Al igual que la proactividad es una virtud necesaria para un gran equipo de TI, la capacidad de planificación estratégica de TI también es esencial. Un buen plan estratégico es una hoja de ruta de TI que establece claramente los objetivos y estrategias de TI de tu organización para los próximos años. La planificación estratégica también debe alinear tus objetivos de servicio con los objetivos más amplios de la organización para garantizar la continuidad de la actividad y una prevención y recuperación eficaces en caso de catástrofe.
Predecir cómo cambiarán las cosas puede resultar difícil, ya que el lugar de trabajo depende cada vez más de la conectividad remota y de las aplicaciones basadas en la nube. Las empresas solían confiar en que la mayoría de los empleados iban a trabajar dentro de los límites de la red de la organización en dispositivos utilizados estrictamente para actividades laborales. Sin embargo, con el trabajo híbrido y remoto, esto ha dejado de ser así. Los proveedores de servicios de TI tienen por delante más retos que nunca; deben elaborar un plan estratégico para afrontarlos adecuadamente.
¿Qué es la planificación estratégica de TI?
Una planificación estratégica de TI debe dar lugar a directrices u objetivos generales para tu organización, específicamente para tu infraestructura tecnológica. Estos planes son las líneas generales que se corresponden con los objetivos generales de tu organización, que son algo diferentes de las estrategias de TI cotidianas que empleas para resolver problemas, abordar vulnerabilidades y gestionar activos. La planificación estratégica adopta una perspectiva a largo plazo, ofreciéndote objetivos en los que trabajar mientras aplicas tus estrategias de TI.
Existe una conexión entre la planificación estratégica de las TI y la planificación estratégica de la organización. En la planificación estratégica de TI, se fijan objetivos que suelen extenderse hasta cinco años en el futuro, y estos objetivos implican la gestión de tu infraestructura pero se corresponden con los planes estratégicos generales de la organización. Tus objetivos de TI deben complementar y respaldar los objetivos de tu organización y, por lo general, lo que ocurre en el departamento de TI tiende a afectar al resto de la organización, ya sea la implantación satisfactoria de la conectividad remota o el fracaso en la contención del malware.
La importancia de la planificación estratégica de TI
Mejorar la toma de decisiones
Con un marco bien meditado que perfile tus objetivos, puedes simplificar y perfeccionar los procesos de toma de decisiones y mejorar la asignación de recursos. En lugar de tomar decisiones puntuales basadas únicamente en la información de que dispones en ese momento, puedes tener en cuenta los objetivos de tu organización y tomar decisiones más fundamentadas. Unos objetivos claramente definidos te permitirán evaluar las opciones con mayor rapidez sin perder de vista su finalidad.
También puedes delegar tareas en tu equipo, sabiendo que pueden comparar sus planes de acción con las directrices preestablecidas. Tener un plan claro también ayuda a tu equipo a mitigar los riesgos y afrontar los retos sin perder de vista el panorama general.
Mejorar las adquisiciones informáticas
Si estás considerando adquirir software o hardware, la planificación estratégica de TI te proporcionará orientación para ayudarte a determinar si una compra beneficiará en última instancia a tus objetivos a largo plazo. Si estás tratando de priorizar proyectos, te resultará útil saber dónde quieres estar dentro de tres años para poder completar primero los proyectos que más contribuyan a esos objetivos.
Anticipar las necesidades de la organización
Otra ventaja de la planificación estratégica y la previsión de TI es la evaluación temprana de las necesidades de tu organización a lo largo del tiempo. Al anticipar la forma en que tu infraestructura puede tener que cambiar y ampliarse para alcanzar los objetivos fijados en el plan, estarás impulsando la innovación y los avances tecnológicos dentro de la organización.
Agilidad y adaptabilidad de las TI
Por último, la planificación estratégica permite agilidad y adaptabilidad en un panorama informático dinámico. Te ayuda a adaptarte eficazmente a cualquier cambio en tu entorno y a responder adecuadamente a problemas inesperados. En lugar de estancaros en la parálisis de la toma de decisiones, tu equipo y tú podéis centraros en soluciones que funcionen con el plan estratégico y podéis aplicar soluciones que se hayan desarrollado de forma proactiva.
5 componentes clave de un plan estratégico de TI
Un plan estratégico de TI eficaz incluye varios componentes clave que garantizan que el plan sea pertinente, útil y exhaustivo. Cuando crees tu plan, asegúrate de:
- Alinear los proyectos informáticos con los objetivos empresariales: cuando elabores un plan estratégico de TI, este tiene que estar influido por la planificación estratégica general de tu empresa. Tanto si tienes en mente determinados objetivos financieros como de crecimiento, tu plan debe reflejar y sostener esos esfuerzos. A la hora de programar los proyectos, da prioridad a los que más contribuyan a los objetivos de la empresa.
- Crear una hoja de ruta de TI para la futura adopción y actualización de tecnologías: al igual que con los proyectos, cualquier actualización o compra debe organizarse de modo que la primera prioridad sea lo que mejor respalde los objetivos a largo plazo. Por ejemplo, si tu organización quiere duplicar sus ingresos en cinco años, antes de actualizar los puestos de trabajo de toda la empresa será más interesante que hagas que la página web, algo anticuada, sea más fácil de usar.
- Crear políticas y procedimientos de TI para la ciberseguridad y la protección de datos: parte de la planificación estratégica implica ser proactivo en la prevención de catástrofes. Un ataque de malware puede suponer un retroceso en los objetivos de tu organización por la pérdida de dinero y tiempo de actividad, y una filtración de datos puede dañar rápidamente la reputación de su empresa. Los efectos de catástrofes como éstas pueden mitigarse (o potencialmente evitarse) mediante una preparación eficaz y proactiva. Cuando hablamos de seguridad, es importante que no te pillen desprevenido. Crea políticas y controles de acceso que limiten el acceso a los datos y la infraestructura.
- Normalizar los servicios de TI: establecer una forma estándar de prestar los servicios mantiene a los técnicos centrados y reduce el tiempo que pasan trabajando en un problema. Esto también facilita a los técnicos entrar y salir de proyectos o tareas de apoyo; la persona que toma el relevo está mejor preparada para ponerse a trabajar si no le tienen que explicar el proceso exacto de una tarea concreta. También deberías poner en marcha los nuevos servicios que sean necesarios y buenas prácticas para que todo vaya sobre ruedas en el futuro.
- Establecer objetivos, métricas de rendimiento e indicadores clave de rendimiento (KPI): las directrices esenciales son buenas, pero evaluar el propio rendimiento sin mediciones es difícil. Cuando establezcas objetivos, deben ser tanto conceptuales como cuantitativos. Volviendo al ejemplo anterior, si tu empresa quiere duplicar los ingresos en cinco años, debe tener puntos de referencia anuales y el plan que elabores debe proporcionar objetivos de rendimiento que contribuyan a esos puntos de referencia. También es esencial evaluar si la tecnología que usas sigue respaldando eficazmente esos objetivos o si se necesitan actualizaciones para mejorar el rendimiento.
Proceso de planificación estratégica de TI
Ahora que ya sabes lo que debe incluir tu planificación estratégica de TI, el siguiente paso es comprender los componentes clave para crear ese plan estratégico.
Evaluación
Es necesario recopilar y analizar datos sobre la infraestructura y las capacidades de TI actuales para crear una base de referencia. Para tener una idea clara de lo que puedes conseguir razonablemente, también es importante que hagas un inventario de los recursos de los que dispones. Realiza una planificación de la capacidad de TI y asegúrate de que tu hardware, tus soluciones de almacenamiento de datos y tus recursos actuales son suficientes para escalar a medida que crece la organización.
También debes tener en cuenta la gestión del ciclo de vida de los activos de TI para una utilización y retirada eficiente de los activos. Muchas organizaciones se encuentran con que varios departamentos realizan un seguimiento de los activos (a veces redundante y a veces inexistente), lo que hace que el inventario de dispositivos sea ineficaz y a menudo inexacto. Para tener una idea precisa de los recursos disponibles, centraliza la gestión de tus activos de TI. Una vez que sepas en qué punto te encuentras, podrás identificar hacia dónde quieres ir.
Objetivos a largo plazo
Examina las tecnologías emergentes y las tendencias del sector y evalúa cómo pueden ayudarte a alcanzar los objetivos de tu organización. Por ejemplo, el trabajo en remoto es cada vez más frecuente, y adelantarse a los acontecimientos para proteger los dispositivos remotos y mejorar la conectividad y la comunicación puede ser un área de interés en tu planificación.
Crea una misión de TI que esté alineada con la misión general de tu organización para que los esfuerzos que hagas beneficien a toda la empresa durante varios años. El plan debe tener visión de futuro y permitirte mirar más allá de las crisis inmediatas, además de ser lo bastante flexible como para que puedas revisarlo a lo largo del tiempo.
También hay que tener en cuenta el aspecto financiero. Las TI sólo pueden ocupar una pequeña parte del presupuesto, ya que son sólo una parte de una organización más amplia. Asegúrate de que tienes en cuenta las previsiones financieras de tu organización y el gasto potencial en infraestructura de TI en los próximos tres a cinco años. Asegúrate también de que ambas proyecciones sean compatibles. Si no lo son, debes plantearte cómo recortar costes, asignar mejor los recursos y aumentar la eficiencia para ajustarte al presupuesto de tu empresa.
Acciones a corto plazo
Con todo, también es necesario desarrollar estrategias y planes de acción específicos a corto plazo. Cuando elabores tu plan, crea una hoja de ruta de TI con tareas o elementos de acción sobre los que puedas actuar en un futuro próximo.
Por ejemplo, supongamos que el objetivo de tu organización es aumentar la eficiencia. En ese caso, una de las medidas que adoptes podría ser implantar una solución de mantenimiento y supervisión remota para reducir el tiempo que los técnicos de TI dedican a desplazarse y realizar tareas básicas. También podrías considerar la adquisición de un software de gestión de activos de TI (ITAM) que te ayude a controlar y optimizar los recursos.
Evaluaciones
Por último, debes aplicar, supervisar y evaluar el plan estratégico de TI. Puede llevar algunas semanas o meses solucionar todos los fallos del plan, así que asegúrate de forma periódica de que tu hoja de ruta de TI está siendo una guía eficaz para tus tareas y que los proyectos actuales están totalmente alineados con tus objetivos.
Recuerda que un plan estratégico no se termina necesariamente cada cinco años. Revisa periódicamente tus objetivos y prioridades para ajustarlos a cualquier cambio en la disponibilidad de recursos, las previsiones financieras o los reajustes organizativos.
Planificar el éxito de las TI y de la organización
Lo cierto es que los retos a los que se enfrentan los profesionales de TI no tienen precedentes, pero haciendo una buena planificación estratégica podrás adaptarte sin perder de vista los objetivos de tu organización. Si implementas un plan que tenga en cuenta la misión de la organización y el éxito empresarial, tu equipo podrá mejorar la priorización de proyectos, la toma de decisiones independiente y la relevancia financiera.
Una estrategia de TI eficaz implica objetivos a corto y largo plazo, evaluaciones precisas de los recursos actuales y futuros y reevaluaciones periódicas. Este proceso llevará tiempo y recursos, pero una vez que el plan esté en marcha, tu equipo será más eficaz y eficiente, lo que conducirá a un mayor éxito del equipo de TI y al éxito total de la organización.
