Il n’est pas exagéré de dire que la documentation informatique est essentielle au succès de votre entreprise. Il s’agit de l’une des bonnes pratiques les plus importantes en matière d’opérations informatiques qui permet d’enregistrer, d’organiser et de stocker les informations relatives à un environnement informatique, qu’il s’agisse d’informations sur les appareils, de mots de passe ou de coordonnées. Sans une documentation de qualité, votre service informatique ne pourrait pas fonctionner de manière optimale.
Compte tenu de son importance, vous vous demandez peut-être comment trouver la solution adaptée à vos besoins et quel est le coût de cet outil. Ce guide du coût de la documentation informatique explique les différents facteurs dont il faut tenir compte pour prendre la décision la plus éclairée pour votre entreprise.
Modèles de tarification des logiciels de documentation informatique
Le principal facteur à prendre en compte dans le coût des logiciels de documentation informatique est sans conteste le modèle de tarification que vous avez choisi. À l’heure actuelle, face aux nombreuses options disponibles sur le marché et aux nombreux fournisseurs qui vantent tous leurs solutions, il est préférable d’orienter son choix vers la solution qui correspond aux exigences et aux besoins de votre entreprise.
N’oubliez pas : En matière de tarification, les données doivent toujours être au centre des décisions que vous prenez. N’adoptez pas une stratégie unique ou, pire encore, n’imitez pas ce que fait votre concurrent. Il est conseillé de procéder à une vérification diligente et de rechercher le type de logiciel qui conviendra le mieux à votre entreprise en matière de documentation informatique.
Modèle basé sur l’abonnement
Les solutions basées sur l’abonnement sont en plein essor, et ce pour de bonnes raisons. Ce modèle de facturation récurrente vous permet de mettre à jour et d’adapter votre logiciel en fonction de vos besoins. Tandis que les modèles de paiement unique peuvent ou non contenir les fonctionnalités dont vous avez besoin, les modèles de tarification par abonnement vous permettent de déterminer les fonctionnalités que vous souhaitez pour chaque période de facturation.
Les fournisseurs, tels que NinjaOne, travaillent en étroite collaboration avec vous pour rendre votre modèle d’abonnement aussi rentable que possible en veillant à ce que vous ne payiez que pour les outils dont votre entreprise a besoin. Chaque solution étant différente, les prix peuvent varier en fonction de la complexité de votre logiciel. Cela dit, il est toujours bon de se renseigner auprès de son fournisseur pour savoir s’il facture des frais de formation ou d’implémentation supplémentaires !
Modèle basé sur la licence perpétuelle
Ce modèle vous facture une somme forfaitaire pour un produit unique doté d’un ensemble prédéterminé de fonctionnalités. Si cette solution semble plus facile à comprendre et peut être utile pour les entreprises établies qui ont une idée précise des services dont elles ont besoin, elle ne vous offre en revanche aucune flexibilité. Si vous décidez d’ajouter de nouveaux produits ou de nouvelles fonctionnalités, il vous faudra payer un supplément.
Logiciels de documentation informatique gratuits ou payants
Il existe évidemment des logiciels gratuits que vous pouvez utiliser pour votre documentation informatique. Ces types de logiciels sont généralement développés par des passionnés d’informatique qui souhaitent aider les autres à répondre à leurs besoins professionnels à un coût faible, voire nul. Les logiciels gratuits peuvent également être open-source, ce qui peut constituer une option intéressante pour les entreprises qui accordent de l’importance à l’innovation et à la personnalisation.
Les logiciels libres étant gratuits, cela signifie que tout le monde peut les utiliser. Cela augmente considérablement vos risques de sécurité et cette solution est à proscrire si votre entreprise traite des données sensibles, telles que celles que l’on trouve dans les secteurs gouvernementaux ou financiers. Notez également que les logiciels gratuits ont généralement des fonctionnalités et des caractéristiques limitées.
Six facteurs qui influent sur le coût des logiciels de documentation informatique
« Combien coûtent les logiciels de gestion informatique ? » Sans aucun doute, vous vous êtes déjà posé cette question et auriez aimé avoir trouvé une seule réponse. Mais la réalité est que la plupart des fournisseurs proposent des solutions personnalisées pour chaque client en fonction de leurs objectifs et de plusieurs autres facteurs.
1. La façon dont les données de documentation informatique sont stockées et consultées
Chaque fournisseur propose un logiciel de documentation informatique différent. Certains créent des documents qui sont affichés sous forme de pages web, tandis que d’autres vous permettent de télécharger des fichiers en format lisible. Chaque solution présente des avantages et des inconvénients, mais en règle générale, vous devriez rechercher un fournisseur qui propose un logiciel structuré et standardisé capable d’organiser votre documentation en différents modules.
2. Les coûts relatifs à la personnalisation et aux ajouts
Un logiciel de documentation informatique efficace doit pouvoir être entièrement adapté à votre entreprise. C’est de cette façon que vous pourrez documenter n’importe quel actif, flux de travail et compte de manière beaucoup plus simple et pratique. Un tableau de bord personnalisé est également bénéfique pour vos techniciens, car il leur permet de mieux comprendre toutes les informations recueillies. Mais ce degré de personnalisation, en plus d’autres ajouts divers, viennent évidemment gonfler le prix total.
3. Les modèles prêts à l’emploi
Plutôt que de partir de zéro, l’idéal est évidemment de choisir un fournisseur qui propose déjà des modèles de documentation informatique faciles à organiser. Cela réduit considérablement le temps consacré à la documentation et permet à votre service informatique d’utiliser efficacement le logiciel.
4. La quantité de données de documentation
Votre entreprise traite-t-elle une grande quantité de données ? Les informations plus complexes nécessitent des ressources de niveau supérieur. Lorsque vous évaluez votre budget de documentation informatique, il est judicieux de définir clairement la quantité d’informations que vous comptez gérer dès le départ, afin de pouvoir gérer vos coûts de manière plus efficace.
5. Les capacités d’intégration avec d’autres systèmes informatiques
Certains logiciels de documentation informatique peuvent être proposés dans le cadre d’un autre type de logiciel, tel qu’un système de surveillance et de gestion à distance (RMM). NinjaOne, par exemple, regroupe la gestion des terminaux et la documentation informatique dans un panneau de contrôle centralisé, ce qui permet d’éviter les changements de contexte inutiles.
Néanmoins, si vous décidez d’utiliser un logiciel de documentation informatique sous forme de produit unique, demandez à votre fournisseur quelles sont ses capacités d’intégration et s’il y a des frais connexes supplémentaires.
6. Le degré de service client et de formation proposé
Une erreur qui peut littéralement vous coûter cher est de penser que vous n’aurez pas besoin de maintenance ou d’assistance. Même les meilleurs MSP et les meilleurs professionnels de l’informatique ont besoin d’un excellent service client pour répondre à toutes les questions qu’ils finiront forcément par se poser. L’idéal est de travailler avec un fournisseur dont le service client et les services sont régulièrement plébiscités.
ROI d’un logiciel de documentation informatique
Il est facile de se demander si un logiciel donné vaut son prix, et de se laisser submerger par la quantité de données à analyser. Voici quelques bonnes pratiques qui vous aideront à faire face à l’ampleur de la tâche :
- Identifiez les buts et les objectifs de votre entreprise. Quels sont les objectifs de votre logiciel de documentation informatique ?
- Dressez la liste de vos coûts directs, y compris les frais initiaux et les frais de maintenance, de mise à niveau et d’assistance, et comparez-les à vos coûts immatériels, tels que la baisse de productivité ou la diminution de la satisfaction de la clientèle. Un conseil d’expert serait d’attribuer un montant en euros aux coûts intangibles pour faciliter la comparaison.
- Examinez régulièrement le budget alloué au logiciel de documentation informatique avec vos principales parties prenantes.
Maximisez la rétention des connaissances avec le bon outil de documentation informatique
En documentant vos informations et processus informatiques, vous garantissez l’efficacité et la précision de tous les membres de votre entreprise. Un logiciel de documentation informatique efficace normalise les processus et facilite l’extraction des données informatiques et commerciales nécessaires pour que votre équipe et tous les autres membres de votre entreprise travaillent de la même manière pour atteindre le même objectif.
Le logiciel de documentation informatique de NinjaOne permet de documenter facilement et en toute sécurité les informations critiques dans une solution unifiée. Passez à l’étape suivante et améliorez vos processus dès aujourd’hui en programmant un essai gratuit ou en regardant une démo.
