Si decides trabajar con otra organización, por el bien de tu reputación y tu seguridad, es importante que la examines cuidadosamente antes de tomar una decisión final. La elección de un proveedor con el que hacer negocios dependerá de que éste obtenga una buena calificación en una evaluación de riesgos de proveedores, un indicativo de que dicho proveedor tiene prácticas de seguridad sólidas, garantiza el cumplimiento de la normativa local y aplica políticas y procedimientos eficaces para garantizar un funcionamiento diario sin problemas.
Cuando un proveedor reúne todas estas cualidades y obtiene una puntuación alta en una evaluación de riesgos de proveedores, es más probable que la seguridad y las operaciones de su propia empresa estén a salvo de ataques o desastres. Si el proveedor no reúne estas cualidades, trabajar con él podría convertirse rápidamente en un problema para tu organización, por lo que es importante evaluar minuciosamente a cada proveedor potencial antes de llegar a ningún acuerdo.
¿Qué es una evaluación de riesgos de proveedores (VRA)?
En una evaluación de riesgos de proveedores, las organizaciones analizan minuciosamente las prácticas de seguridad, las políticas de privacidad, la disponibilidad de soporte y otros factores antes de comprometerse a trabajar con un proveedor en particular. Seguidamente, una organización establece la prioridad de estos factores, determinando cuáles son los más importantes. Por ejemplo, la seguridad de los datos suele ser un factor primordial debido a los posibles riesgos de proveedores y consecuencias derivadas de una filtración. Si confías tus datos a otra persona, debes tener la certeza de que los gestionará adecuadamente y adoptará las medidas necesarias para reducir los riesgos de proveedores.
Una vez que una organización sabe cuáles son los valores más importantes que un proveedor debe compartir, puede puntuar a los proveedores que está analizando para tomar una decisión final. Utilizando soluciones de puntuación de proveedores, las organizaciones pueden comparar las puntuaciones de los proveedores con los que están considerando trabajar para determinar la calidad de cada uno.
¿Por qué es importante la evaluación del riesgo de los proveedores?
Aunque puede resultar tentador optar por el proveedor que ofrece los costes más bajos o el mayor número de productos o servicios, es importante evaluar los riesgos de proveedores potenciales y elegir el que más se ajuste a tus prioridades. Dado que los proveedores con los que trabajes tendrán acceso a los datos de los clientes, la privacidad y la seguridad son prioridades y valores extremadamente importantes que hay que compartir.
La prestación de servicios y asistencia de TI requiere que tus clientes confíen en ti y la relación con ellos es muy importante para tener éxito. Si estás considerando la posibilidad de colaborar con un proveedor y la evaluación de riesgos de proveedores sugiere que este no tiene en cuenta los riesgos críticos ni adopta medidas de protección adecuadas, evita empezar una colaboración con él. Cualquier incidente o desastre causado por un descuido o negligencia por parte proveedor se reflejará en ti y en la relación con tus clientes. Esto podría dañar tu reputación e interrumpir las funciones normales de tu empresa, especialmente si ese proveedor es fundamental para tus operaciones diarias.
Diferentes tipos de riesgos relacionados con los proveedores
Para establecer prioridades y evaluar eficazmente los riesgos de proveedores, resulta útil separar en varias categorías los riesgos relacionados con los proveedores que podrían afectar a tu empresa.
- Riesgos operativos: considera la estructura empresarial de los posibles proveedores y si sus equipos parecen comunicarse bien. Los procesos funcionales y eficientes también son importantes. La ausencia de estos elementos indica que el proveedor no es una organización especialmente fuerte o sana, lo que la expone a un mayor riesgo de incidentes o catástrofes con el tiempo. Para tu organización, esto significa que algunos proveedores conllevarán riesgos que podrían tener un impacto negativo en tus operaciones diarias.
- Riesgos para la reputación: siempre que colabores estrechamente con un proveedor externo, recuerda que sus decisiones y acciones pueden afectar a tu organización. Puede que las malas prácticas de seguridad que lleven al proveedor a sufrir incidentes o desastres no sean culpa tuya, pero tu reputación ante los clientes estará en peligro.
- Riesgos de cumplimiento: cuando trabajes con un proveedor, es probable que intercambies datos de clientes. A medida que la normativa sobre privacidad de datos se hace más estricta, sobre todo en Europa y Estados Unidos, es esencial vigilar su cumplimiento para evitar el pago de cuantiosas multas. Sin embargo, compartir datos con proveedores también significa que necesitas conocer bien sus prácticas de seguridad de datos para garantizar que todos los datos de tus clientes se mantienen seguros y confidenciales.
- Riesgos de ciberseguridad: debido a los flujos de información entre tus proveedores y tú, existe un mayor riesgo de que aparezcan problemas de ciberseguridad. Tener más puntos de acceso o personas que acceden a tus bases de datos, servidores o red significa tener más vulnerabilidades y potenciales vectores de ataque. Así que, cuando evalúes a tus potenciales proveedores, comprueba que sigan buenas prácticas en materia de gestión de credenciales y permisos de acceso a los datos.
- Riesgos financieros: durante la colaboración con un proveedor pueden tener lugar varias situaciones que podrían provocar pérdidas de dinero para tu empresa. Algunas situaciones que pueden causar problemas financieros serían ser, por ejemplo, que un cliente descontento te demande, que el proveedor infrinja las leyes de cumplimiento o un daño a la reputación ralentice la actividad de tu negocio.
Pasos de un proceso de evaluación de riesgos de proveedores
Cuando empieces a buscar proveedores, resulta útil tener un proceso predeterminado para la evaluación de riesgos de proveedores. He aquí algunos pasos esenciales:
- Comienza el proceso de evaluación de riesgos de proveedores identificando y clasificando los posibles niveles de riesgo. Por ejemplo, una empresa que proporciona ordenadores y otros equipos representa un riesgo mucho menor que una empresa que aloja tus copias de seguridad en la nube o tu página web.
- Recopila información y documentación acerca del proveedor que te ayude a comprender sus políticas y procedimientos internos. Esto es especialmente importante si hablamos de un proveedor que vaya a gestionar información confidencial o los datos de tus clientes.
- Evalúa los riesgos de proveedores basándote en criterios predefinidos. Antes de empezar a buscar proveedores, asegúrate de conocer cuáles son tus valores y prioridades. Evita hacer excepciones a esos criterios.
- Asigna puntuaciones de riesgo basadas en los tipos de riesgo, la función que desempeñará el proveedor y tus propios criterios. Una vez que hayas puntuado todas tus opciones, elimina a los proveedores que no cumplan tus criterios y sigue evaluando a los que hayan recibido puntuaciones suficientes para un análisis posterior.
Checklist para la gestión de riesgos de proveedores
Durante la evaluación, asegúrate de examinar las medidas de protección de datos adoptadas y los registros de cumplimiento. Revisa los procedimientos de almacenamiento de datos y el historial de incidentes y recuperación de la empresa. Por último, evalúa los planes de continuidad empresarial y la estabilidad financiera del proveedor para asegurarte de que la colaboración sea larga y fructífera.
Una vez elegido el proveedor, es importante que continúes supervisando y evaluando. La gestión de riesgos no se acaba una vez que el proveedor empieza a trabajar con tu organización, sino que continúa a lo largo de toda la colaboración. La gestión continua de riesgos incluye:
- Políticas y procedimientos: establecer políticas y procedimientos de gestión de riesgos de proveedores que se apliquen de forma rutinaria es importante para limitar constantemente los riesgos y disminuir la probabilidad de que se produzcan desastres o incidentes de seguridad.
- Supervisión: una supervisión periódica del rendimiento de los proveedores te ayudará a garantizar que éstos siguen respetando las políticas y los procedimientos, especialmente en lo que respecta a la información confidencial y las operaciones empresariales fundamentales.
- Protección de la información: implementar restricciones a la propiedad intelectual de los proveedores y aplicar medidas que la defiendan puede ayudar a proteger a la organización de ciberataques y violaciones del cumplimiento.
Evaluación de proveedores y gestión remota
Si sigues los pasos descritos en la checklist para la gestión de riesgos de proveedores y sopesas cuidadosamente los riesgos de cada potencial proveedor, puedes minimizar el riesgo de sufrir un incidente de seguridad o de pagar una multa por violaciones del cumplimiento. Una gestión eficaz de los riesgos de proveedores también te ayuda a preservar de forma proactiva tu seguridad, reputación y recuperación en caso de catástrofe.
Como MSP o profesional de TI, una forma eficaz de gestionar a los proveedores es determinar cómo pueden integrarse sus ofertas con tu solución de supervisión y gestión remotas (RMM). Un RMM permite, entre otras cosas, una gestión precisa de los activos, la supervisión automatizada de redes y dispositivos, la implantación y actualización eficaz de software y la asistencia remota. Algunos software RMM disponen de soluciones específicas de gestión de proveedores y otros permiten crear y desplegar un plan de gestión de proveedores a través de sus plataformas.
En última instancia, sin embargo, la parte más importante de la gestión de proveedores es la capacidad de garantizar que tus planes de seguridad, cumplimiento, continuidad de negocio y recuperación ante desastres sean compatibles con los tuyos. Para tener una relación óptima con tus proveedores y mantener la mayor seguridad para tu organización, es necesario que tanto tu proveedor como tú tengáis enfoques y soluciones para reducir el riesgo similares. Sin esta compatibilidad, tu proveedor podría convertirse rápidamente en un lastre.
