Depuis la pandémie et la généralisation du télétravail qui en a découlé, le nombre de fichiers et les documents sur lesquels les employés collaborent par le biais de la technologie a augmenté. Le rapport Global Data Risk de Varonis indique que dans les services financiers, « chaque employé a accès à près de 11 millions de fichiers ». Les sauvegardes de vos fichiers et documents sont essentielles pour garantir que les connaissances et les données de l’entreprise ne sont pas perdues.
Les sauvegardes de fichiers ne sont qu’une partie d’un plan plus exhaustif de sauvegarde et de récupération des données. Les sauvegardes de fichiers et de dossiers sont des copies des fichiers que les utilisateurs finaux génèrent, manipulent et traitent directement ou indirectement. Ce type de sauvegarde est axé sur la protection des données critiques de l’entreprise situées dans les fichiers, plutôt que sur les données du système ou d’autres données générales. Découvrez les options qui s’offrent à votre entreprise pour la sauvegarde des fichiers et des documents.
Quand utiliser la sauvegarde de fichiers et de dossiers plutôt que la sauvegarde d’images système pour les documents et les fichiers
La sauvegarde de fichiers et de dossiers permet de sauvegarder des fichiers individuels, tandis que la sauvegarde d’images système est utilisée pour sauvegarder des parties ou des systèmes entiers. Chaque sauvegarde convient donc davantage à certains types d’appareils ou de données. Comment savoir quels appareils nécessitent une sauvegarde de fichiers plutôt qu’une sauvegarde d’images système ?
Votre serveur nécessite généralement une sauvegarde d’image système en raison de la grande quantité de données et, plus important encore, du coût plus élevé des périodes d’inactivité par rapport aux appareils des utilisateurs finaux. La sauvegarde des images système est également nécessaire pour capturer les configurations spécifiques et complexes du système.
Les appareils des utilisateurs finaux de votre environnement informatique, quant à eux, sont loin de contenir la même quantité de données que les serveurs. Ils ne contiennent pas non plus de paramètres ou de configurations susceptibles d’affecter l’ensemble d’un environnement informatique, de sorte qu’il n’est pas nécessaire d’en sauvegarder l’image système. Les fichiers et documents individuels sur les terminaux des utilisateurs sont très probablement le type d’information le plus important qu’ils contiennent, ce qui rend la sauvegarde des fichiers et des dossiers idéale.
Où sauvegarder les fichiers et les documents
Il existe de nombreuses options de sauvegarde lorsqu’il s’agit de sauvegarder les fichiers et les documents de votre entreprise. Vous pouvez les sauvegarder sur le cloud, les sauvegarder sur un espace de stockage local ou adopter une approche hybride et utiliser les deux types d’espaces de stockage.
En fin de compte, la meilleure approche pour savoir « où » sauvegarder vos données sera basée sur l’environnement dans lequel votre entreprise opère.
- Stockage local : Si tout le monde travaille au bureau, le stockage local est probablement la solution la plus pratique et la plus logique.
- Stockage sur le cloud : Pour les entreprises qui font appel au télétravail et dont les employés sont hors réseau et ne veulent pas dépendre d’un VPN, le stockage sur le cloud est une solution judicieuse.
- Stockage hybride : Les entreprises dont les employés ne sont pas tous le temps au bureau, travaillant partiellement à domicile et au bureau, sont celles qui ont le plus à gagner avec une sauvegarde hybride.
Comment déterminer la meilleure façon de sauvegarder des fichiers et des documents ?
Pour déterminer la méthode idéale de sauvegarde des données de votre entreprise, il faut tenir compte de plusieurs facteurs. Les meilleurs moyens de sauvegarder les fichiers et les documents dépendent des personnes qui utilisent les données, de la criticité des données et du type de données :
Sauvegarde des fichiers et des documents en fonction des personnes qui utilisent les données
Les besoins en matière de sauvegarde varient selon les personnes au sein d’une entreprise. Pour le PDG d’une entreprise, il est très probable que toutes ses données doivent être sauvegardées toutes les heures, quoi qu’il arrive. Il ou elle est la personne qui dirige l’entreprise, et les données qu’il ou elle recueille ou produit sont donc une priorité absolue. Il est recommandé de donner la priorité aux données que vous sauvegardez sur la base de la fonction et du rôle de l’utilisateur final.
Sauvegarde des fichiers et des documents en fonction de la criticité des données
Les secteurs tels que la comptabilité, l’ingénierie ou toute personne traitant de la propriété intellectuelle critique seraient également en mauvaise posture si les données étaient perdues, c’est pourquoi la sauvegarde de leurs données devrait également être une priorité. Les autres employés devront peut-être refaire leur travail s’ils perdent un fichier, mais ils ne travaillent probablement pas avec des données critiques et ce n’est donc probablement pas un problème aussi grave.
Sauvegarde des fichiers et des documents en fonction du type de données
Les documents de productivité (tels que docx, ppt, etc.) et les fichiers PDF sont les types de données qui sont généralement dupliqués à l’aide de sauvegardes de fichiers. Pour la plupart des travailleurs de la connaissance, si vous ne sauvegardez que les fichiers de productivité, ce sont là toutes les données sur lesquelles ils travaillent et qu’il faut vraiment conserver.
Stratégies de sauvegarde des fichiers et documents importants
Après avoir déterminé la priorité des différents fichiers et documents, vous devez mettre en place des stratégies pour sécuriser les données en fonction de leur importance et des risques qu’elles présentent. Pour les dossiers et documents très importants, envisagez d’utiliser l’une de ces stratégies ou d’en combiner plusieurs :
- Utilisez des sauvegardes locales et sur le cloud (stratégie hybride)
- Sauvegardez plus souvent
- Sauvegardez tout (tous les fichiers et documents sur lesquels une personne ou un groupe travaille)
Suivez ces autres conseils et bonnes pratiques en matière de sauvegarde pour élaborer une stratégie de sauvegarde efficace pour votre entreprise.
3 avantages de la sauvegarde des fichiers et des documents
1. Préservation des connaissances de l’entreprise
Les fichiers et les documents contiennent l’expertise de vos utilisateurs finaux dans un format numérique. Il est important de les étayer afin de constituer en permanence une base de connaissances pour l’entreprise.
2. Optimisation du temps et des dépenses
Si des fichiers ou des documents sont endommagés ou détruits, prendre des mesures préventives en les sauvegardant de manière proactive vous évitera de perdre du temps à refaire le travail ou à payer des frais supplémentaire (voire verser de l’argent à un ransomware) pour les restaurer.
3. Restauration rapide des fichiers
La raison d’être des sauvegardes est de fournir une copie supplémentaire des données à utiliser en cas de perte de l’information originale. Les sauvegardes de fichiers vous permettent de restaurer rapidement les données afin que les activités de l’entreprise puissent se poursuivre.
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