La gestion des données de base, ou Master Data Management abrégée en MDM (à ne pas confondre avec la gestion des appareils mobiles également abrégée en MDM), est une discipline technologique qui fait partie intégrante de toute stratégie de gouvernance des données . Le MDM tente de minimiser le risque de dirty data en créant et en maintenant une source unique de vérité (ou enregistrement des données de référence) pour chaque point de données. Cela permet à une entreprise d’obtenir un enregistrement consistant et fiable qui peut être partagé entre les différents services, ce qui permet d’améliorer les rapports, la prise de décision et l’efficacité opérationnelle.
Clarification sur la gestion des données de base en tant que technologie et discipline
La gestion des données de base, en tant que discipline, s’appuie fortement sur les principes de la gouvernance des données, l’objectif principal étant de maintenir l’intégrité des données. Lorsque vous envisagez d’intégrer le MDM dans votre entreprise, vous devez créer un plan de gouvernance qui donne la priorité aux stratégies visant à minimiser le risque d’altération des données.
En tant que technologie, en revanche, les solutions MDM automatisent la manière dont les données critiques sont gouvernées, gérées et partagées au sein de l’entreprise. Ces outils utilisent généralement l’intégration, le rapprochement et l’enrichissement des données pour créer des fiches et garantir des données correctes dans tous les domaines. Le logiciel MDM peut également corriger ou fusionner des données en double et créer une piste d’audit de tous les changements (généralement par le biais d’un rapport informatique).
Qu’est-ce que les données de référence ?
La gestion des données de base gère les données de référence, mais qu’est-ce que cela signifie exactement ? Bien qu’il existe de nombreuses définitions des “données de référence”, on s’accorde à dire qu’il s’agit de la “meilleure version de la vérité“, contenant des informations essentielles sur un point de données spécifique (comme les noms des clients, des employés, des fournisseurs, des produits, des bureaux, etc.) afin que vous puissiez prendre des mesures plus éclairées dans votre entreprise, qu’il s’agisse d’une campagne de marketing ciblée, d’une conversation commerciale ou de l’amélioration de vos offres de produits.
Les données de référence peuvent être classées en plusieurs domaines :
- Gestion des données de base des clients B2B et B2C
- Gestion des données de base des produits
- Gestion des données de référence et des données de base
- Gestion des données de base sur les lieux
- Gestion des données de base des actifs
- Gestion des données de base des employés
Il est primordial d’insister sur l’importance de la maintenance et de la gestion des données de base Dans un article publié par St. Andrews Economist, les données sont considérées comme la “nouvelle forme de monnaie”, où la ressource la plus précieuse du monde n’est plus le pétrole mais les données. Cela n’a rien d’étonnant quand on sait que la création de données au niveau mondial devrait atteindre plus de 180 zettaoctets d’ici à 2025. Pour comparaison, c’est quatre fois et demie plus que toutes les paroles enregistrées dans l’histoire de l’humanité.
Quel que soit votre secteur d’activité ou la taille de votre entreprise, vous devez prendre les mesures nécessaires pour protéger vos données et respecter les seuils de qualité afin de maintenir une référence de base de haute qualité.
Pourquoi ai-je besoin d’une gestion des données de base ?
Disposer de plusieurs sources d’information peut devenir un défi, surtout si votre entreprise gère une main-d’œuvre hybride. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que vous commencez à avoir plusieurs départements, le risque d’avoir des données cloisonnées augmente également. Comme les données évoluent au fil du temps et que les services ne partagent pas forcément tous les points de données entre eux, il est facile pour les ensembles de données de devenir fragmentés, incomplets ou inexacts.
Tenez compte de son impact potentiel sur vos utilisateurs finaux. Imaginez une visite commerciale à un client fidèle pour découvrir que son adresse a changé ou, pire, qu’on l’appelle par le mauvais nom. Ou encore, réfléchissez à la confiance que pourrait avoir un gestionnaire de compte s’il ne connaissait pas les produits que le client possède ou utilise.
Mais nous devons également tenir compte de ses effets sur vos résultats. Des données erronées et peu fiables peuvent avoir des répercussions profondes sur votre entreprise. Des données erronées affectent tous les processus de prise de décision, et vous pourriez décider de questions qui n’ont pas besoin d’être corrigées.
Principaux éléments de la gestion des données de base
Cohérence sémantique
Nous avons parcouru un long chemin depuis les premières stratégies de gestion des données de base. Avec l’essor de l’apprentissage automatique et les grands modèles de langage (LLM), les logiciels modernes peuvent distinguer les homonymes (les mêmes mots avec des significations différentes) et les synonymes avec une relative compétence. Néanmoins, la technologie a encore des limites dans l’identification de la cohérence sémantique.
C’est là que les humains peuvent travailler avec les solutions MDM. Les outils de MDM peuvent signaler les différences sémantiques possibles dans un ensemble de données pour qu’un humain les vérifie et établisse ensuite des règles d’entreprise dans chaque contexte spécifique. Les solutions MDM accélèrent considérablement ce processus, car elles permettent d’évaluer big data de manière plus efficace et plus précise.
Synchronisation des données
Les solutions MDM garantissent que toutes les données sont tenues à jour et que toutes les modifications sont reflétées avec précision dans le référentiel de données de référence. La synchronisation des données de base convertit les nouvelles données dans un format et une structure standardisés, garantissant que tous les systèmes disposent des informations les plus récentes et les plus cohérentes.
Gestion des données
Une gestion rigoureuse des données de base permet de s’assurer que des départements ou des personnes spécifiques ont les responsabilités appropriées pour gérer des domaines de données spécifiques. Cette collaboration permet d’éviter qu’un seul service ne soit débordé et favorise une culture d’entreprise qui donne la priorité à des données propres à chaque étape.
Qualité des données
Cela comprend le nettoyage des données et des stratégies pour empêcher le “data rot”. Lors de la planification de la gestion des données de base, il est important d’envisager des stratégies (et des logiciels) pour s’assurer que les points de données sont valides, complets et cohérents.
Sécurité des données
Votre entreprise doit déployer différentes mesures de sécurité pour protéger les données contre les acteurs de la menace. Parmi les stratégies recommandées, citons la mise en œuvre de l’accès de moindre privilège, l’utilisation de politiques de chiffrement des données solides, l’utilisation de la MFA sur tous les terminaux et l’application de la conformité aux réglementations pertinentes telles que RGPD et HIPAA.
Mappage des données
Les parties prenantes concernées doivent pouvoir consulter facilement une carte de chaque ensemble de données de base. Dans le mappage des données, une solution MDM relie les ensembles de données des différents domaines aux champs correspondants dans le référentiel.
Quels sont les avantages de la gestion des données de base ?
- Amélioration de la qualité des données : le MDM garantit la cohérence et l’exactitude des données dans l’ensemble de votre entreprise. Cela signifie que vous disposez de données plus fiables pour prendre de meilleures décisions.
- Efficacité opérationnelle accrue : une source unique de vérité augmente l’efficacité opérationnelle en vous permettant de passer moins de temps à réconcilier les données et à effectuer des activités de maintenance des données.
- Maintenir la conformité : les solutions MDM vous aident à vous conformer à de nombreuses réglementations en matière de confidentialité des données.
- Rationalisation des opérations : la gestion des données de base permet aux équipes de visualiser plus facilement les ensembles de données sans avoir à comparer différents types ou formats de données. Une vue unique du modèle de données peut rationaliser les opérations et permettre une meilleure coordination entre les services.
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