Une équipe informatique bien gérée assure le suivi de tous les actifs de son domaine, y compris le matériel, les logiciels et les licences. La tâche spécifique de gestion des actifs matériels est connue sous le nom de HAM (hardware asset management). Il s’agit de suivre le matériel depuis sa demande et son achat jusqu’à son retrait du parc informatique.
Comme vous pouvez l’imaginer, cette tâche peut s’avérer décourageante lorsqu’elle est effectuée manuellement. En l’absence de procédure et d’outils spéciaux, le processus peut être dispersé et comporter de nombreuses possibilités d’erreur.
La tenue manuelle des registres de gestion des actifs matériels (HAM), augmente les coûts de gestion des actifs et accroît le risque de vol et de perte. Dans de nombreux cas, il est presque impossible de se conformer aux normes et réglementations applicables en effectuant des enregistrements manuels. Un plan de gestion des actifs matériels dédié, faisant partie d’une stratégie des gestion des actifs informatiques (ITAM) plus large, est nécessaire pour rationaliser l’ensemble du processus.
Dans cet article, nous allons explorer les aspects les plus essentiels de la gestion des actifs matériels et les concepts associés.
Les points abordés dans cet article :
- Qu’est-ce que la gestion des actifs matériels (HAM) ?
- Pourquoi la gestion des actifs matériels est-elle importante ?
- Défis et limites de la gestion des actifs matériels
- Les différences entre HAM et SAM
- Comment HAM est lié à la gestion des actifs informatiques (ITAM) ?
Qu’est-ce que la gestion des actifs matériels ?
La gestion des actifs matériels ou HAM (Hardware Asset Management) est le processus d’inventaire et de suivi des composants informatiques physiques tels que les stations de travail, les ordinateurs portables, les lecteurs, les routeurs et les serveurs tout au long de leur cycle de vie. Le processus de gestion des actifs matériels (HAM) donne à l’équipe informatique des détails importants sur l’inventaire des actifs matériels, sur l’état du cycle de vie des actifs et sur la façon dont ces actifs sont utilisés. L’objectif principal de HAM est de contrôler les coûts, de guider les achats, de suivre l’inventaire informatique et de se préparer aux audits.
Comme nous l’avons mentionné précédemment, la gestion des actifs matériels est une composante du concept plus large de gestion des actifs informatiques (ITAM). Par conséquent, les procédures HAM doivent coopérer avec la direction globale de la gestion des actifs du département informatique et s’intégrer aux autres processus de ITAM/ITIL.
Avec les bons processus de gestion du matériel en place, le temps que le fournisseurs de services gérés (MSP) ou le fournisseur informatique consacre à la commande, au déploiement, à la maintenance et au retrait des actifs matériels peut être considérablement réduit.
Pourquoi la gestion des actifs matériels (HAM) est-elle importante pour l’organisation ?
La gestion du cycle de vie des actifs matériels va au-delà de la simple création d’un inventaire des appareils. L’objectif principal est de saisir et de mettre à jour les données relatives aux actifs afin de maximiser le retour sur investissement technologique, de minimiser les risques et de consigner correctement la valeur et l’utilité des biens matériels informatiques. Voici quelques-uns de ces avantages en détail :
Économiser sur les coûts
Lorsque les actifs matériels sont gérés tout au long de leur cycle de vie, l’organisation peut économiser de l’argent. Cela est principalement dû à la phase « service et maintenance » du cycle de vie des actifs. Lorsque le matériel est entretenu, les risques de panne diminuent considérablement. Les processus de HAM permettent également de savoir clairement quand il est temps de se débarrasser d’un bien, ce qui permet d’économiser de nombreux coûts de maintenance qui auraient pu se prolonger au-delà de la durée de vie pratique du bien.
Améliorer l’utilisation des actifs
La gestion des actifs matériels aide les professionnels de l’informatique à tirer le meilleur parti de leur inventaire d’actifs en exploitant le matériel sous-utilisé. Il est parfois possible d’utiliser le matériel existant plutôt que de procéder à un nouvel achat coûteux, mais il peut être difficile de savoir quand cette option est envisageable si le matériel n’est pas inventorié correctement.
Maintenir la sécurité et réduire les risques de gouvernance
Un processus de HAM approprié donne une vue d’ensemble des actifs matériels qui peut aider l’équipe informatique à identifier ce qui doit être entretenu et ce qui doit être retiré. Ces informations leur permettent de se débarrasser ou de réparer le matériel qui pourrait devenir une menace pour la sécurité parce qu’il est obsolète ou n’est plus pris en charge (EOS). La gestion des actifs est souvent une exigence lorsque vient le temps d’un audit de conformité.
Contrôle de l’inventaire informatique
La gestion des actifs matériels donne une vision claire de vos actifs matériels, ce qui permet un meilleur contrôle de votre inventaire informatique. En outre, le processus HAM vous permet de contrôler des informations actualisées sur l’inventaire du matériel pour une vérification et une maintenance continues.
Prévention des pertes
La gestion des actifs matériels (HAM) intègre l’étiquetage des biens, l’attribution de la propriété, l’entretien de routine et le suivi de l’emplacement pour la sécurité et la prévention du vol. La gestion des actifs matériels permet de suivre les documents de garantie, les contrats, les accords de licence et les dossiers de maintenance afin de réduire les pertes ou les vols.
Le cycle de vie des actifs matériels (Hardware Asset Lifecycle)
Les actifs matériels ont une durée de vie qui doit être gérée de façon organisée et documentée. Tout actif, quels que soient sa taille et son prix, passe par un cycle de vie comportant plusieurs étapes :
1) Approvisionnement/demande
Il s’agit de la première étape du cycle de vie des actifs, qui comprend l’achat effectif d’un actif que l’organisation a demandé. Ces achats sont généralement effectués après avoir compris les besoins, fait des projections, comparé les alternatives et validé l’achat.
2) Déploiement
L’actif est ensuite mis en service. Au cours de cette étape, on vérifie si l’actif présente des défauts physiques, des problèmes de conception, des problèmes de compatibilité et s’il a été configuré correctement. À la fin de cette étape, l’actif est entièrement déployé et fonctionne conformément à son objectif.
3) Entretenir / Surveiller
La gestion des services est une étape extrêmement importante. Une utilisation constante entraîne des pannes et des ralentissements, et de nombreux problèmes peuvent être évités avec un entretien approprié. Cette étape implique également le suivi des performances de l’actif afin de garantir une productivité maximale et de détecter les problèmes qui pourraient survenir en cours d’utilisation. Cette étape comprend l’application régulière de correctifs et de mises à jour, des audits de conformité, des analyses coûts-avantages et des rapports d’utilisation.
4) Assistance
L’assistance permet de prolonger la durée de vie d’un actif matériel. En plus de la maintenance, des modifications et des upgrades sont appliquées pour que l’actif reste pertinent, conforme et compatible avec les autres actifs à mesure que l’environnement informatique évolue.
5) Retrait/Élimination
Les actifs doivent être éliminés à la fin de leur vie. Toutefois, avant qu’un actif ne soit mis hors service et éliminé, sa place dans l’organisation doit être examinée et prise en compte afin que son retrait n’ait pas d’effets négatifs. La gestion des actifs matériels (HAM) facilite la prise de décisions stratégiques concernant le remplacement des anciennes technologies lorsqu’elles atteignent ce stade.
Différences entre HAM et SAM
La gestion des actifs matériels (Hardware Asset Management) et la gestion des actifs logiciels (Software Asset Management) sont toutes deux des sous-ensembles de la gestion des actifs informatiques (ITAM). Alors que HAM traite du matériel, SAM traite spécifiquement des applications. Par exemple, la gestion des actifs logiciels (SAM) tient compte de tous les logiciels d’une organisation, qu’ils soient virtuels ou non, tout au long du cycle de vie des logiciels.
Gestion des actifs informatiques (ITAM) et HAM
La gestion des actifs informatiques (également connue sous le nom d’ITAM) est le processus général de comptabilisation, de déploiement, de maintenance, d’upgrade et d’élimination des actifs informatiques d’une organisation tout au long de leur cycle de vie. Comme la HAM, il s’agit de suivre et de maintenir l’inventaire afin de maximiser sa valeur pour l’organisation.
L’ITAM couvre tous les actifs informatiques, y compris le matériel, les systèmes logiciels, les actifs cloud, et les informations ou données. Il englobe à la fois HAM et SAM.
Les défis de la gestion des actifs matériels
Manque d’organisation
Le plus grand problème que HAM résout est l’absence d’un inventaire organisé des actifs matériels. Sans inventaire, les organisations ne savent pas ce qui existe dans leur environnement informatique, qui est responsable des actifs, ou comment ils sont entretenus. Certaines organisations tentent de résoudre ce problème à l’aide de simples feuilles de calcul ou d’outils maison, mais la plupart d’entre elles trouvent qu’il est très difficile de tenir des registres de gestion des actifs appropriés sans solutions spécifiques.
Changement et obsolescence
Tous les actifs informatiques ont une durée de vie limitée et une date d’expiration. Le matériel est surutilisé et s’use avec le temps. Les logiciels doivent être mis à jour vers des versions plus récentes.
Les dispositifs doivent être pris en charge, mis à niveau et remplacés. Avec tout ce chaos, il peut être difficile de gérer les actifs, même avec les outils appropriés. C’est pourquoi il est recommandé aux grandes organisations d’utiliser des outils ITAM ou HAM spéciaux qui peuvent utiliser la découverte automatisée et les flux de travail numériques pour simplifier le processus.
Une mauvaise planification budgétaire
Si les équipes informatiques ne savent pas ce qu’elles ont à leur disposition, elles ont du mal à savoir ce qu’elles peuvent utiliser et ce qu’elles doivent acheter. Même un bon processus de gestion des actifs matériels (HAM) ne sera d’aucune utilité si les professionnels de l’informatique ne conservent pas les enregistrements appropriés concernant l’utilisation. Les bons outils vous aideront à prendre des décisions éclairées concernant l’acquisition de nouveaux actifs et l’utilisation des actifs existants. Il peut également contribuer à l’élimination des déchets.
Inventaire manuel
Les fournisseurs de services gérés (MSP) et les équipes informatiques perdront un temps précieux à découvrir et à inventorier manuellement les actifs. En fait, l’inventaire manuel et le suivi continu sont presque impossibles pour les fournisseurs de services informatiques gérés qui sont responsables d’une longue liste de clients distants. C’est une raison supplémentaire d’utiliser des outils spécifiques pour la gestion des actifs matériels (HAM) qui réduisent les risques en permettant la découverte automatique du matériel, même sur des réseaux distants.
Service et assistance
L’entretien et l’assistance de l’environnement informatique peuvent être décourageants lorsque votre équipe informatique ou votre entreprise MSP ne sait pas quels sont les actifs concernés. Les protocoles ITAM et HAM permettent de garder à portée de main les informations sur l’historique de l’actif, sa configuration et les problèmes antérieurs. Grâce à ces données, le service d’assistance (service desk) ne devra pas passer du temps à faire des recherches (ou à deviner) chaque fois qu’il y a un appel. Cela diminue les délais de remédiation et rend l’équipe informatique globalement plus efficace et productive.
Gestion et maintenance de l’approvisionnement au retrait
La gestion des actifs matériels est essentielle dans tout environnement informatique d’entreprise à l’ère de la transformation numérique. La gestion des actifs matériels (HAM) aidera les équipes informatiques à établir une visibilité et un contrôle sur le matériel informatique dont elles ont la charge. Cela leur permet de gérer et d’entretenir facilement tous les actifs matériels de leurs clients, de l’approvisionnement à la mise hors service.
La gestion des actifs matériels permet également aux organisations de prendre des décisions d’achat plus éclairées en associant les informations financières et l’utilisation aux actifs et en offrant une transparence totale sur la gestion de l’investissement informatique.
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