Comprendere la pianificazione strategica dell’IT: Panoramica con esempi

Così come la proattività è una virtù necessaria per un ottimo team IT, anche la capacità di pianificazione strategica dell’IT è essenziale. Un’eccellente piano strategico è una roadmap dell’IT che indirizza chiaramente gli obiettivi e le strategie dell’IT della propria organizzazione per i prossimi anni. La pianificazione strategica dell’IT deve anche adeguare gli obiettivi dei servizi a quelli più ampi dell’organizzazione, per garantire la continuità operativa e un’efficace prevenzione e ripristino in caso di disastri.  

Considerando che il posto di lavoro si affida sempre più alla connettività remota e alle applicazioni basate sul cloud, diventa difficile prevedere il modo in cui cambieranno le cose. In passato le aziende potevano contare sul fatto che la maggior parte dei dipendenti lavorasse all’interno della rete dell’organizzazione su dispositivi utilizzati esclusivamente per le attività lavorative. Tuttavia, con l’aumento del lavoro ibrido e remoto, non è più così. I fornitori di servizi IT hanno davanti a loro più sfide che mai; è necessario impegnarsi in una pianificazione strategica per affrontarle adeguatamente. 

Che cos’è la pianificazione strategica dell’IT?

La pianificazione strategica dell’IT dovrebbe determinare delle linee guida o obiettivi generali per l’organizzazione, in particolare per l’infrastruttura tecnologica. Tali piani sono delle grandi linee che corrispondono agli obiettivi generali dell’organizzazione, che sono in qualche modo diversi dalle strategie IT quotidiane utilizzate per risolvere i problemi, affrontare le vulnerabilità e gestire le risorse. La pianificazione strategica ha una visione a lungo termine e fornisce obiettivi da raggiungere durante l’implementazione delle strategie IT.

Esiste una connessione tra la pianificazione strategica dell’IT e la pianificazione strategica dell’organizzazione. Nella pianificazione strategica dell’IT, si stabiliscono obiettivi che in genere si estendono fino a cinque anni nel futuro, e tali obiettivi coinvolgono la gestione dell’infrastruttura, ma corrispondono ai piani strategici generali dell’organizzazione. Gli obiettivi dell’IT dovrebbero integrare e sostenere quelli dell’organizzazione e, in genere, ciò che accade nel reparto IT tende a ripercuotersi sul resto dell’organizzazione, che si tratti del successo dell’implementazione della connettività remota o del mancato contenimento di malware. 

L’importanza della pianificazione strategica dell’IT

Ottimizzare il processo decisionale

Con un quadro di riferimento ben ponderato che delinea i tuoi obiettivi, puoi semplificare e ottimizzare i processi decisionali e migliorare l’allocazione delle risorse. Invece di prendere decisioni una tantum basate solo sulle informazioni del momento, è possibile tenere conto degli obiettivi dell’organizzazione e prendere decisioni più informate. Gli obiettivi esplicitamente delineati consentono di valutare le opzioni più rapidamente, mantenendo un chiaro senso dello scopo. 

Puoi anche delegare i compiti al tuo team, sapendo che possono confrontare i loro piani d’azione con le linee guida preimpostate. Un piano chiaro aiuta il team a ridurre i rischi e ad affrontare le sfide senza perdere di vista il quadro generale. 

Migliorare gli acquisti IT

Quando si prende in considerazione l’acquisto di software o hardware, la pianificazione strategica dell’IT fornisce una guida che aiuta a determinare se l’acquisto è utile per gli obiettivi a lungo termine. Se stai cercando di stabilire le priorità dei progetti, è utile sapere dove intendi arrivare tra tre anni, in modo da poter completare prima i progetti che contribuiscono maggiormente al raggiungimento di tali obiettivi.

Anticipare le esigenze organizzative

Un altro vantaggio della pianificazione strategica e delle previsioni dell’IT è la valutazione primaria delle esigenze dell’organizzazione nel tempo. Anticipando il modo in cui la propria infrastruttura potrebbe cambiare e ampliarsi per raggiungere gli obiettivi fissati nel tuo piano, promuoverai l’innovazione e i progressi tecnologici all’interno dell’organizzazione. 

Agilità e adattabilità dell’IT

Infine, la pianificazione strategica consente agilità e adattabilità in un panorama IT dinamico. Ti aiuta ad adattarti in modo efficiente ai cambiamenti dell’ambiente e a reagire in modo appropriato ai problemi imprevisti. Invece di rimanere bloccati nella paralisi decisionale, tu ed il tuo team avete la possibilità di concentrarvi sulle soluzioni che funzionano con il piano strategico e di implementare le soluzioni sviluppate in modo proattivo.

5 aspetti fondamentali in una pianificazione strategica dell’IT

Una pianificazione strategica dell’IT efficace comprende diversi aspetti importanti che garantiscono la validità, l’utilità e la completezza del piano. Quando crei il proprio piano, assicurati di:

• Allineare i progetti IT agli obiettivi aziendali: Quando crei il tuo piano strategico IT, esso deve essere influenzato dalla pianificazione strategica generale dell’azienda. Se hai in mente determinati obiettivi finanziari o di crescita, il tuo piano deve riflettere e sostenere questi sforzi. Quando pianifichi i progetti, dai la priorità a quelli che più contribuiscono agli obiettivi dell’azienda.

• Creare una roadmap IT per l’adozione e gli aggiornamenti tecnologici futuri: Come per i progetti, qualsiasi aggiornamento o acquisto deve essere organizzato in modo che la prima priorità sia quella che meglio supporta gli obiettivi a lungo termine. Ad esempio, se la tua organizzazione intende raddoppiare il fatturato in cinque anni, rendere più facile da utilizzare il sito web, ormai obsoleto, verrà effettuato prima di migliorare le workstation dell’intera azienda.

• Creare policy e procedure IT per la cybersecurity e la protezione dei dati:Parte della pianificazione strategica significa essere proattivi nella prevenzione delle emergenze. Un attacco malware può far perdere denaro e tempo di attività alla tua organizzazione, mentre una fuga di dati può danneggiare rapidamente la reputazione dell’azienda. Gli effetti dei disastri come questi possono essere diminuiti (o potenzialmente evitati) attraverso una preparazione efficace e proattiva. Quando si tratta di sicurezza, non si vuole essere colti di sorpresa. Crea policy e controlli di accesso che limitino l’accesso ai dati e all’infrastruttura.

• Standardizzare i servizi IT:Stabilire una modalità standard di fornitura dei servizi consente ai tecnici di concentrarsi e di ridurre il tempo di lavoro su un problema. Questo facilita anche l’ingresso e l’uscita dei tecnici dai progetti o dalle attività di supporto; la persona che subentra è più pronta a lavorare se ha già delle conoscenze sull’esatto processo di un determinato compito. Dovresti anche stabilire nuovi servizi e best practice necessari per mantenere il corretto funzionamento in futuro.

• Stabilire obiettivi, metriche di prestazione e indicatori chiave di prestazione (KPI): Le linee guida essenziali sono utili, ma valutare le proprie prestazioni senza misurazioni è difficile. Quando crei i tuoi obiettivi, questi devono essere sia concettuali che quantitativi. Per tornare all’esempio precedente, se l’azienda vuole raddoppiare il fatturato in cinque anni, deve avere dei parametri di riferimento annuali ed il piano deve prevedere obiettivi di prestazione che contribuiscano a tali parametri. È inoltre essenziale valutare se la tua tecnologia supporta ancora in modo efficace tali obiettivi o se sono necessari aggiornamenti per migliorare le prestazioni. 

Il processo di pianificazione strategica dell’IT

Ora che sei a conoscenza di ciò che dovrebbe comportare la pianificazione strategica dell’IT, il passo successivo consiste nel comprendere gli elementi importanti per la creazione del piano strategico. 

Valutazione

La raccolta e l’analisi dei dati sull’infrastruttura e sulle capacità informatiche attuali sono necessarie per creare una base di riferimento. Per avere un quadro preciso di ciò che si può ragionevolmente ottenere, è importante anche fare un inventario delle proprie risorse. Esegui una pianificazione della capacità IT per garantire che l’hardware, le soluzioni di archiviazione dei dati e le risorse attuali siano sufficienti per scalare insieme alla crescita dell’organizzazione.

Dovresti tenere in considerazione anche la gestione del ciclo di vita delle risorse IT per un utilizzo e un ritiro efficiente delle risorse. Molte organizzazioni si accorgono che diversi reparti monitorizzano le risorse (a volte in modo ridondante e a volte per nulla), rendendo l’inventario dei dispositivi inefficiente e spesso inesatto. Per avere un’idea precisa delle risorse disponibili, centralizza la gestione delle risorse IT. Una volta che si conosce la propria posizione, si può individuare la direzione da prendere. 

Obiettivi a lungo termine

Osserva le tecnologie emergenti e le tendenze del settore e valuta come potrebbero aiutarti a raggiungere gli obiettivi della tua organizzazione. Ad esempio, il lavoro a distanza è diventato sempre più comune, e stare al passo con i tempi per quanto riguarda la protezione dei dispositivi remoti e il miglioramento della connettività e della comunicazione può essere un’area di attenzione allettante nella tua pianificazione.

Crea una missione IT che si allinei con la missione generale dell’organizzazione, in modo che i tuoi sforzi vadano a beneficio dell’intera azienda per diversi anni. Il tuo piano deve essere lungimirante e permettere di guardare oltre le crisi immediate, e bisogna essere abbastanza flessibile da consentire una revisione nel tempo.

Considera anche l’aspetto finanziario. L’IT può occupare solo una piccola parte del budget, poiché è solo una parte di un’organizzazione più ampia. Assicurati di considerare le previsioni finanziarie dell’organizzazione e la spesa potenziale per l’infrastruttura IT nei prossimi tre-cinque anni e assicurati che le due proiezioni siano compatibili. Se così non fosse, dovresti valutare come tagliare i costi, allocare meglio le risorse e aumentare l’efficienza per essere in linea con il budget aziendale.  

Azioni a breve termine

Tuttavia, è necessario anche sviluppare strategie e piani d’azione specifici per il breve termine. Durante la stesura del piano, crea una roadmap IT con attività o azioni che puoi realizzare nel prossimo futuro. 

Ad esempio, supponiamo che l’obiettivo della tua organizzazione sia quello di aumentare l’efficienza. In questo caso, una delle azioni da intraprendere potrebbe essere l’implementazione di una soluzione di manutenzione e monitoraggio remoto per ridurre il tempo che i tecnici IT dedicano agli spostamenti e al completamento delle attività di base. Inoltre, potresti prendere in considerazione il software di gestione delle risorse IT (ITAM) per monitorare e ottimizzare le risorse IT. 

Valutazioni

Infine, è necessario implementare, monitorare e valutare il piano strategico IT. Potrebbero essere necessarie alcune settimane o mesi per risolvere tutti i bug del tuo piano, quindi assicurati di verificare regolarmente che la tua roadmap IT sia stata una guida efficace per le tue attività e che i progetti in corso siano pienamente allineati con i tuoi obiettivi. 

Ricorda che un piano strategico non viene necessariamente completato ogni cinque anni. Devi rivedere periodicamente i tuoi obiettivi e le proprie priorità per adeguarti a eventuali cambiamenti nella disponibilità delle risorse, nelle previsioni finanziarie o nei riallineamenti organizzativi. 

Pianificazione del successo IT e organizzativo

Le sfide che i professionisti dell’IT si trovano ad affrontare sono senza precedenti, ma pianificando strategicamente il tuo approccio all’IT, puoi diventare versatile senza perdere di vista gli obiettivi della tua organizzazione. Implementando un piano che tenga conto della missione e del successo aziendale dell’organizzazione, il team può migliorare la definizione delle priorità dei progetti, il processo decisionale indipendente e la rilevanza finanziaria.

Una strategia IT efficace prevede obiettivi a lungo e a breve termine, valutazioni accurate delle risorse attuali e future e rivalutazioni periodiche. Questo processo richiederà tempo e risorse, ma una volta messo a punto il piano, il tuo team sarà più efficace ed efficiente, portando a un maggiore successo del team IT e a un successo totale dell’organizzazione.