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Para los MSP y los profesionales de TI, la documentación de TI es una herramienta inestimable que se utiliza para registrar, organizar y almacenar la información que necesitan para realizar su trabajo de forma eficaz. Con el software de documentación de TI, los usuarios pueden empezar a construir una base sólida de conocimiento organizativo que contenga información esencial y accesible para un entorno de TI moderno y seguro. Debido a su versatilidad, los responsables de TI buscan continuamente utilizar este software en su trabajo diario.
¿Qué es la documentación de TI?
La documentación informática es el registro y almacenamiento de la información clave para un entorno informático. Los detalles incluidos en la documentación de TI pueden abarcar desde contraseñas y credenciales hasta configuraciones, procedimientos operativos normalizados, etc. El software de documentación de TI proporciona un medio para que la documentación de TI se realice de forma rápida y eficaz.
Por qué es importante la documentación informática
Es difícil exagerar la importancia de la Documentación de TI debido a la gran cantidad de conocimientos necesarios para supervisar los entornos de TI. Cada detalle, grande o pequeño, puede tener un gran impacto en el funcionamiento de una red. Por ejemplo, el olvido de la contraseña de una cuenta de AD que no se ha registrado podría suponer una pérdida de tiempo y una posible vulnerabilidad de seguridad, mientras que si la contraseña estuviera disponible en una ubicación centralizada y de fácil acceso, el problema podría resolverse fácilmente.
La información registrada también puede proporcionar los PNT básicos de la empresa o las instrucciones pertinentes para el funcionamiento tanto de dispositivos individuales como de redes completas. Esto es importante porque esta información es fundamental para las responsabilidades de los proveedores de TI. Los que aprovechan la documentación informática también se benefician de su uso por su sencillez y accesibilidad.
Tipos de documentación informática
Cuando se trata de la documentación de TI, hay diferentes tipos de información que los profesionales de TI pueden querer documentar y que contribuirán al éxito de su negocio. Esta información puede incluir documentación sobre dispositivos, entornos, procesos, credenciales y planes de respuesta a incidentes.
Documentación del dispositivo
La grabación de los detalles de cualquier dispositivo permite a los técnicos echar un vistazo rápido a los componentes de cualquier dispositivo. Estos detalles suelen incluir la dirección IP externa, el sistema operativo y el software del dispositivo.
Documentación medioambiental
Supervisar muchos entornos de TI es un reto, y puede ser difícil recordar cómo se conectan entre sí los diferentes dispositivos de una red determinada. La documentación ambiental puede incluir una referencia como los mapas de red, con información sobre cómo interactúan los diferentes dispositivos y la relación entre ellos.
Documentación del proceso
La documentación de los procesos es fundamental para garantizar que los procedimientos normalizados de trabajo se lleven a cabo de forma correcta y eficaz. Para cualquier objetivo o resultado final, normalmente se detallará a quién hay que acudir, cuáles son los pasos para conseguirlo, así como quién tiene que aprobarlo. Este tipo de documentación también es beneficiosa a la hora de redactar la adquisición de licencias.
Documentación de credenciales
La documentación informática también puede utilizarse para almacenar información segura. Las credenciales, como los nombres de usuario y las contraseñas, así como la información de la AMF, son esenciales para el funcionamiento de los entornos informáticos, por lo que es importante mantenerlas en un lugar accesible pero seguro. La documentación informática permite a las empresas disponer de una herramienta que hace ambas cosas.
Documentación de respuesta a incidentes
Los ciberataques son una desafortunada realidad del trabajo en el espacio de las TI. La documentación de respuesta a incidentes puede proporcionar pasos registrados para identificar cómo se produjo una violación, qué se vio afectado en la violación y cómo responder a una violación. Disponer de un plan de respuesta a incidentes ayuda a los profesionales de TI a sentirse preparados para los ciberataques que seguramente se producirán.
Plantillas de documentación de TI
Gracias a la creación de plantillas de documentación de TI, no es necesario reinventar la rueda. Las plantillas pueden hacer que los esfuerzos de documentación sean más eficientes al proporcionar cuadros de entrada de texto estandarizados y predefinidos para que usted introduzca detalles específicos. También facilitan la creación de registros porque son repetibles y eficaces. Los técnicos ya no tienen que dedicar tiempo o esfuerzo adicional para determinar qué datos deben registrarse.
Existe una variedad de plantillas de documentación de TI para aumentar la eficiencia de la empresa. A continuación se presentan ejemplos de algunas plantillas de documentación de TI utilizando la herramienta de documentación de TI NinjaOne que pueden ser beneficiosas para su negocio:
Plantilla de Active Directory
Para quienes administran entornos de TI locales, los servidores de Active Directory (AD) son una pieza crítica de la infraestructura con la que se interactúa regularmente. Esta gran base de datos gestiona la identidad y el acceso, por lo que es esencial asegurarse de tener la información adecuada para acceder a ella. La documentación detallada de AD ayuda a garantizar que si hay un problema, si hay que hacer cambios o si hay que interactuar con ese servidor, se tiene todo lo necesario para hacerlo.
Plantilla de facturación
Aunque la información de facturación suele gestionarse mediante la automatización de servicios profesionales (PSA), documentar la información de facturación de los clientes en el RMM puede ser útil para los técnicos. Dado que los técnicos son las personas que realizan la reparación, sólo tienen que estar en el RMM y no en el PSA. Sin embargo, si surge una situación en la que un técnico necesita ponerse en contacto con el responsable de la facturación, investigar los acuerdos de nivel de servicio (SLA) o saber qué servicios concretos debe prestar, puede documentar esa información en una sección de facturación para una organización.
Plantilla de contactos clave
La documentación de los contactos clave es muy útil a la hora de gestionar los entornos informáticos. Las plantillas de contactos clave pueden incluir información de contacto de las personas responsables de aprobar nuevos empleados, añadir nuevos servicios o comprar hardware o software. Contar con esos contactos clave proporciona una referencia de a quién acudir para la aprobación de determinadas acciones.
La lista completa de plantillas de documentación que están disponibles en la herramienta de Documentación de TI NinjaOne incluye:
- Plantilla de documentación de Active Directory
- Plantilla de documentación de aplicaciones
- Plantilla de documentación de copia de seguridad
- Plantilla de documentación de correo electrónico
- Plantilla de documentación de archivos compartidos
- Plantilla de documentación de red
- Plantilla de documentación de Internet/WAN
- Plantilla de documentación de LAN
- Plantilla de documentación de contraseñas
- Plantilla de documentación de impresión
- Plantilla de documentación de acceso remoto
- Plantilla de documentación sobre seguridad
- Plantilla de documentación sobre proveedores
- Plantilla de documentación sobre virtualización
- Plantilla de documentación sobre voz/PBX
- Plantilla de documentación sobre tecnología inalámbrica
Herramientas de documentación informática
La documentación de TI es obviamente esencial, especialmente en el mundo de los profesionales de TI y los MSP, pero ¿cómo documentar eficazmente su información de TI esencial? Existen muchas herramientas para la documentación, pero no todas funcionan como una herramienta eficaz de documentación informática. Estos son los distintos niveles de las herramientas de documentación informática:
Sin documentación
El nivel más bajo de documentación de TI es la ausencia de documentación, lo que significa que no existe ninguna herramienta o sistema para registrar la información empresarial importante. Cuando una empresa de TI no documenta los detalles, corre el riesgo de perder información esencial interna o de los clientes. La información no organizada o no documentada puede, por desgracia, conducir a operaciones empresariales ineficaces o a la pérdida total de negocios con los clientes.
Documentos y hojas de cálculo
La redacción de información empresarial en documentos y hojas de cálculo es el siguiente nivel de documentación informática. Afortunadamente, a este nivel, la información se registra realmente. Sin embargo, los documentos individuales son difíciles de compartir en toda la empresa. Esto no es muy diferente de una situación en la que los empleados anotan los detalles en un papel pero pocas personas tienen acceso a él.
Wiki interno
La siguiente herramienta de documentación de TI es un wiki interno, que es un lugar donde los empleados de la empresa pueden almacenar, ver y trabajar los documentos internos de la empresa. Los wikis internos son una excelente herramienta para que los empleados colaboren entre sí en la búsqueda de información, el mantenimiento de registros y contenidos y la mejora de la documentación. Cuando se trata de documentación informática, el software wiki interno se queda corto porque cualquiera puede hacer cambios y no se puede mantener la confidencialidad de la información.
Herramienta de documentación informática
La mejor herramienta de documentación para registrar la información de TI es una herramienta de documentación de TI designada. Las herramientas de documentación informática facilitan y simplifican el registro de información importante para su empresa. La documentación de NinjaOne es una herramienta de documentación de TI hecha específicamente para los MSP y los profesionales de TI. Las empresas de TI se benefician de una base de conocimientos creada con herramientas de documentación de TI porque los creadores de esas herramientas saben qué tipo de información se necesita, así como lo crucial que es tanto para mantener la información confidencial como para aumentar la eficiencia de la empresa.
Las ventajas de la documentación informática
Las ventajas de disponer de documentación informática superan con creces el coste del compromiso de tiempo inicial necesario. He aquí algunas de las principales ventajas de contar con una documentación informática detallada:
Proteger la información clave
La documentación informática garantiza que la información segura, como las credenciales para acceder a los dispositivos, se mantenga segura y confidencial. Esto le evita tener que anotar la información crítica en un papel o en una nota adhesiva. Además, la documentación informática puede conceder acceso a los empleados que necesiten acceder a determinada información y restringir el acceso a otros.
Agilizar los procesos de incorporación y de salida de la empresa
Cuando los empleados abandonan la empresa, el conocimiento organizativo y la información informática también se van con ellos y los nuevos contratados deben dedicar más tiempo a aprender procesos que podrían haberse documentado. Con la documentación informática, la información puede registrarse y organizarse para que los futuros empleados tengan un recurso para aprender la información necesaria. Además, cuando los empleados se marchan, puedes cortar su acceso para que no puedan ver más la información.
Trabajo eficaz con menos errores
La creación de un registro de toda la información necesaria sobre un entorno informático, además de las descripciones de los métodos y procesos, puede proporcionar una guía central para los profesionales de la informática. Se puede consultar tantas veces como sea necesario para evitar errores o equivocaciones y hacer el trabajo más eficiente.
Estandarización
La documentación de TI le ayuda a estandarizar sus entornos de TI garantizando que la información importante para su empresa esté documentada. La estandarización en todos los entornos también puede agilizar las operaciones empresariales, ya que garantiza el registro de la misma información para cualquier elemento de los entornos. Una consideración importante es asegurarse de que el software o las herramientas que se utilizan son fáciles de usar, intuitivas y están unificadas o integradas en las herramientas y procesos críticos, ya que esas características facilitarán mucho la estandarización. NinjaOne IT documentation es una excelente herramienta de documentación que reúne estas características.
Mejores prácticas de documentación de TI
Antes de lanzarse a registrar toda la información sobre los dispositivos del entorno que supervisa, tenga en cuenta un par de prácticas recomendadas para la documentación de TI. En primer lugar, elabore un plan de documentación. Planifique qué información va a documentar y cómo lo hará.
Además, asegúrese de que la documentación forme parte de su agenda. Cuanto más sistemáticamente registre este tipo de información, más rápido y fácil le resultará. Para obtener más consejos y mejores prácticas, asegúrese de consultar nuestra lista completa de mejores prácticas de documentación de TI.
Conclusión
Con la ayuda de la documentación informática, los profesionales de TI y los MSP pueden prestar servicios más fiables a sus clientes. Los ejemplos y plantillas de documentación de TI, en particular, pueden ayudar a los proveedores de servicios de TI a saber qué detalles podrían ser beneficiosos para incluir en su documentación. Estas herramientas también pueden facilitar el proceso de actualización de la documentación. Mantener la información y los dispositivos actualizados es necesario para evitar la deuda tecnológica de las TI.
NinjaOne es una plataforma basada en la nube construida con el propósito de la gestión de TI. Su software proporciona plantillas listas para usar que contienen las mejores prácticas para los casos de uso comunes, o se le da total flexibilidad para cambiar las plantillas para estandarizar su documentación personal de TI. También proporcionan documentación automatizada al extraer información de un agente. Visite NinjaOne para comenzar su prueba gratuita hoy mismo.
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