Per un’azienda di successo è essenziale tenere sotto controllo e conservare le risorse IT. Tuttavia, Capterra riferisce che, nell’80% dei casi, le aziende reagiscono ai problemi di manutenzione, invece di prevenirli. Una proattiva gestione degli risorse IT è possibile grazie a un inventario delle risorse IT aggiornato e accurato.
Che cos’è un inventario delle risorse IT?
Un inventario delle risorse IT è un elenco completo di tutte le risorse IT presenti nell’ambiente IT di un’organizzazione. L’inventario fornisce una posizione centrale per tenere traccia dei vari elementi e garantire che vengano utilizzati in modo efficace per supportare i processi aziendali.
Tipi di risorse IT
Esistono due tipi principali di asset IT: risorse hardware e risorse software.
L’hardware si riferisce a tutti gli oggetti tangibili dell’ambiente IT. Sono i componenti fisici necessari all’interno di un ambiente IT. I diversi tipi di hardware includono:
- Laptop e computer
- Dispositivi mobili
- Server
- Dispositivi SNMP (firewall, switch, router, hub, ecc.).
Il software si riferisce a tutti gli elementi immateriali dell’ambiente informatico. Affinché il software possa funzionare, è necessario che l’hardware fisico esegua le operazioni previste dal software. Il software include:
- Programmi
- Istruzioni per il funzionamento del computer
Come fare un inventario degli asset IT
L’inventario degli asset IT può essere eseguito in diversi modi. Ogni metodo richiede una quantità di tempo diversa e ha livelli di accuratezza variabili.
Farlo a mano
Questo è il metodo più semplice per creare un inventario delle risorse IT. Ogni volta che si acquista un dispositivo, è necessario inserire le informazioni in un foglio di calcolo e inviarlo alla persona incaricata della supervisione delle risorse. Con questo metodo, l’inventario delle risorse informatiche può richiedere molto tempo e non è molto produttivo.
Utilizzare uno strumento di gestione dell’inventario delle risorse IT
Gli strumenti di gestione delle risorse IT sono leggermente più avanzati. Con questo tipo di strumento, si digitano le informazioni sulle risorse in un database. Il numero di serie della risorsa può fornire informazioni sulla fabbricazione del dispositivo o su altre specifiche. Tuttavia, qualsiasi altra informazione sul dispositivo deve essere inserita manualmente.
Implementare una soluzione di gestione degli endpoint
Uno strumento di gestione degli endpoint è la soluzione migliore quando si tratta di creare e mantenere un inventario delle risorse IT. Ogni volta che si acquisisce un nuovo dispositivo e lo si aggiunge all’ambiente IT dell’organizzazione, è necessario inserire un agente su di esso in modo da poterlo monitorare e gestire. Questo vi fornirà un inventario automatico e lo aggiornerà continuamente per voi, consentendovi di avere sempre un inventario aggiornato delle risorse IT.
Perché gli inventari delle risorse IT sono importanti
L’importanza degli inventari delle risorse IT è difficile da sottovalutare. Tenere traccia dei dispositivi all’interno dell’azienda consente di gestire efficacemente i dispositivi organizzativi. Inoltre, vi aiuta a evitare di avere un inventario non aggiornato.
Un inventario delle risorse IT aiuta a ridurre al minimo i costi aggiuntivi associati alla manutenzione di un ambiente IT. I costi principali includono:
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Costi diretti
I costi diretti si riferiscono a tutte le spese relative alle macchine o ai prodotti stessi. Senza un inventario delle risorse IT, potreste non sapere quando i prodotti hanno raggiunto la fine del loro ciclo di vita e devono essere sostituiti. La sostituzione totale delle macchine è un costo diretto che può aumentare rapidamente.
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Costi di licenza
Le applicazioni e i programmi richiedono una licenza software per dare agli utenti finali il diritto a un uso corretto del software. Se i dipendenti hanno sui loro dispositivi applicazioni che richiedono una licenza, ma non le utilizzano, si tratta di un costo inutile. Un inventario delle risorse IT fornisce le informazioni necessarie per identificare e rimuovere queste applicazioni.
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Costi della sicurezza
Senza un inventario delle risorse IT per monitorare e gestire i dispositivi, non è possibile sapere quali applicazioni sono presenti sui computer degli utenti. Inoltre, non si sa se siano state applicate patch o se possano essere potenzialmente un malware. Questi rischi sconosciuti comportano potenziali costi di sicurezza per l’organizzazione.
Quando fare un inventario delle risorse IT
Il tempo e la frequenza dipendono in larga misura dal modo in cui si decide di eseguire l’inventario delle risorse IT dell’organizzazione. Se si sceglie un metodo che richiede l’inserimento manuale delle informazioni sui dispositivi, è bene aggiornare l’inventario ogni volta che si acquisisce un nuovo dispositivo e controllare regolarmente le risorse. Questa tempistica può variare da azienda ad azienda, ma assicuratevi di farlo abbastanza spesso per mantenere un elenco aggiornato delle attività.
Con riguardo alle soluzioni di gestione degli endpoint, la realizzazione di un inventario delle risorse IT è piuttosto semplice. È sufficiente inserire un agente software su ogni nuovo dispositivo aggiunto all’azienda per continuare a inviare automaticamente alla soluzione le informazioni relative all’inventario. Ciò significa che dovrete completare l’inventario una sola volta per ogni dispositivo e che verrà aggiornato automaticamente in futuro.
Strumenti di gestione dell’inventario delle risorse IT
La gestione dell’inventario delle risorse IT è un compito importante che può richiedere molto tempo e coinvolgere molti dettagli. Fortunatamente, sono stati progettati diversi strumenti per supportare e semplificare questo compito. Il software progettato per la gestione delle risorse IT è uno strumento altamente specializzato ed efficace che può assistervi nel processo di gestione.
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