los procedimientos de forma sencilla. Además, asegúrate de que la información que escribes es exacta. Una documentación clara también ayudará a los empleados recién incorporados a navegar por sus funciones y a aprender la información.
Organizar los datos y utilizar recursos multimedia
Organizar la información desde el momento en que se empieza a documentar facilitará mucho la búsqueda y el encuentro de la información más adelante. Si se añaden elementos multimedia como colores, tablas y gráficos para mostrar claramente los puntos de datos clave, la documentación será más atractiva visualmente y más fácil de comprender. Con una rica documentación de TI, los técnicos y el personal de asistencia pueden dedicar más tiempo a solucionar los problemas y menos a buscar la respuesta.
Normalizar la documentación
Establece un proceso de registro de la información para que todo se registre de la misma manera. Algunos programas informáticos de documentación de TI ofrecen varias plantillas que pueden facilitar y ayudar a simplificar el proceso de normalización. La estandarización de la documentación informática facilitará tanto el registro como la localización de la información en la documentación.
Hacer de la documentación una actividad común y regular
La documentación de TI debe ser un documento vivo, con actualizaciones constantes como parte de tu flujo de trabajo diario. Dado que la documentación es necesaria tanto para la seguridad como para facilitar las operaciones comerciales, es importante convertirla en una práctica diaria. La documentación de TI también debe ser un esfuerzo de colaboración entre otros departamentos de la organización para garantizar que la documentación se utiliza y es precisa.
Por qué la documentación de TI es útil para tu empresa
Hemos enumerado algunas de las mejores prácticas en lo que respecta a la documentación de TI, pero ¿cómo puede ayudar a las operaciones de tu empresa? En última instancia, todo se reduce a algo conocido como gestión del conocimiento. La gestión del conocimiento es la preservación del conocimiento y la información de la organización para el uso de los empleados, presentes y futuros.
El software de documentación de TI se utiliza como herramienta de gestión del conocimiento para los profesionales de la informática. Hay múltiples maneras en que puede ayudar a tu negocio, que incluyen:
Una incorporación más rápida
Todas las empresas conocen el reto que supone enseñar a los nuevos empleados cuáles son sus funciones y cómo realizar su trabajo de forma correcta. Afortunadamente, con la documentación de TI, el proceso de incorporación puede completarse mucho más rápido porque toda la información necesaria está disponible en un lugar fácilmente accesible y organizado. Esto es especialmente útil cuando los técnicos necesitan conocer o tener acceso a información sobre los entornos informáticos de clientes individuales.
Aumento de la eficiencia
La documentación de TI es una forma eficaz de centralizar y normalizar los conocimientos de la empresa. Cuando la información, como las credenciales, los procesos y las configuraciones, se registra, los técnicos tienen un lugar donde saben que pueden acceder fácilmente a la información que necesitan. Esto ayuda a evitar la pérdida de tiempo en la búsqueda de información explícita sobre los entornos informáticos en otros lugares. Una base de conocimientos centralizada también facilita la actualización de la misma.
Riesgo minimizado
Puede ser difícil garantizar la continuidad cuando un técnico deja la organización y se lleva consigo los conocimientos institucionales. Con una documentación informática adecuada y coherente, se trata de un riesgo que puede evitarse fácilmente. Mediante el uso de la documentación informática, los conocimientos empresariales cruciales pueden anotarse y registrarse para su uso actual y futuro. La documentación de TI también puede proporcionar toda la información que los técnicos necesitan para remediar los problemas de TI frecuentes con los que se pueden encontrar, como qué hacer si falla una copia de seguridad o qué hacer si sospechan que un malware se ha colado en los sistemas de TI. Disponer de una documentación que recoja lo que hay que hacer en caso de emergencia ayudará a las organizaciones a superar estos retos con mayor rapidez y a limitar los posibles daños.
Seguridad mejorada
Mantener las credenciales y otra información de autorización segura es uno de los muchos dolores de cabeza con los que tienen que lidiar los profesionales de TI y los MSP. La documentación informática puede ayudar a almacenar y compartir las credenciales de forma segura, para que sólo tengan acceso a la información quienes la necesiten. La medida de seguridad añadida le dará tranquilidad mientras sigue prestando servicios de TI a tus clientes.
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Conclusión
Una documentación informática eficaz es beneficiosa y necesaria para cualquier entorno informático, y merece la pena dedicar tiempo a registrar toda la información informática importante. Además, también es esencial para el éxito de la gestión de las operaciones de TI. Disponer de la documentación adecuada permite un funcionamiento fluido y una sensación de seguridad al saber que toda la información de tus entornos informáticos está protegida.
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