Les employés ont déjà exprimé leur opinion quant à l’avenir du télétravail. Avec 98% des employés appartenant à la génération des milléniaux souhaitent travailler à domicile au moins une partie du temps, les avantages déclarés vont de la réduction du stress à l’amélioration de la productivité et de la motivation. En tant que chef d’équipe, cependant, la complexité de la gestion d’une main-d’œuvre travaillant à distance peut sembler décourageante. C’est là que la technologie peut aider vos équipes en télétravail et en mode hybride à utiliser de nouvelles formes de collaboration sans être limitées par les murs du bureau.
Les avantages et les challenges du télétravail
En 2020, le télétravail est passé d’un avantage rare à un mode de vie obligatoire. Dans un contexte de quarantaine et de confinement, la première expérience du télétravail a été loin d’être agréable pour beaucoup d’employés. Malgré cela, un nouveau modèle de réussite a commencé à se développer à partir des réunions d’équipes et des documents collaboratifs. Tout au long de l’année, les employés ont fait leurs preuves en augmentant de 47% leur productivité. Le travail à domicile éliminant les distractions liées aux déplacements et aux discussions, les employés ont rapidement adopté cette nouvelle forme d’emploi.
Malgré ces données, les responsables et les membres de l’équipe ont des préoccupations légitimes. Avec des employés répartis dans des chambres à coucher, des cafés et des espaces de coworking privés, garder tout le monde sur la même longueur d’onde nécessite désormais plus qu’une réunion quotidienne en personne. Les employés ont été les premiers à s’en rendre compte : près de 60% des télétravaileurs constatent aujourd’hui que la communication avec leurs collègues a changé après la pandémie. Le fait de ne pas se tenir au courant de ces changements peut entraîner l’isolement, la déconnexion et même l’épuisement.
4 challenges du télétravail résolus par la technologie
Le maintien d’équipes heureuses, saines et productives peut être l’un des plus grands défis dans le cadre du télétravail. Pire encore, en l’absence d’un flux de communication à distance, les problèmes peuvent rester indétectés pendant trop longtemps. En approfondissant chaque challenge, voici comment vous pouvez soutenir les employés à distance selon leurs propres conditions.
1) Communication
Une communication efficace est primordiale pour les employés travaillant à distance. C’est le pilier de la collaboration à distance, de la promotion du travail d’équipe et du maintien de la productivité. Une communication claire et cohérente comble la distance physique; qu’il s’agisse de mises à jour quotidiennes ou hebdomadaires ou de discussions ouvertes, la technologie suivante crée une base solide pour un travail d’équipe dynamique.
Gestion de projet
Les outils de gestion de projet ont beaucoup évolué ces dernières années : des solutions telles que Monday.com constituent une base de collaboration facile en regroupant toutes les communications et tous les fichiers, ce qui simplifie considérablement la collaboration entre les équipes. Les tracas liés aux e-mails manquants et à la recherche de freelancers sont considérablement réduits. D’autres offres de gestion de projet, telles que Wrike, sont dotées de solides capacités d’analyse, ce qui en fait un choix idéal pour les équipes plus grandes ou les calendriers complexes. Grâce à l’assistant de rapport intégré, vous pouvez informer efficacement les parties prenantes ou choisir de créer des rapports personnalisés adaptés à vos besoins spécifiques en matière de données.
Enfin, Smartsheet propose un outil de gestion de projet fondé sur les feuilles de calcul. Cela facilite non seulement le suivi du projet, mais sert également de point de référence pour tous les participants au projet. Le contrôle des versions et les procédures d’approbation sont personnalisables. Pour les projets complexes où plusieurs parties prenantes collaborent souvent sur un même document, Smartsheet élimine toute confusion potentielle quant à la dernière version du document. Cela est possible en établissant une version unique pour chaque ligne de votre feuille, créant ainsi un processus de vérification sur mesure. Cela garantit aussi une clarté et une efficacité qui s’alignent parfaitement sur votre flux de travail.
Messagerie
Slack, l’une des solutions de gestion de projet les plus populaires, offre une plateforme de collaboration qui relie les personnes, les équipes et les tâches. Le chat textuel n’est pas le seul moyen pour les employés de rester informés, les clips audio et vidéo étant pris en charge pour chaque service, quel que soit le lieu ou le fuseau horaire. Dans Slack, la communication est structurée par l’utilisation de « canaux », qui facilitent l’organisation des discussions.
Twist est une alternative à Slack qui permet une communication efficace pour les équipes qui travaillent de façon asynchrone. Lorsque vous envoyez un nouveau message, Twist vous indique qu’il ne faut pas s’attendre à une réponse immédiate. Après tout, les équipes sont plus productives lorsque les membres peuvent se déconnecter pour se concentrer. Contrairement à Slack, les canaux de Twist fonctionnent comme des sujets distincts. Cette configuration reflète la structure des fils de discussion : un message électronique initial lance une conversation, qui se poursuit tant que d’autres participants répondent au message initial. Cela permet de réduire l’habitude de Slack selon laquelle chaque canal accumule des dizaines de messages qui s’éloignent peu à peu du sujet.
Partage et stockage de documents
Google Drive est une solution de stockage de documents conviviale, qui permet de télécharger des documents sur le cloud sans effort, à partir de votre ordinateur ou de votre appareil. Il maintient des mesures de sécurité robustes, facilite la collaboration en temps réel et fournit une quantité généreuse de stockage gratuit.
Pour les entreprises qui dépendent de la suite Office 365, Microsoft OneDrive for Business offre une intégration fluide avec des programmes tels que Word et Teams. Toutefois, il convient de noter son incapacité à s’intégrer à des applications tierces telles que les applications de calendrier et de messagerie, ce qui pourrait constituer un inconvénient pour certains utilisateurs.
Vidéoconférence
La vidéoconférence favorise l’interaction au sein de votre équipe et au-delà, et constitue un outil polyvalent pour les réunions spontanées, l’onboarding des nouveaux membres de l’équipe et les évaluations des performances. La possibilité d’observer les expressions faciales des participants améliore la communication et favorise un sentiment de connexion plus profond au sein des équipes.
Zoom est l’un des outils de vidéoconférence les plus accessibles du marché. La version gratuite de Zoom est souvent suffisante pour de nombreuses entreprises de petite taille, la durée étant limitée à 40 minutes par session. Sa capacité d’accueil pour les réunions de grande envergure est inégalée, avec un nombre de participants pouvant aller jusqu’à 1 000. Teams est une autre option très populaire; en tant qu’offre de Microsoft, elle s’intègre rapidement et facilement aux autres programmes 365. Sa fonction de messagerie permet également aux équipes et aux réunions de rester informées en dehors des sessions vidéo.
Alors que la technologie offre de vastes possibilités nouvelles et passionnantes pour les équipes totalement distantes, il est essentiel de tenir tous les employés au courant, en particulier dans les environnements de plus en plus hybrides. Des produits tels que Lifesize fournissent du matériel pour les terminaux de visioconférence ainsi qu’une plateforme cloud pour les vidéos. Cela permet aux équipes de bénéficier de la même connectivité et de la même collaboration, sans qu’aucun membre de l’équipe ne soit laissé de côté.
2. Déploiement rapide des technologies
La technologie aidant les employés à se connecter et à gagner en efficacité, il devient encore plus vital de maintenir tous les systèmes en état de marche. Cependant, la gestion de l’afflux de nouveaux systèmes peut imposer de nouvelles exigences à l’équipe informatique. Pour s’y retrouver, il faut avoir une connaissance des logiciels actuels de gestion des systèmes et des terminaux.
Rendez les déploiements plus efficaces
Le travail à distance exige une nouvelle approche du déploiement des technologies. Le membres du service d’assistance ne peut plus installer et configurer eux-même, ce qui est cruellement regretté lorsque les tickets de demande d’installation des utilisateurs finaux affluent.
Le logiciel de surveillance et de gestion à distance (RMM) libère les employés de la responsabilité de l’installation. Au lieu de cela, le département informatique peut directement installer et gérer les applications à distance. Couvrant tout, des appareils individuels aux départements entiers, ce processus réduit considérablement le temps et l’énergie consacrés aux tickets d’assistance. Lorsque le nouveau logiciel est correctement installé, des alertes personnalisées peuvent vous tenir au courant des demandes d’installation et d’assistance en cours.
Les équipes informatiques allégées et efficaces peuvent désormais disposer des outils nécessaires pour résoudre de façon proactive les problèmes liés aux terminaux. Le logiciel RMM de NinjaOne s’engage encore plus loin dans l’efficacité du service d’assistance : l’automatisation du déploiement des mises à jour logicielles et des mises à niveau du micrologiciel permet aux employés travaillant à distance de rester concentrés sur leurs tâches.
Enfin, NinjaOne ne se contente pas d’aider vos équipes à acquérir de nouvelles formes d’efficacité : il fournit également une plateforme unique grâce à laquelle les équipes distantes peuvent accéder facilement et en toute sécurité à leurs postes de travail sur site (on-premise).
3. Assistance rapide comme l’éclair
Même dans une entreprise qui a automatisé les mises à jour et les installations, des problèmes peuvent encore survenir. Un récent rapport d’Unisys Corp a révélé qu’en 2022, les problèmes informatiques faisaient perdre jusqu’à 5 heures par semaine à 49% des employés. Les heures perdues par les employés, ainsi que les revenus non réalisés, font de l’assistance technique rapide l’une des principales priorités du télétravail. Sans une solide boîte à outils, les techniciens informatiques risquent de se retrouver à la traîne dans des situations critiques. Les administrateurs système du groupe Sofia s’appuyaient sur des vérifications manuelles de chaque serveur, un par un. Au cours d’une période d’acquisitions rapides, ce temps perdu s’est rapidement accumulé.
Portez un nouveau regard sur votre surface technique
L’assistance technique en personne impose un certain nombre de restrictions à la capacité des techniciens à aider les employés. Par exemple, dans les environnements de bureau établis, les déplacements vers et depuis un terminal ou un serveur problématique peuvent prendre un nombre d’heures considérable. L’assistance technique à distance est un domaine qui a prospéré tout au long de la révolution du télétravail, et tout d’un coup les équipes informatiques ont été libérées de toute contrainte géographique.
Cependant, les services d’assistance à distance ne sont pas tous du même niveau. Un élément essentiel du télétravail est la possibilité de visualiser l’emplacement de chaque appareil au sein d’un réseau plus large. Grâce à l’explosion actuelle de la connectivité des réseaux, cela n’a jamais été aussi difficile. L’approche traditionnelle demande aux techniciens informatiques de déployer une sonde et d’effectuer des analyses sur l’ensemble du réseau afin de découvrir les terminaux. Cela représente en soi une grande perte de temps. NinjaOne a permis à Metis Technology d’économiser 15 minutes par appareil en leur donnant la possibilité d’extraire automatiquement tous les appareils d’un domaine donné.
Aidez à distance
Tout appareil étant ajouté au système en un seul clic, les analystes informatiques sont libérés et répondent rapidement aux problèmes. Les solutions d’accès à distance permettent à l’assistance technique d’accéder à l’appareil qui pose problème, directement à partir du ticket. L’employé est tenu au courant par une messagerie en direct ou un chat vocal en temps réel via des plateformes telles que Teamviewer et Connectwise.
4. Une cybersécurité à l’épreuve du temps
La cybersécurité à distance est une opportunité pour les entreprises d’aligner chaque facette de leur surface d’exposition aux attaques avec la sécurité informatique basée sur le cloud. Cependant, de nombreuses entreprises s’appuient encore uniquement sur des pare-feux non optimisés.
Mettez à jour avant qu’une catastrophe arrive
Les applications et les systèmes d’exploitation qui ne sont pas mis à jour sont l’un des moyens les plus faciles pour les cybercriminels de compromettre les appareils de votre équipe. Les données de l’entreprise peuvent ainsi tomber entre de mauvaises mains; pour les petites entreprises, le coût de cette situation peut être irréparable. La solution de gestion des correctifs de NinjaOne est basée sur le cloud et déployée par un agent, ce qui signifie que vous pouvez mettre à jour n’importe quel terminal disposant d’une connexion Internet. En outre, l’outil RMM de NinjaOne permet au service informatique de configurer et d’appliquer la sécurité à l’ensemble de la pile technologique.
Sauvegardes à l’épreuve des ransomwares
Lorsque H.E.R.O.S, une société d’ingénierie spécialisée dans les hélicoptères, a été touchée par un ransomware, elle pensait que ses trois sauvegardes étaient en sécurité. S’appuyant sur des sauvegardes locales, sur le cloud et hébergées par NinjaOne, leur processus de récupération a été interrompu par une découverte désagréable : leurs sauvegardes locales et sur le cloud avaient été compromises pendant l’attaque. La seule sauvegarde sûre était celle de NinjaOne : en 4 jours, l’ensemble de leur réseau informatique a été restauré et remis en ligne.
Soutenez vos équipes à distance dès maintenant
Le travail à distance offre aux entreprises la possibilité d’atteindre de nouveaux niveaux d’efficacité et de confiance de la part des employés. Cependant, elle exige également une nouvelle approche pour que les employés soient soutenus et productifs pendant la période de transition et au-delà. Que votre équipe travaille dur au bureau ou à distance, découvrez comment la solution RMM de NinjaOne peut renforcer votre efficacité informatique en quelques clics.
