Les opérations et les technologies déjà en place dans les entreprises en plein essor sont rarement en mesure de suivre et deviennent souvent sources d’inefficacité. La façon dont les équipes informatiques gèrent 50 appareils sera fondamentalement différente de la façon dont elles en gèrent 500. Pour répondre à l’évolution de leurs besoins, les entreprises ont commencé à se tourner vers l’automatisation des processus afin de réduire le temps et l’argent consacrés à des tâches répétitives et chronophages. Selon le rapport Zapier sur l’état de l’automatisation des entreprises en 2021, 94 % des employés déclarent effectuer des tâches répétitives et chronophages dans le cadre de leur fonction. L’automatisation permettrait de se consacrer à des tâches plus concrètes.
Mais réussir à voir des fonds alloués à l’automatisation relève souvent du parcours du combattant. En raison de la complexité des processus et de l’importance des investissements initiaux, les équipes informatiques doivent souvent présenter un dossier solide pour obtenir l’aval de l’entreprise.
Pourquoi donc les entreprises peinent-elles à investir dans l’automatisation ?
Il est difficile de savoir par où commencer
L’automatisation peut être une affaire assez complexe et les équipes informatiques qui partent de zéro ont souvent des difficultés à déterminer par où commencer. Dans l’étude État des lieux de l’orchestration des processus en 2023 menée par Camunda, 79 % des personnes interrogées déclarent que le temps nécessaire pour concevoir et approuver les changements pour passer à un processus d’automatisation constitue un goulot d’étranglement dans leur entreprise. Parce qu’il est tentant de partir dans plusieurs directions à la fois, les équipes peuvent avoir du mal à déterminer quelles tâches automatiser en premier. Les possibilités sont nombreuses et les équipes ont l’impression de devoir implémenter des automatisations complexes, qui peuvent souvent être trop alambiquées et difficiles à gérer. Or, en matière d’automatisation, la règle d’or est de commencer par ce qui est à la portée de tous, et d’aviser ensuite. Votre équipe ayant probablement une liste de tâches répétitives chronophages, il serait judicieux de commencer par là. En plus de ce que vous rapportent les techniciens, analysez directement les tickets et prenez note des tâches qui y reviennent le plus souvent.
S’assurer que les effectifs dédiés à l’automatisation sont suffisants
L’implémentation de nouvelles pratiques et de nouveaux outils d’automatisation peut nécessiter un certain niveau d’expertise en la matière, ce que des entreprises n’ayant jamais investi dans l’automatisation n’ont pas forcément. Pour assurer la bonne implémentation de ces nouveaux processus, les entreprises devront allouer du temps et de l’argent à la formation de leur équipe informatique et/ou à l’embauche d’experts en automatisation. Les frais d’embauche et de formation peuvent être un vrai frein à l’automatisation et c’est un obstacle qu’il faut se préparer à devoir surmonter. Les équipes informatiques doivent également veiller à ce que les besoins croissants à la formation n’entraînent pas de burnout. Pour ce faire, elles peuvent tirer profit des intégrations toutes prêtes du fournisseur pour se lancer dans les processus d’automatisation et ainsi alléger la formation.
Incompatibilité des systèmes actuels avec les exigences de l’automatisation
Dans l’étude « État des lieux de l’orchestration des processus en 2023 » de Camunda, 86 % des responsables informatiques ont répondu qu’ils pensaient avoir besoin de meilleurs outils pour gérer la façon dont leurs processus se recoupent. Au-delà des formations et des logiciels supplémentaires à obtenir, de nombreuses entreprises devront réussir à accueillir les nouveaux processus dans les limites de leurs plateformes actuelles. Et cela peut poser un vrai problème pour beaucoup d’entreprises, dans la mesure où leurs systèmes existants ne sont pas à même de gérer ces nouvelles activités. C’est pourquoi l’une des pièces majeures du puzzle consistera à convaincre les instances dirigeantes et le reste de l’entreprise de la nécessité d’investissements supplémentaires.
Un investissement initial important
Bien que les résultats de l’investissement en amortissent les coûts initiaux, les instances dirigeantes peuvent être difficiles à convaincre car, si les avantages de l’automatisation se révèlent au fil du temps, ils sont rarement immédiats. Pour que cet investissement soit vu comme nécessaire, il faut pouvoir argumenter les divers besoins en automatisation en s’appuyant sur des rapports et des métrique justifiant ces besoins. L’automatisation pouvant se révéler difficile à quantifier, le mieux est de s’attaquer en priorité aux freins majeurs à l’efficacité, car leur suivi est facile à établir et ils présenteront le meilleur retour sur investissement. En outre, si votre entreprise utilise des programmes déjà anciens, obtenir le feu vert pour cet investissement sera crucial dans votre parcours vers l’automatisation.
Les clés de la réussite pour une entreprise investissant dans l’automatisation
- Écouter les retours du département informatique et identifier les faiblesses des processus actuels
Les équipes informatiques devraient savoir ce qui constitue l’investissement le plus rentable. Les responsables du département informatique ne se rendent pas forcément compte du temps perdu sur une tâche spécifique, c’est pourquoi il est important d’écouter ce que les équipes informatiques ont à dire. - Commencer par de petites tâches aux résultats concrets et de là, passer à des tâches plus complexes
Les tâches chronophages de base sont les tâches que les entreprises ont tout intérêt à automatiser. Il vaut mieux privilégier les tâches simples qui peuvent avoir un impact important, plutôt que des flux de travail complexes. - Former son équipe (et se former, si nécessaire) aux bases de l’automatisation
Comme nous l’avons déjà mentionné, si votre équipe part de zéro, il se peut que vous ne connaissiez pas grand-chose au monde de l’automatisation. Investissez dans des formations pour vous et votre équipe afin de rendre vos processus d’automatisation aussi efficaces que possible. - Favoriser la progression de son équipe
L’automatisation étant un secteur en plein essor, il existe de nombreuses possibilités pour encourager la progression au sein de votre équipe. Concentrez-vous sur le développement de ses compétences et sur la promotion en interne à des postes axés sur ce domaine en particulier. - Encourager l’ensemble de l’entreprise à adopter l’automatisation
Le but ultime est d’aller au-delà du seul département informatique et de bénéficier au reste de l’entreprise. Pour ce faire, il est important de développer un état d’esprit d’automatisation afin d’encourager le reste de l’entreprise. - Élaborer une stratégie pour mesurer la réussite de l’automatisation
Le succès d’une plateforme d’automatisation pouvant être difficile à mesurer, il faut veiller à établir une stratégie de mesures avant son implémentation pour un aperçu « avant/après » optimal.
Apprenez à automatiser vos flux de travail informatiques
L’automatisation est une aventure qui en vaut la peine, mais le plus difficile est de se lancer. Il est important de savoir qu’il ne s’agit pas d’une solution unique et que ce qui convient à une entreprise peut ne pas convenir à une autre. Mais avec un plan d’attaque cohérent, une plateforme fiable et une stratégie de mesure de sa réussite, l’automatisation peut se révéler plus simple à implémenter que vous ne le pensez.
Si vous cherchez à automatiser certains de vos processus informatiques répétitifs et que vous avez besoin d’un fournisseur pour vous aider, la plateforme NinjaOne offre une automatisation puissante pour vos tâches les plus chronophages. Notre moteur de gestion des stratégies permet de déployer avec flexibilité les changements au niveau des entreprises, des sites, des groupes dynamiques et des terminaux individuels.
