L’informatique fantôme : un fardeau qui pèse sur les entreprises et que vous devriez gérer

De par sa nature même, l’informatique fantôme passe souvent inaperçue aux yeux des équipes chargées de la sécurité informatique. Cette négligence fait régulièrement courir aux entreprises le risque de transgresser les lois sur la confidentialité des données, de perturber les budgets informatiques et d’être exposées à des personnes malveillantes. Avec la généralisation du télétravail, l’informatique fantôme constitue une nouvelle menace qu’il faut gérer comme il se doit.

Qu’est-ce que l’informatique fantôme (shadow IT) ?

L’informatique fantôme est la pratique consistant à utiliser des systèmes informatiques qui ne sont pas gérés par le département informatique d’une entreprise. Cela peut aller de l’utilisation d’un appareil personnel non autorisé au téléchargement de logiciels ou d’applications que le département informatique n’approuve pas.

Comprendre les comportements de l’informatique fantôme

L’essor des modes de travail non conventionnels, qui se sont généralisés ces dernières années, a créé de nombreux défis pour les entreprises et les organisations. La première chose consiste à s’assurer que les données de l’entreprise sont protégées contre les violations et les accès non autorisés. La mise à disposition d’appareils à usage réglementé permet d’établir un niveau de contrôle de base. Toutefois, certains obstacles continuent d’exacerber les risques liés à l’informatique fantôme. Ces obstacles sont liés aux comportements informatiques adoptés par les employés eux-mêmes, qui contribuent aux risques liés à l’informatique fantôme.

Exemples d’informatique fantôme (shadow IT)

Pour vous donner une meilleure vue d’ensemble de l’informatique fantôme, voici quelques exemples courants d’informatique fantôme :

• Téléchargement de logiciels non approuvés. Bien qu’il puisse sembler inoffensif de télécharger et d’installer des logiciels et des applications à partir d’un distributeur officiel de logiciels, cela ne signifie pas pour autant qu’ils sont totalement sûrs. Certains logiciels demandent aux utilisateurs l’autorisation d’accéder aux données sensibles, aux ressources du système, aux connexions réseau, etc. Un clic erroné dans l’octroi de ces autorisations peut entraîner des fuites de données, des violations de la conformité, voire des infections par des logiciels malveillants.
• Partage des identifiants de connexion. Une autre pratique présentant un risque évident de sécurité est le partage des identifiants de connexion. Les noms d’utilisateur et les mots de passe ne sont pas censés être partagés avec d’autres personnes. Cela peut facilement compromettre la sécurité des comptes de l’utilisateur et entraîner des risques majeurs.
• L’utilisation d’appareils personnels pour le travail. De plus en plus d’entreprises ont commencé à fournir à leurs employés des appareils qu’ils doivent utiliser exclusivement pour le travail. Cependant, certains employés continuent d’utiliser leurs appareils personnels en dépit des risques potentiels pour la sécurité. Cela présente le risque d’exposer les données de l’entreprise à des logiciels malveillants ou de compromettre des données personnelles par le biais d’applications professionnelles.
• Utilisation de services de stockage sur le cloud non autorisés. Les employés peuvent être tentés d’utiliser des services de stockage en ligne auxquels ils peuvent facilement accéder. Ce stockage en ligne non autorisé par l’entreprise présente un risque important pour la sécurité. Cela peut même entraîner la perte de données essentielles de l’entreprise, avec pour conséquence des perturbations opérationnelles, une atteinte à la réputation et des sanctions financières importantes.
• Utilisation d’outils de communication non autorisés. Le partage d’informations confidentielles par le biais d’outils de communication non approuvés par votre entreprise peut entraîner de graves violations des protocoles de sécurité et compromettre des données sensibles.

Facteurs conduisant à l’informatique fantôme

Plusieurs raisons poussent les utilisateurs à adopter des pratiques d’informatique fantôme. L’une d’entre elles est la perception de l’inefficacité ou de l’inadéquation des outils approuvés et fournis par l’entreprise. Les utilisateurs recherchent donc d’autres systèmes informatiques pour faciliter leur travail. Une autre raison est la longueur du processus d’acquisition des solutions informatiques officielles, qui pousse les utilisateurs à opter pour des outils non autorisés afin d’accéder plus rapidement aux fonctionnalités nécessaires.

Dans certains cas, la productivité pousse également les utilisateurs à utiliser des systèmes informatiques non approuvés. Certains peuvent se montrer plus productifs en utilisant leurs appareils personnels qu’ils ont déjà l’habitude d’utiliser. D’autres peuvent utiliser des logiciels qui offrent des caractéristiques ou des fonctionnalités spécifiques qui font défaut aux logiciels approuvés, ce qui peut conduire à des gains d’efficacité et de productivité.

Enfin, le manque de sensibilisation des utilisateurs aux risques de sécurité associés à l’informatique fantôme peut conduire à davantage de pratiques d’informatique fantôme. S’ils n’ont pas une bonne connaissance des implications du comportement de l’informatique fantôme, ils peuvent, sans le savoir, exposer des données sensibles de l’entreprise.

Les implications négatives de l’utilisation de l’informatique fantôme

Puisque nous avons découvert les motivations qui poussent à l’informatique fantôme, il est essentiel de se pencher sur les dangers qu’elle peut faire courir à une entreprise. Comme nous l’avons mentionné, les pratiques de l’informatique fantôme présentent des risques de fuite d’informations et de perte de données. C’est pourquoi une étude récente menée par Entrust a révélé que 77% des professionnels de l’informatique craignent que l’informatique fantôme ne devienne un problème important en 2023. C’est une conséquence inévitable de l’émergence du travail à distance et hybride.

L’informatique fantôme peut également exposer les infrastructures informatiques à des vulnérabilités évidentes. Les logiciels et les appareils non autorisés ne bénéficient généralement pas des correctifs et des mises à jour de sécurité mis en place par les entreprises. Cela peut créer des points d’entrée potentiels pour les logiciels malveillants et les cyberattaques, compromettant ainsi l’ensemble du réseau, ce qui peut entraîner des perturbations généralisées, des pertes de données et des pertes financières.

Les avantages et les inconvénients de l’informatique fantôme

Il est facile d’éviter les pratiques informatiques fantômes si elles n’entraînent que des conséquences négatives. Cependant, la réalité est que l’informatique fantôme peut offrir certains avantages à l’utilisateur tout en présentant des risques importants.

Avantages :

• Satisfaction des employés. L’utilisation d’outils non autorisés et susceptibles d’accélérer le flux de travail peut alléger la charge de travail d’un employé.
• Augmentation de la productivité. Lorsqu’un utilisateur est satisfait du système informatique non homologué qu’il utilise, il peut en résulter une efficacité accrue et des gains de productivité.
• Introduction de l’innovation. L’utilisation de systèmes informatiques non approuvés peut conduire à la découverte d’outils plus innovants et de moyens plus efficaces pour accomplir les tâches.
• Flexibilité et adaptabilité. L’informatique fantôme permet aux utilisateurs d’utiliser des outils qui leur sont familiers et qu’ils maîtrisent bien. Cela permet de réduire la courbe d’apprentissage et d’accroître l’efficacité.
• Collaboration. Les pratiques informatiques fantômes impliquant des canaux de communication non autorisés peuvent favoriser une collaboration plus efficace entre les utilisateurs.
• Personnalisation. Les outils de l’informatique fantôme peuvent offrir une plus grande personnalisation que les solutions standards fournies par le département informatique.

Inconvénients :

• Exposition aux vulnérabilités. Les outils informatiques fantômes sont des cibles faciles pour les cyberattaques, car ils sont souvent dépourvus des fonctions de sécurité et des protocoles mis en œuvre par l’équipe informatique de l’entreprise.
• Non-respect des règlements. La plupart des entreprises se conforment aux réglementations du secteur ou aux lois sur la confidentialité des données. De plus, les outils informatiques fantômes sont souvent dépourvus des garanties essentielles pour assurer la conformité, ce qui expose les entreprises à des risques importants.
• Problèmes d’asssitance. Les systèmes informatiques approuvés sont en place pour résoudre immédiatement tout problème éventuel. Les outils informatiques fantômes peuvent ne pas disposer d’une infrastructure d’assistance dédiée complète, ce qui peut empêcher la résolution des problèmes techniques.
• Perte de données. Les outils informatiques fantômes augmentent le risque de perte de données sensibles en raison de l’absence de mesures de protection des données qui caractérise souvent les outils non autorisés.
• Pertes financières. Les fuites de données causées par l’utilisation d’outils informatiques fantômes peuvent entraîner des pertes de chiffre d’affaires. Cela peut être dû à plusieurs facteurs, tels que les amendes imposées par la réglementation, les coûts de réponse aux incidents, les temps d’arrêt opérationnels, etc.
• Problèmes de contrôle des versions. Les multiples versions de logiciels non autorisés utilisés dans une entreprise peuvent créer des problèmes de compatibilité et nuire à la collaboration.

FAQ

Comment détecter l’informatique fantôme ?
– Il existe de multiples approches lorsqu’il s’agit de détecter les pratiques d’informatique fantôme. La recherche de téléchargements de logiciels non autorisés est l’une d’entre elles. Des activités inhabituelles sur le réseau peuvent également être le signe d’un comportement d’informatique fantôme. Une autre est la réduction de l’utilisation d’un appareil autorisé. Tous ces éléments peuvent être des signes potentiels d’un comportement de l’informatique fantôme au sein d’une entreprise.

Pour quelles bonnes raisons l’informatique fantôme voie le jour au sein d’une entreprise ?
– L’augmentation des pratiques informatiques fantômes peut être due à plusieurs facteurs, tels que l’inefficacité des systèmes informatiques approuvés, la longueur des processus de configuration et d’approbation, ou la réduction de la productivité lors de l’utilisation des systèmes autorisés par l’équipe informatique.

Que devez-vous faire pour déterminer si l’informatique fantôme est présente dans votre entreprise ?
– Si vous travaillez pour le département informatique d’une entreprise, la première chose à faire est d’évaluer les risques en déterminant la gravité de la situation et l’ampleur de la pratique de l’informatique fantôme à ce moment-là. Il s’agit ensuite d’identifier les motivations des employés pour comprendre leurs besoins et proposer des solutions approuvées. Ensuite, il faut miser sur la formation des employés et insister sur l’importance d’utiliser des systèmes informatiques approuvés. Enfin, les politiques existantes concernant les pratiques d’informatique fantôme devraient être communiquées.

Qu’est-ce que l’informatique fantôme en cybersécurité ?
– L’informatique fantôme est la terminologie utilisée pour décrire l’utilisation de systèmes liés à l’informatique qui ne sont pas approuvés par l’équipe informatique d’une entreprise. Il englobe le matériel, les logiciels, les services cloud et bien d’autres choses encore.

Qu’est-ce qu’une menace interne ?
– La menace interne est la menace perçue par les personnes qui ont ou ont eu accès à des informations critiques de l’entreprise et qui peuvent les utiliser pour nuire à l’entreprise.

Ce que nous faisons dans l’ombre : Les dangers des comportements informatiques cachés

Au Royaume-Uni, dans divers secteurs d’activité, NinjaOne a mené une enquête auprès de 400 employés travaillant à distance en raison du COVID-19 afin de mieux comprendre leurs comportements informatiques non déclarés. Il en est ressorti que la majorité des employés interrogés sont bel et bien au courant des politiques de sécurité de leur entreprise mais les contournent souvent à l’aide de divers appareils (disques durs, smartphones, etc.) et d’outils numériques (logiciels de communication, progiciels, etc).

Il en est ressorti que la majorité des employés interrogés sont bel et bien au courant des politiques de sécurité de leur entreprise mais les contournent souvent à l’aide de divers appareils (disques durs, smartphones, etc.) et d’outils numériques (logiciels de communication, progiciels, etc). Les recommandations basées sur l’enquête suggèrent qu’une formation fréquente à la sécurité, couplée à des politiques claires et à des services informatique facilement accessibles, peut réduire ou éliminer certaines des raisons pour lesquelles les employés utilisent des appareils et des applications non déclarés en premier lieu.

Dans le cadre du travail à distance, une gestion complète des appareils interagissant avec les données de l’entreprise doit être mise en place. Il incombe aux dirigeants de comprendre les besoins et les obstacles de leur équipe et de donner le ton et de définir les politiques de sécurité.

Pour en savoir plus sur l’impact de l’informatique fantôme sur l’entreprise et sur la manière de transformer ces failles de sécurité en opportunités, téléchargez notre rapport complet.

Faire face aux comportements d’informatique fantôme

Avec l’émergence du travail hybride et à distance, certains employés trouvent que les outils informatiques fantômes sont utiles. Toutefois, les avantages de ces systèmes informatiques non autorisés sont souvent de courte durée. Bien qu’il soit difficile pour les entreprises d’éradiquer complètement les pratiques d’informatique fantôme, il existe des moyens de gérer et d’atténuer les risques. Un système de gestion des terminaux, tel que NinjaOne, peut être une parfaite solution à cet égard.

NinjaOne permet aux équipes informatiques de gérer et d’atténuer le comportement de l’informatique fantôme (shadow IT). Ses fonctionnalités permettent d’avoir une visibilité en temps réel sur votre réseau, d’automatiser des tâches et d’appliquer des politiques de sécurité tout en offrant un accès convivial à des solutions informatiques approuvées, renforçant ainsi la sécurité et la satisfaction des employés. Cela favorise un environnement de travail sécurisé et productif qui responsabilise les employés tout en protégeant les données et les actifs stratégiques.