Que sont les données de référence ?

Les données de référence, aussi appelées “Master data” ou “base de référence unique”, sont des ensembles de données uniques sur les principales entités d’une entreprise, telles que ses clients, ses employés, ses produits et ses fournisseurs. Les données de référence sont essentiellement la référence fondamentale – la base de référence unique – pour divers processus et transactions commerciaux partagés par différents départements de l’entreprise.

Comme vous pouvez l’imaginer, vos données de référence doivent être précises, cohérentes et fiables afin que vous puissiez prendre des décisions plus stratégiques. Elles sont essentielles à tout plan de gouvernance des données et font l’objet d’une approche de gestion dédiée appelée gestion des données de référence.

Différents types de données

Il convient de noter qu’il n’existe pas de définition universelle des données de référence pour toutes les entreprises. Ce que votre entreprise considère comme des données de référence dépend de votre modèle d’entreprise et de vos besoins opérationnels. Cependant, toutes les données essentielles au fonctionnement de votre entreprise doivent être considérées comme des données de référence.

Pour mieux comprendre cette délimitation, examinons les six principaux types de données :

• Données non structurées : ce type de données ne suit aucun format spécifique et comprend des actifs tels que des e-mails, des livres blancs et des spécifications de produits.
• Données transactionnelles : il s’agit de données générées par des événements et des opérations commerciales, notamment les ventes, les factures, les réclamations et les bons de commande.
• Métadonnées : il s’agit de données qui fournissent des informations sur d’autres données, telles que les définitions de rapports et les fichiers journaux. Dans le domaine du référencement, par exemple, les métadonnées décrivent les informations contenues dans une page web spécifique.
• Données hiérarchiques : Il s’agit de données qui établissent des relations entre d’autres données, telles que la segmentation de la clientèle.
• Données références : il s’agit de données utilisées pour catégoriser d’autres données, telles que les codes de pays et de devises.
• Données de référence : il s’agit de données fondamentales et référentielles qui définissent les principales entités de l’entreprise. Les cinq autres types de données peuvent être utilisés pour obtenir des informations plus approfondies sur les objets de données de référence.

Les données de référence peuvent être classées en plusieurs catégories :

1. Données client
2. Données produit
3. Données fournisseur
4. Données de localisation
5. Autres données relatives aux contrats, garanties et licences

Quoi qu’il en soit, toutes les données de référence doivent suivre un plan de gouvernance pour garantir que les ensembles de données sont transcrits dans le même format et la même structure. Cela minimise le risque de données sales et aide à maintenir la cohérence des données tout au long du processus.

Pourquoi les données de référence sont-elles importantes ?

Comme nous l’avons mentionné, les données de référence sont souvent appelées “base de référence unique”, et ce pour de bonnes raisons. Réfléchissez à la manière dont votre entreprise gère des ensembles de données complexes dans différents services. Il est probable qu’il existe un certain niveau de données sales (comme la duplication des données), ce qui oblige votre équipe informatique à identifier et à valider l’ensemble de données le plus précis à fournir aux parties prenantes.

Par exemple, si vous êtes un fournisseur de services gérés (MSP) qui évalue une société de gestion des terminaux , il est essentiel de disposer des données correctes et les plus fiables pour prendre des décisions éclairées. Mais que se passe-t-il lorsque différents services interagissent avec le même client et enregistrent des informations incohérentes ? Comment concilier ces divergences ? Comment consolider les données pour déterminer quelle version est exacte et fiable ?

L’établissement de données de référence en tant que base de référence unique nécessite des processus rigoureux pour normaliser, nettoyer et valider les données dans l’ensemble de l’entreprise. Cela permet à tous les départements de travailler avec une vue unifiée et précise, ce qui améliore la collaboration, la prise de décision et l’engagement des clients.

10 composants clés des données de référence

En général, les éléments clés des données de référence sont les suivants :

• Identifiant (ID) : il s’agit d’un code ou d’une valeur unique utilisé pour identifier chaque instance d’une entrée de données.
• Nom et description : il s’agit d’une étiquette lisible par l’homme ou d’un résumé de l’entité de données.
• Attributs : il s’agit des propriétés ou des caractéristiques d’un ensemble de données, qui fournissent un contexte supplémentaire.
• Classification : cette fonction permet de classer un point de données dans un groupe prédéfini.
• Relations : cette carte montre comment les points de données peuvent être liés les uns aux autres, ce qui permet de révéler leur contexte dans un écosystème de données plus large.
• Cycle de vie des données : il s’agit de suivre l’état et l’historique du point de données dans le temps, y compris les dates de création, l’historique des modifications et les indicateurs d’état.
• Hiérarchies : elles définissent la structure et l’organisation des entités de données dans un domaine spécifique.
• Règles de gestion et de validation : ces règles établissent des critères pour la saisie des données et garantissent la conformité. Par exemple, les règles de validation peuvent exiger que toutes les dates soient formatées en MM/JJ/AAAA au lieu de JJ/MM/AAAA.
• Données géospatiales : elles comprennent des informations sur l’emplacement physique de l’entité de données, si nécessaire.
• Propriété et gestion des données : la propriété identifie les utilisateurs ou les équipes responsables de la gestion de l’entité de données.

10 Avantages des données de référence

• Meilleure prise de décision : les données de référence offrent une vue unifiée et précise des entités critiques de l’entreprise, aidant ainsi les dirigeants à prendre des décisions plus éclairées.
• Amélioration de l’efficacité opérationnelle : des données propres et consolidées contribuent à l’efficacité opérationnelle. Les entreprises peuvent rationaliser les flux de travail, réduire les redondances et améliorer la productivité globale.
• Meilleure expérience client : des données de référence précises permettent aux entreprises d’avoir une vision complète de leurs clients. Cette perspective unifiée permet d’adapter les interactions, de prévoir les besoins des clients et d’offrir des expériences personnalisées.
• Réduction des coûts : la gestion des données de référence permet de minimiser les erreurs et les inefficacités. Ce qui peut conduire à des économies.
• Maintien de la conformité : les données de référence permettent aux entreprises de conserver des enregistrements précis, de respecter les normes de conformité telles que la RGPD et la HIPAA, et d’éviter des pénalités coûteuses en cas de non-conformité.
• Meilleure collaboration entre les départements : une base de référence unique permet à tous les départements de travailler avec des données cohérentes.
• Meilleure qualité des données : des données propres minimisent les risques et les erreurs, ce qui favorise l’intégrité globale des activités de l’entreprise.
• Meilleurs rapports et analyses : des données de références précises contribuent à l’élaboration de rapports et d’analyses plus fiables. Les entreprises peuvent générer des informations pertinentes, identifier des tendances et suivre en toute confiance les indicateurs de performance sur le site.
• Contribue à rendre les entreprises plus agiles : lorsque les entreprises se développent ou évoluent, les données de référence peuvent servir de base pour adapter les processus de manière transparente.
• Renforcement des relations avec les vendeurs et les fournisseurs : les données de référence permettent un suivi précis des données, des contrats et des performances des fournisseurs. Cela favorise la transparence et permet d’établir des partenariats plus solides entre les vendeurs et les fournisseurs.

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