Introduction
Tout dirigeant de MSP ou Directeur Informatique connaît la peine de la perte de connaissances institutionnelles précieuses. Bien que souvent négligée, une Documentation informatique peut faire la différence entre des heures voire des jours de temps d’arrêt, et un fonctionnement sans incidents. Pour éviter ces erreurs coûteuses, les professionnels de l’informatique se tournent de plus en plus vers les logiciels de documentation informatique pour les aider à documenter, standardiser et utiliser les informations contextuelles sur leurs environnements informatiques
Dans cet article de blog, nous détaillerons les moyens par lesquels la documentation informatique peut aider à simplifier les opérations et à résoudre plus rapidement les problèmes des utilisateurs finaux. Mais d’abord, clarifions la différence entre la documentation informatique et le logiciel de documentation informatique.
La documentation informatique est un inventaire centralisé de tous les dispositifs, logiciels, arborescences des dossiers, profils d’utilisateur, données et cadres utilisés pour gérer et organiser l’environnement informatique. Cette documentation peut prendre de nombreuses formes, mais elle doit vous expliquer la nature d’une chose, comment elle est faite, pourquoi elle est faite de cette façon et quand elle est censée se produire
Les logiciels de documentation informatique désignent les outils utilisés pour réaliser la documentation ou automatiser certaines étapes. Les outils varient en complexité, allant de solutions relativement simples et gratuites comme Google Docs ou OneNote à des solutions plus spécialisées comme Ninja Documentation ou IT Glue. Des solutions open-source comme Bookstack sont également envisageables.
Le Logiciel De Documentation Informatique Est Une Nécessité
Dans tous les secteurs, nous assistons à une augmentation rapide du nombre de nouveaux appareils mis en ligne, de nouveaux logiciels utilisés et de nouveaux problèmes de sécurité à gérer. Avec des environnements aussi complexes à gérer, une mauvaise documentation peut se traduire par une mauvaise informatique. Mais les problèmes modernes nécessitent des outils modernes, et de nombreux outils de documentation informatique disponibles aujourd’hui sont faciles à utiliser, accessibles aux parties prenantes, et beaucoup plus exploitables.
Voici quelques-uns des principaux avantages d’un logiciel de documentation informatique :
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- Réduction des coûts : Qu’il s’agisse d’économies de temps sur l’accueil des nouveaux employés ou de gains d’efficacité dus à une procédure d’exploitation standard, la documentation informatique a un impact direct sur les résultats d’une organisation.
- Amélioration Des Opérations d’Assistance : Lorsqu’un technicien peut accéder à un enregistrement des actions passées effectuées sur un appareil ou voir à quoi devrait ressembler un état normal, son travail est facilité et l’expérience de l’utilisateur final est améliorée. De nombreux fournisseurs de logiciels de documentation informatique proposent une API pour extraire des données qui peuvent ensuite être utilisées par les équipes d’assistance et d’autres plateformes. D’autres ont intégré nativement la documentation informatique dans les opérations de support, comme par exemple Ninja Ticketing.
- Sécurité Intégrée : Une documentation informatique appropriée peut être un outil précieux pour améliorer la sécurité d’une organisation, notamment en documentant les calendriers et les instructions d’application des correctifs, en stockant les mots de passe et les identifiants d’administration et en mettant en place des contrôles de sécurité tout au long d’un processus entre autres.
Défis communs en matière de documentation informatique
Les avantages de la documentation informatique ne peuvent être sous-estimés. Les économies de temps et d’efficacité réalisées grâce à une bonne documentation peuvent facilement être rentabilisées, mais pour y parvenir, il faut surmonter certains problèmes courants.
La première d’entre elles consiste simplement à disposer d’une documentation complète pour une tâche, la configuration d’un appareil, la mise en place d’un serveur ou toute autre responsabilité informatique. Il n’y a rien de plus frustrant que de se tourner vers une documentation et de découvrir que seule la moitié des étapes ont été documentées. Pire encore, ne pas avoir de documentation en premier lieu. Dans les deux cas, les techniciens finissent par passer leur temps à créer une nouvelle documentation et à réinventer la roue pour trouver une solution viable.
Dans le même ordre d’idées, un autre problème de documentation auquel les professionnels de l’informatique sont confrontés est celui de la documentation obsolète. Cela se produit lorsque les équipes n’examinent pas et ne modifient pas périodiquement la documentation afin de refléter les nouvelles normes telles que les calendriers de mise à jour, les logiciels approuvés ou les configurations d’un nouvel utilisateur
Ces deux défis peuvent contribuer à une boucle de rétroaction négative, à savoir une faible confiance dans la documentation et donc une gestion et une création moins actives de la documentation.
Logiciels De Documentation Informatique Populaires
Il existe aujourd’hui sur le marché de nombreux fournisseurs de logiciels de documentation informatique, chacun ayant ses propres atouts qui intéresseront différentes organisations. Toutefois, certaines des qualités qui ressortent parmi les meilleurs vendeurs sont la facilité d’utilisation, la personnalisation et l’accessibilité. Voici quelques fournisseurs populaires de logiciels de documentation informatique à considérer :
Ninja Documentation
Intégrée à la plateforme principale de NinjaOne, Ninja Documentation est une solution de documentation informatique à part entière qui offre une expérience de documentation transparente. Ninja permet aux utilisateurs de documenter tout ce qui se trouve dans leur environnement informatique sous une forme standardisée et structurée, afin de faciliter la collecte et l’utilisation des données. Pour permettre aux utilisateurs de commencer à documenter plus facilement les informations essentielles, Ninja fournit des modèles de documentation prêts à l’emploi pour Active Directory, la sécurité et la gestion des fournisseurs. Les données de documentation sont accessibles via des scripts et l’API NinjaOne.
IT Glue
IT Glue est une solution logicielle dédiée à la documentation informatique qui s’intègre dans de nombreuses plateformes RMM et PSA populaires*. IT Glue aide les utilisateurs à trouver, suivre et gérer toutes les connaissances dans un environnement informatique. La société est détenue par Kaseya.
IT Boost
Autre outil de documentation informatique couramment utilisé par les professionnels de l’informatique et les MSP, IT Boost appartient à ConnectWise et s’intègre aux principales plateformes RMM et PSA*. IT Boost offre également de multiples moyens de documenter et de suivre l’environnement informatique, et propose des fonctionnalités supplémentaires comme la découverte des actifs et les intégrations de voix sur IP (VoIP) pour aider à documenter les opérations de support.
*NinjaOne offre une intégration de IT Glue et IT Boost.
Alternatives Libres Et Open-Source De Logiciel De Documentation
Pour ceux qui débutent dans le domaine de la documentation informatique ou qui recherchent une solution moins coûteuse, il existe de nombreuses options. Si les logiciels de documentation gratuits et open source ne disposent pas des modèles et des fonctionnalités spécialisés des logiciels de documentation informatique, ils peuvent néanmoins offrir une valeur immense pour la création d’un référentiel des connaissances de l’entreprise. Voici deux alternatives populaires :
DocuWiki
DokuWiki est un logiciel wiki open-source simple à utiliser et très polyvalent qui ne nécessite pas de base de données. La facilité de maintenance, de sauvegarde et d’intégration en fait le favori des administrateurs. Les contrôles d’accès et les connecteurs d’authentification intégrés rendent DokuWiki particulièrement utile dans le contexte de l’entreprise et le grand nombre de plugins fournis par sa communauté dynamique permet un large éventail de cas d’utilisation au-delà d’un wiki traditionnel.
Bookstack
BookStack est une plateforme simple, auto-hébergée et facile à utiliser pour organiser et stocker des informations. La plate-forme divise la documentation en trois catégories : Livres, Chapitres et Pages. Toute la documentation est entièrement consultable et facilement interconnectable.
Conclusion
La documentation informatique ne peut être ignorée si votre objectif est d’accroître l’efficacité et la productivité de l’informatique. Sans documentation, les calendriers d’application des correctifs peuvent être manqués, des configurations importantes de serveurs peuvent être perdues et les nouvelles recrues peuvent mettre plus de temps à s’intégrer.
Dans l’environnement informatique moderne d’aujourd’hui, une bonne documentation est le pilier de toute organisation et une clé essentielle pour sa croissance. Pour continuer à répondre aux besoins des entreprises d’aujourd’hui, des logiciels de documentation informatique spécialisés sont apparus pour rationaliser et automatiser des parties importantes du processus de documentation tout en rendant les données plus exploitables.
Prêt à commencer à documenter votre environnement informatique ? Inscrivez-vous à un essai gratuit de NinjaOne et commencez à utiliser Ninja Documentation dès aujourd’hui.
