¿Qué son los datos maestros?

Los datos maestros (master data) se refieren a conjuntos de datos únicos sobre las entidades principales de una empresa, como sus clientes, empleados, productos y proveedores. Esencialmente, los datos maestros son la referencia fundamental (la única fuente de información) para varios procesos y transacciones empresariales compartidos por diferentes departamentos de la organización.

Como puedes imaginar, tus datos maestros deben ser precisos, coherentes y fiables para que puedas tomar decisiones más estratégicas. Es crucial para cualquier plan de gobernanza de datos y tiene su propio enfoque de gestión denominado gestión de datos maestros.

Diferentes tipos de datos

Cabe señalar que no existe una definición universal de datos maestros para todas las organizaciones. Lo que tu empresa considere datos maestros dependerá de tu modelo de negocio y de tus necesidades operativas. Sin embargo, todos los datos críticos para las operaciones de tu empresa deben considerarse datos maestros.

Para entender mejor esta delimitación, hablemos de los seis tipos principales de datos:

• Datos no estructurados: este tipo de datos no sigue ningún formato específico e incluye activos como correos electrónicos, artículos técnicos y especificaciones de productos.
• Datos transaccionales: se trata de datos generados por eventos y operaciones comerciales, como ventas, facturas, reclamaciones y órdenes de compra.
• Metadatos: son datos que proporcionan información sobre otros datos, como definiciones de informes y archivos de registro. En SEO, por ejemplo, los metadatos describen la información de una página web específica.
• Datos jerárquicos: se trata de datos que establecen relaciones entre otros datos, como la segmentación de clientes.
• Datos de referencia: se trata de datos utilizados para categorizar otros datos, como los códigos de país y moneda.
• Datos maestros: datos fundacionales y referenciales que definen las entidades empresariales clave. Los otros cinco tipos de datos pueden utilizarse para profundizar en los objetos de datos maestros.

Los datos maestros pueden clasificarse a su vez en:

1. Datos del cliente
2. Datos del producto
3. Datos del proveedor
4. Datos de localización
5. Otros datos relacionados con contratos, garantías y licencias

En cualquier caso, todos los datos maestros deben seguir un plan de gobernanza para garantizar que los conjuntos de datos se transcriben en el mismo formato y estructura. Esto minimiza el riesgo de datos sucios y ayuda a mantener la coherencia de los datos en todo momento.

¿Por qué son importantes los datos maestros?

Como ya se ha mencionado, los datos maestros suelen denominarse “fuente única de información”, y con razón. Piensa en cómo gestiona tu organización conjuntos de datos complejos en varios departamentos. Es probable que exista algún nivel de datos sucios (como la duplicación de datos), lo que requiere que tu equipo de TI identifique y valide el conjunto de datos más preciso para proporcionar a las partes interesadas.

Por ejemplo, si eres un proveedor de servicios gestionados (MSP) que está evaluando una empresa de gestión de endpoints, disponer de los datos correctos y más fiables es fundamental para tomar decisiones informadas. Pero, ¿qué ocurre cuando distintos departamentos interactúan con el mismo cliente y registran información incoherente? ¿Cómo se concilian estas discrepancias? ¿Cómo se pueden consolidar los datos para determinar qué versión es exacta y fiable?

Establecer los datos maestros como la única fuente de información requiere procesos rigurosos para estandarizar, limpiar y validar los datos en toda la organización. Esto garantiza que todos los departamentos operen con una visión unificada y precisa, favoreciendo una mejor colaboración, toma de decisiones y compromiso con el cliente.

10 componentes clave de los datos maestros

En general, los componentes clave de los datos maestros incluyen:

• Identificador (ID): se trata de un código o valor único utilizado para identificar cada instancia de una entrada de datos.
• Nombre y descripción: proporciona una etiqueta legible o un resumen de la entidad de datos.
• Atributos: son las propiedades o características de un conjunto de datos, que proporcionan un contexto adicional.
• Clasificación: clasifica un punto de datos en un grupo predefinido.
• Relación: este mapa muestra cómo los puntos de datos pueden estar relacionados entre sí, ayudando a revelar su contexto dentro del ecosistema de datos más amplio.
• Ciclo de vida de los datos: realiza un seguimiento del estado y el historial del punto de datos a lo largo del tiempo, incluidas las fechas de creación, el historial de modificaciones y los indicadores de estado.
• Jerarquías: define la estructura y organización de las entidades de datos dentro de un dominio específico.
• Reglas de negocio y validación: estas reglas establecen criterios para la entrada de datos y garantizan su cumplimiento. Por ejemplo, las reglas de validación pueden exigir que todas las fechas se formateen como MM/DD/AAAA en lugar de DD/MM/AAAA.
• Datos geoespaciales: incluye información sobre la ubicación física de la entidad de datos, si es necesario.
• Propiedad y administración de datos: la propiedad identifica a los usuarios o equipos responsables de la gestión de la entidad de datos.

10 ventajas de los datos maestros

• Mejora de la toma de decisiones: los datos maestros proporcionan una visión unificada y precisa de las entidades críticas para el negocio, ayudando a los líderes a tomar decisiones más informadas.
• Mayor eficacia operativa: unos datos limpios y consolidados contribuyen a la eficacia operativa. Las empresas pueden agilizar los flujos de trabajo, reducir las redundancias y mejorar la productividad general.
• Mejor experiencia del cliente: unos datos maestros precisos permiten a las organizaciones obtener una visión de 360 grados de sus clientes. Esta perspectiva unificada ayuda a adaptar las interacciones, predecir las necesidades de los clientes y ofrecer experiencias personalizadas.
• Reducción de costes: los datos maestros, a través de la gestión de datos maestros, minimizan los errores y las ineficiencias. Esto puede suponer un ahorro de costes.
• Mantener el cumplimiento: los datos maestros garantizan que las organizaciones mantengan registros precisos, cumplan las normas de cumplimiento, como el GDPR y la HIPAA, y eviten costosas sanciones por incumplimiento.
• Mejorar la colaboración entre departamentos: una única fuente de información garantiza que todos los departamentos trabajen con datos coherentes.
• Aumenta la calidad de los datos: los datos limpios minimizan el riesgo y los errores, lo que favorece la integridad general de las operaciones empresariales.
• Mejora la elaboración de informes y análisis: la precisión de los datos maestros contribuye a que la elaboración de informes y los análisis sean más sólidos. Las organizaciones pueden generar perspectivas significativas, identificar tendencias y realizar un seguimiento fiable de las métricas de rendimiento.
• Ayuda a que las organizaciones sean más ágiles: a medida que las empresas crecen o evolucionan, los datos maestros pueden proporcionar la base para escalar los procesos sin problemas.
• Refuerza las relaciones con proveedores y vendedores: los datos maestros permiten un seguimiento preciso de los datos, contratos y rendimiento de los proveedores. Esto fomenta la transparencia y puede crear asociaciones más sólidas entre vendedores y proveedores.

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