Come sconfiggere il burnout: un manuale di sopravvivenza per MSP

Ora più che mai, è fondamentale che i proprietari di MSP stiano attenti al burnout e aiutino i loro team ad affrontarlo in modo proattivo.

Sebbene sia stato per anni un termine noto tra i professionisti di salute mentale e tra coloro che lavorano in settori sottoposti a elevato stress, “burnout” ha assunto nuovo rilievo e significato durante la pandemia. Ne è una dimostrazione il fatto che la ricerca di “come lasciare il settore IT per dedicarsi all’allevamento di capre” sia aumentata esponenzialmente negli ultimi due anni. 

Poiché il burnout dei dipendenti raggiunge “livelli spaventosamente alti” e gioca un ruolo anche nella corsa alle dimissioni”, è fondamentale che gli MSP stiano attenti al proprio benessere e a quello dei dipendenti e siano pronti ad affrontare i segnali di avvertimento in modo proattivo.

Servirebbe un manuale di sopravvivenza per MSP, no?

A questo scopo, abbiamo raccolto i punti chiave di una chat dal vivo per MSP tenuta l’anno scorso alla quale ha partecipato Heather Johnson, COO dell’azienda di software MSP Gozynta e autrice dell’e-book “The MSP Self-Care Guide to 2021”.

Puoi guardare l’intera registrazione della chat qui. Questa guida illustra i punti salienti della discussione e include risorse aggiuntive. 

Ecco di cosa abbiamo parlato:

• Cos’è il burnout, ufficialmente
• Come capire se una persona ne soffre 
• Cause comuni di burnout per gli MSP
• Suggerimenti che i proprietari di MPS e chiunque altro possono utilizzare per affrontare il burnout 
• Dove e quando recuperare la nostra prossima chat dal vivo per MSP
• E molto altro ancora

Nota importante: prima di cominciare, se il burnout affligge te, una persona a te vicina o con cui lavori ed è riuscito a trasmettere la sensazione di “non farcela più”, parlane subito con qualcuno e chiedi aiuto. 

Questa guida ti offrirà una miriade di buoni consigli e informazioni, ma un altro elenco da consultare è il blog Mental Health Resources for MSP Business Owners di Richard Tubb. Questo è un argomento che sta molto a cuore a Richard, il quale parla molto apertamente delle sue esperienze con la depressione. Se ti trovi in una brutta situazione, prendi in considerazione di metterti in contatto con lui o con qualcun altro. Qualunque sia il problema con cui hai a che fare, grande o piccolo che sia, ricorda che anche altri si trovano nella tua situazione. 

Innanzitutto, cos’è davvero il burnout?

Nell’11ª revisione della Classificazione internazionale delle malattie (ICD-11), uno strumento diagnostico globale gestito dall’Organizzazione mondiale della sanità (OMS), il burnout è riconosciuto come un “fenomeno occupazionale” e definito come “una sindrome concettualizzata come conseguenza di stress cronico sul posto di lavoro che non è stato gestito correttamente”. 

L’ICD-11 prosegue spiegando che il burnout è caratterizzato principalmente da tre elementi:

• Esaurimento
• Maggiore distanza mentale dal lavoro o sentimenti di negatività o cinismo legati al lavoro
• Ridotta efficienza professionale

È interessante notare che l’OMS afferma che la sua definizione di burnout è pensata esclusivamente per essere applicata al lavoro e non ad altri ambiti della vita. 

Tuttavia, non è poi così difficile capire perché abbiamo bisogno di un termine specifico per lo stress sul posto di lavoro se si tiene conto dell’ultima ricerca sullo stress dell’American Institute of Stress che considera il “lavoro” il terzo fattore di stress per gli americani. 

Nella primavera del 2020, uno studio globale su oltre 2.700 dipendenti ha rilevato che oltre la metà di tutte le persone è emotivamente più esausta dallo scoppio della pandemia.

Oltre a essere consapevoli del fatto che la sensazione di esaurimento sul lavoro (ovvero il burnout) è in aumento, è importante anche essere consapevoli dei segnali, in modo da poterla superare o gestire. 

Segnali che una persona soffre di burnout

Secondo la Mayo Clinic, se hai iniziato a notare alcune delle seguenti sensazioni sul lavoro, potrebbe trattarsi dei sintomi di burnout dovuto allo stress sul posto di lavoro:

• Maggiore cinismo o biasimo
• Nessuna voglia di andare al lavoro (anche se ora il tragitto da casa al lavoro è verso il divano) e di iniziare a lavorare
• Irritabilità o impazienza nei confronti delle persone con cui lavori
• Mancanza di energia con conseguente calo della produttività rispetto al passato
• Problemi di concentrazione
• Improvvisa mancanza di soddisfazione per i risultati raggiunti
• Sensazione di disillusione
• Uso di cibo, droghe e/o alcol per sentirti meglio (o per smettere di provare determinate sensazioni) riguardo al lavoro
• Cambio delle abitudini del sonno, non riconducibile a nessun altro valido motivo
• Mal di testa, problemi di stomaco o intestino inspiegabili o altri problemi fisici

Se leggendo questo elenco hai annuito e ti ritrovi ad avere anche a che fare con alcuni degli scenari di cui parleremo nella prossima sezione, è probabile che tu sia vittima di burnout.

5 cause comuni di burnout per gli MSP

A parte le normali attività quotidiane che causano stress in tutti i settori (come avere a che fare con clienti e fornitori difficili, ecc.), le seguenti situazioni sono tra quelle che si verificano spesso proprio all’interno degli MSP che possono aumentare lo stress e alla fine causare il burnout dei dipendenti: 

1) Clienti offensivi o non professionali

Lavorare nel settore IT può essere davvero difficile. Avere clienti che riconoscono e apprezzano la tua esperienza fa sì che ne valga la pena, mentre lavorare con clienti che invece non lo fanno può spingere al limite i dipendenti. Nei casi peggiori, ovvero quando i clienti oltrepassano i confini professionali, urlano al personale e/o non seguono le raccomandazioni, è molto facile che creino più problemi di quanto sia il loro valore effettivo.

Non tutti sono in grado di “licenziare” i cattivi clienti, ma è importante controllare regolarmente l’elenco dei clienti, individuare quelli che rappresentano il maggiore spreco di risorse e incidono sul morale ed elaborare un piano d’azione per affrontare tali problemi. Assicurati di includere anche il tuo team in questo processo.

Per avere ulteriori informazioni su come valutare i tuoi clienti (e persino allontanarti dai peggiori), consulta la nostra guida intitolata Come interrompere un rapporto con collaborativo con i clienti non ottimali.

2) Tecnologia insufficiente o disallineata 

Occorre molta tecnologia per gestire i sistemi per più clienti. E occorre ancora più tecnologia per assicurarsi che tutti i tuoi sistemi e dipendenti collaborino in modo da offrire i servizi migliori ai clienti.  

Tutta questa tecnologia interconnessa può spesso far sì che i vari componenti siano fuori sincrono, diventino obsoleti, si guastino o abbiano comunque un rendimento inferiore al previsto rovinando completamente il lavoro. 

Se lavorare con strumenti tecnologici guasti o disallineati è la norma anziché l’eccezione nel tuo MSP, sappi che i dipendenti su cui ciò ha un impatto maggiore passeranno da essere semplicemente stressati a del tutto esauriti in pochissimo tempo. 

3) Mancanza di organizzazione, documentazione e automazione

I dipendenti trascorrono metà della loro giornata alla ricerca di una risorsa di cui hanno bisogno? I dipendenti si rivolgono a te e interrompono il tuo lavoro per trovare una risorsa di cui hanno bisogno? 

O ancora il tuo team perde tempo a completare le stesse attività ripetitive giorno dopo giorno? E ognuno dei membri svolge queste attività ancora in modo diverso quanto basta da rendere difficile alla persona che subentra dopo di riprendere da dove si erano fermati?

Sembra che tu abbia bisogno di un po’ di organizzazione, standardizzazione e documentazione. Con questi elementi, potrai finalmente iniziare ad automatizzare alcuni dei tuoi processi per generare maggiori entrate dallo stesso carico di lavoro.  

Se invece continui a farne a meno, puoi contare sul fatto che i dipendenti si stancheranno di non avere mai le risorse di cui hanno bisogno e di fare lo stesso noioso lavoro giorno dopo giorno. 

Cosa significa? Finirai con l’avere dipendenti esauriti e colpiti da burnout.

4) Scarsa comunicazione 

La mancanza di strumenti e di strategie di comunicazione imperversa nel settore MSP, soprattutto per i team che sono stati costretti a lavorare inaspettatamente in remoto quando è arrivato il COVID-19. 

La mancanza di una comunicazione mirata può essere motivo di ulteriore stress per i dipendenti che si sentono sopraffatti dal carico di lavoro o isolati a causa della pandemia. 

Strumenti come Teams e Slack possono consentire di superare questi limiti tecnologici legati alla comunicazione a livello di team. Tuttavia tu, in quanto manager, devi anche impegnarti per comunicare in modo efficace e regolare per mantenere il tuo team sempre informato e coinvolto.

5) Aspettative o ruoli poco chiari/non realistici

Soprattutto negli MSP più piccoli, ci si aspetta quasi che i lavoratori assumano ruoli molto diversi a seconda di ciò che è necessario in quel preciso momento. 

Un potenziale cliente ha appena inviato un modulo dal sito web? Chiedi subito a chiunque ti capiti di chiamarlo, anche se non si occupa esattamente di questo. 

Non è che lo scenario qui sopra sia del tutto sbagliato, purché sia esplicitamente chiaro chi è responsabile di cosa e quando.

Come si suol dire, il lavoro di tutti è il lavoro di nessuno. 

Quando i ruoli e le aspettative non vengono chiariti, molti lavori importanti vengono trascurati o vengono eseguiti all’ultimo minuto. È comprensibile che ciò può essere incredibilmente stressante sia per i titolari sia per i dipendenti.

4 tattiche che tutti possono usare per affrontare il burnout

Indipendentemente dal settore, il burnout si verifica quando i dipendenti sono sottoposti a un livello elevato e costante di stress. 

Prevenire e affrontare il burnout significa, in sostanza, gestire lo stress. 

In questa sezione abbiamo raccolto alcuni dei suggerimenti migliori per gestire lo stress sia nel presente sia a lungo termine, in modo da evitare che si accumuli e, alla fine, si tramuti in burnout.

1) Dai priorità al sonno

Sebbene alcune persone pensino che riceveranno una medaglia al valore se vanno ogni giorno al lavoro senza aver dormito a sufficienza, in realtà non faranno altro che indebolire la loro risposta allo stress con conseguenti prestazioni scarse. 

Perché? 

Perché dormire solo sei ore e poi andare al lavoro influisce sulle tue prestazioni come se avessi bevuto un paio di birre. Quattro ore di sonno influiscono su di esse come se ne avessi bevuto cinque. 

Non so se per te sia diverso, ma gli umani in genere non riescono a svolgere proprio un lavoro di qualità o ad affrontare efficacemente i problemi stressanti dei clienti dopo l’equivalente di un venerdì sera piuttosto turbolento. 

Nonostante ciò che credono che le persone, è estremamente raro avere bisogno di una quantità di sonno inferiore a quella raccomandata. 

La verità è che, secondo la National Sleep Foundation, la maggior parte degli adulti ha bisogno dalle sette alle nove ore di sonno per notte. In questo modo il corpo ha il tempo di passare attraverso tutti i cicli biologici rigenerativi che, oltre ad avere tanti altri benefici, ripristinano la tua risposta allo stress e ti consentono di svegliarti riposato e con l’energia necessaria per affrontare qualsiasi fattore di stress che la vita e il lavoro hanno in serbo per te.

Eppure, un terzo degli americani dorme meno di sei ore a notte.

Se rientri in questo gruppo, è tempo che tu dia priorità al sonno per gestire meglio lo stress e riprenderti. 

Il modo in cui decidi di migliorare le tue abitudini del sonno è molto personale. Le tattiche comuni includono:

• Ridurre l’assunzione di caffeina all’inizio della giornata
• Ridurre l’esposizione agli schermi elettronici (che producono luce blu, la quale è stata collegata a una riduzione della melatonina, un ormone che induce il sonno)
• Creare una routine prima di andare a letto che segnali al corpo e alla mente che è ora di staccare

Scopri altri suggerimenti supportati dalle ricerche di Healthline qui.

2) Fai movimento durante il giorno

Secondo la Mayo Clinic: “Quasi tutte le forme di esercizio possono alleviare lo stress“. 

Tutte le forme?

È un vero sollievo per chi non è portato per le maratone!

Se, come la maggior parte del personale e dei proprietari di MSP, non ti stacchi dalla sedia dell’ufficio per ore e ore, prova a iniziare a muoverti più spesso facendo passeggiate di 10 minuti dopo ogni pasto principale della giornata. 

Non solo è stato scientificamente dimostrato che questa abitudine migliora la salute (come in questo studio sulla gestione del diabete), ma camminare per un totale di 30 minuti nei giorni feriali si allinea perfettamente con la raccomandazione del Dipartimento della salute e dei servizi umani che dice di fare almeno 150 minuti di attività aerobica moderata (che include la camminata veloce) alla settimana. 

Oltre alle passeggiate, puoi fare movimento anche durante la tua intensa giornata lavorativa senza nemmeno alzarti dalla scrivania.

Nell’e-book di Heather Johnson sulla cura personale “The MSP guide to 2021” di cui abbiamo parlato in precedenza, viene introdotto il concetto di “yoga sulla sedia”, che in realtà è meno intimidatorio di quanto sembri.

Lo yoga sulla sedia non prevede una serie di mosse complicate e difficili da eseguire, ma consiste semplicemente nel fare una pausa, prendere fiato e fare stretching utilizzando la sedia dell’ufficio come supporto.

Fonte: Oregon Adaptive Sports

Lo yoga sulla sedia , o qualunque tipo di yoga/stretching tu decida di fare, è un ottimo modo per stimolare il cuore e introdurre nella tua giornata alcuni esercizi veloci e a basso impatto.

L’esercizio allevia lo stress in molti modi: aumentando le endorfine, distraendoti dal pensare ai fattori di stress e persino facendoti stancare e portandoti così ad avere più sonno, che è il principale elemento di riduzione dello stress. 

Sembra sia proprio arrivato il momento di fare un po’ di movimento.

3) Impara a respirare con intenzione 

Se non hai mai seguito una lezione di yoga, questa frase potrebbe non avere alcun senso per te.

Sai perfettamente come si respira e non ti sembra che serva alcuna intenzione, giusto?!

È proprio questo il punto. 

Quando ti prendi del tempo per respirare intenzionalmente anziché automaticamente, puoi evocare una cosa chiamata “risposta di rilassamento”.

Secondo la Harvard Medical School, la risposta di rilassamento è “uno stato di profondo riposo” che può disattivare la risposta allo stress con una “reazione attacco o fuga” in cui il tuo corpo può rimanere intrappolato se non sei consapevole della necessità di ridurre lo stress per arrestarla. 

La respirazione consapevole è il modo giusto per portare il tuo corpo in questa modalità di rilassamento, che tu la pratichi da sola o in combinazione con altre attività antistress, come la meditazione o lo yoga sulla sedia di cui abbiamo parlato prima.

Per respirare con intenzione:

• Elimina le distrazioni o allontanati da esse. 
• Siediti o sdraiati in un posto comodo. 
• Metti una mano sullo stomaco e l’altra sul petto.
• Fai un respiro profondo dal naso e lascia che lo stomaco spinga via la mano. Concentrati sulla mano sul petto e cerca di mantenere il petto immobile.
• Forma un cerchio con le labbra (come se stessi fischiando) ed espira attraverso la bocca. Concentrati sulla mano sullo stomaco e su come si muove quando esce l’aria. 
• Quando inizi a pensare al lavoro, concentrati nuovamente sul processo di respirazione.
• Fallo per cinque minuti (o di più) a intervalli regolari durante il giorno e secondo necessità quando hai a che fare con una situazione particolarmente stressante. 

Heather ha condiviso ulteriori informazioni su questo processo: scoprile facendo clic sull’icona della respirazione in questa pagina del suo sito web aziendale.

Puoi anche cercare app per la “meditazione”, la “consapevolezza” o la “respirazione guidata” se vuoi avere un approccio più tecnologico a questa strategia di gestione dello stress. 

4) Non limitarti a fare propositi, ma crea abitudini 

Non siamo certo noi che dobbiamo dire a te e ai tuoi propositi per il nuovo anno che è difficile creare abitudini. 

Ma quello che possiamo dirti è che è disponibile un nuovo modello per rendere durature le abitudini non ancora consolidate.

Si tratta del sistema di James Clear per la creazione di nuove abitudini, che si basa sulle fasi di “suggerimento, desiderio, risposta e gratificazione” di un’abitudine, rese popolari dal famoso libro Il potere delle abitudini di Charles Duhigg.

Il sistema di James per pensare a ciascuna di queste fasi come azioni è il seguente: 

1. Per segnalare un’abitudine desiderata, rendila ovvia.
2. Per desiderare l’abitudine desiderata, rendila interessante .
3. Per rispondere e agire in base a un’abitudine desiderata, rendila facile .
4. Per premiare l’azione relativa a un’abitudine desiderata, rendila soddisfacente.

Ecco come potrebbe essere applicato questo modo di pensare per rendere la passeggiata dopo ogni pasto una nuova abitudine:

1. Per segnalare di fare una passeggiata dopo ogni pasto, rendi ovvia questa azione con un sistema di avviso o notifica digitale che ti invia un promemoria ogni giorno verso l’ora dei pasti.
2. Per desiderare di fare una passeggiata dopo ogni pasto, rendi interessante l’abitudine mangiando un dolce o investendo in scarpe da passeggio che ami indossare.
3. Per rispondere e agire dopo aver fatto una passeggiata dopo ogni pasto, rendi il processo più semplice tenendo le scarpe vicino alla porta e prendendoti almeno 15 minuti di pausa dopo ogni pasto.
4. Per premiarti per aver fatto una passeggiata dopo ogni pasto, rendi l’azione soddisfacente segnandola su un calendario fisico e regalandoti un “premio” ogni volta che completi un mese.

Non abbatterti se, dopo aver iniziato ad applicare questo sistema per creare nuove abitudini antistress, ti occorre più tempo del previsto per farlo diventare la tua normalità. Le persone possono impiegare da due a otto mesi interi per cambiare definitivamente il proprio comportamento.

Suggerimenti per i proprietari di MSP appositamente pensati per prevenire il burnout

Oltre alle tattiche menzionate sopra che ognuno di noi può applicare per prevenire il burnout nelle nostre vite, ecco alcune strategie di alto livello che i proprietari di MSP possono utilizzare per creare un ambiente di lavoro sano.

1) Cerca di essere un manager disponibile

A volte lo stress sul lavoro è inevitabile. Per un dipendente è inevitabile un po’ di stress quando aiuta un cliente in una situazione di sicurezza che si protrae per più giorni.

Tuttavia, a volte lo stress è autoimposto. Allo stesso dipendente che ha affrontato tutto questo potrebbe sfuggire di mano la situazione e ciò lo porterebbe a rimanere in uno stato di forte stress perché è troppo nervoso all’idea di chiedere se può prendersi una mezza giornata di ferie per liberarsi dallo stress. 

Quando puoi, evita di essere motivo di elevato stress per i dipendenti. Incoraggiali a rivolgersi a te quando c’è qualcosa che sta causando loro uno stress intenso o prolungato.

Non stiamo consigliando di concedere a tutti del tempo libero ogni volta che si sentono un po’ stressati per il lavoro. Ti stiamo consigliando di renderti disponibile come risorsa e valvola di sfogo alla quale i dipendenti possono rivolgersi per trovare modi per affrontare lo stress sul posto di lavoro prima che vengano colpiti dal burnout.

2) Cerca anche di essere un sano esempio 

Che tu lo voglia o meno, come proprietario o manager di un MSP, i dipendenti guarderanno a te come un esempio del comportamento ideale da seguire. 

Ciò significa che sta a te dare il buon esempio. 

Ti abbiamo consigliato di essere disponibile, ma vogliamo specificare che non devi esserlo sempre. 

Essere stressati 24 ore su 24 è un modo per essere colpiti da burnout sul lavoro. Allo stesso modo, essere disponibili 24 ore su 24 è un ottimo modo per accumulare davvero stress. 

Prenditi una pausa. Impara a delegare all’interno della tua attività in modo da avere il tempo di staccare per andare in vacanza, dormire bene la notte, fare esercizio e qualsiasi altra attività antistress che ti sia d’aiuto.

Paradossalmente, mantenere questo sano equilibrio tra lavoro e vita privata ti renderà effettivamente più disponibile quando sei al lavoro perché sarai in grado di affrontare i problemi con una mentalità equilibrata e senza stress.

3) Sviluppa una cultura del team incentrata sul supporto reciproco 

Prima della pandemia era comune prendere in giro le attività di team building, ma dato che molti di noi hanno sperimentato cosa significa lavorare da casa senza un contatto umano amichevole per circa un anno, il team building rappresenta una necessità. 

Soprattutto se il tuo team si sta approcciando per la prima volta al lavoro da remoto, può essere difficile trovare modi per mantenere tutti connessi, coinvolti e parte di una cultura solida che dia priorità alla salute e alla felicità dei dipendenti. 

Se hai bisogno di un piccolo supporto per far sì che la tua cultura resti solida nell’attesa che passi la pandemia, dai un’occhiata a questo elenco completo e organizzabile di attività di team building digital-first. Sono disponibili quasi 40 diverse opzioni e troverai sicuramente delle attività divertenti da fare, da riunioni stand-up del lunedì mattina all’happy hour del venerdì pomeriggio. 

4) Fornisci risorse e incentivi per il benessere personale

In precedenza abbiamo parlato di essere disponibile per aiutare i dipendenti ad affrontare lo stress, ma ovviamente non ci si può aspettare che tu ti sobbarchi di tutti gli onore senza cadere mai vittima del burnout. 

Alleggerisci un po’ il carico fornendo prontamente risorse e incentivi in modo da ispirare i tuoi dipendenti a dare la priorità al benessere personale per gestire efficacemente lo stress ed evitare il burnout. 

I tipi di risorse e incentivi adatti al tuo team dipenderanno da molti fattori: dimensioni, budget, cultura e altro ancora. Tuttavia, ecco alcune idee per trovare soluzioni per team grandi e piccoli quando pensi a come aiutare il tuo personale a gestire lo stress: 

• Prova i famosi “programmi di assistenza per i dipendenti (PAD)” come Blunovus, che offre ai dipendenti una serie di risorse per la salute mentale  .
• Paga gli abbonamenti dei dipendenti o abbonati a livello di organizzazione ad app per il benessere personale come Headspace.
• Invece del vecchio rimborso dell’abbonamento alla palestra, acquista a tutti un’app o un dispositivo per il conteggio dei passi e fate a gara a chi riesce a farne di più in un giorno.

Oltre a offrire risorse esterne, consigliamo vivamente anche di trovare modi per incentivare il benessere personale attraverso i processi aziendali quotidiani. 

Dan Komis, proprietario di TechRunner IT, nel nostro gruppo Slack della chat dal vivo per MSP (a cui puoi unirti partecipando a una delle nostre chat) ha parlato di come ha collaborato con un dipendente per impostare un processo che ha aiutato tale dipendente a raggiungere un livello personale e professionale di obiettivi di benessere personale utilizzando incentivi basati sulla retribuzione.

Per scoprire altri modi con cui Dan ha imparato a raggiungere gli obiettivi aziendali promuovendo abitudini migliori, scarica la guida “Creating Better Habits” che ci ha gentilmente permesso di condividere con i nostri lettori.

Sconfiggi il burnout da MSP e continua a far crescere la tua attività

Il burnout è il risultato dello stress che non viene gestito. 

Se lo consideri in questo modo, diventa molto più comprensibile, gestibile e persino prevenibile di quanto possano far sembrare alcuni titoloni spaventosi.  

Ora che sai cosa significa burnout professionale, come identificarlo, perché potrebbe accadere nel tuo MSP e quali tattiche puoi usare per affrontarlo, non c’è motivo per non mettere in atto risorse, incentivi e persino processi per prenderti cura di te e dei tuoi dipendenti in questi tempi senza precedenti. 

Una volta gestito lo stress e allontanato il burnout, potrai continuare a far crescere la tua azienda MSP partecipando alla nostra serie di chat dal vivo per MSP, dove apprenderai senza dubbio consigli preziosi ed entrerai in contatto con altri MSP come te. 

Ricorda che puoi anche visitare il nostro catalogo per scoprire l’interessante chat che abbiamo avuto con il COO di Gozynta Heather Johnson che ha ispirato questa guida, oltre a registrarti per le prossime chat dal vivo per MSP, il tutto nella nostra pagina dedicata agli eventi della community delle chat dal vivo per MSP.