No sería exagerado decir que la documentación de TI es fundamental para el éxito de una empresa. Es una de las buenas prácticas más cruciales en las operaciones de TI y permite registrar, organizar y almacenar información sobre un entorno de TI, desde información sobre dispositivos hasta contraseñas e información de contacto. Sin una buena documentación, un departamento de TI no puede funcionar a pleno rendimiento.
Dada su importancia, quizá te estés preguntando cómo encontrar la solución adecuada a tus necesidades y cuánto te costaría esta herramienta. Esta guía de precios del software de documentación de TI explica los distintos factores que pueden influir en el cálculo de costes para que puedas tomar la decisión más informada para tu organización.
Modelos de precios de los software de documentación de TI
Podría decirse que el principal factor que influye en el coste del software de documentación de TI es el modelo de precios que se elija. Hoy en día existen muchas opciones y, aunque el mercado está repleto de proveedores que ofrecen sus soluciones, lo mejor es elegir la que mejor se adapte a los requisitos y necesidades de tu empresa.
Recuerda: los datos deben estar siempre en el centro de cualquier decisión que tomes relacionada con el coste del software de documentación de TI. No des por sentado que existe una estrategia única o, peor aún, compares e imites lo que hace la competencia. En su lugar, es buena idea hacer una comprobación presupuestaria y buscar el tipo de software de documentación de TI que mejor se adapte a tu organización.
Modelos por suscripción
Las soluciones por suscripción están en alza, y con razón. Este modelo de facturación recurrente ofrece la flexibilidad de actualizar y ajustar tu software según sea necesario. En lugar de modelos de pago único que pueden contener o no las funcionalidades que necesitas, los modelos de precios basados en suscripciones te ayudan a determinar qué funcionalidades quieres para cada periodo de facturación.
Los proveedores, como NinjaOne, colaboran estrechamente contigo para que tu modelo basado en suscripciones sea lo más rentable posible, asegurándose de que sólo pagas por las herramientas que tu empresa necesita. Dado que cada solución es diferente, los precios pueden variar en función de la complejidad de tu software. Dicho esto, siempre es bueno estudiar aa tu proveedor para ver si cobran más por la formación o los gastos de implantación.
Modelos de licencia perpetua
Este modelo te cobra una tarifa plana por un único producto con un conjunto fijo de características. Aunque parece más fácil de entender y puede ser útil para empresas establecidas con una idea clara de los servicios que necesitan, no da flexibilidad. Si decides añadir nuevos productos o funciones, tendrás que pagar un suplemento.
Software de documentación de TI gratuito vs. software de pago
Sí, existe software gratuito que puedes utilizar para la documentación de TI. Estos tipos de software suelen ser desarrollados por entusiastas de las TI que quieren ayudar a otros con sus necesidades empresariales a bajo coste o sin coste alguno. El software libre también puede ser de código abierto, lo que puede ser una opción atractiva para las empresas que valoran la innovación y la personalización.
Naturalmente, sin embargo, el software libre es gratuito, lo que significa que cualquiera puede utilizarlo. Esto aumenta significativamente los riesgos de seguridad y no debes considerar esta opción si tu empresa maneja datos confidenciales, como los que se encuentran en los sectores gubernamental o financiero. También hay que tener en cuenta que el software gratuito suele tener funciones y características limitadas.
5 factores que influyen en el precio del software de documentación de TI
Es posible que alguna vez te hayas preguntado: «¿Cuánto cuesta un software de gestión informática?» y te hubiera gustado que existiera una única respuesta a tu pregunta. Lo cierto es que la mayoría de los proveedores ofrecen soluciones personalizadas para cada cliente en función de sus objetivos y otros factores.
1. Medidas de archivo y acceso a los datos de la documentación de TI
Cada proveedor ofrece un software de documentación de TI diferente. Algunos crean documentos que se muestran como páginas web, mientras que otros permiten descargar archivos como contenido legible. Cada tipo de solución tiene sus pros y sus contras, pero en general, debes buscar un proveedor que ofrezca un software estructurado y estandarizado que pueda organizar tu documentación en diferentes módulos.
2. Costes de personalización y complementos
Un software de documentación de TI eficaz debe ser totalmente adaptable a tu empresa. De este modo, podrás documentar cualquier activo, flujo de trabajo y cuenta de forma mucho más fácil y cómoda. Un cuadro de mandos personalizado también es beneficioso para tus técnicos, ya que comprenderán mejor toda la información recopilada. Dicho esto, la personalización y otros complementos contribuirán al coste total.
3. Plantillas listas para usar
Lo ideal es elegir un proveedor que ya ofrezca plantillas de documentación de TI fáciles de organizar, en lugar de empezar desde cero. Esto reduce significativamente el tiempo dedicado a la documentación y permite a tu departamento de TI utilizar eficazmente el software.
4. Cantidad de datos de documentación
¿Tu empresa maneja una gran cantidad de datos? La información más compleja requiere recursos de nivel superior. A la hora de evaluar tu presupuesto de documentación de TI, es una buena idea definir un alcance claro de cuánta información esperas gestionar desde el principio para poder gestionar el coste de forma más eficaz.
5. Capacidad de integración con otros sistemas informáticos
Algunos programas de documentación de TI pueden ofrecerse como parte de otro tipo de software, como un sistema de gestión y supervisión remota (RMM). NinjaOne, por ejemplo, combina la gestión de endpoints y la documentación de TI en un único panel para evitar cambios de contexto innecesarios.
No obstante, si decides utilizar software de documentación de TI en una única oferta de productos, pregunta a tu proveedor sobre las posibilidades de integración que ofrece y si existen tasas adicionales.
6. Nivel de atención al cliente y formación
Un error costoso que puedes cometer es suponer que no necesitará ningún tipo de mantenimiento o asistencia. Incluso los mejores MSP y profesionales de TI necesitan un buen sistema de atención al cliente para resolver cualquier problema que inevitablemente pueda surgir. Lo ideal es que trabajes con un proveedor que ocupe los primeros puestos en asistencia y atención al cliente.
ROI del software de documentación de TI
Es fácil cuestionarse si un software concreto merece la pena y puedes sentirte abrumado por una especie de parálisis por análisis. Para que la decisión resulte más fácil, he aquí algunas buenas prácticas a tener en cuenta:
- Identifica las metas y objetivos de tu organización. ¿Qué necesitas que haga el software de documentación de TI?
- Enumera los costes directos, incluidos las tasas iniciales y cualquier mantenimiento, actualización y asistencia, y compáralos con los costes intangibles, como la disminución de la productividad o la reducción de la satisfacción del cliente. Un truco de experto sería asignar una cantidad en euros a los costes intangibles para facilitar la comparación.
- Revisa periódicamente tu presupuesto de software de documentación de TI con las principales partes interesadas.
Minimiza la pérdida de conocimientos con la herramienta de documentación de TI adecuada
Al documentar la información y los procesos informáticos, se garantiza la eficacia y la precisión para todos los miembros de la empresa. Un software de documentación de TI eficaz estandariza los procesos y facilita la recuperación de los datos informáticos y empresariales necesarios para que Tu equipo y todos los demás miembros de su organización trabajen de la misma manera hacia el mismo objetivo.
El software de documentación de TI de NinjaOne documenta de forma fácil y segura la información crítica en una solución unificada. Da el siguiente paso para llevar tus procesos al siguiente nivel hoy mismo programando una prueba gratuita o viendo una demo.
