Las empresas tratan de crear sistemas centralizados para gestionar tanto sus activos informáticos, como el hardware, el software, las redes o la infraestructura, como también los datos importantes. El control total de un entorno tan complejo suele ser difícil -si no imposible- de conseguir, pero unos protocolos adecuados de gestión de activos pueden ayudar a las organizaciones a acercarse a ese objetivo. La gestión de activos facilita la gestión de presupuestos, el uso de análisis, la protección de datos y la optimización del entorno informático.
En este artículo, exploraremos los aspectos más importantes de la gestión de activos informáticos y los conceptos asociados.
En este artículo vamos a ver:
- ¿Qué es la gestión de activos de TI (ITAM)?
- ¿Qué es el ciclo de vida de un activo?
- Las etapas del ciclo de vida de un activo
- ¿Por qué la gestión del ciclo de vida de los activos es importante?
- Buenas prácticas de una correcta gestión de activos TI
¿Qué es el ciclo de vida de un activo?
El ciclo de vida de un activo informático es la serie progresiva de etapas que intervienen en la gestión del activo. El ciclo de vida comienza con la planificación, cuando los responsables de la toma de decisiones identifican la necesidad del activo, y continúa hasta que finaliza la vida útil del activo y éste se retira del inventario. La importancia del ciclo de vida de un activo viene determinada por factores como el coste, la criticidad y la fiabilidad.
El valor, la utilización y el estado de los activos de TI son preocupaciones presupuestarias y operativas importantes. Por eso, casi todas las organizaciones realizan algún tipo de seguimiento de sus activos, aunque sea mediante un proceso informal o puntual. Aparte de las razones logísticas, la gestión de activos también contribuye al mantenimiento y conservación continuos de un entorno informático. Cuando se descuida este mantenimiento, las organizaciones suelen tener que hacer frente a averías, tiempos de inactividad y sustituciones de emergencia.
Aunque los detalles de cada ciclo de vida varían en función del activo, las etapas del ciclo de vida son las mismas. El ciclo de vida de una tableta es muy distinto al de un servidor, por ejemplo, pero aun así son evaluados según la misma sucesión de etapas. Independientemente del uso que se le dé, entran en juego las mismas consideraciones sobre el ciclo de vida.
Las etapas del ciclo de vida de un activo
Cada activo pasa por cuatro etapas en su ciclo de vida:
1. Creación/adquisición
El ciclo comienza aquí, durante la primera etapa, cuando se identifica una necesidad y se toman decisiones sobre la creación o adquisición del activo. En este punto se seleccionan, despliegan, configuran e inventarian minuciosamente los activos. Se trata de un primer paso fundamental, ya que un error puede provocar grandes quebraderos de cabeza. Si se selecciona el activo equivocado o se configura de forma incorrecta, las repercusiones negativas pueden dejarse sentir a lo largo de las etapas restantes, y pueden pasar años hasta que se pueda sustituir el activo.
2. Utilización
Con un poco de suerte, la utilización es la fase en la que el activo permanece más tiempo. Se trata simplemente del tiempo durante el que el activo se utiliza para el fin previsto y cumple su función. Cabe señalar que hay quien combina la utilización y el siguiente paso, el mantenimiento, en una sola etapa. Desde el punto de vista del tiempo, esto tiene sentido, ya que probablemente se esté realizando el mantenimiento del activo mientras se utiliza. Sin embargo, cuando se combinan, se puede confundir la intención de estas dos etapas.
3. Mantenimiento
En el contexto de un ciclo de vida, el mantenimiento se refiere a todo el trabajo realizado en un activo durante su vida útil. Esto suele significar mantenimiento preventivo, proactivo, de emergencia y otras formas de mantenimiento. Si el ciclo de vida se gestiona bien y el activo funciona como debe, la mayor parte del mantenimiento puede planificarse.
4. Renovación/eliminación
La última etapa del ciclo de vida de un activo denota el final de su vida útil. A menudo es aquí donde realmente se pone de manifiesto el valor del proceso de gestión del ciclo de vida, ya que los datos recopilados a lo largo de la vida del activo permitirán a los responsables tomar mejores decisiones sobre cómo avanzar.
¿Qué es la gestión de activos de TI (ITAM)?
La gestión de activos de TI, también conocida como ITAM, engloba las estrategias y las buenas prácticas para gestionar y optimizar los sistemas, hardware, procesos y datos informáticos de una organización.
Definición: Un activo informático se clasifica como cualquier información, sistema, software o hardware que pertenezca a la organización y se utilice durante una operación habitual.
Una gran parte de la ITAM es la responsabilidad de implementar, hacer un seguimiento y mantener los activos de TI. Esto incluye evaluar la disposición de esos activos y determinar si requieren optimización, sustitución o actualización a una tecnología más nueva o más adecuada. Fundamentalmente, la gestión de activos consiste en inventariar y hacer un seguimiento de todos estos activos para que la dirección de la organización pueda tomar decisiones estratégicas informadas sobre las compras y los gastos en TI.
Por qué es importante la gestión del ciclo de vida de los activos de TI
La gestión del ciclo de vida de los activos de TI no se limita a la creación de un inventario de activos. Los verdaderos beneficios provienen de la recopilación continua de datos de los activos para maximizar los rendimientos, minimizar los riesgos e aumentar el valor operativo. Al hacer el mejor uso posible de los recursos actuales, los responsables de TI pueden evitar compras innecesarias, recortar los costes de licencias de software y soporte, eliminar el despilfarro y mejorar la eficiencia general.
Además, unos procedimientos ITAM correctos (así como uno software de gestión de activos) pueden ayudar a las organizaciones a evitar algunos de los errores más comunes en la gestión de activos. Cuando no se implementan procesos, las organizaciones tienden a descuidar partes clave del ciclo de vida, como el mantenimiento proactivo, la configuración inicial y la planificación del final de la vida útil.
La gestión del ciclo de vida genera grandes dividendos gracias al elevado coste de los errores que ayuda a evitar.
Para reiterar, la Asociación Internacional de Gestores de Activos (IAITAM) afirma que el valor a largo plazo de aplicar buenas prácticas de ITAM está bien documentado. Su aplicación se traduce de varias formas: una reducción de costes, una mejora de la asistencia al usuario final, un aumento del control de los activos de TI, una agilización de las comunicaciones, una reducción de riesgos en la gobernanza, una mejora de la conformidad y la seguridad del software, un aumento del apoyo a la seguridad y la preparación para la recuperación en caso de desastre, y una mejora de la toma de decisiones estratégicas y la elaboración de presupuestos.
Gestión del ciclo de vida de los activos de TI y mejores prácticas ITAM
La IAITAM también define 12 áreas de procesos clave (KPA) para ITAM. A continuación parafraseamos estas buenas prácticas:
- Proceso del programa: la gestión de activos de TI debe estar centralizada y documentada en todas las fases del ciclo de vida. Un rastro documental es necesario para que las organizaciones puedan desarrollar estrategias y apoyar continuamente la actividad informática.
- Gestión del programa: los programas de gestión de activos deben estar bien organizados y cumplir todas las buenas prácticas. Seguir una estructura establecida para este proceso ayuda a guiar a las organizaciones a través de su propio proceso de implementación de una estrategia ITAM.
- Gestión de políticas: todas las políticas deben documentarse y aplicarse en la iniciativa ITAM, así como para los propios activos de TI. Las políticas deben ser claras y fáciles de entender por los empleados y todas las partes interesadas clave para promover el cumplimiento.
- Gestión de la comunicación y la educación: es esencial que exista una cultura organizativa que apoye la educación, la concienciación y la formación continua en torno a las políticas de ITAM. Este paso facilitará la gestión de los cambios a medida que avance el programa.
- Gestión de proyectos: la gestión de activos de TI requiere un liderazgo fuerte para garantizar que las iniciativas sean organizadas y eficientes. Una gestión eficaz de los proyectos puede ayudar a las organizaciones a reunir los recursos necesarios para desplegar y mantener los activos de TI.
- Gestión de la documentación: la documentación relacionada con los activos informáticos (pruebas de compra, licencias de software, certificados de autenticidad, etc.) debe organizarse y conservarse durante todo el ciclo de vida del activo de TI.
- Gestión financiera: la gestión financiera de los activos de TI es la piedra angular para recortar gastos y minimizar el despilfarro. Es importante centrarse en la elaboración de presupuestos, la conciliación de activos fijos, la devolución de cargos, la preparación de auditorías financieras, la conciliación de facturas, las previsiones y la facturación.
- Conformidad y legislación: las estrategias de ITAM deben centrarse en minimizar el riesgo y preparar a la organización para las auditorías.
- Gestión de proveedores: los proveedores externos son una parte esencial de la ITAM. Debes establecer un protocolo de comunicación y documentar todas las comunicaciones con estos proveedores.
- Gestión de adquisiciones: se recomienda reunir los requisitos de los activos de TI en la primera fase de su ciclo de vida, antes de adquirirlos o implantarlos. Es importane que entiendas muy bien todas las políticas, normas y procesos del ciclo de vida de tus activos de TI.
- Identificación de activos: cada uno de los activos de TI debe identificarse e inventariarse de forma que resulte fácil localizar y tratar los activos individuales.
- Gestión de la eliminación: la mayoría de los activos de TI necesitarán una «estrategia de salida» en algún momento. Planifica cómo deshacerte de estos activos al final de su vida útil, incluyendo qué reemplazos serán necesarios (si se da el caso).
Conclusión
Los ciclos de vida de los activos no solo afectan al departamento de TI, sino a todas las partes de la empresa. Los activos esenciales de la operación desempeñan un papel desde el minuto en que se adquieren hasta el momento de su eliminación.
Cuando se seleccionan, configuran y mantienen adecuadamente, los activos de TI pueden generar un retorno de inversión aún mayor, minimizando al mismo tiempo los problemas inesperados. Si no se presta la debida atención a las fases del ciclo de vida, estos activos pueden afectar negativamente a los recursos de la empresa y a sus empleados.
Si una organización está realmente interesada en implantar una solución de Gestión de Activos de TI -como debería ser-, la comprensión de los ciclos de vida de los activos será parte integral de una estrategia de mantenimiento preventivo, así como de la planificación y del presupuesto futuro.
La gestión del ciclo de vida de los activos puede ser una herramienta maravillosa para aumentar el potencial de beneficios, la vida útil de los activos, la productividad total, la satisfacción de los trabajadores y mucho más, siempre que se respeten las buenas prácticas.
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