Que les opérations se déroulent sans heurts ou que vous rencontriez un certain nombre de difficultés, la question posée à l’équipe informatique est toujours la même : “Pourquoi vous payons-nous ?” Au lieu de considérer l’informatique comme une pièce essentielle du puzzle, les entreprises la considèrent souvent comme un centre de coûts, ce qui conduit à une mauvaise perception de l’importance de l’informatique.
Les équipes informatiques se heurtent souvent à des obstacles similaires lorsqu’elles tentent de démontrer l’utilité de l’informatique :
- Communiquer les mises à jour techniques à un public non technique
- Aligner les priorités techniques sur les objectifs commerciaux afin de raconter une histoire convaincante
- Condenser des informations importantes en quelque chose de rapidement compréhensible
Toutes ces difficultés peuvent avoir des conséquences considérables, notamment sur le budget, l’accord de la direction, les effectifs futurs, etc. Si vous ne disposez pas d’un processus complet d’établissement de rapports (reporting), vous pourriez finir par sacrifier les ressources dont vous avez besoin.
3 raisons pour lesquelles le reporting informatique est important
- Les indicateurs vous permettent de communiquer facilement une information
Lorsque l’on s’adresse à d’autres divisions au sein d’une organisation plus large, il est important de pouvoir communiquer facilement une information. Ces différents publics n’ont pas forcément l’expertise technique avancée ou disposent d’un temps limité pour se plonger dans une longue description. Avec de bonnes statistiques, vous pouvez facilement partager vos informations dans un format simple. Vous pouvez également utiliser ces histoires pour démontrer comment l’informatique a un impact sur les objectifs de l’entreprise, prouvant ainsi sa valeur. - Aide à réaliser des analyses de rentabilité
En tant que responsable informatique, vous serez souvent amené à prendre des décisions concernant le budget, les achats et les effectifs pour l’avenir. Ou bien, au cours de votre travail quotidien, vous pouvez trouver une lacune dans le flux de travail qui nécessite que des ressources y soient dédiées. Dans tous les cas, un rapport prêt à l’emploi peut vous faciliter la vie. En montrant des données réelles (et mieux encore, en les associant à un coût monétaire), vous pouvez plus facilement justifier les changements que vous souhaitez mettre en œuvre. - Gardez une trace des actions qui ont eu un impact
Les rapports ne servent pas uniquement à partager des informations avec le reste de l’entreprise, mais peuvent avoir un impact considérable sur votre propre équipe. Les rapports peuvent donner une visibilité sur les éventuelles inefficacités et vous montrer où vous devriez investir davantage. Cela vous permet de prendre les meilleures décisions commerciales possibles en temps voulu.
Comment construire un rapport impressionnant
Si vous n’avez pas encore créé de rapport ou si vous cherchez à améliorer un rapport existant, il existe quelques bonnes pratiques qui peuvent transformer un bon rapport en un rapport excellent.
- Choisir les bons indicateurs clés de performance (KPI)
Les indicateurs clés de performance (KPI) constituent le pillier de votre rapport. Ces points de données doivent s’aligner sur les objectifs commerciaux ou informatiques existants. Il existe un grand nombre d’indicateurs de performance clés (KPI) parmi lesquels vous pouvez choisir, dont certains figurent dans notre document sur les indicateurs de réussite en matière d’informatique. Ils vont du coût par ticket au nombre de menaces de sécurité bloquées. Mais attention, trop de KPIs peuvent rendre les choses trop chargées et difficiles à comprendre, alors choisissez judicieusement ! - Identifiez comment vos données seront obtenues
Vous devrez travailler au sein de chacune de vos plateformes pour voir si les données dont vous avez besoin sont facilement accessibles. Vous pourrez peut-être trouver tous les points de données au sein même de l’équipe informatique, mais il est possible que vous deviez travailler avec d’autres départements pour obtenir les données dont vous avez besoin. Il vaut mieux le savoir le plus tôt possible avant de trop s’investir face à des données difficiles à obtenir. - Simplifiez le processus grâce à des modèles de rapport préconçus
Heureusement, vous n’avez pas à faire tout le travail de recherche tout seul. Il existe de nombreuses ressources qui peuvent vous aider à concevoir un rapport à partir de modèles existants. Des ressources tierces telles que Canva ou Piktochart peuvent vous aider à concevoir des rapports impressionnants en un clin d’œil. Sinon, vous pouvez toujours utiliser Microsoft Office ou Google Workspace, car ils sont probablement déjà implémentés dans votre environnement. - Présentez les données dans leur contexte
Plutôt que de montrer des points de données isolés, assurez-vous que les données sont présentées dans leur contexte. Par exemple, si vous montrez le coût par ticket et que vous essayez de convaincre la direction que vous devez investir dans un nouvel outil d’automatisation, vous pouvez montrer l’augmentation du coût par ticket au fil du temps. Toutes les données doivent facilement démontrer ce que vous affirmez. - Organisez les données sur la page par types de flux de travail
Bien que vous puissiez avoir des rapports plus détaillés pour les rapports trimestriels ou annuels, vous allez souvent combiner différents flux de travail dans un seul rapport. Cela signifie que vous devez séparer vos données en fonction des différents flux de travail informatiques (helpdesk, sécurité, etc.) Cela permet d’organiser vos pensées et de les rendre beaucoup plus faciles à digérer ! - Effectuez des rapports régulièrement
Les rapports peuvent être un outil formidable à communiquer aux autres équipes ou à utiliser au sein de votre équipe, mais vous devez rester cohérent et adapter les rapports à la fréquence de vos réunions. Les rapports trimestriels sont radicalement différents des rapports annuels, et les rapports mensuels sont moins importants qu’un rapport de planification annuel. Cela peut également modifier les indicateurs clés de performance que vous surveillez, alors gardez cela à l’esprit lorsque vous établissez vos rapports.
Si vous cherchez des conseils pour votre prochain projet de rapport, mais que vous ne savez pas par où commencer, nous avons élaboré un nouveau guide intitulé « Les indicateurs du succès du service informatique », qui contient des formules utilisables et une liste d’indicateurs clés de performance que vous pouvez utiliser lors de l’élaboration de votre prochain rapport.
