Una delle parti più importanti della pianificazione strategica organizzativa per i dipartimenti IT è l’organizzazione del budget IT. Anche se può essere impegnativo, la creazione e il rispetto di questo budget possono fornire ai team delle linee guida, promuovere l’innovazione, migliorare l’efficienza e contribuire al raggiungimento degli obiettivi organizzativi nei tempi previsti.
Sono molti i componenti da tenere in considerazione per creare un budget IT sensato, tra cui hardware, software, servizi e costi del personale. Tenendo conto di ciascuno di questi aspetti, pianificando i grandi progetti e lavorando per rendere i costi IT più prevedibili, potrai finanziare gli obiettivi IT sia a breve che a lungo termine, sostenendo al contempo gli obiettivi dell’intera organizzazione.
Che cos’è la pianificazione del budget IT (budgeting IT)?
In poche parole, il budgeting IT è il modo in cui si allocano i fondi per i progetti IT, la manutenzione, il supporto e altre spese. Come per qualsiasi altra spesa organizzativa, è importante creare un budget per l’IT che ti aiuti a prevedere le entrate e le uscite e a far fronte a esigenze impreviste nel corso dell’anno fiscale. Un budget accurato e ben pianificato ti aiuterà a stabilire le priorità di spesa per l’IT, a pianificare gli aggiornamenti dell’infrastruttura e a tenere conto delle spese ricorrenti, come le licenze o le tariffe per lo spazio di archiviazione in cloud.
Il budget IT è costituito da diverse componenti chiave, tra cui le seguenti:
- Costi dell’hardware: Anche se la maggior parte delle operazioni aziendali viene svolta nel cloud, come succede in diverse organizzazioni, sono comunque necessarie macchine per accedere al cloud e queste macchine devono essere aggiornate o sostituite periodicamente. Se disponi di uno storage locale o in sede, dovrai considerare la durata di vita dei tuoi server. La maggior parte delle organizzazioni deve anche acquistare e mantenere alcuni componenti essenziali dell’infrastruttura, tra cui apparecchiature di rete come router e switch, computer, accessori e alimentatori di riserva.
- Costi del software: Poiché un numero crescente di applicazioni si affida a servizi cloud, come il Software as a Service (SaaS), molte organizzazioni si stanno accorgento di come il software sia diventato una spesa ricorrente. Molti pacchetti software richiedono un abbonamento mensile o annuale che dovrai aggiungere al tuo budget, tenendo conto di tutto il personale della tua azienda che utilizza quel software e che avrà quindi bisogno di una licenza.
- Servizi di terze parti: È possibile esternalizzare qualsiasi cosa, dalla creazione delle buste paga all’assistenza informatica, quindi al momento della stesura del budget valuta cosa può essere fatto internamente e cosa dovrebbe essere invece affidato a terzi. Per esempio, lo spazio di archiviazione in cloud è offerto da fornitori di servizi cloud di terze parti, il che riduce i costi dell’hardware ma aumenta i costi dei servizi. Dovresti anche considerare potenziali riprogettazioni o aggiornamenti del sito web, misure di sicurezza come antivirus o EDR e altri servizi per il tuo team IT.
- Costi del personale: I team IT sono spesso pieni di lavoro e, nell’attuale mercato del lavoro, attrarre e trattenere i talenti può essere una sfida per le organizzazioni. Il budget deve includere gli stipendi del personale, lo spazio per gli aumenti in modo da restare competitivi e le risorse per il nuovo personale, se dovesse essere necessario assumere qualcuno. In alternativa, potresti scegliere di esternalizzare le tue esigenze di assistenza IT, nel qual caso dovresti conoscere le tariffe mensili approssimative e prepararti a retribuire il tuo fornitore di servizi gestiti (MSP) per progetti aggiuntivi o chiamate di emergenza.
Perché la pianificazione del budget IT è importante?
Il budgeting IT è essenziale per la pianificazione strategica e il processo decisionale. Affinché un’organizzazione possa sostenersi, la pianificazione deve tenere conto delle risorse disponibili per raggiungere determinati obiettivi strategici, sia nel futuro immediato che in quello più lontano. Affinché i reparti IT possano prendere decisioni valide e in linea con gli obiettivi aziendali, hanno bisogno di un piano strategico che delinei gli obiettivi finali dell’organizzazione, nonché del personale e dei fondi per raggiungerli.
Un budget ben progettato alloca le risorse in modo da dare ai team un’idea generale di quanto denaro possano spendere, ma controlla anche i costi richiedendo ai team di stabilire le priorità dei progetti e delle iniziative. Per esempio, se il tuo team IT sa che hai un server che è vicino a dover essere sostituito, ma devi anche revisionare il sito web e correggere alcune vulnerabilità, avere una quantità prestabilita di risorse spendibili definirà in modo più preciso le tempistiche con cui questi progetti saranno realizzabili. Questo a sua volta migliorerà le potenzialità di innovazione e l’efficienza in termini di costi, in quanto i membri del team cercheranno di raggiungere gli obiettivi preservando le risorse.
La creazione di un budget IT ha anche un ruolo nella gestione del rischio e nella pianificazione degli imprevisti. Tutte le organizzazioni sono a rischio di attacchi informatici o di disastri naturali. Conoscere il budget e le risorse a disposizione dell’organizzazione può aiutare i team IT a creare piani di disaster recovery che tengano conto dei tempi di inattività massimi consentiti, a creare backup sicuri e a determinare l’approccio migliore per aspetti quali le patch, la visibilità dei dati e il monitoraggio degli accessi.
Le best practice di budgeting IT
Quando crei il tuo budget, due delle componenti più importanti sono la definizione delle spese ordinarie (ragionare sempre per eccesso non è una cattiva idea) e l’inclusione dei costi di progetti più grandi che non sono necessariamente essenziali ma che possono contribuire positivamente agli obiettivi dell’organizzazione. Tuttavia, ci sono anche altre cose che puoi fare per gestire meglio il tuo budget e ridurre le spese per l’infrastruttura IT.
- Ridurre i costi delle risorse: Utilizzare soluzioni che migliorano l’efficienza può aiutare. Quando ai team IT viene data la possibilità di automatizzare alcune delle loro attività, i suoi membri avranno la libertà di affrontare progetti più complessi con un costo inferiore per le risorse.
- Rendere prevedibili le spese: A volte la coerenza è meglio di un risparmio immediato. Il team IT dovrebbe avere un calendario per gli aggiornamenti programmati e i rinnovi delle licenze, in modo da garantire pagamenti tempestivi ed evitare le spese di mora. Un’opzione possibile per contenere i costi è l’esternalizzazione delle esigenze informatiche a un MSP, che può fissare un canone mensile fisso relativamente facile da essere inserito nel tuo budget. Anche se le spese impreviste possono ancora presentarsi, i costi di base saranno meno variabili.
- Favorire un processo decisionale rapido e indipendente: Fornire al team obiettivi finanziari a breve termine e obiettivi organizzativi a lungo termine può aiutarlo a operare in modo più indipendente. Il tuo team non dovrà aspettare la tua approvazione per ogni piccola decisione, e questo migliorerà l’efficienza e ridurrà i tempi di inattività dell’organizzazione.
- Bilanciare costi, valore e rischio: A volte un progetto di grandi dimensioni che mette a dura prova le tue risorse aggiunge valore all’organizzazione e contribuisce agli obiettivi strategici a lungo termine. Anche se può essere una tentazione quella di concentrarsi sulla riduzione immediata dei costi, una delle best practice di pianificazione del budget IT è di allocare delle risorse per alcune attività più costose. In questo modo è possibile ridurre il rischio di catastrofi, aggiungere valore all’organizzazione e potenzialmente limitare i costi in futuro.
- Effettuare revisioni periodiche. L’ideale sarebbe rivedere il bilancio e apportare modifiche un paio di volte all’anno, se non più spesso. Questo ti aiuterà a tenere sotto controllo eventuali cambiamenti o spese impreviste, in modo da poter modificare i tuoi piani finanziari prima che l’anno sia completamente irrecuperabile.
Tendenze del budget IT nel 2023
Il tuo budget IT, come quello della tua organizzazione, sarà probabilmente influenzato dalle tendenze post-pandemia. Un numero sempre crescente di dipendenti lavora da remoto, quindi il tuo budget dovrebbe allocare risorse per migliorare la sicurezza dei punti di accesso ai dati o alle applicazioni e la gestione delle risorse remote. I lavoratori remoti si affidano all’archiviazione dei dati in cloud, quindi è essenziale tenere conto dei costi dei servizi in cloud.
Nel 2023, le voci di una recessione potrebbero suggerire che all’orizzonte ci sia l’eventualità di dover stringere la cinghia. Per prepararti al meglio, sarà bene essere prudente con il budget e concentrarti su progetti di alto valore con costi relativamente bassi, che ti renderanno più efficiente e flessibile nel tempo. Per esempio, se temi di non essere in grado di assumere un altro tecnico IT quest’anno, potresti prendere in considerazione l’implementazione di una soluzione di monitoraggio e gestione remoti che può migliorare l’efficienza del tuo team, riducendo al contempo le risorse utilizzate e il tempo impiegato per alcune attività.
Organizza il tuo team per avere successo con la pianificazione del budget IT
La pianificazione del budget è essenziale per raggiungere gli obiettivi IT e organizzativi. Le organizzazioni che vogliono avere successo a lungo termine devono pianificare la crescita in modo strategico, incorporando obiettivi raggiungibili e realistici che siano anche finanziariamente sostenibili. Mantenere i team IT in linea con il budget può essere difficile quando si verifica un disastro, ma un budget pianificato e implementato in modo strategico può aiutare a mantenere le spese in linea con le previsioni anche durante i periodi difficili.
Per riuscire a recuperare in modo deciso da un disastro senza compromettere le tue finanze e senza rinunciare ai tuoi obiettivi, devi rivedere periodicamente il tuo budget per assicurarti che tutto proceda come previsto. Implementa strumenti, servizi o soluzioni software che possano aiutarti a migliorare l’efficienza e a ridurre i costi senza sacrificare la qualità dei servizi offerti.
Infine, trova un equilibrio tra costi e valore, con un occhio alle attuali tendenze in materia di creazione del budget, per pianificare nel modo più efficace possibile il prossimo anno fiscale. Il team IT sarà meglio equipaggiato per prendere decisioni strategiche e l’organizzazione sarà più pronta per risolvere i problemi e recuperare dopo averli risolti, e per raggiungere gli obiettivi stabiliti durante la pianificazione strategica.
