Que vous ayez une entreprise déjà bien établie ou qui vient à peine de se lancer, vous avez besoin d’un numéro de téléphone pour que vos clients puissent vous contacter. Jusqu’à récemment, presque toutes les entreprises disposaient d’une ligne terrestre, ou POTS (plain old telephone service, traduisible par « bonne vieille ligne téléphonique »). Mais aujourd’hui, la technologie VoIP (Voice over Internet Protocol) remplace rapidement les réseaux téléphoniques fixes traditionnels.
Qu’est-ce qu’un numéro de téléphone VoIP ?
Le service téléphonique VoIP est transmis via internet et non par le biais des câbles téléphoniques traditionnels. Les numéros de téléphone VoIP (également appelés numéros de téléphone virtuels) sont des numéros de téléphone qui ne sont pas liés à une ligne téléphonique physique spécifique, mais qui sont transmis via internet, ce qui permet aux utilisateurs d’utiliser leur connexion internet pour passer et recevoir des appels.
Avec un numéro de téléphone VoIP, vous pouvez passer des appels depuis n’importe quel endroit du monde disposant d’un signal internet. Les limites géographiques ne sont plus un obstacle, ce qui permet aux entreprises d’étendre leur portée et de se connecter avec leurs clients dans le monde entier.
Avantages des numéros de téléphone VoIP pour les entreprises
Même si vous disposez déjà d’une ligne fixe traditionnelle ou d’un téléphone portable, disposer d’un numéro VoIP présente quelques avantages pour votre entreprise.
La qualité
La qualité audio est l’un des principaux avantages pour les entreprises. Contrairement aux systèmes téléphoniques traditionnels qui peuvent souffrir d’interférences statiques ou d’une mauvaise qualité d’appel, les appels VoIP sont transmis sur internet à l’aide de signaux numériques. Il en résulte un son très net et une connexion fiable pour que vos appels professionnels ne soient pas interrompus.
La flexibilité
Les numéros de téléphone VoIP offrent une flexibilité que ne proposent pas les systèmes téléphoniques traditionnels. Les lignes fixes ordinaires sont liées à un lieu spécifique et le transfert de votre numéro de téléphone nécessite des efforts et de l’argent. Un numéro de téléphone VoIP, lui, vous suit partout. Que vous voyagiez, que vous déménagiez votre bureau ailleurs ou que vous travailliez à distance, votre numéro de téléphone VoIP reste le même, ce qui vous permet de ne jamais manquer un appel important.
Le coût
Les économies sont une considération majeure pour toute entreprise, et ces numéros de téléphone peuvent contribuer à réduire vos dépenses de communication. Les systèmes téléphoniques traditionnels s’accompagnent souvent de frais d’installation, d’équipement et de maintenance élevés, et peuvent entraîner des frais pour les appels longue distance.
Autant de contraintes qui disparaissent avec les numéros de téléphone VoIP. Nul besoin de matériel ou d’infrastructure coûteux, en plus de pouvoir utiliser un téléphone analogique ordinaire pour téléphoner avec la VoIP. Selon votre plan, les appels internationaux peuvent être traités comme des appels locaux lorsqu’ils sont effectués via internet. Si votre entreprise passe régulièrement des appels téléphoniques à l’international, un numéro de téléphone VoIP pourrait être plus rentable.
La mobilité
Tant que vous disposez d’une connexion internet, vous pouvez utiliser votre numéro de téléphone VoIP pour passer et recevoir des appels sur votre smartphone, votre tablette ou votre ordinateur portable. Cela vous permet de rester joignable par téléphone lorsque vous n’êtes pas au bureau, ce qui améliore la productivité et la réactivité.
Les fonctionnalités
Les numéros de téléphone VoIP sont dotés de toutes les fonctionnalités offertes par les lignes fixes, notamment le transfert d’appel, la messagerie vocale, l’enregistrement des appels, les répondeurs automatiques et bien plus encore. Comme les numéros de téléphone VoIP sont numérisés, il est facile d’ajouter ou de supprimer des fonctionnalités, ce qui vous donne la possibilité de personnaliser votre système téléphonique pour qu’il réponde à vos besoins spécifiques.
Comment obtenir un numéro VoIP
Maintenant que vous en comprenez les avantages, vous voulez probablement savoir comment obtenir un numéro VoIP pour votre entreprise. Bonne nouvelle, le processus est relativement simple. Voici les quelques étapes clés à suivre pour obtenir le service et les numéros VoIP qui correspondront à vos besoins.
Choisir un fournisseur de services VoIP
La première étape consiste à choisir un fournisseur de services VoIP. Comme il en existe beaucoup, il est important de faire des recherches et de comparer leurs offres, notamment en ce qui concerne les caractéristiques, le service client et les tarifs.
S’inscrire et choisir un plan
Après avoir choisi un fournisseur, vous devrez vous inscrire à son service et sélectionner un plan adapté aux besoins de votre entreprise. La plupart des fournisseurs proposent différents plans en fonction du nombre d’utilisateurs, des minutes et des fonctionnalités incluses. Tenez compte de la taille de votre entreprise, du volume d’appels et de la croissance prévue quand vous effectuez votre choix.
Portage d’un numéro existant ou obtention d’un nouveau numéro
Vous pouvez transférer votre numéro de téléphone existant vers le service VoIP ou en obtenir un nouveau. Le portage vous permet de conserver votre numéro d’entreprise existant, tandis que l’obtention d’un nouveau numéro vous permet de choisir un numéro local ou gratuit qui correspond aux objectifs de votre entreprise.
Mise en place et configuration
La configuration de votre système téléphonique peut nécessiter l’installation de logiciels ou d’applications sur vos appareils, en fonction du service choisi. Vous devrez également configurer les fonctionnalités souhaitées. La plupart des fournisseurs proposent des interfaces conviviales et des guides pour vous aider dans le processus d’installation.
Test et lancement
Une fois que vous avez installé votre système téléphonique VoIP, testez-le pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu. Passez des appels test, vérifiez la qualité des appels et assurez-vous que tout fonctionne correctement. Lorsque les résultats vous conviennent, vous pouvez commencer à utiliser votre système téléphonique VoIP dans votre entreprise.
Ce qu’il faut rechercher chez un fournisseur de services VoIP
Le choix du bon fournisseur de services VoIP pour votre entreprise dépend de plusieurs facteurs essentiels. Tenez compte de ces aspects clés avant de prendre votre décision.
Service client
Un service client fiable est essentiel pour tout service qui dépend de la technologie. Votre fournisseur de services VoIP doit proposer un service client 24h/24, 7j/7, par le biais de plusieurs canaux (téléphone, e-mail et chat en direct). Une équipe de service client rapide et compétente peut vous aider à résoudre les problèmes qui peuvent survenir et à minimiser les périodes d’inactivité de votre entreprise. Le fournisseur devrait également disposer d’une interface facile à utiliser pour la configuration et l’administration.
Tarifs
Comparez les tarifs de différents fournisseurs de services VoIP pour trouver le meilleur rapport qualité/prix. Prenez en compte les coûts initiaux, tels que les frais d’installation et les dépenses matérielles, ainsi que les frais mensuels courants. Soyez également attentif aux éventuels frais supplémentaires. Certains fournisseurs facturent des frais d’appels internationaux vers certaines zones ou des frais en cas de dépassement des limites d’utilisation. Connaissez vos habitudes d’appel pour choisir le plan le plus adapté.
Fonctionnalités
Évaluez les fonctionnalités offertes par les différents fournisseurs et déterminez celles qui sont essentielles pour votre entreprise. Parmi les plus populaires, on trouve la transcription des message vocaux par e-mail, un bureau de réception virtuel et l’analyse des appels. Choisissez le fournisseur qui offre les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer efficacement les communications de votre entreprise.
Intégration de tiers
Si votre entreprise utilise d’autres logiciels ou outils, assurez-vous que votre fournisseur de services VoIP offre une intégration simple à ces systèmes. L’intégration peut rationaliser vos flux de travail et améliorer votre productivité en vous permettant de synchroniser les contacts, d’accéder aux journaux d’appels et de vous intégrer aux plateformes de gestion de la relation client (CRM) ou de platerformes de service client.
Avantages pour les entreprises
La flexibilité est essentielle pour les entreprises d’aujourd’hui. Les numéros de téléphone VoIP vous offrent la flexibilité dont vous avez besoin dans le cadre d’une solution de communication moderne, polyvalente et économique. Ces numéros de téléphone virtuels améliorent non seulement l’image professionnelle de votre entreprise, mais offrent également des fonctions qui rationalisent les tâches administratives sans les coûts exorbitants généralement associés aux lignes terrestres traditionnelles.
En comprenant parfaitement les besoins de communication de votre entreprise et en suivant les étapes clés pour obtenir un numéro VoIP et évaluer les fournisseurs, vous pouvez sélectionner le système VoIP qui offre les fonctionnalités que vous souhaitez à un prix compétitif. Votre numéro de téléphone VoIP est un investissement qui se révélera être un atout précieux pour votre entreprise.
