L’aumento della forza lavoro remota e distribuita dopo la pandemia ha incrementato il numero di file e documenti su cui i dipendenti collaborano e che sono disponibili attraverso la tecnologia. Nel Global Data Risk Report di Varonis del 2021, si legge che nei servizi finanziari “Ogni dipendente ha accesso a quasi 11 milioni di file“. I backup di file e documenti sono essenziali per garantire che le knowledge e i dati organizzativi non vadano persi.
I backup di file sono solo una parte di un piano completo di backup e ripristino dei dati. I backup di file e cartelle sono copie dei file che i singoli utenti finali generano, utilizzano e gestiscono direttamente o indirettamente. Questo tipo di backup si concentra sulla protezione dei dati aziendali importanti contenuti nei file, piuttosto che dei dati di sistema o di altri dati generali. Scopri quali sono le opzioni a disposizione della tua organizzazione per il backup di file e documenti.
Quando utilizzare il backup di file e cartelle rispetto al backup delle immagini per documenti e file?
Il caso d’uso del backup di file e cartelle è quello di eseguire il backup di singoli file, mentre il backup delle immagini viene utilizzato per eseguire il backup di parti o di interi sistemi. Ciò rende ogni tipo di backup ideale per determinati tipi di dispositivi o di dati. Come puoi sapere quali dispositivi endpoint richiedono il backup dei file rispetto al backup delle immagini?
Il server richiede in genere un backup delle immagini a causa della grande quantità di dati e, soprattutto, del costo più elevato dei tempi di inattività rispetto ai dispositivi degli utenti finali. Il backup delle immagini è necessario anche per acquisire le configurazioni specifiche e complesse del sistema.
I dispositivi degli utenti finali dell’ambiente IT, invece, non contengono una quantità di dati paragonabile a quella dei server. Inoltre, non racchiudono impostazioni o configurazioni che potrebbero influenzare un intero ambiente IT, quindi il backup delle immagini non è necessario. I singoli file e documenti sui dispositivi endpoint degli utenti sono probabilmente il tipo di informazione più importante che contengono, il che rende ideale il backup di file e cartelle.
Dove eseguire il backup di file e documenti
Esistono numerose opzioni di backup quando si tratta di eseguire il backup di file e documenti dell’organizzazione. È possibile realizzare il backup su cloud, sull’archivio locale o adottare un approccio ibrido e utilizzare entrambi i tipi di posizioni di archiviazione.
In definitiva, l’approccio migliore per “dove” eseguire il backup dei dati si baserà sull’ambiente in cui opera l’organizzazione.
- Archiviazione locale: Quando tutti sono on-premise e lavorano in ufficio, l’archiviazione locale è probabilmente la soluzione più comoda e logica.
- Archiviazione in cloud: Per le aziende con una forza lavoro remota e distribuita, che hanno persone fuori dalla rete e non vogliono affidarsi alle VPN, l’archiviazione in cloud è la scelta più sensata.
- Archiviazione ibrida: Le aziende che hanno membri che entrano ed escono dall’ufficio, che lavorano da casa part-time e dall’ufficio part-time, trarrebbero i maggiori benefici da un backup ibrido.
Come determinare il modo migliore per eseguire il backup di file e documenti
Per determinare il metodo ideale per il backup dei dati aziendali è necessario prendere in considerazione una serie di fattori. I metodi migliori per il backup di file e documenti si basano sulle persone che utilizzano i dati, sulla criticità dei dati e sul tipo di dati:
Backup di file e documenti in base alle persone che utilizzano i dati
All’interno di un’organizzazione, persone diverse necessitano di livelli diversi di backup. Per il CEO di un’azienda, è molto probabile che il backup di tutti i dati debba essere effettuato ogni ora, a prescindere da tutto. È la persona che gestisce l’azienda, quindi i dati che raccoglie o produce sono una priorità assoluta. Si consiglia di dare priorità ai dati di cui si esegue il backup in base alla funzione e al ruolo dell’utente finale.
Backup di file e documenti in base alla criticità dei dati
Settori come la contabilità, l’ingegneria o chiunque abbia a che fare con IP importanti si troverebbero in una situazione difficile se i dati venissero persi, quindi anche il backup dei loro dati dovrebbe essere prioritario. Gli altri dipendenti potrebbero dover rifare il loro lavoro se perdono un file, ma molto probabilmente non lavorano con dati fondamentali e quindi non è un problema così grave.
Backup di file e documenti in base al tipo di dati
I documenti di produttività (come docx, ppt, ecc.) e i pdf sono i tipi di dati che vengono tipicamente duplicati utilizzando i backup dei file. Per la maggior parte dei lavoratori della knowledge , se si esegue solo il backup dei file di produttività, questi sono tutti i dati su cui lavorano e quelli che è davvero necessario conservare.
Strategie per il backup di file e documenti importanti
Dopo aver determinato la priorità dei vari file e documenti, è necessario adottare strategie per proteggere i dati in base alla loro importanza e al loro rischio. Per i file e i documenti molto importanti, prendi in considerazione l’utilizzo di una soluzione o di una combinazione di queste strategie:
- Utilizza il backup locale e sul cloud (strategia ibrida)
- Esegui il backup più frequentemente
- Esegui il backup di tutto (tutti i file e i documenti su cui un individuo o un gruppo sta lavorando)
Segui questi altri suggerimenti e best practice per formulare una strategia di backup di successo per la tua organizzazione.
3 vantaggi del backup di file e documenti
1. Conserva le knowledge organizzative
I file e i documenti contengono le competenze dei tuoi utenti finali in formato digitale. Il backup di questi dati è importante per costruire continuamente una base di knowledge per l’azienda.
2. Previeni gli sprechi di tempo e denaro
Se un file o un documento viene danneggiato o distrutto, l’adozione di misure preventive con un backup proattivo ti eviterà di perdere tempo a rifare il lavoro o di pagare denaro extra (magari ad un attore di ransomware) per ripristinarlo.
3. Ripristina rapidamente i file
Lo scopo dei backup è innanzitutto quello di fornire una copia aggiuntiva dei dati da utilizzare nel caso in cui le informazioni originali vadano perse. I backup dei file consentono di ripristinare rapidamente i dati in modo che le operazioni aziendali possano proseguire.
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Il backup di file e documenti è un modo semplice per mantenere i dati organizzativi degli utenti finali al sicuro, protetti e pronti per essere ripristinati quando necessario. Scopri di più sui diversi tipi di backup disponibili per la tua organizzazione, oppure apprendi perché non dovresti utilizzare Dropbox come soluzione di backup per la tua azienda.
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