Le operazioni e le tecnologie tradizionali spesso non sono in grado di supportare le organizzazioni in crescita, e possono causare diverse inefficienze mentre il business continua ad evolversi. Il modo in cui i team IT gestiscono 50 dispositivi è sostanzialmente diverso dal modo in cui ne gestiscono 500. In risposta a queste esigenze aziendali in evoluzione, le organizzazioni hanno iniziato a guardare all’automazione dei processi per ridurre il tempo e il denaro sprecati in attività ripetitive e noiose. Secondo il rapporto “State of Business Automation 2021” di Zapier il 94% dei lavoratori dichiara di svolgere, nel proprio ruolo, attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo. Con l’automazione, quel tempo potrebbe essere speso meglio per questioni più utili.
Purtroppo, dedicare risorse a questo tipo di approccio può spesso rivelarsi una strada in salita. A causa dei processi complessi e degli elevati investimenti iniziali, i team IT devono spesso presentare un solido business case per assicurarsi il consenso dell’organizzazione.
Perché le organizzazioni faticano a investire nell’automazione
Non sanno da dove iniziare
L’automazione è spesso accompagnata da una certa complessità e i team IT che partono da zero spesso non sanno da dove cominciare. Nello studio condotto da Camunda denominato 2023 State of Process Orchestration, il 79% degli intervistati afferma che il tempo necessario per progettare i processi di automazione e per modificarli rappresenta un collo di bottiglia nella propria organizzazione. Poiché le possibili direzioni da prendere sono tante, i team hanno difficoltà a decidere quali attività debbano essere automatizzate per prime. E con una vasta gamma di potenziali flussi di lavoro automatizzati, i team sentono di dover implementare soluzioni complesse, che spesso possono essere troppo contorte e difficili da gestire. Quando si inizia con questo approccio, un’ottima regola è quella di partire con le cose più semplici e poi a poco a poco evolversi partendo da lì. È probabile che il tuo team abbia un elenco di attività ripetitive che occupano la maggior parte del loro tempo; ecco, si tratta di ottimi candidati per essere automatizzati. Oltre a chiedere un feedback da parte dei tecnici, controlla direttamente i ticket e prendi nota delle attività che ne generano un gran numero.
Trovare il personale giusto
L’implementazione di nuove pratiche e strumenti per automatizzare può richiedere un certo livello di esperienza in materia, che alcune organizzazioni possono non avere se non hanno mai investito nell’automazione. Per fornire un supporto e un’implementazione adeguati a questi nuovi processi, le organizzazioni spenderanno denaro e tempo per formare i dipendenti IT esistenti, per assumere nuovi esperti di automazione o per entrambe le cose. Le spese di assunzione e formazione possono essere un ostacolo che i team dovranno superare. Anche i team IT devono agire con cautela e assicurarsi che il burnout non diventi un problema con l’aumento delle esigenze di formazione. I team possono ridurre al minimo il peso della formazione utilizzando le integrazioni “out of the box” del fornitore per iniziare a implementare alcuni processi di automazione.
I sistemi attuali sono incompatibili con i requisiti di automazione
Nello studio State of Process Orchestration condotto da Camunda, l’86% dei responsabili IT ha risposto che ritiene di dover disporre di strumenti migliori per gestire il modo in cui i loro processi si intersecano. Oltre a richiedere l’approvazione per la formazione e il software, molte organizzazioni si trovano a dover lavorare all’interno dei limiti delle loro piattaforme attuali per adattarsi ai nuovi processi. In molte organizzazioni questo può essere impossibile, poiché i sistemi in uso non sono in grado di supportare queste nuove attività. Questo significa che la collaborazione con i dirigenti e il resto dell’organizzazione per ottenere l’approvazione per ulteriori investimenti sarà un tassello importante del puzzle.
Grande investimento iniziale
Anche se i risultati dell’investimento supereranno i costi iniziali, ottenere il consenso dei dirigenti può essere difficile, poiché i vantaggi dell’automazione si riveleranno nel tempo, ma spesso non sono immediati. Affinché i dirigenti si sentano a proprio agio con la spesa, i team devono essere in grado di fornire loro report e metriche per supportare le varie esigenze di automazione IT. Le necessità legate alla possibilità di automatizzare possono essere difficili da quantificare, quindi la cosa migliore da fare è scegliere alcuni dei principali punti dolenti della tua azienda, perché sono facili da tracciare e avranno il maggiore ritorno sugli investimenti. Inoltre se la tua organizzazione è appesantita da sistemi legacy, ottenere il consenso all’investimento sarà incredibilmente importante nel tuo percorso verso l’automazione.
In che modo le organizzazioni possono prepararsi al successo quando investono nell’automazione?
- Raccogli feedback dal team IT e analizza i processi attuali per individuare i punti critici
I team IT devono sapere quali sono i settori in cui l’investimento potrebbe avere un impatto maggiore. I responsabili IT potrebbero non rendersi conto di quanto tempo viene sprecato per un compito specifico, quindi i manager dovrebbero assicurarsi di raccogliere quante più informazioni possibili dal proprio team. - Inizia con piccole attività a modello reattivo e poi crea automazioni più complesse partendo da lì
Le attività di maggiore impatto che le organizzazioni possono automatizzare sono quelle di base che occupano la maggior parte del tempo. Le organizzazioni non dovrebbero iniziare con flussi di lavoro complessi, ma con attività semplici che possono avere un grande impatto se automatizzate. - Istruisci il team (e se necessario anche te stesso) sulle basi dell’automazione
Come già detto, se il tuo team parte da zero, potresti non conoscere molto del mondo delle automazioni. Investi in formazione per te e per il tuo team per rendere ogni processo il più efficiente possibile. - Favorisci la crescita del team
Poiché l’automazione è un settore in espansione, ci sono molte opportunità di promuovere la crescita all’interno del team. Concentrati sullo sviluppo delle competenze e sulle promozioni interne per i ruoli incentrati sull’automazione. - Incoraggia l’intera organizzazione ad adottare l’automazione
L’automazione dovrebbe infine passare dai flussi di lavoro IT standard al resto dell’azienda. Per farlo, è importante sviluppare una mentalità orientata all’automazione che incoraggi il resto dell’organizzazione a seguire quel modello. - Sviluppa una strategia per misurare il successo dell’automazione
Il successo di una piattaforma di automazione può essere difficile da quantificare, quindi è bene accertarsi di stabilire dei dati di riferimento prima dell’implementazione per ottenere una buona istantanea del prima e del dopo.
Scopri come automatizzare i flussi di lavoro IT
L’automazione è un viaggio che vale la pena intraprendere, ma iniziare può essere la parte più difficile. È importante sapere che l’automazione non prevede un modello valido per tutti e che ciò che è giusto per un’organizzazione può non esserlo per un’altra. Tuttavia, con un piano coerente, una piattaforma affidabile e dei dati di riferimento per misurare il successo di un modello, può essere più facile del previsto implementare l’automazione.
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