10 conseils pour obtenir un budget informatique : Imaginez : Vous êtes à la recherche d’une nouvelle solution pour aider votre équipe informatique à gagner du temps et économiser de l’argent. Vous comprenez les avantages, vous avez fait vos recherches et vous savez quels fournisseurs sont en tête de votre liste. Mais il reste un obstacle de taille à franchir avant de pouvoir procéder à l’achat : l’accord de la direction.
Obtenir l’accord de la direction pour des achats peut souvent être plus difficile que de trouver le bon produit. Les services informatiques sont confrontés à de nombreux défis lorsqu’ils tentent d’implémenter une nouvelle solution :
- Les dirigeants hésitent face aux nouvelles dépenses (surtout si elles n’engendrent pas une augmentation des revenus).
L’obtention d’un budget pour les services informatiques peut être l’un des obstacles les plus difficiles à surmonter, de nombreuses entreprises hésitant à opter pour des solutions qui n’ont pas un retour sur investissement immédiat. Cela signifie qu’il peut être exponentiellement plus difficile d’obtenir l’approbation pour des solutions qui réduisent les risques ou aident à préparer l’avenir de l’entreprise, que de solutions qui contribuent aux fonctions essentielles de l’entreprise et augmentent les revenus. - Tous les cadres ne sont pas des techniciens.
Vous aurez parfois besoin de l’approbation de différents départements, et ces cadres n’ont pas forcément les mêmes connaissances techniques. Ce manque de connaissances peut entraîner des difficultés de communication pendant votre présentation. - L’accord de la direction nécessite des indicateurs solides et une preuve sociale.
Plutôt que de parler d’une expérience anecdotique, vous devrez fournir un certain nombre de statistiques et d’indicateurs pour justifier l’achat. Rassembler ces chiffres et les faire valider est évidemment compréhensible, mais cela peut être une corvée. - Trouver du temps pour se réunir peut être difficile.
Souvent, les cadres ont un emploi du temps chargé qui ne leur laisse que très peu de temps libre pour discuter de votre achat. Cela signifie également que lorsque vous trouvez le temps de rencontrer les dirigeants, les présentations doivent être efficaces et pertinentes.
Pour relever ces défis, nous avons rassemblé quelques conseils pour vous aider à présenter votre dossier et à obtenir l’accord de la direction dont vous avez besoin pour aller de l’avant.
- Chronométrez votre discours correctement.
Il y a certaines périodes de l’année qui sont plus propices que d’autres pour demander un budget. Le moment idéal pour demander l’approbation d’une nouvelle solution est le processus de planification budgétaire. En intégrant ces dépenses dans le budget de l’année suivante, il est plus facile d’en rendre compte, surtout si vous êtes en mesure de démontrer un besoin. Si vous ne pouvez pas l’intégrer dans une discussion budgétaire annuelle ou s’il s’agit d’un besoin urgent, il est préférable d’éviter les périodes chargées de l’année, comme la fin du mois, la fin du trimestre ou les vacances. - Identifiez les problèmes.
Mettre en évidence les problèmes auxquels votre réseau est confronté est un excellent moyen de montrer pourquoi vous avez besoin d’une nouvelle solution. Les preuves anecdotiques sont un bon point de départ, mais pour mieux argumenter, incluez des statistiques qui montrent comment certains problèmes ont un impact négatif ou comment cette amélioration pourrait avoir un impact positif sur les opérations commerciales. Formulez ces problèmes d’une façon qui peut être comprise. - Soyez précis dans vos demandes.
Soyez aussi clair que possible avec vos demandes et fournissez un plan d’action précis pour cette nouvelle solution. Ce plan peut inclure les étapes suivantes après l’achat, les équipes impliquées, un processus d’implémentation, une allocation budgétaire, etc. La spécificité donnera de la crédibilité à l’investissement. - Présentez le retour sur investissement à l’aide de statistiques et de chiffres détaillés.
Pour faire passer le message aux dirigeants, il est important de présenter à l’équipe des chiffres complets sur le retour sur investissement. Ces chiffres peuvent englober n’importe quoi, des impacts directs sur les revenus aux impacts indirects tels que la productivité. Un bon vendeur peut également vous aider à obtenir les statistiques dont vous avez besoin pour faire valoir vos arguments. - Reliez les problèmes et les solutions aux objectifs de l’entreprise.
En rattachant vos problèmes et vos solutions potentielles aux objectifs de votre entreprise, vous pourrez plus facilement valider la valeur de cette nouvelle solution. Montrez l’impact de cet achat en dehors du département informatique. Comment les ventes, le marketing, l’ingénierie, etc. peuvent-ils bénéficier de cet investissement ? - Identifiez vos alliés.
Il est important d’avoir des alliés dans l’ensemble de l’entreprise qui peuvent soutenir votre discours. Ces personnes peuvent vous aider à soutenir votre analyse de rentabilité en démontrant comment elles sont concernées par le projet. Les alliés peuvent également disposer de données utiles, telles que les statistiques sur les utilisateurs ou l’impact sur les revenus, que vous pouvez utiliser pour étayer vos arguments. - Créez un plan de présentation.
Une fois que vous avez exposé les problèmes, rassemblé les indicateurs du retour sur investissement et aligné le tout sur les objectifs de l’entreprise, il est temps d’élaborer votre plan de présentation. La présentation nécessite-t-elle un support ? Devez-vous fournir des données dans des feuilles de calcul ? Quand pouvez-vous rencontrer les dirigeants ? La création d’un plan de présentation cohérent garantira une présentation sans faille. - Présentez vos arguments à chaque partie prenante.
Tout d’abord, assurez-vous que vous parlez avec les bonnes parties prenantes. Ensuite, il faut tenir compte de la position de chacun. Chaque cadre aura un point de vue différent sur l’investissement. La façon dont vous présentez cela au DSI ne sera pas la même avec le directeur financier. Pensez aux priorités de chaque partie prenante lorsque vous créez votre présentation. - Organisez des vérifications avec l’équipe de direction après l’achat.
Enfin, l’accord est conclu et vous pouvez travailler avec le fournisseur pour implémenter sa solution dans votre espace. Mais ce n’est pas encore terminé avec l’équipe de direction. Il est important d’être proactif et d’organiser des réunions régulièrement. C’est non seulement un excellent outil pour les tenir au courant des progressions, mais aussi pour vous aider à résoudre les problèmes avant qu’ils ne deviennent urgents. - Comprendre les réactions potentielles et savoir comment y répondre.
L’opposition des cadres est presque une garantie lorsqu’il s’agit d’obtenir l’accord des cadres pour de nouvelles solutions. La clé pour faire face à ces réactions est de connaître les préoccupations des cadres et de prévoir une réponse.
Le processus d’approbation par les cadres peut être difficile, mais grâce à ces conseils et à un peu de persévérance, nous espérons que le prochain sera un jeu d’enfant.
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