Immagina questo: Sei alla ricerca di una nuova soluzione che aiuti il tuo team IT a risparmiare tempo prezioso e denaro. Conosci i vantaggi, hai fatto le tue ricerche e sai quali fornitori sono in cima alla tua lista. Ma c’è ancora un ostacolo enorme da superare prima di poter effettuare l’acquisto: l’approvazione del budget IT da parte dei manager. Ottenere il consenso dei dirigenti sugli acquisti o su un aumento del budget IT può essere spesso più difficile di trovare il prodotto giusto. L’IT deve affrontare numerose sfide quando cerca di implementare una nuova soluzione:
- I manager sono esitanti nei confronti di nuove spese (soprattutto se non possono essere legate a un aumento dei ricavi). Ottenere un budget IT può essere uno degli ostacoli più difficili da superare, con molte organizzazioni che esitano a scegliere soluzioni che non generano un ROI immediato. Questo significa che ottenere l’approvazione per soluzioni che riducono il rischio, o aiutano l’organizzazione a rimanere al passo coi tempi, può essere esponenzialmente più difficile rispetto a ottenerla per soluzioni che contribuiscono alle funzioni aziendali principali e fanno aumentare in modo diretto i ricavi.
- Non tutti i manager sono tecnici. A volte è necessaria l’approvazione di diversi dipartimenti per ottenere un budget IT e i dirigenti potrebbero non avere tutti le stesse solide conoscenze tecniche. Questo gap di conoscenze può portare a difficoltà di comunicazione durante il tuo pitch.
- L’approvazione di un budget IT da parte dei dirigenti presuppone metriche solide e opinioni terze a supporto della tua richiesta. Piuttosto che parlare solo di situazioni specifiche in cui magari ti sei trovato per giustificare la richiesta di un budget IT, dovrai fornire una serie di statistiche e metriche a sostegno dell’acquisto. La richiesta da parte della dirigenza di queste metriche e delle opinioni positive di terzi è ovviamente comprensibile, ma trovarle e fornirle può essere un lavoro impegnativo.
- Anche trovare il tempo per incontrarsi può essere difficile. Spesso i dirigenti hanno un’agenda fitta di impegni e poco tempo a disposizione per discutere della tua proposta legata al budget IT. Questo significa anche che, una volta trovato il tempo per incontrare i dirigenti, le presentazioni devono essere efficaci e puntuali.
Per affrontare queste situazioni, abbiamo raccolto alcuni suggerimenti per aiutarti a far valere le tue motivazioni aziendali e a ottenere l’approvazione dei dirigenti, necessaria per ottenere un budget IT.
- Organizza il tuo pitch al momento giusto. Ci sono alcuni periodi dell’anno più propizi per una richiesta di budget IT rispetto ad altri. Un ottimo momento per chiedere l’approvazione di una nuova soluzione è durante il processo di pianificazione del budget IT. Integrando queste spese nel budget IT dell’anno successivo, è più facile giustificarle, soprattutto se si è in grado di dimostrarne la necessità. Se non è possibile inserire la proposta in una discussione sul budget IT annuale o se si tratta di un’esigenza urgente, è meglio evitare i periodi più impegnativi dell’anno, come la fine del mese, la fine del trimestre o le vacanze.
- Identifica i problemi organizzativi. Evidenziare i problemi che stai riscontrando nel tuo ambiente IT è un ottimo modo per spiegare perché hai bisogno di una nuova soluzione. Le prove collegate a fatti accaduti sono un buon punto di partenza, ma per essere più convincente è bene includere statistiche che dimostrino come certi problemi abbiano un impatto negativo o come un miglioramento possa avere un impatto positivo sulle attività aziendali. Individua e sottolinea questi problemi in modo che possano essere compresi.
- Sii specifico nelle tue richieste. Cerca di essere il più chiaro possibile per quello che concerne le tue necessità e i requisiti e fornisci un piano d’azione chiaro relativo alla nuova soluzione. Questo piano potrebbe includere le fasi successive all’acquisto, i team coinvolti, un processo di implementazione, l’allocazione del budget IT e altro ancora. La specificità conferisce credibilità all’investimento.
- Mostra il ROI con statistiche e cifre dettagliate. Per convincere i dirigenti, è importante presentarsi al team con un prospetto completo del potenziale ROI. Questa analisi può comprendere qualsiasi cosa, dall’impatto diretto sulle entrate a quello indiretto, come l’impatto sulla produttività. Un buon fornitore può anche aiutarti a ottenere le metriche necessarie per far valere le tue ragioni.
- Collegare i problemi e le soluzioni agli obiettivi aziendali. Collegando i problemi e le potenziali soluzioni agli obiettivi della tua azienda, potrai dimostrare più facilmente il valore di una nuova soluzione. Fai capire quale sia l’impatto di questo acquisto anche su altri reparti oltre all’IT. In che modo le vendite, il marketing, il dipartimento ingegneria ecc. possono beneficiare dell’investimento?
- Individua i tuoi alleati. È importante avere alleati in tutta l’organizzazione che possano sostenere la tua proposta. Queste persone possono contribuire a sostenere la tua proposta dimostrando a loro volta che causerebbe un impatto positivo anche per loro. Gli alleati possono anche disporre di dati utili, come le metriche degli utenti o l’impatto sui ricavi, che possono essere utilizzati per sostenere il tuo caso.
- Organizza e pianifica una presentazione. Dopo aver esposto i problemi, raccolto le metriche del ROI e allineato il tutto agli obiettivi aziendali, è il momento di pianificare la tua presentazione. La presentazione richiede delle slide? Hai bisogno di mostrare dei dati organizzati in fogli di calcolo? Quando potrai incontrare i dirigenti? Pianificare in modo strutturato l’organizzazione di una presentazione garantisce che tutto si svolga senza intoppi.
- Preparati ad avere un approccio diverso con ogni stakeholder. Innanzitutto, assicurati di interagire con gli interlocutori giusti. Poi, tieni a mente la posizione di ogni potenziale finanziatore. Ogni manager avrà un punto di vista diverso sull’investimento. Il modo in cui provi a convincere il CIO dovrà essere diverso da quello che userai con il CFO. Tieni in considerazione le priorità di ogni stakeholder quando prepari la tua presentazione.
- Organizza degi incontri di verifica con i manager dopo l’acquisto. Quando l’accordo sarà definito, potrai finalmente iniziare a lavorare con il fornitore per implementare la sua soluzione nel tuo ambiente. Ma il lavoro con i manager non è ancora finito. È importante essere proattivi e organizzare incontri regolari. Questo non solo è un ottimo strumento per tenere aggiornati i manager sui progressi, ma ti aiuterà anche ad affrontare i problemi prima che diventino urgenti.
- Comprendi le potenziali reazioni negative e preparati a reagire. Dover affrontare delle reazioni negative dei dirigenti è quasi scontato quando si tratta di ottenere l’approvazione per il finanziamento di nuove soluzioni. La chiave per gestire queste reazioni è conoscere le preoccupazioni che i manager potrebbero avere e disporre già di una risposta pronta.
Ottenere l’approvazione di un finanziamento da parte dei dirigenti può essere impegnativo, ma con questi consigli e un po’ di perseveranza, speriamo che la prossima volta tu possa farcela con facilità. E se sei interessato a NinjaOne e stai cercando di organizzare il tuo “business case” che ne sostenga la richiesta di implementazione, dai un’occhiata al nostro Toolkit “Making the Case for Unified IT Management”! Questo kit di strumenti include due modelli di briefing, una check list per i passaggi preparatori, una serie di slide per la presentazione e un comodo calcolatore di ROI che ti aiuterà a mostrare l’impatto che NinjaOne può avere nella tua organizzazione.
