Une documentation informatique efficace est souvent négligée par les entreprises MSP et les départements informatiques en tant que solution de base, mais elle est cruciale pour la gestion d’environnements complexes. Pour y remédier, nous avons considérablement amélioré notre solution de documentation dans les dernières versions, afin d’aider les équipes à accroître leur efficacité et leur productivité.
Qu’est-ce que la documentation informatique et pourquoi en avez-vous besoin ?
La documentation informatique est un ensemble complet de documents écrits qui expliquent, guident et soutiennent l’utilisation, la maintenance et le dépannage des systèmes informatiques, des processus, des terminaux et des logiciels.
Une solution de documentation informatique bien conçue change la donne pour les équipes informatiques, en facilitant la normalisation des processus, en améliorant l’efficacité et en donnant aux techniciens un accès instantané aux informations essentielles.
Ce que NinjaOne Documentation a à offrir
NinjaOne Documentation rationalise vos opérations informatiques en fournissant un accès instantané aux informations critiques. Grâce à des automatisations personnalisables, vous pouvez rapidement intégrer de nouveaux techniciens et normaliser votre base de connaissances. De plus, le stockage sécurisé des informations d’identification et le partage avec les utilisateurs finaux contrôlé par des autorisations permettent de préserver l’intégrité des données et d’éviter les failles de sécurité.
Comment NinjaOne Documentation se situe-t-elle par rapport aux autres ?
Avec plus de 250 nouvelles fonctionnalités et améliorations ajoutées rien que cette année, NinjaOne est en constante évolution. Notre engagement en faveur de l’innovation garantit que notre plateforme reste compétitive et permet aux entreprises MSP et aux départements informatiques de rationaliser leurs opérations.
Nous pouvons maintenant affirmer avec confiance que la NinjaOne Documentation peut rivaliser avec les solutions les plus performantes de l’industrie. Pour voir comment nous nous comparons, consultez la grille des caractéristiques ci-dessous :
| Fonction | NinjaOne | IT Glue | Hudu |
| Étendre les ressources des appareils avec des champs personnalisés | OUI | NON | OUI |
| Remplir les champs personnalisés des appareils et y accéder avec l’agent RMM | OUI | NON | NON |
| API complète | OUI | Limitée | Limitée |
| RMM intégré et Gestion des tickets | OUI | NON | NON |
| Liens de partage de la base de connaissances expirable | OUI | NON | NON |
| Portail clients | OUI | OUI | OUI |
| Microsoft Cloud Editor | OUI | OUI | NON |
| Domaine et Suivi SSL | OUI | OUI | OUI |
| Types de documents personnalisés | OUI | OUI | OUI |
| Base de connaissances et SOPS | OUI | OUI | OUI |
| Recherche | OUI | OUI | OUI |
| Cahiers d’adresses | OUI | OUI | OUI |
| Check-lists | OUI | OUI | OUI |
| Intégrations | OUI | OUI | NON |
Trois principaux cas d’utilisation de NinjaOne Documentation
Prêt à voir NinjaOne Documentation en action ? Examinons trois scénarios concrets dans lesquels notre solution a contribué à transformer les opérations informatiques. De l’élaboration de bases de connaissances au suivi de processus reproductibles, ces cas d’utilisation montrent comment NinjaOne peut révolutionner l’efficacité et la productivité de votre équipe :
Cas d’utilisation n° 1 : élaborer votre base de connaissances
Le premier cas d’utilisation à examiner est celui de la construction de votre propre base de connaissances interne. Les bases de connaissances permettent à votre équipe de créer des wikis personnalisés pour collecter et stocker vos documents et fichiers les plus importants et les partager avec les utilisateurs finaux afin d’améliorer la productivité.
Pour créer une base de connaissances solide, commencez par créer des articles globaux et des articles par organisation.
Ensuite, organisez ces articles dans une structure de dossiers claire pour faciliter la navigation. Une fois qu’ils sont organisés, vous pouvez suivre l’historique des révisions des documents afin d’identifier les informations fréquemment utilisées et mises à jour. Associer et établir des relations entre les appareils, les documents et d’autres éléments pertinents pour connecter les documents et les appareils fréquemment utilisés.
Enfin, partagez vos articles de base de connaissances avec les utilisateurs finaux par le biais de liens ou du portail de l’utilisateur final, ce qui leur permet de résoudre les problèmes de manière autonome et vous permet de contrôler l’accès et l’expiration des articles.
Le premier cas d’utilisation peut être consolidé dans les étapes suivantes :
- Créer des articles KB globaux et par organisation
- Organisez les articles dans une structure de dossiers.
- Suivez l’historique des révisions des documents
- Établissez des relations entre les éléments à l’intérieur de NinjaOne
- Partagez des articles via des liens ou le portail de l’utilisateur final.
Cas d’utilisation n° 2 : élaborer une documentation structurée pour l’ensemble des organisations.
Un autre cas d’utilisation utile de NinjaOne Documentation est l’implémentation d’une documentation structurée au sein de vos organisations gérées. Chaque organisation peut avoir ses propres documents, mais un grand nombre d’informations sont communes à toutes les organisations.
Pour rationaliser la documentation au sein de plusieurs organisations, créez des modèles pour les documents relatifs aux applications et aux services. Personnalisez ces modèles avec les champs personnalisés de NinjaOne pour capturer les informations essentielles.
Ensuite, à l’aide d’éléments prédéfinis, vous pouvez adapter des documents spécifiques aux besoins particuliers de l’organisation. Ensuite, vous pouvez implémenter des alertes pour vous assurer que les documents requis sont complétés en temps voulu, et utiliser notre API et notre CLI pour automatiser la collecte des données.
Ce cas d’utilisation permet d’améliorer l’efficacité et de fournir à votre équipe une documentation standardisée, à jour et opportune.
En résumé, les étapes nécessaires à la réalisation du cas d’utilisation n° 2 sont les suivantes :
- Créez des modèles de documents d’applications et de services composés de champs personnalisés pour suivre les informations essentielles dont vous avez besoin dans toutes les organisations.
- Importez des éléments prédéfinis à partir d’une bibliothèque.
- Recevez une notification lorsque les documents requis n’ont pas été complétés.
- Utilisez notre API complète et notre CLI pour remplir automatiquement les informations.
Cas d’utilisation n° 3 : suivre vos processus reproductibles avec des listes de contrôle
Notre dernier cas d’utilisation consiste à utiliser des listes de contrôle pour suivre et garantir l’achèvement des processus reproductibles de votre technologie. L’une des clés de l’efficacité des techniciens est de faciliter au maximum le suivi et l’exécution des tâches de routine, ce qui permet à vos techniciens de se concentrer sur les tâches stratégiques.
La première étape consiste à créer des modèles de check-list dans NinjaOne Documentation pour décrire les processus reproductibles, y compris les étapes et les descriptions détaillées.
Ensuite, assignez ces check-lists à des techniciens spécifiques au sein de chaque organisation afin de garantir que ces tâches sont accomplies par les membres les plus qualifiés de l’équipe ou d’élargir les compétences des techniciens.
Enfin, surveillez la progression de la check-list à l’aide de la barre de progression afin de suivre l’état d’avancement et de vous assurer que les accords de niveau de service sont respectés.
En résumé, ce troisième cas d’utilisation comprend les étapes suivantes :
- Créez des modèles de check-list dans NinjaOne Documentation pour décrire vos processus reproductibles, avec des étapes multiples et des descriptions de tâches complètes.
- Créer des instances au sein de chaque organisation afin de pouvoir attribuer des listes de contrôle et des tâches à des techniciens spécifiques.
- Suivre la progression de l’achèvement des check-lists pour comprendre l’état d’avancement de chaque étape.
Démarrer avec NinjaOne Documentation
Alors que le monde de l’informatique ne cesse de gagner en complexité, il est essentiel de fournir à votre équipe des outils qui facilitent leur travail au quotidien. Une solution intégrée de documentation informatique vous permet de standardiser votre base de connaissances informatiques afin d’améliorer l’efficacité informatique et de centraliser la documentation pour une résolution plus rapide des problèmes.
NinjaOne Documentation aide les entreprises MSP et les départements informatiques à maximiser le partage des connaissances, à optimiser les performances informatiques, à réduire les risques et à améliorer la sécurité de leurs informations les plus importantes. Profitez d’un essai gratuit !
